Word-Tipps

Häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit MS Word
Große Sammlung an Word-FAQs in deutscher Sprache; mit Tipps & Tricks, Hinweisen auf bekannte Fehler und Lösungswegen

So legen Sie ein Standardformat für Tabellen fest

Versionen: Word 2000 und 2002/XP

Bereits seit der ersten Version verfuegt Word ueber komfortable Funktionen zum Anlegen und Bearbeiten von Tabellen. Das Anklicken des Tabellensymbols sowie das Markieren der gewuenschten Zellenzahl genuegen bekanntlich, um eine neue Tabelle einzufuegen. Einen Nachteil gibt es dabei allerdings, denn Word verwendet fuer die neuen Tabellen immer dieselbe Formatierung: alle Zellen sind dabei mit einer einfachen Linie eingerahmt. In vielen Faellen moechten Sie aber keine Linien verwenden oder immer ein anderes vorgegebenes AutoFormat einsetzen. Bis Word 97 mussten Sie diese Anpassungen nach jedem Einfuegen einer Tabelle manuell vornehmen, aber ab Word 2000 gibt es endlich eine wenig bekannte Moeglichkeit, das Standardformat fuer neue Tabellen beliebig zu bestimmen. Sie koennen sich sowohl fuer eine neutrale Tabelle ohne jede Formatierung oder ein beliebiges anderes AutoFormat entscheiden:

Legen Sie ein leeres Word-Dokument an und waehlen Sie das Menue TABELLE-ZELLEN EINFUEGEN-TABELLE an.

Nachdem Sie auf AUTOFORMAT geklickt haben, erscheint eine Liste aller zur Verfuegung stehenden Formate. Der Eintrag "Einfach 1" ist markiert.

Wenn Sie lediglich die Linien fuer neue Tabellen entfernen moechten, schalten Sie lediglich das Kontrollkaestchen RAHMEN aus. Sie koennen aber auch ein beliebiges anderes AutoFormat festlegen, das in Zukunft verwendet werden soll oder die weiteren Optionen im Dialogfeld veraendern. So lassen sich beispielsweise gezielt bestimmte Formatmerkmale wie Farbe oder Schriftart deaktivieren.

Bestaetigen Sie Ihre Einstellungen mit OK und aktivieren Sie im naechsten Dialogfeld die Option ALS STANDARD FUER ALLE NEUEN TABELLEN VERWENDEN.

Nach einem weiteren Klick auf OK haben Sie die Format-Vorgaben fuer neue Tabellen dauerhaft geaendert, so dass in Zukunft keine nachtraegliche Bearbeitung Ihrer Tabellen mehr notwendig ist.

Alle Tastenkombinationen auflisten

VERSIONEN: Word 97, 2000 und 2002/XP

Word bietet bekanntlich die Moeglichkeit, jedem Befehl eine beliebige Tastenkombination zuzuweisen. Zahlreiche Shortcuts sind bereits vorgegeben, aber man sucht vergeblich nach einer uebersichtlichen Liste, in der zumindest die Standardeinstellungen aufgefuehrt sind. Es gibt eine wenig bekannte Funktion, die Ihnen per Mausklick eine Tabelle mit aktuellen Tastenkombinationen erstellt:

Rufen Sie das Dialogfeld EXTRAS-MAKRO-MAKROS auf und markieren in der Liste MAKROS IN in den Eintrag "Word-Befehlen". Anschliessend waehlen Sie "BefehleAuflisten" und klicken auf AUSFUEHREN.

Nach dem Aufruf des Befehls erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie festlegen koennen, ob Sie die aktuellen Menue- und Tastatureinstellungen oder eine Uebersicht ueber alle Word-Befehle benoetigen. Nach OK wird die gewuenschte Tabelle erstellt.

Drucksachen automatisch nummerieren

Versionen: Word 97, 2000 und 2002

Eintrittskarten, Lotterielose oder Adressaufkleber muessen oftmals mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Als Basis fuer solche Drucksachen kommt der Etikettendruck von Word zum Einsatz, der allerdings keine Moeglichkeit einer solchen Durchnummerierung bietet. Meist behilft man sich hier dann mit einem Stempel, der eine Nummer bei jedem Stempelvorgang hochschaltet oder traegt die Nummern gar manuell auf den Drucksachen ein.

Diesen Aufwand koennen Sie ganz einfach vermeiden, indem Sie zwar wie gewohnt den Etikettendruck benutzen, diesen aber nachtraeglich wie folgt um einen Automatismus zum Nummerieren erweitern:

Waehlen Sie das Menue EXTRAS-UMSCHLAEGE UND ETIKETTEN (Word 97/2000) beziehungsweise EXTRAS- BRIEFE UND SENDUNGEN-UMSCHLAEGE UND ETIKETTEN (Word 2002) an, wechseln Sie auf die Registerkarte "Etiketten" und stellen Sie ueber die Schaltflaeche OPTIONEN das gewuenschte Format fuer die Etiketten ein.
Legen Sie nun den Text fest, der auf die Eintrittskarte, das Los oder den Aufkleber gedruckt werden soll und klicken Sie auf die Schaltflaeche NEUES DOKUMENT, um eine einseitige Vorlage fuer die Etiketten zu erstellen.
Setzen Sie den Cursor im ersten Etikett in einer leeren Zeile an die Stelle, an der eine fortlaufende Nummerierung ausgegeben werden soll, also beispielsweise in der rechten oberen Ecke einer Eintrittskarte.
Waehlen Sie das Menue EINFUEGEN-FELD an, waehlen Sie die Kategorie "Nummerierung" aus und markieren Sie in der rechten Liste den Eintrag "Seq".
Setzen Sie den Cursor im Textfeld unter den Listen hinter die Zeichen "SEQ" und geben Sie eine Bezeichnung wie "Platznummer" oder "Losnummer" als Bezeichnung fuer die Nummerierung ein. Zwischen "SEQ" und der Bezeichnung muss ein Leerzeichen vorhanden sein! Klicken Sie dann auf OK, um das Feld im ersten Etikett einzufuegen.
Druecken Sie Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten. Markieren Sie die Zeile mit der gesamten Feldfunktion, kopieren Sie sie per Strg+C und fuegen Sie sie dann per Strg+V in die anderen Etiketten der Seite an der gewuenschten Position ein. Druecken Sie erneut Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen wieder auszuschalten
Fuegen Sie am Seitenende einen manuellen Seitenumbruch mit Strg+Return hinzu, markieren Sie die komplette Seite inklusive Seitenumbruch und kopieren Sie sie per Strg+C.
Setzen Sie den Cursor an den Anfang der zweite Seite und druecken Sie nun so oft Strg+V, bis die erforderliche Anzahl auszudruckender Etiketten erreicht ist.
Loeschen Sie den letzten Seitenumbruch wieder, druecken Sie Strg+A, um alle Seiten zu markieren und druecken Sie F9 zur Aktualisierung aller Felder.

Ihre Etiketten sind daraufhin wie gewuenscht durchnummeriert und koennen ausgedruckt werden.

Hyperlinks löschen und als Text umsetzen

Versionen: Word 97, 2000 und 2002

Haeufig muessen die in einem Dokument vorhandenen Hyperlinks geloescht werden, weil das Dokument konvertiert, weitergegeben oder weiterverarbeitet werden soll und Hyperlinks dabei nicht zu verwenden sind oder gar zu Fehlern fuehren. Damit der Empfaenger die Adressen aber zum Beispiel markieren, kopieren und im Adressfeld des Internet Explorers einfuegen kann, sollen die Adressen als "normaler" Text im Dokument erhalten bleiben. Die Hyperlinks nun alle einzeln zu suchen und ueber das Kontextmenue mit HYPERLINK-HYPERLINK ENTFERNEN in Text umzusetzen, ist recht umstaendlich. Hier hilft ein kleines Makro "AlleHyperlinksLoeschen", das in einem Durchgang alle Hyperlinks eines Dokumentes loescht, die Adressen aber als normalen Text an der urspruenglichen Position belaesst:

Oeffnen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung ueber Alt+F11.
Geben Sie in einem neuen oder vorhandenen Modul im Projekt "Normal" die folgende Prozedur ein:

Sub AlleHyperlinksLoeschen()
strDocName = ActiveDocument.Name
intAnz = ActiveDocument.Hyperlinks.Count
If intAnz = 0 Then
MsgBox "Das Dokument " " & strDocName & _
"" enthaelt keine Hyperlinks!", _
vbOKOnly + vbInformation, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
On Error GoTo 0
strMsg = "Moechten Sie wirklich " & _
"ALLE Hyperlinks aus dem Dokument "" & _
strDocName & "" entfernen?"
intTaste = MsgBox(strMsg, _
vbYesNo + vbQuestion, "Sicher?")
If intTaste = vbNo Then Exit Sub
For I = 1 To intAnz
ActiveDocument.Hyperlinks(I).Delete
Next I
End Sub

Speichern Sie die Aenderungen und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung.

Bei Bedarf starten Sie das Makro, indem Sie Alt+F8 druecken, den Eintrag "AlleHyperlinksLoeschen" im "Makro"-Dialog markieren und auf AUSFUEHREN klicken.

Im Makro pruefen wir zunaechst, ob sich im Dokument ueberhaupt Hyperlinks befinden. Ist das nicht der Fall, gibt es einen entsprechenden Hinweis und die Routine wird verlassen. Sind Hyperlinks vorhanden, zeigen wir eine kleine Sicherheitsabfrage an. Wird diese mit NEIN beantwortet, verlassen wir die Routine. Ansonsten gehen wir in einer Schleife alle Hyperlinks des aktuellen Dokumentes durch und entfernen sie durch den Aufruf der Methode "Delete". An dieser Stelle setzen wir uebrigens keine "For...Each"-Schleife ein, weil Word beim Loeschen von Elementen aus Auflistungen diese Schleifen nicht korrekt terminiert.

Führende Leerzeichen einfach entfernen

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Wenn Sie fremde Texte weiterverarbeiten, Informationen aus dem Browser in ein Dokument kopieren oder Informationen aus anderen Quellen uebernehmen, haben Sie haeufig mit unerwuenschten Leerzeichen am Anfang von Zeilen zu kaempfen.
Das manuelle Entfernen ist natuerlich viel zu muehsam und auch mit Suchen und Ersetzen ist Ihnen in der Regel nicht geholfen.

Viel einfacher und schneller funktioniert der folgende Trick:

1. Markieren Sie die Zeilen, vor denen Sie Leerzeichen entfernen moechten.

2. Klicken Sie auf das Symbol "Zentrieren" in der Symbolleiste. Word zentriert daraufhin die markierten Zeilen und entfernt dabei voll automatisch die fuehrenden Leerzeichen.

3. Klicken Sie auf das Symbol "Linksbuendig", um den Text wieder normal auszurichten.

Tabellen mit Datumsangaben effektiver nutzen

Versionen: Word 97, 2000 und 2002

Word-Dokumente eignen sich unter anderem auch fuer die Verwaltung und Organisation von Informationen beispielsweise ueber Tabellen. So werden in vielen Bereichen Word-Dokumente mit Tabellen im Posteingang eingesetzt, um einen Ueberblick ueber Bearbeitungszeiten zu erhalten. Unter einer Vorgangsbezeichnung halten Sie hier ein Eingangs-Datum, ein Erledigt-Datum sowie in einer Spalte "Dauer" die Anzahl der Tage, die die Bearbeitung erforderte, fest. Dabei ist die Anzahl Tage jeweils recht muehsam manuell mit Hilfe eines Kalenders zu ermitteln, da Word anscheinend keine Funktion zur automatischen Berechnung der Differenz zwischen zwei Datumsangaben zur Verfuegung stellt. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Word fuer die Berechnung von Differenzen zwischen zwei Datumsangaben ueberhaupt keine spezielle Funktion benoetigt. Das folgende Beispiel macht das deutlich:

* Legen Sie in einem neuen Dokument eine Tabelle mit 4 Spalten und 11 Zeilen an.

* Geben Sie in der ersten Zeile die Spaltenueberschriften "Vorgang:", "Eingang:", "Erledigt:" und "Dauer:" ein.

* Setzen Sie den Cursor in der zweiten Zeile in die Spalte "Dauer".

* Waehlen Sie das Menue EINFUEGEN-FELD an, markieren Sie den Eintrag "= (Ausdruck)" (Word 97) beziehungsweise "= (Formula)" (Word 2000/2002), geben Sie im Feld unter den Listen die Formel "C2-B2" ein und klicken Sie auf OK.

* Kopieren Sie die Feldfunktion aus der zweiten Zeile in die folgenden Zeilen in der Spalte "Dauer" und ersetzen Sie dabei "C2" durch "C3", "C4", "C5" und "B2" durch "B3", "B4", "B5" und so weiter. Sind in Ihrem Dokument keine Feldfunktionen zu sehen, druecken Sie Alt+F9, um diese Ansicht einzuschalten. Nochmaliges Druecken von Alt+F9 schaltet die Ansicht wieder um, damit anstelle der Feldfunktionen die Ergebnisse sichtbar sind.

Diese Formeln sorgen nun dafuer, dass Word den Inhalt der Zelle "C3", also das "Erledigt"-Datum, vom Feld "B3", dem "Eingangs"-Datum abzieht und das Ergebnis in der Spalte "Dauer" ablegt. Word erkennt dabei automatisch, dass es sich um Datumsangaben handelt und errechnet somit die Differenz in Tagen. Bei der Erfassung setzen Sie den Cursor einfach in das Feld "Vorgang", geben die Bezeichnung ein, druecken die Tab-Taste und erfassen dann den Eingang. Ist der Vorgang abgeschlossen, setzen Sie den Cursor in die Spalte "Erledigt", tippen das betreffende Datum ein, druecken die Tab-Taste, um in die Spalte "Dauer" zu wechseln und druecken dann dort F9 fuer eine Aktualisierung der Formel.

Word-Tabellen komfortabel kopieren

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Wenn Sie eine Tabelle komplett kopieren moechten, muessen Sie dazu normalerweise zunaechst die gesamte Tabelle ueber Alt+Num 5 (Num 5 = die Taste 5 auf dem numerischen Tastenblock) oder ueber das Menue TABELLE markieren. Hier kann Ihnen ein kleines Makro die Arbeit wesentlich erleichtern.

Geben Sie zunaechst die folgende Prozedur in ein beliebiges Modul des Projektes "Normal" ein:

Sub TabelleKopieren()

  If Not Selection.Information(wdWithInTable) Then
    Beep
    MsgBox "Cursor muss sich in einer " & _
           "Tabelle befinden!", _
           vbOKOnly + vbExclamation
    Exit Sub
  End If

  Selection.Tables(1).Range.Copy

End Sub

Diese Anweisung nutzt die Methode "Copy" des "Range"-Objektes, um die aktuelle Tabelle, in der sich der Cursor befindet, in die Zwischenablage zu kopieren. Zuvor wird allerdings geprueft, ob sich der Cursor auch in einer Tabelle befindet. Ist das nicht der Fall, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die Routine verlassen.

Den Aufruf der Prozedur legen Sie am besten auf ein Symbol in der Symbolleiste:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und waehlen Sie ANPASSEN im Kontextmenue an.

2. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".

3. Stellen Sie die Kategorie "Makros" ein und ziehen Sie aus der Liste BEFEHLE den Eintrag "Modulname.TabelleKopieren" in die gewuenschte Symbolleiste. "Modulname" steht dabei fuer den Namen des Moduls, in dem Sie die Prozedur abgelegt haben.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, geben Sie eine passende Bezeichnung ein und waehlen Sie ein Icon aus.

5. Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf SCHLIESSEN.

In Zukunft koennen Sie nun den Cursor in eine Tabelle setzen und diese Tabelle mit einem einzigen Arbeitsschritt markieren und in die Zwischenablage kopieren. Ueber das Einfuegen-Symbol der Symbolleiste "Standard" kann die Tabelle an beliebiger Stelle im Dokument wieder eingefuegt werden.

Wasserzeichen in Word beliebig rotieren

Versionen: Word 2002 und 2003

Ab Word 2002 hat Microsoft den Einsatz von Wasserzeichen in Dokumenten erheblich vereinfacht.
Ueber das Menue FORMAT-HINTERGRUND-GEDRUCKTES WASSERZEICHEN erreichen Sie den entsprechenden Dialog. Hier koennen Sie ein Bild oder einen Text fuer das Wasserzeichen festlegen. Fuer die Anordnung des Wasserzeichens stehen Ihnen nur die Layoutoptionen DIAGONAL (Drehung um 45° bzw. 315°) oder HORIZONTAL (keine Drehung) zur Verfuegung, aber haeufig entspricht ein um 45° gedrehtes Wasserzeichen nicht Ihren Vorstellungen; Sie moechten es vielleicht lieber um 15° oder um 25° gedreht einsetzen. Mit ein wenig Hintergrundwissen und etwas Pfadfindersinn koennen Sie eine solche individuelle Rotation schnell realisieren:
Wasserzeichen werden von Word generell in der Kopfzeile als WordArt-Objekt eingefuegt und so positioniert, dass sie in der Seitenmitte im Hintergrund erscheinen. WordArt-Objekte koennen Sie bekanntlich beliebig rotieren. Aber wo finden sich diese Einstellungen fuer das Wasserzeichen?
Sie erreichen sie wie folgt:

* Fuegen Sie zunaechst ueber das Menue FORMAT-HINTERGRUND-GEDRUCKTES WASSERZEICHEN das gewuenschte Wasserzeichen (Bild oder Text) in Ihr Dokument ein.

* Waehlen Sie das Menue ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILEN an.

* Markieren Sie das als Wasserzeichen zugeordnete Bild bzw. den Text.

* Ueber dem Element sehen Sie einen gruenen Ankerpunkt. Wenn Sie den Mauszeiger ueber diesen Ankerpunkt setzen, verwandelt sich der Mauszeiger in ein ROTIEREN-Symbol.

* Halten Sie die linke Maustaste gedrueckt und ziehen Sie sie nach links oder rechts, bis die gewuenschte Drehung erreicht ist.

* Ist die gewuenschte Rotation gefunden, rufen Sie noch einmal das Menue ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILEN auf, um wieder in den normalen Bearbeitungsmodus zu gelangen.

Access-Datenbanken schneller mit Word verbinden

Versionen: Word/Access 97 und 2000

Beim Erstellen von Serienbriefen mit Word wird mit den Standardeinstellungen eine DDE-Verbindung (DDE= "Dynamic Data Exchange") von Word zu Access aufgebaut. Diese Art der Verbindung basiert auf einer aelteren Technologie, die sehr langsam ist und mit der oftmals die Verbindung zur Datenquelle einbricht. Alternativ dazu koennen Sie eine ODBC-Verbindung nutzen, die nicht nur schneller, sondern sicherer ist. Sie werden feststellen, dass Word damit vor allem umfangreichere Datenbestaende um ein Vielfaches schneller fuer den Seriendruck einlesen kann. Um den Zugriff auf die Datenbank von DDE auf ODBC umzuschalten, gehen Sie folgendermassen vor:

* Oeffnen Sie das Seriendruck-Dokument.

* Waehlen Sie das Menue EXTRAS-SERIENDRUCK an, um den Seriendruck-Manager anzuzeigen.

* Klicken Sie auf die Schaltflaeche DATEN IMPORTIEREN-DATENQUELLE OEFFNEN. Sie koennen nun wie gewohnt die gewuenschte Access-Datenbank auswaehlen. Bevor Sie allerdings mit OEFFNEN bestaetigen, aktivieren Sie noch das Kontrollkaestchen IMPORTWEISE AUSWAEHLEN (Word 97) beziehungsweise IMPORT WAEHLEN (Word 2000).

* Waehrend die Verbindung zu Access bisher nach einem Klick auf OEFFNEN automatisch hergestellt wurde, erscheint nun zunaechst ein Dialogfeld, in dem Ihnen verschiedene Importmodi zur Auswahl angeboten werden. Markieren Sie hier den Eintrag "MS Access-Datenbank ueber ODBC".

* Word zeigt nach wenigen Augenblicken die verfuegbaren Tabellen in der Datenbank an. Markieren Sie den gewuenschten Eintrag und bestaetigen Sie mit OK. Moechten Sie statt einer Tabelle eine Abfrage einsetzen, klicken Sie auf die Schaltflaeche OPTIONEN, aktivieren Sie das Kontrollkaestchen ANSICHTEN und klicken Sie auf OK. Nun werden neben den Tabellen auch die in der Datenbank vorhandenen Abfragen zur Auswahl angezeigt.

Die Verbindung von Word zu Access ueber ODBC ist damit hergestellt. Die Einstellungen werden mit dem Dokument gespeichert und muessen nicht nochmals beim naechsten Oeffnen vorgenommen werden. Ab Word 2002 ist diese Umstellung uebrigens nicht mehr notwendig, dort wird der Dialog zur Auswahl des Importmodus automatisch angezeigt.

Formatierungen schnell kopieren

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Wenn Sie einmal eine passende Formatierung fuer Ueberschriften, Zitate, Adressen oder andere Textelemente gefunden haben, koennen Sie diese Einstellungen in Formatvorlagen dauerhaft speichern. Es gibt aber auch Situationen, in denen es sich nicht lohnt, eine spezielle Formatvorlage zu erstellen. Sie moechten einfach eine Textstelle so formatieren, wie sie es bereits in einem anderen Teil desselben oder eines anderen Dokumentes getan haben. Fuer diese Faelle stehen Ihnen zwei einfache Techniken zur Verfuegung, bei denen entweder die Tastatur oder die Maus zum Einsatz kommt.

Zunaechst muessen Sie aber durch die Art der Markierung bestimmen, was kopiert werden soll. Um eine Zeichenformatierung zu kopieren, markieren Sie ein oder mehrere entsprechend formatierte Zeichen. Soll ein Absatzformat kopiert werden, klicken Sie in einen Absatz mit den gewuenschten Einstellungen. Verwenden Sie dann eine der folgenden Techniken:

Klicken Sie auf das Symbol "Format uebertragen" (Pinsel), so dass sich der Mauszeiger in einen Pinsel verwandelt. Markieren Sie dann die Zeichenkette, auf die Sie die Formatierung uebertragen wollen. Wenn es sich bei der Zielposition um einen kompletten Absatz handelt, genuegt es, wenn Sie einfach einmal in diesen Absatz klicken.
Diese Technik kann auch fuer den Austausch von Formaten zwischen zwei Dokumenten eingesetzt werden. Zu diesem Zweck wechseln Sie vor der Auswahl der Zielposition in die gewuenschte Datei. Und noch einen Trick sollten Sie kennen: Wenn Sie eine Formatierung gleich mehrere Male kopieren moechten, waehlen Sie das Symbol "Format uebertragen" per Doppelklick aus; die Funktion bleibt dann aktiv und Sie koennen nacheinander mehrere Textabschnitte formatieren. Druecken Sie Esc, um in den normalen Bearbeitungsmodus zurueckzukehren.
Druecken Sie STRG+UMSCHALT+C, und markieren Sie anschliessend den Text, auf den Sie die Formatierung uebertragen wollen. Handelt es sich bei der Zielposition um einen kompletten Absatz, setzen Sie den Cursor einfach in diesen Absatz. Druecken Sie dann STRG+UMSCHALT+V.

Zoomfaktor fuer neue Dokumente fest vorgeben

Versionen: Word 97, 2000 und 2002

Wenn Sie neue Dokumente anlegen, moechten Sie sie in der Regel so gross wie moeglich auf dem Bildschirm angezeigt bekommen. Word verwendet normalerweise einen Zoomfaktor von 100%, obwohl bei heute ueblichen Aufloesungen von 1.024*768 oder 1.280*1.024 durchaus 150% und mehr moeglich waeren. Sie muessen also bei jedem neuen Dokument den Zoomfaktor anpassen, damit er beim naechsten Laden des Dokuments wie gewuenscht vorgegeben wird. Dieser Aufwand laesst sich durch eine kleine Anpassung der globalen Vorlage NORMAL.DOT sparen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

* Verlassen Sie Microsoft Word.

* Klicken Sie auf dem Windows-Desktop mit der rechten Maustaste auf das Symbol ARBEITSPLATZ und waehlen Sie das Kontextmenue SUCHEN an.

* Suchen Sie mit Hilfe des Windows-Explorers nach der Datei "normal.dot".

* Klicken Sie in der Ergebnisliste mit der rechten Maustaste auf die Datei NORMAL.DOT und waehlen Sie das Kontextmenue OEFFNEN an. Oeffnen Sie die Datei nicht per Doppelklick! Word wuerde das als Anlegen eines neuen Dokumentes basierend auf der NORMAL.DOT interpretieren, Anpassungen waeren dann nicht moeglich!

* Stellen Sie den Zoomfaktor ueber die Symbolleiste wie gewuenscht zum Beispiel auf 150% ein.

* Geben Sie einen beliebigen Text wie beispielsweise "Testtext" im Dokument ein.

* Klicken Sie auf das SPEICHERN-Symbol in der Symbolleiste.

* Loeschen Sie den eingegebenen Text wieder, so dass das Dokument bis auf eine Absatzmarke leer ist.

* Klicken Sie erneut auf das SPEICHERN-Symbol. Der zunaechst unsinnige Vorgang, Testtext einzugeben und anschliessend gleich wieder zu loeschen, ist notwendig, weil Word die alleinige Aenderung des Zoomfaktors nicht als Aenderung am Dokument speichern wuerde.

* Beenden Sie Word und starten Sie es neu.

Wenn Sie nun in Zukunft neue Dokumente anlegen, werden diese sofort mit dem gewuenschten Zoomfaktor angezeigt und Sie sparen sich kuenftig viel Klickarbeit durch die entfallende manuelle Korrektur.

Tabellen mit Datumsangaben effektiver nutzen

Word-Dokumente einfacher anlegen

Versionen: Word 97, 2000 und 2002

Wenn Sie zwischendurch schnell einmal ein Memo, eine Aktennotiz oder ein beliebiges anderes, auf einer bestimmten Vorlage basierendes Dokument erstellen moechten, muessen Sie Word zunaechst starten, dann das Menue DATEI-NEU anwaehlen und die Vorlage aus einer der Registerkarten heraussuchen. Wesentlich waere es, wenn Sie ueber ein Symbol auf dem Desktop per Doppelklick Word starten und ein neues Dokument basierend auf einer bestimmten Vorlage erstellen koennten. Word unterstuetzt Befehlszeilen-Parameter, mit deren Hilfe Sie eine solche Arbeitserleichterung ganz einfach realisieren koennen:

* Starten Sie den Windows-Explorer und lokalisieren Sie das Verzeichnis, in dem Office installiert ist bzw. in dem sich die ausfuehrbaren Dateien befinden, also zum Beispiel "C:\Programme\Microsoft Office\Office" oder "D:\Office 2000\Office".

* Klicken Sie in diesem Verzeichnis mit der rechten Maustaste auf die Datei WINWORD.EXE und waehlen Sie das Kontextmenue KOPIEREN an.

* Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich auf dem Desktop und waehlen Sie das Menue VERKNUEPFUNG EINFUEGEN an.

* Auf dem Desktop befindet sich nun ein Symbol "Verknuepfung mit winword.exe". Druecken Sie F2, um die Verknuepfung umzubenennen. Geben Sie beispielsweise "Neues Memo anlegen" als Bezeichnung ein und druecken Sie Return.

* Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Symbol und waehlen Sie den Eintrag EIGENSCHAFTEN im Kontextmenue an.

* Im nachfolgenden Dialog wechseln Sie auf die Registerkarte "Verknuepfung". Im Feld ZIEL sind Laufwerk, Pfad und Dateiname von Word vorgegeben. Ergaenzen Sie den Inhalt im Feld ZIEL beispielsweise um:

/t"D:\Office 97\Vorlagen\Aktuelles Memo.dot"

Der Parameter "/t" veranlasst Word, ein neues Dokument basierend auf der danach angegebenen Vorlage zu erstellen. Statt "D:\Office 97" geben Sie Laufwerk und Pfad des Installationsverzeichnisses Ihrer Office-Version an. Die komplette Angabe von Laufwerk, Pfad und Dateiname der Vorlage muss in Anfuehrungszeichen stehen! Andernfalls geraet Word durch die im Dateinamen enthaltenen Leerzeichen durcheinander und versucht die Vorlage "Aktuelles" zu oeffnen. Da diese nicht existiert, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Beim Parametern "/t" darf zwischen dem Parameter und der Zusatzangabe kein Leerzeichen stehen!

* Klicken Sie abschliessend auf OK, um die Aenderungen zu uebernehmen.

Wenn Sie nun einen Doppelklick auf das Symbol ausfuehren, wird Word direkt gestartet und sofort ein neues Dokument "Aktuelles Memo" angelegt.

Seitenumbrüche in Tabellen verhindern

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Es kommt haeufig vor, dass Tabellen, die Sie kurz vor dem Ende einer Seite angelegt haben, durch einen Umbruch "zerrissen" und so zum Teil auf der einen und zum Teil auf der folgenden Seite erscheinen. Um das zu verhindern, wird in der Regel vor der Tabelle ein manueller Seitenumbruch eingefuegt. Das kann wiederum dazu fuehren, dass bei einer spaeteren Aenderung des Layouts der Seitenumbruch ploetzlich mitten in der Seite erfolgt, obwohl die Tabelle auf der betreffenden Seite noch komplett Platz gehabt haette. Sie koennen Word aber dazu bringen, eine Tabelle auch ohne manuellen Seitenumbruch zusammenzuhalten und sie entweder komplett am Ende der einen oder am Anfang der naechsten Seite auszugeben. Und so geht’s:

1. Setzen Sie den Cursor in die betreffende Tabelle.

2. Waehlen Sie das Menue TABELLE-TABELLE MARKIEREN (Word 97)bzw. TABELLE-MARKIEREN-TABELLE (Word 2000/2002/2003) an.

3. Im Dialogfeld TABELLE-ZELLENHOEHE UND -BREITE (Word 97)bzw. TABELLE-EIGENSCHAFTEN (Word 2000/2002/2003) deaktivieren Sie auf der Registerkarte "Zeile" die Option SEITENWECHSEL IN DER ZEILE ZULASSEN und uebernehmen die Aenderung mit einem Klick auf OK.

4. Markieren Sie alle Zeilen der Tabelle mit Ausnahme der letzten Zeile. Dieser Ausschluss ist notwendig, weil Word andernfalls auch keinen Umbruch direkt nach der Tabelle, sondern erst hinter dem uebernaechsten Absatz durchfuehren wuerde.

5. Waehlen Sie das Menue FORMAT-ABSATZ an und wechseln Sie auf die Registerkarte "Textfluss" (Word 97) bzw. "Zeilen und Seitenwechsel" (Word 2000/2002/2003).

6. Aktivieren Sie hier die Optionen ZEILEN NICHT TRENNEN sowie ABSAETZE NICHT TRENNEN und uebernehmen Sie die Aenderungen mit OK.

Durch diese Einstellungen ist nun sichergestellt, dass die Tabelle von Word nicht durch einen Seitenumbruch getrennt werden kann.

Unterschiedliche Kopf- und Fusszeilen verwenden

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Beim Einsatz von Kopf- und Fusszeilen faellt auf, dass beispielsweise in doppelseitigen Katalogen die Seitennummer immer auf der rechten Seite ausgeben wird. Nach dem Binden solcher Katalogseiten befindet sich die Seitennummer fuer gerade Seiten dann jeweils innen rechts am Bundsteg. Das erschwert nicht nur die Suche nach bestimmten Seiten, es sieht auch noch unprofessionell aus. Das gleiche gilt beispielsweise fuer Seitennummern auf dem Deckblatt.

Um Kopf- und Fusszeilen auf der ersten Seite eines Dokumentes zu unterdruecken und jeweils unterschiedlich auf geraden und ungeraden Seiten auszugeben, gehen Sie wie folgt vor:

* Waehlen Sie das Menue DATEI-SEITE EINRICHTEN an.

* Wechseln Sie auf die Registerkarte "Seitenlayout".

* Aktivieren Sie die Optionen ERSTE SEITE ANDERS und GERADE/UNGERADE ANDERS und uebernehmen Sie die Aenderungen mit einem Klick auf OK.

* Setzen Sie im Dokument den Cursor auf die erste Seite des Dokumentes und waehlen Sie ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILEN an. Word zeigt nun die Symbolleiste "Kopf- und Fusszeile" an.

* Loeschen Sie saemtliche Inhalte in der Kopf- und in der Fusszeile und klicken Sie auf SCHLIESSEN in der Symbolleiste "Kopf- und Fusszeile".

* Setzen Sie den Cursor auf die zweite Seite des Dokumentes und waehlen Sie ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILEN an. Word zeigt nun wieder die Symbolleiste "Kopf- und Fusszeile" an.

* Definieren Sie hier die Kopf- und Fusszeile fuer die Ausgabe auf geraden Seiten (2, 4, 6, 8...).
Dabei ist zu beachten, dass beispielsweise Logos, ein Text wie die Telefonnummer der Bestellannahme oder Seitennummern links in der Kopf- oder Fusszeile anzuordnen sind! Klicken Sie dann auf SCHLIESSEN.

* Setzen Sie den Cursor auf die dritte Seite des Dokumentes und waehlen Sie das Menue ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILEN an.

* Definieren Sie hier die Kopf- und Fusszeile fuer die Ausgabe auf ungeraden Seiten (3, 5, 7, 9...).
Hierbei ist zu beachten, dass nun Logos, Texte oder Seitennummern rechts in der Kopf- oder Fusszeile anzuordnen sind! Klicken Sie dann wieder auf die Schaltflaeche SCHLIESSEN in der Symbolleiste "Kopf- und Fusszeile".

Fuer das Dokument sind die Optionen und Inhalte der Kopf- und Fusszeilen nun so gesetzt, dass auf der ersten Seite nichts, auf geraden Seiten beispielsweise ein Logo, Text und Seitennummer links und auf ungeraden Seiten Logo, Text und Seitennummer rechts ausgegeben werden.

Inhaltsverzeichnisse ohne Hyperlinks

Version: Word 2000, 2002/XP, 2003

Wenn Sie in Word 2000 ueber das Menue EINFUEGEN-INDEX UND VERZEICHNISSE mit den Einstellungen auf der Registerkarte "Inhaltsverzeichnis" ein Inhaltsverzeichnis einfuegen lassen, formatiert Word die Eintraege im Inhaltsverzeichnis automatisch als Hyperlink. Auf der Registerkarte "Inhaltsverzeichnis" bzw. in dem ueber die Schaltflaeche OPTIONEN erreichbaren Dialog suchen Sie jedoch vergeblich nach einer Einstellung, um die Hyperlinks gegebenenfalls bei Bedarf abschalten zu koennen. Mit etwas Hintergrundwissen um den Aufbau von Inhaltsverzeichnissen laesst sich dieses Problem jedoch schnell loesen:
Inhaltsverzeichnisse werden von Word als Feldfunktion an der aktuellen Cursorposition eingefuegt. Bekanntlich arbeiten Feldfunktionen mit Schaltern, ueber die man die Arbeitsweise der jeweiligen Funktion steuern kann. Die Feldfunktion zum Einfuegen eines Inhaltsverzeichnisses macht da keine Ausnahme. Durch eine kleine Anpassung der Schalter in der Feldfunktion fuer das Inhaltsverzeichnis koennen Sie nun die Formatierung der Eintraege als Hyperlink ausschalten:

* Setzen Sie den Cursor in eine Zeile oberhalb oder unterhalb des Inhaltsverzeichnisses.

* Druecken Sie Alt+F9, um die Feldfunktionen anzuzeigen. Anstelle des Inhaltsverzeichnisses erscheint nun eine Feldfunktion wie die folgende:

{ TOC \o "1-3" \n \h \z }

Feldfunktionen sind immer in geschweiften Klammern im Dokument abgelegt. Ein Schluesselwort, hier "TOC", bezeichnet die Funktion. Dahinter folgen eingeleitet durch Backslashes und getrennt durch Leerzeichen, die Schalter, die die Funktion steuern. "\o "1-3"" bedeutet beispielsweise, dass das Inhaltsverzeichnis basierend auf den Formaten "Ueberschrift 1" bis "Ueberschrift 3" aufgebaut werden soll. "\n" und "\z" steuern die Anzeige von Seitenzahlen in der Seitenansicht und in der Webansicht. Zustaendig fuer die Formatierung der Eintraege als Hyperlink ist der Schalter "\h".
Wird dieser Schalter geloescht, formatiert Word das Inhaltsverzeichnis wie gewohnt ohne Hyperlinks.

* Setzen Sie also den Cursor vor "\h" und druecken Sie dreimal die Entf-Taste. Die Feldfunktion sieht nun wie folgt aus:

{ TOC \o "1-3" \n \z }

* Druecken Sie noch einmal Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen wieder auszuschalten. Word zeigt das Inhaltsverzeichnis daraufhin mit seinen Eintraegen wie zuvor mit Hyperlinks an.

* Bewegen Sie den Cursor mit den Cursortasten in das Inhaltsverzeichnis und druecken Sie F9. Word zeigt nun einen Dialog an, in dem Sie waehlen koennen, ob nur Seitenzahlen oder das gesamte Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden soll.

* Waehlen Sie die Option GESAMTES VERZEICHNIS AKTUALISIEREN und klicken Sie auf OK.

Das Inhaltsverzeichnis wird nun wie gewuenscht im klassischen Stil ohne Hyperlinks und mit Seitenzahlen angezeigt.

Schriftarten-Problem beim Seriendruck

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Bei der Ausgabe eines Seriendruck-Dokuments werden die eingebundenen Feldinhalte unter Umstaenden in einer anderen Schriftart als der Rest des Dokuments ausgedruckt. Fuer das eigentliche Anschreiben erscheint der Text beispielsweise in "Arial", die eingefuegten Adressen und Anreden hingegen in "Times New Roman". Das liegt daran, dass die in der Formatvorlage "Standard" ausgewaehlte Schriftart von der Schriftart abweicht, die im Seriendruck-Dokument verwendet wird. Wenn also zum Beispiel "Times New Roman" als Schriftart fuer "Standard" gewaehlt und das Seriendruck-Dokument in "Arial" formatiert wurde, erscheint der Seriendruck-Text im Ausdruck in "Arial", waehrend die Seriendruckfelder in Times New Roman ausgegeben werden.

Um dieses Problem zu beheben, gibt es zwei Moeglichkeiten: Sie koennen die Formatvorlage "Standard" anpassen oder einen speziellen Parameter in den Feldfunktionen fuer den Seriendruck einsetzen. Fuer die Aenderung von "Standard" gehen Sie folgendermassen vor:

* Oeffnen Sie das Seriendruck-Dokument.

* Waehlen Sie das Menue FORMAT-FORMATVORLAGE.

* Markieren Sie in der Liste "Formatvorlagen" den Eintrag "Standard" und klicken Sie auf die Schaltflaeche BEARBEITEN.

* Klicken Sie nun auf die Schaltflaeche FORMAT und waehlen Sie den Eintrag ZEICHEN im Dropdown-Menue.

* Stellen Sie nun die Schriftart ein, die der Schriftart des Seriendruck-Dokuments entspricht.

* Schliessen Sie alle Dialoge mit OK bzw. SCHLIESSEN.

Um die Feldfunktionen im Seriendruck-Dokument um den erwaehnten, speziellen Parameter zu erweitern, gehen Sie fuer alle Seriendruckfelder der Reihe nach wie folgt vor:

* Setzen Sie den Cursor in das Seriendruckfeld und druecken Sie Umschalt+F9, um die Feldfunktion anzuzeigen.

* Befinden sich innerhalb der Feldfunktion bereits Parameter, loeschen Sie sie zunaechst.

* Ergaenzen Sie die Feldfunktion am Ende vor der schliessenden geschweiften Klammer um den Parameter "\*FORMATVERBINDEN" (Word 97) oder "\*MERGEFORMAT" (Word 2000, 2002/XP und 2003).

* Markieren Sie die gesamte Feldfunktion inklusive der geschweiften Klammern und stellen Sie die gewuenschte Schriftart ueber die "Format"-Symbolleiste ein.

* Druecken Sie Umschalt+F9, um das Ergebnis zu pruefen.

Tabellenformatierung mit Übersicht

Versionen: Word 2002/XP und 2003

Bei umfangreicheren Tabellen koennen Sie die Lesbarkeit extrem verbessern, wenn Sie Tabellenzeilen oder Tabellenspalten abwechselnd in verschiedenen Farben formatieren, also beispielsweise jede zweite Zeile auf ein helles Grau oder jede zweite Spalte auf ein zartes Gelb setzen. Ab Word 2002 laesst sich ein entsprechendes Format einmal definieren und dann spaeter bei Bedarf per Mausklick zuordnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

* Waehlen Sie das Menue FORMAT-FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNGEN, um den gleichnamigen Aufgabenbereich anzuzeigen.

* Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltflaeche NEUE FORMATVORLAGE.

* Geben Sie als Namen fuer das Format zum Beispiel "Tab-Zeilen abwechselnd Grau" ein.

* Waehlen Sie in der Liste FORMATVORLAGENTYP den Eintrag "Tabelle" aus.

* Klicken Sie auf den Dropdown-Button "Format" unten links und waehlen Sie RAHMEN UND SCHATTIERUNG.

* Aktivieren Sie die Option GITTERNETZ auf der Registerkarte "Rahmen" oder stellen Sie die gewuenschte Rahmenart aus den vorhandenen Optionen und Einstellungen zusammen. Uebernehmen Sie die Aenderungen mit OK.

* Stellen Sie nun in der Liste FORMATIERUNG UEBERNEHMEN FUER den Eintrag "Gerade Zeilen" ein.

* Klicken Sie auf den Dropdown-Button "Format" unten links und waehlen Sie RAHMEN UND SCHATTIERUNG an. Stellen Sie zunaechst auf der Registerkarte "Rahmen" wieder die in Schritt 6. vorgenommenen Optionen und Einstellungen her.

* Wechseln Sie dann auf die Registerkarte "Schattierung", waehlen Sie "Grau-25%" oder das untere Gelb und klicken Sie auf OK, um die Auswahl zu bestaetigen.

* Klicken Sie nochmals auf OK, um das neue Format zu uebernehmen.

Um das eben angelegte Format zuzuordnen, klicken Sie nun einfach irgendwo in die betreffende Tabelle und waehlen "Tab-Zeilen abwechselnd Grau" bzw. den von Ihnen eingegebenen Namen fuer das Format aus der Liste der Formatierungen. Statt Zeilen abwechselnd farblich unterschiedlich zu formatieren, koennen Sie bei Bedarf zum Beispiel auch jede zweite Spalte in einer anderen Farbe formatieren. Waehlen Sie dazu in Schritt 7. zum Beispiel den Eintrag "Gerade Spalten" oder "Ungerade Spalten" aus.

Schneller Zugriff auf die wichtigsten Dokumente

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Mit der Dateiliste unter dem DATEI-Menue stellt Word Ihnen eine nuetzliche Moeglichkeit zur Verfuegung, auf bis zu neun der zuletzt bearbeiteten Dokumente zuzugreifen (die gewuenschte Anzahl koennen Sie im Dialogfeld EXTRAS-OPTIONEN auf der Registerkarte "Allgemein" festlegen). Damit ist aber nicht gewaehrleistet, dass Sie auf die Texte zugreifen koennen, die Sie in Ihren aktuellen Projekten verwenden.

Eine wenig bekannte Funktion von Word hilft weiter: Mit wenig Aufwand erstellen Sie ein neues Menue, dem Sie per Mausklick beliebige Dokumente permanent hinzufuegen koennen. Auf diese Texte haben Sie dann jederzeit ohne laestigen Verzeichniswechsel Zugriff; wenn Sie die Arbeit an einem Dokument abgeschlossen haben, ist der entsprechende Menueeintrag ebenso schnell wieder geloescht. Und so gehen Sie vor, um diese interessante Funktion zu nutzen:

1. Waehlen Sie das Menue ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-ANPASSEN an, und wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".

2. Markieren Sie im Listenfeld KATEGORIEN den Eintrag "Eingebaute Menues" (Word 97/2000) bzw. "Integrierte Menues" (Word 2002/2003).

3. Bewegen Sie den Mauszeiger ueber den Eintrag "Arbeit" in der Liste BEFEHLE.

4. Ziehen Sie den Eintrag bei gedrueckter linker Maustaste an eine beliebige Position in den Symbol- bzw. Menueleisten von Word. Sobald Sie die Maustaste loslassen, steht Ihnen ein neues Menue ARBEIT zur Verfuegung.

Sie koennen nun jederzeit das aktuelle Dokument in die Liste aufnehmen, indem Sie das Menue ARBEIT-ZUM ARBEITSMENUE HINZUFUEGEN anwaehlen (die Funktion steht nur zur Verfuegung, wenn Sie die Datei bereits gespeichert haben). Der Dateiname wird daraufhin unter ARBEIT aufgefuehrt und Sie koennen den Text jederzeit ueber dieses Menue oeffnen.

Um einen Eintrag wieder aus dem Menue zu loeschen, druecken Sie einfach die Tastenkombination Strg+Alt+[-] (Minuszeichen), so dass sich der Mauszeiger in ein Minuszeichen verwandelt. Rufen Sie dann das Menue ARBEIT auf und waehlen Sie den Dateinamen an, den Sie entfernen moechten.

Markieren in und rund um Tabellen

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Fuer die Arbeit mit Tabellen sollten Sie die folgenden nuetzlichen und wenig bekannten Abkuerzungen per Tastatur und Maus kennen:

* Druecken Sie Alt+Num5 (=die Zahl "5" auf der Zehnertastatur), um die komplette Tabelle zu markieren, in der sich der Cursor zurzeit befindet.

* Druecken Sie die Alt-Taste, halten Sie sie gedrueckt und klicken Sie in eine Tabellenzellen, um die entsprechende Spalte zu markieren.

* Halten Sie schliesslich Alt gedrueckt und fuehren Sie einen Doppelklick in eine Tabelle durch, um die komplette Tabelle auszuwaehlen.

Gehezu-Funktion effektiver nutzen

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Wenn Sie das Menue BEARBEITEN-GEHE ZU anwaehlen, diese Funktion ueber den Objektbrowser (das runde Symbol unten im vertikalen Rollbalken) oder per Strg+G aufrufen, gibt Word im Feld SEITENZAHL eine eventuell frueher eingegebene Seitennummer wie zum Beispiel "32" vor. Der Inhalt dieses Feldes ist jedoch nicht markiert, der Cursor steht immer am Feldanfang vor der zuletzt eingegebenen Seitennummer.

Um nun beispielsweise auf Seite "10" zu springen, muessen Sie also zunaechst die "32" loeschen, die "10" eingeben und koennen erst dann mit einem Klick auf OK oder durch Druecken der Return-Taste zur gewuenschten Seite wechseln. Hier hilft der folgende Trick: Wenig bekannt ist naemlich die Tatsache, dass Sie fast jede Funktion und jeden Befehl in Word durch eine eigene VBA-Routine ersetzen und so die Funktionalitaet oder ein bestimmtes Verhalten aendern oder erweitern koennen. Eine Aenderung des Verhaltens von "Gehe zu" macht das deutlich:

* Waehlen Sie das Menue EXTRAS-MAKRO-MAKROS an.

* Geben Sie im Feld MAKRONAME "BearbeitenGehezu" ein und klicken Sie auf ERSTELLEN.

* Word zeigt nun den VBA-Editor mit einer kommentierten, aber ansonsten leeren Prozedur "BearbeitenGehezu" an. Geben Sie hier folgende Anweisungen ein:

With Dialogs(wdDialogEditGoTo)
.Destination = ""
.Show
End With

* Klicken Sie auf das SPEICHERN-Symbol und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung durch einen Klick auf das SCHLIESSEN-Symbol oben rechts in der Titelleiste.

Wenn Sie in Zukunft "Gehe zu" aufrufen, fuehrt Word immer das eben eingegebene Makro als Ersatz fuer die normalen Anweisungen aus. Die neuen Anweisungen sorgen durch die Zuweisung ".Destination=""" zunaechst dafuer, dass der Inhalt des Feldes SEITENZAHL EINGEBEN geloescht wird. Mit ".Show" erfolgt die Anzeige des Dialoges, in dem Sie nun sofort die gewuenschte Seitenzahl eingeben koennen, ohne zuvor eine vorgegebene Seitennummer loeschen zu muessen.

Dokumentlaenge automatisch anpassen

Version: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Wer kennt das Problem nicht: Sie haben beispielsweise einen Brief geschrieben, der eigentlich nur eine Seite umfassen sollte. Am Ende ist der Text ein wenig laenger und auf der zweiten Seite befinden sich nur einige wenige einsame Zeilen. Nun koennen Sie natuerlich hier und da Leerzeilen entfernen, Text kuerzen und Abstaende verkleinern. Schneller und einfacher geht es mit einer wenig bekannten Funktion von Word: In der Seitenansicht steht Ihnen das Symbol "Groesse anpassen" zur Verfuegung. Klicken Sie es an und Word verkleinert die Schriftgroessen in Ihrem Dokument so, dass es eine Seite kuerzer ist. In Sekundenschnelle haben Sie so die laestigen Zeilen der zweiten Seite auf der ersten Seite untergebracht.

Auf Wunsch koennen Sie diese nuetzliche Funktion auch in die Standard-Symbolleisten integrieren, so dass sie Ihnen nicht nur in der Seitenansicht zur Verfuegung steht:

1. Klicken Sie eine beliebige Symbolleiste mit der rechten Maustaste an und rufen Sie das Kontextmenue ANPASSEN auf.

2. Wechseln Sie im Dialogfeld "Anpassen" auf die Registerkarte "Befehle" und markieren Sie in der Liste KATEGORIEN den Eintrag "Extras".

3. Am Ende der Liste BEFEHLE finden Sie das Symbol "Um eine Seite verkleinern", das Sie nun bei gedrueckter linker Maustaste an die gewuenschte Stelle in den aktuellen Symbolleisten ziehen. Anschliessend koennen Sie das Dialogfeld mit SCHLIESSEN verlassen.

Die automatische Verkleinerung der Dokumentlaenge steht Ihnen in Zukunft jederzeit per Mausklick zur Verfuegung. Sollten Sie mit dem Ergebnis einmal nicht zufrieden sein, weil die Schriftgroesse zu stark verkleinert wird, koennen Sie mit BEARBEITEN / RUECKGAENGIG auch jederzeit wieder zum urspruenglichen Format zurueckkehren.

Wie Sie Namenslisten schnell sortieren

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Zwar können Sie Namen leicht in Tabellen strukturieren. Doch manchmal passt eine Tabelle optisch nicht zu Ihrem übrigen Dokument. Um Informationen zu sortieren, die lediglich durch Leerzeichen getrennt sind und untereinander in Zeilen stehen, gehen Sie wie folgt vor:

Kontrollieren Sie, ob jede Zeile der Namensliste aus der gleichen Anzahl von Elementen besteht; also in diesem Fall aus: Titel, Vorname und Nachname, wobei die Elemente in dieser Reihenfolge erscheinen und durch Leerzeichen getrennt sein müssen. Markieren Sie die Liste und rufen Sie TABELLE-SORTIEREN auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster den Eintrag ANDERE und geben Sie ein Leerzeichen in das nebenstehende Textfeld ein. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK. In Word 97 beenden Sie das Dialogfenster TEXT SORTIEREN und rufen es anschließend erneut auf. Markieren Sie im Dialogfenster TEXT SORTIEREN in der Dropdown-Liste 1. SORTIERSCHLÜSSEL den Eintrag WORT 3. Damit erreichen Sie, dass die Liste nach dem Nachnamen sortiert wird. Wählen Sie für eine aufsteigend, alphabetisch sortierte Namensliste die Option AUFSTEIGEND und klicken anschließend auf OK. Ihre Namensliste wird daraufhin nach den Nachnamen sortiert.

So sortieren Sie Namenslisten mit Mittelinitialen

Wenn Ihre Namenslisten in einigen Zeilen eine Mittelinitiale enthalten, können Sie diese Liste trotzdem sortieren, wenn Sie den folgenden Trick anwenden:

Fügen Sie zwischen Vorname und Mittelinitiale ein geschütztes Leerzeichen (Strg+Umschalt+Leertaste) ein. So können Sie ohne Fehler nach WORT 3 (Nachname) sortieren, da das geschützte Leerzeichen nicht zur Sortierung herangezogen wird.

Wie Sie eine Grafik hinter den Text legen

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Wenn Sie eine Grafik wie bei einem Wasserzeichen hinter dem Text positionieren möchten, so ist das mit der passenden Umbruchart schnell erledigt.

Damit die Grafik hinter Ihrem Text liegt, müssen Sie sie nach dem Einfügen wie folgt bearbeiten:

Word 2003/2002/2000:

Markieren Sie die Grafik und rufen Sie das Menü FORMAT-GRAFIK auf.

Wechseln Sie auf die Registerkarte LAYOUT und klicken Sie bei UMBRUCHART auf die Auswahl HINTER DEN TEXT.

Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK.

In Word 2000 klicken Sie die markierte Grafik mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü REIHENFOLGE-HINTER TEXT BRINGEN.

Jetzt befindet sich die Grafik hinter dem Text und kann frei auf der Seite verschoben werden.

Grafik in Word 2003/2002 aufhellen

Mit dem folgenden Trick können Sie die Grafik direkt in Word aufhellen: Lassen Sie die Grafik markiert und klicken Sie in der Grafik-Symbolleiste mehrfach auf die Schaltfläche MEHR HELLIGKEIT. Daraufhin wird die Grafik aufgehellt und der Text gut lesbar.

Wichtig: Leider unterstützt nicht jeder Drucker das Aufhellen. Obwohl die Grafik auf dem Bildschirm korrekt dargestellt wird, erscheint diese auf dem Ausdruck wieder dunkel. In diesem Fall müssen Sie die Grafik vor dem Einfügen in Word in einem Grafikprogramm aufhellen.

Word 97:

Markieren Sie die Grafik und rufen Sie das Menü FORMAT-GRAFIK auf. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte POSITION das Kontrollkästchen ÜBER DEN TEXT LEGEN eingeschaltet ist.

Wechseln Sie auf die Registerkarte TEXTFLUSS und wählen Sie hier bei UMBRUCHART die Auswahl OHNE. Bestätigen Sie mit OK.

Klicken Sie die markierte Grafik mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü REIHENFOLGE-HINTER TEXT bringen.

Textverarbeitung: Häufig übersieht man häufig verwendete Wörter

Manchmal schreibt man Briefe oder Texte und hat den Eindruck, bestimmte Wörter sehr häufig zu verwenden. Nun kann man nachlesen, Strichlisten führen o.ä. Aber es geht auch schneller und vor allem einfacher:

In Word benutzen Sie die Funktion "Bearbeiten/Ersetzen", in einer anderen Textverarbeitung einen entsprechenden Befehl. Dann setzen Sie sowohl in das Feld "Suchen nach" als auch in das Feld "Ersetzen durch" das Wort ein, dessen Häufigkeit Sie ermitteln wollen.

Nach einem Klick auf "Alle ersetzen" meldet sich ein Dialog, wie oft das gesuchte Wort (durch sich selbst) ersetzt wurde. An der Zahl erkennen Sie, wie oft dieses Wort im Text enthalten ist.

Feldfunktionen optimal nutzen

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Die Feldfunktionen von Word sind aeusserst leistungsfaehig, aber manchmal auch ein wenig unkomfortabel. Das Problem: Eine Feldfunktion kann immer auf zwei unterschiedliche Weisen betrachtet werden. Da ist zum einen die Feldfunktion selber und dann natuerlich das Ergebnis. Es ist immer nur eine Darstellung zurzeit moeglich, was die Kontrolle in vielen Faellen erheblich erschwert. Im Folgenden daher einige nuetzliche Tricks, um Feldfunktionen in Zukunft noch besser zu nutzen:

* Viele Probleme entstehen dadurch, dass Sie haeufig gar nicht mehr wissen, hinter welchen Informationen in einem Dokument Feldfunktionen stecken. Verschaffen Sie sich daher einen Ueberblick, indem Sie mit Alt+F9 das komplette Dokument von der Ergebnis- auf die Funktionsanzeige umschalten. Daraufhin erscheinen die Feldfunktionen in geschweiften Klammern direkt im Text. Mit einem weiteren Druck auf Alt+F9 koennen Sie wieder in die Ergebnisanzeige zurueckschalten.

* Mit der wenig bekannten Tastenkombination Umschalt+F9 koennen Sie gezielt nur fuer die Feldfunktion unter dem Cursor zwischen Ergebnis- und Funktionsanzeige hin- und herschalten.

* Mit F11 und Umschalt+F11 waehlen Sie die naechste oder die vorangegangene Feldfunktion in Ihrem Dokument aus.

Fuer die Fehlersuche oder die effektive Kontrolle von komplexen Ausdruecken, ist das Hin- und Herschalten zwischen den beiden Anzeigemodi einer Feldfunktion ein aeusserst umstaendlicher Vorgang. Mit dem folgenden Trick erreichen Sie, dass die Feldfunktionen in Ihrem Dokument gleichzeitig in beiden Modi zu sehen sind:

1. Waehlen Sie das Menue FENSTER-TEILEN an, um das aktuelle Dokument in zwei Ausschnitten anzeigen zu lassen.

2. Bewegen Sie die Trennlinie mit der Maus an die gewuenschte Position und druecken Sie einmal die linke Maustaste.

3. Ueber die Tastenkombination Alt+F9 aktivieren Sie fuer den unteren Ausschnitt die Anzeige der Feldfunktionen.

Die normale Textanzeige im oberen Ausschnitt bleibt davon unberuehrt, so dass die Feldfunktionen sowie die zugehoerigen Ergebnisse gleichzeitig zu sehen sind

So erhalten Sie Ihr persönliches Tabellen-Standard-Format

Versionen: Word 2000, 2002/XP und 2003

Für Ihre Seminar-Mitgliederlisten zum Beispiel benötigen Sie immer wieder Tabellen mit denselben Formatierungen. Und um eine neue Tabelle für eine neue Mitgliederliste zu erstellen, haben Sie bisher eine alte Tabelle mit Ihrem Lieblingsformat geöffnet und die Daten gelöscht? Dabei geht das viel schneller und einfacher. Sie legen sich einmal eine individuell formatierte Standard-Tabelle an und nutzen sie immer wieder:

Wählen Sie TABELLE-(ZELLEN) EINFÜGEN-TABELLE. Geben Sie im Dialogfenster TABELLE EINFÜGEN bei SPALTENANZAHL und ZEILENANZAHL jeweils den gewünschten Wert ein. Aktivieren Sie die Option OPTIMALE BREITE: INHALT. Schalten Sie das Kontrollkästchen ABMESSUNGEN FÜR NEUE TABELLEN SPEICHERN (Word 2003/2002) bzw. ALS STANDARD FÜR ALLE NEUEN TABELLEN VERWENDEN (Word 2000) ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOFORMAT. Wählen Sie aus dem folgenden Dialogfenster das gewünschte Format aus, zum Beispiel TABELLE AKTUELL. In Word 2003/2002 wählen Sie im folgenden Dialogfenster aus, für welche Dokumente die neue Tabellen-Formatvorlage gelten soll. Bestätigen Sie alle Dialogfenster mit OK. Daraufhin wird eine neue Tabelle mit den gewünschten Formatierungen eingefügt. In Zukunft reicht es, wenn Sie TABELLE-(ZELLEN) EINFÜGEN-TABELLE wählen und das folgende Dialogfenster mit OK bestätigen, um eine neue Tabelle in Ihrem bevorzugten Format einzufügen.

Wie Sie Textmarken ganz einfach im Dokument wiederholen

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Textmarken sind ein nützliches Hilfsmittel, um wichtige Textstellen schnell und gezielt auszuwählen. Mit wenigen Mausklicks springen Sie beispielsweise eine Textmarke "Nachname" an, um den Empfänger eines Briefs einzugeben. Nützlich wäre es nun, wenn Sie den Namen nur ein einziges Mal eingeben müssten und den Inhalt der Textmarke automatisch auch an anderen Textstellen ausgeben könnten.

Das Problem: Word kann eine Textmarke immer nur einmal verwenden. Wenn Sie also in der Anschrift eine Textmarke "Nachname" eingefügt haben und das gleiche nun noch einmal in der Zeile für die Anrede versuchen, löscht Word die zuerst angelegte Textmarke und legt sie in der Zeile mit der Anrede neu an.

Mit einem Trick schaffen Sie Abhilfe: Die Feldfunktion "Ref" erlaubt die zusätzliche Ausgabe von Informationen, die Sie bereits an einer anderen Stelle in einer Textmarke eingegeben haben. Und so nutzen Sie diese Feldfunktion, um Nachnamen mehrfach im Dokument auszugeben:

Fügen Sie zunächst die Textmarke "Nachname" dort ein, wo der Name das erste Mal erscheinen soll, zum Beispiel in einem Anschriftenfeld.
Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Inhalt der Textmarke "Nachname" erneut ausgegeben werden soll, beispielsweise in die Zeile mit der Anrede.
Wählen Sie das Menü "Einfügen-Feld" und markieren Sie in KATEGORIEN den Eintrag "Verknüpfungen und Verweise". Wählen Sie dann den Feldnamen "Ref".
Setzen Sie den Cursor in das Textfeld unter den Listen und geben Sie als Parameter den Namen der Textmarke ein, deren Inhalt ausgegeben werden soll, also zum Beispiel "Nachname".
Ab Word 2002 können Sie den Namen der Textmarke direkt in einer Liste "Textmarkenname" markieren.
Bestätigen Sie mit "Ok".

Wenn Sie für die Textmarke bereits etwas eingegeben haben, erscheint dieser Text nun an der Stelle, an der Sie das Feld "Ref" eingefügt haben. Füllen Sie die Textmarke erst später aus, wird der Inhalt bei der nächsten Aktualisierung der Feldfunktion ausgelesen.

Beachten Sie: Mit dem "Ref"-Feld können Sie auch mehrmals auf dieselbe Textmarke verweisen und so den Inhalt praktisch beliebig oft innerhalb eines Dokuments wiederholen.

Excel-Listen komfortabel auswerten und nach Word uebernehmen

Versionen: Word 97, 2000, 20002/XP und 2003

Wenn Sie Daten von Excel nach Word uebernehmen moechten, verwenden Sie in der Regel einfach die Zwischenablage. Sie koennen beispielsweise eine Preiskalkulation ganz einfach in Excel markieren und dann per BEARBEITEN-KOPIEREN sowie BEARBEITEN-EINFUEGEN in Ihren Text einfuegen. Eine wichtige Voraussetzung ist allerdings, dass die gewuenschten Informationen in Excel bereits in der Form vorliegen, in der sie auch im Dokument erscheinen sollen.

Nehmen wir aber einmal an, dass Sie in Excel mit einer umfangreichen Artikelliste arbeiten, die mehrere hundert Zeilen umfasst. Aus dieser Liste sollen jeweils nur einige bestimmte Eintraege in einem Prospekt erscheinen, den Sie in Word erstellen. Da die gewuenschten Zeilen natuerlich nicht direkt untereinander in Excel angezeigt werden, kommen Sie mit der gewohnten Methode nicht mehr weiter.

Besonders einfach geht es wie folgt: Streng genommen ist eine in Excel erstellte Liste nichts anderes als eine Datenbank-Tabelle; die Felder sind in Spalten und die Datensaetze (Listeneintraege) in Zeilen angeordnet. Sie koennen daher die Datenbank-Schnittstelle von Word auch dazu benutzen, um auf Excel-Tabellen zuzugreifen. Und so muessen Sie dazu vorgehen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine beliebige Symbolleiste und klicken Sie auf den Eintrag DATENBANK.

2. Word blendet daraufhin die entsprechende Symbolleiste ein, in der Sie das Symbol "Datenbank einfuegen" anklicken.

3. Im nachfolgenden Dialogfeld klicken Sie auf DATEN IMPORTIEREN und waehlen dann die Excel-Datei aus, aus der Sie Daten uebernehmen moechten.

4. Nach wenigen Augenblicken erscheint dann ein Dialog mit einer Liste der Tabellenblaetter in der gewaehlten Datei. Markieren Sie den Namen des Blattes mit Ihren Daten und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkaestchen ERSTE DATENREIHE ENTHAELT SPALTENUEBERSCHRIFTEN aktiviert ist. Bestaetigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

5. Sie befinden sich nun wieder in dem urspruenglichen Dialogfeld und koennten die Excel-Tabelle bereits einfuegen, aber die besondere Staerke dieser Funktion liegt darin, dass Sie Kriterien vor dem Einfuegen der Daten festlegen koennen. Klicken Sie daher zunaechst auf die Schaltflaeche ABFRAGEOPTIONEN.

6. Auf der Registerkarte "Datensaetze filtern" legen Sie die Kriterien nun so fest, dass Word nur die gewuenschten Zeilen aus der Excel-Tabelle einliest. In unserem Beispiel wird einfach nach allen Datensaetzen gesucht, die im Feld "Kategorie" den Inhalt "Getraenke" aufweisen, aber Sie koennen auf Wunsch auch mehrere Kriterien kombinieren und so sehr leistungsfaehige Abfragen erstellen.

7. Ueber die weiteren Registerkarten des Dialogfeldes lassen sich auf Wunsch noch Sortierkriterien definieren und die zu importierenden Felder auswaehlen. Bestaetigen Sie Ihre Einstellungen schliesslich mit OK.

8. Klicken Sie nun auf DATEN EINFUEGEN. In dem nachfolgenden Dialog haben Sie noch die Moeglichkeit, eine bestimmte Anzahl von Datensaetzen einzulesen, aber besonders interessant ist das Kontrollkaestchen ALS FELD EINFUEGEN. Wenn Sie diese Option einschalten, fuegt Word nicht nur einfach die Daten aus Excel in Ihr Dokument ein, sondern speichert alle Parameter dieser konkreten Abfrage. So koennen Sie den aktuellen Stand der Daten jederzeit durch eine einfache Aktualisierung der Feldfunktion einlesen (Feld markieren und F9 druecken).

9. Nachdem Sie auch diesen Dialog mit OK bestaetigt haben, werden alle passenden Zeilen aus Ihrer Excel-Tabelle an der aktuellen Textstelle eingefuegt.

So übernehmen Sie Excel-Tabellen ohne sensible Daten

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Das ist schon praktisch: Sie können Ihre Excel-Tabelle ganz einfach über "Einfügen-Objekt" in Ihr Word-Dokument holen. So lässt sich zum Beispiel schnell eine Preisliste aus Excel in Ihr Kundenanschreiben in Word übertragen.

Aber Vorsicht: Mit diesem Befehl wird immer die ganze Excel-Arbeitsmappe in das Word-Dokument kopiert! Auf diesem Weg geben Sie also womöglich auch die Preiskalkulation weiter, die sich auf einem weiteren Tabellenblatt neben der Preisliste befindet! Vermeiden Sie diese Stolperfalle wie folgt:

Markieren Sie den Excel-Tabellenbereich, den Sie nach Word übertragen möchten.
Kopieren Sie ihn mit Strg+c in die Zwischenablage.
Wechseln Sie zu Word und rufen Sie das Menü "Bearbeiten-Inhalte einfügen" auf.
Im folgenden Dialogfenster wählen Sie unter "Als" den Eintrag "Formatierten Text (RTF)", wenn Sie den Tabelleninhalt mit den Zeichen- und Tabellenformaten aus Excel übernehmen möchten oder "Unformatierten Text", wenn Sie die Formate aus Word übernehmen möchten.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit "Ok".

Anschließend stehen nur die vorher markierten Daten aus Excel in Ihrem Word-Dokument.

Zwei Seiten auf einer Seite ausdrucken

Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Holen Sie eine einsame Zeile auf der zweiten Seite Ihres Dokuments schnell auf die Vorgängerseite, indem Sie die Schriftgröße automatisch verkleinern lassen. Klicken Sie dazu in der Standard-Symbolleiste auf "Seitenansicht" und dann auf das Symbol "Größe anpassen".

Gerundete Seriendruckfelder aus einer Excel-Datei

Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Wenn Sie Serienbriefe mit Werten aus einer Excel-Tabelle erstellen, stehen Sie haeufig vor dem Problem, dass Werte, die in Excel noch gerundet angezeigt werden, im Word- Dokument ploetzlich ohne Formatierung mit allen Nachkommastellen erscheinen.

Sie koennen Word-Seriendruckfelder aber jederzeit mit Hilfe von Formatschaltern in die gewuenschte Form bringen. Eine Preisangabe liesse sich etwa mit folgendem Feldcode im Waehrungsformat mit zwei Nachkommastellen ausgeben:

{ MERGEFIELD Preis \# "#.##0,00 €" }

Wenn Ihr Serienbrief sehr viele Waehrungsfelder besitzt, kann es laestig sein, alle Seriendruckfelder nachtraeglich mit den entsprechenden Formatschaltern auszustatten.

Sofern Sie eine Excel-Datei als Datenquelle einsetzen, ist der Einsatz der Tabellenfunktion RUNDEN manchmal effektiver. Dazu umgeben Sie die bisherigen Formeln in der Excel-Tabelle mit der RUNDEN-Funktion, in der Sie explizit die Anzahl der Nachkommastellen angeben:

=RUNDEN(<alte Formel>;<Anzahl Kommastellen>)

In der "alten Formel" muessen Sie natuerlich das Gleichheitszeichen weglassen. Wenn Sie in Ihrer Excel- Tabelle zum Beispiel die Werte aus den Spalten B und C multiplizieren wollen und dafuer in Zelle D2 die Formel "= B2*C2" eingegeben haben, muessen Sie die Formel folgendermassen aendern, um das Ergebnis auf 2 Nachkommastellen zu reduzieren:

=RUNDEN(B2*C2;2)

Auch im Word-Serienbrief erscheinen dann nur zwei Nachkommastellen.

Gewusst wie: Das Kürzel für "Quadratmeter" nutzen

Für die technischen Dokumentationen in Ihrem Unternehmen benötigen Sie häufiger das Kürzel für "Quadratmeter"? Dies lässt sich ganz schnell schreiben: Geben Sie "m" ein, halten Sie die Taste AltGr gedrückt und geben Sie jetzt "2" ein. Daraufhin ersetzt Word das Zeichen automatisch durch die Einheit "m²". Dasselbe funktioniert auch für "Kubikmeter" mit AltGr+3.

Eingebettete Bilder nachträglich bequem bearbeiten

Versionen: Word 2000, 2002 und 2003

Ein typisches Problem: Sie haben von einem anderen Anwender ein Dokument mit eingebetteten Produktfotos erhalten. Beim Probedruck stellen Sie nun fest, dass verschiedene Bilder überarbeitet werden müssen – allerdings liegen Ihnen die Originale der Bilddateien nicht vor. Was tun? Eine Möglichkeit besteht darin, alle Produktfotos der Reihe nach zu markieren, in die Zwischenablage zu kopieren, von dort in eine Bildbearbeitungs-Software zu laden, das überarbeitete Foto als Datei zu speichern und in Word neu einzubinden. Ein recht mühsames Unterfangen.

Hier hilft folgender Trick weiter: Mit "Als Webseite speichern" stellt Ihnen Word ab der Version 2000 eine komfortable Lösung zur Verfügung. Diese Funktion konvertiert das aktuelle Dokument in das HTML-Format und exportiert alle Bilder in externe Dateien. Dabei wählt Word eines der Formate GIF, JPG, BMP, PNG usw. unter Berücksichtigung der Auflösung und Farbtiefe der einzelnen Objekte. Die so generierten externen Dateien können Sie dann der Reihe nach mit einer Bildbearbeitungs-Software Ihrer Wahl bearbeiten und anschließend neu in das Dokument einbinden.

Um die Bilder des betreffenden Dokuments in externe Dateien zu exportieren, legen Sie zunächst eine Kopie des Dokuments an, um bei Problemen auf die ursprüngliche Version zurückgreifen zu können. Word selbst ändert zwar nichts am Ausgangsdokument, aber wenn später beim neuerlichen Einbinden der Fotos etwas schief geht, sind Sie auf der sicheren Seite. Öffnen Sie dann die Kopie des Dokuments und gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie das Menü "Datei-Als Webseite speichern" und wählen Sie als Dateityp "Webseite (*.htm, *.html)"
Gehen Sie in den Ordner, in dem die HTML-Version gespeichert werden soll, ändern Sie bei Bedarf den vorgegebenen Dateinamen und klicken Sie dann auf "Speichern".
Unter Umständen zeigt Word nun einen Hinweis bezüglich in der HTML-Version nicht unterstützter Word-Funktionen an. Klicken Sie hier einfach auf "Weiter" – die Änderungen am Text nimmt Word automatisch vor, außerdem sind in diesem Fall nur die Bilder von Interesse.

Word konvertiert und exportiert das Dokument nun unter dem angegebenen Namen in das HTML-Format. Im gewählten Ordner finden Sie die entsprechende HTML-Seite und einen Unterordner <Dokumentname>-Dateien. Wenn das Dokument beispielsweise "Produktinfos.doc" heißt, gibt es anschließend die HTML-Seite "Produktinfos.htm" und den Ordner "Produktinfos-Dateien". In diesem Ordner finden Sie die gewünschten Bilder als externe GIF-, JPG- und/oder PNG-Dateien, wobei Word die Namen automatisch aus der Bezeichnung "image" und einer fortlaufenden Nummerierung entsprechend der Reihenfolge im Dokument zusammengesetzt hat.

So erweitern Sie den Aufgabenbereich um individuelle Vorlagen

Versionen: Word 2000, 2002 und 2003

So praktisch der Aufgabenbereich in Word 2003 und 2002 auch ist, so stur zeigt er sich in punkto individueller Anpassungen: Der schnelle Zugriff auf Ihre ständig benötigten (Dokument-) Vorlagen ist einfach nicht vorgesehen. Abhilfe schafft folgender Trick:

Beispiel: Sie möchten im Aufgabenbereich unter "Mit Vorlage beginnen" den Eintrag "Rechnung" hinzufügen:

Klicken Sie in der Taskleiste auf "Start" und dann auf "Ausführen". Geben Sie "regedit" ein und bestätigen Sie mit "Return".
Suchen Sie nach dem Eintrag "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\X.0 \Word". "X.0" müssen Sie bei Word 2003 durch "11.0" und bei Word 2002 durch "10.0" ersetzen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Word", wählen Sie "Neu-Schlüssel" im Kontextmenü und benennen Sie den Schlüssel in "New Document" um.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "New Document", wählen Sie "Neu-Schlüssel" im Kontextmenü und nennen Sie den Schlüssel "Custom1".
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Custom1", wählen Sie "Neu-Zeichenfolge" im Kontextmenü und benennen Sie den Eintrag in "DisplayName" um. Öffnen Sie den Eintrag per Doppelklick, geben Sie die Bezeichnung für die Anzeige im Aufgabenbereich ein, zum Beispiel "Rechnung" und bestätigen Sie mit "Return".
Klicken Sie mit der rechten Maustaste nochmals auf "Custom1", wählen Sie wieder "Neu-Zeichenfolge" im Kontextmenü und benennen Sie den Eintrag in "Filename" um. Öffnen Sie den Eintrag per Doppelklick, geben Sie Laufwerk, Pfad und Dateiname der gewünschten Vorlage ein und drücken Sie "Return".
Klicken Sie mit der rechten Maustaste wieder auf "Custom1", wählen Sie diesmal "Neu-DWORD-Wert" im Kontextmenü. Benennen Sie den Eintrag in "Section" um, öffnen Sie ihn per Doppelklick, geben Sie "3" für den Abschnitt "Mit Vorlage beginnen" ein und drücken Sie die Return-Taste.
Klicken Sie ein letztes Mal mit der rechten Maustaste auf "Custom1" und wählen Sie nochmals "Neu-DWORD-Wert" im Kontextmenü. Benennen Sie den Eintrag in "Action" um, öffnen Sie ihn per Doppelklick, geben Sie eine "1" für die Aktion "Neues Dokument anlegen" ein und drücken Sie "Return".

Wenn Sie nun nach Word wechseln und den Aufgabenbereich aus- und einblenden, steht der neue Rechnungs-Eintrag sofort zur Verfügung. Ab sofort genügt ein Klick, und schon öffnet sich Ihre Rechnungs-Vorlage.

Rechtschreibprüfung auf bereits geprüfte Texte anwenden

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Sie haben Ihr Dokument auf Rechtschreibung geprüft, nachträglich geändert und möchten es nochmals prüfen? Pech gehabt, denn die Rechtschreibprüfung lässt sich nicht ein zweites Mal für diesen Text starten. Word merkt sich alle Prüfaktionen direkt im Dokument. So werden beispielsweise Begriffe, die Sie mit der Ignorieren-Schaltfläche übersprungen haben, bei weiteren Überprüfungen nicht mehr im Dialogfenster "Rechtschreibung und Grammatik" angezeigt.

Folgender Tipp schafft Abhilfe:

Rufen Sie das Menü "Extras-Optionen" auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte "Rechtschreibung und Grammatik".
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument (erneut)(über)prüfen".
Bestätigen Sie die folgende Meldung mit "Ja" und schließen Sie das Dialogfenster mit "Ok".

Wenn Sie die Rechtschreibprüfung nun mit F7 starten, überprüft Word das komplette Dokument erneut und zeigt alle fraglichen Begriffe an.

Wie Sie verborgene persönliche Informationen aus einem Dokument entfernen

ab Version 2002

Technisch versierte Computer-Anwender sind in der Lage, aus einem Word-Dokument weit mehr Informationen herauszuholen, als auf dem Bildschirm sichtbar ist.

Davor können Sie sich schützen. Denn in einer Word-Datei auf der Festplatte befinden sich tatsächlich Daten, die darin nichts verloren haben. Dazu zählen längst gelöschte Elemente oder persönliche Informationen wie Namensangaben und Bearbeitungszeiten.

Um dafür zu sorgen, dass ein Großteil dieser manchmal sogar geheimen Daten aus Ihren Word-Dokumenten entfernt wird, genügen zwei Einstellungen in den Word-Programmoptionen:

Rufen Sie im Menü EXTRAS den Befehl OPTIONEN auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte SPEICHERN und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen SCHNELLSPEICHERUNG ZULASSEN.
Danach wechseln Sie im Dialogfenster OPTIONEN auf die Registerkarte SICHERHEIT.
Dort schalten Sie das Kontrollkästchen zum Entfernen persönlicher Daten ein. In Word 2002 heißt die Option PERSÖNLICHE INFORMATIONEN BEIM SPEICHERN AUS DIESER DATEI ENTFERNEN. In Word 2003 heißt sie BEIM SPEICHERN PERSÖNLICHE DATEN AUS DATEIEIGENSCHAFTEN ENTFERNEN.
Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK.

Diese Einstellung gilt immer nur für das gerade geöffnete Dokument! Wiederholen Sie diese Aktion deshalb bei jeder zu speichernden Datei.

So können Sie Tabellenzeilen komfortabel verschieben

ab Version 97

Sie möchten einzelne Zeilen Ihrer Tabelle schnell und komfortabel bearbeiten? Dann kommen Sie per Tastatur ganz schnell zum Ziel:

Platzieren Sie den Cursor in der Zeile, die Sie verschieben wollen.
Halten Sie die Tasten Alt+Umschalt gedrückt.
Bewegen Sie die Zeile dann mit Cursor unten/Cursor oben an die gewünschte Position.

Bei dieser Technik machen Sie sich die Tatsache zunutze, dass die Tastenkombinationen aus dem Gliederungsmodus auch in der normalen Textverarbeitung zur Verfügung stehen!

So wenden Sie die Rechtschreibprüfung auf bereits geprüfte Texte an

ab Version 97

Sie haben Ihr Dokument auf Rechtschreibung geprüft, nachträglich geändert und möchten es nochmals prüfen?

Pech gehabt, denn die Rechtschreibprüfung lässt sich nicht ein zweites Mal für diesen Text starten. Word merkt sich alle Prüf-Aktionen direkt im Dokument. So werden beispielsweise Begriffe, die Sie mit der IGNORIEREN-Schaltfläche übersprungen haben, bei weiteren Überprüfungen nicht mehr im Dialogfenster RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK angezeigt. So schaffen Sie Abhilfe:

Rufen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK.
Klicken Sie auf die Schaltfläche DOKUMENT (ERNEUT) (ÜBER)PRÜFEN.
Bestätigen Sie die folgende Meldung mit JA und schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Wenn Sie die Rechtschreibprüfung nun mit F7 starten, überprüft Word das komplette Dokument erneut und zeigt alle fraglichen Begriffe an.

So entfernen Sie störende Leerzeichen am Zeilenanfang

ab Version 97

Kopieren Sie Texte aus dem Internet in Ihr Word-Dokument? Dann steht oft ein hässlicher Leerraum am Anfang der Zeilen. So verschwinden diese Leerzeichen ganz schnell:

Markieren Sie die gewünschten Zeilen.
Zentrieren Sie den markierten Text mit der Tastenkombination Strg+e.
Anschließend richten Sie Ihren Text mit Strg+1 wieder linksbündig aus. Die Leerzeichen am Zeilenanfang sind nun verschwunden.

Wie Sie Textpassagen sicher über mehrere Seiten verschieben

ab Version 97

Grundsätzlich können Sie Textpassagen schnell per Drag & Drop über mehrere Seiten verschieben. In der Praxis scheitert das jedoch häufig daran, dass Word zu schnell weiterblättert und Sie über das Ziel hinausschießen. Die bessere und sichere Alternative sieht so aus:

Markieren Sie die zu verschiebende Textpassage und halten Sie die Strg-Taste gedrückt.
Wechseln Sie zu der Textstelle, an der Sie den Text einfügen möchten. Klicken Sie dort einmal mit der rechten Maustaste und schon wird der markierte Text an diese Stelle verschoben.

So erfahren Sie, welche Funktion einer Tastenkombination zugeordnet ist

ab Version 97

Sie würden gerne wissen, welche Funktion sich hinter der Tastenkombination Alt+F3 versteckt?

Dann drücken Sie die Tastenkombination Strg+Alt+Num+ (Num+ = Plus-Taste auf dem numerischen Tastenblock).
Anschließend drücken Sie die gewünschte Tastenkombination. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster TASTATUR ANPASSEN, in dem Sie unter Befehle die dazugehörige Funktion ablesen können.

Wie Sie einzelne, bereits erstellte Texte noch schneller zu einem neuen Dokument zusammenstellen

ab Version 97

Manchmal haben Sie die Texte, die Sie für ein neues Dokument benötigen (wenn auch verteilt in unterschiedlichen Dokumenten) bereits vorliegen. Setzen Sie den folgenden Trick ein, um aus den bereits vorhandenen Textabschnitten ein neues Dokument zu erstellen.

Markieren Sie dazu in den Quelldokumenten hintereinander die gewünschten Textteile und drücken Sie jeweils die Tastenkombination Strg+F3.
Wechseln Sie in ein neues Dokument und drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+F3. Alle ausgewählten Textteile werden nun in das neue Dokument eingefügt.

Beachten Sie: Da Word die Textteile beim Sammeln ausschneidet, müssen Sie darauf achten, dass Sie die Quelldokumente vor dem Schließen nicht speichern, damit sie im Urzustand erhalten bleiben.

Wie Sie alle Formatvorlagen einfach per Mausklick zuweisen

Version 2002, 2000 und 97

Mit Hilfe der Format-Symbolleiste haben Sie alle verfügbaren Formatvorlagen schnell im Blick. Standardmäßig werden hier in Word im Dropdown-Listenfeld FORMATVORLAGE aber nur fünf Formatvorlagen angezeigt.

Um alle Formatvorlagen aufzulisten, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken Sie dann auf den Dropdown-Pfeil des Formatvorlagenfeldes.
Ein Mausklick auf die gewünschte Formatvorlage genügt jetzt, um sie zuzuweisen.

Wie Sie die Schriftgröße noch schneller per Tastendruck ändern

ab Version 97

Wenn Sie einzelne Wörter zur besseren Hervorhebung um ein oder zwei Punkte vergrößern oder verkleinern möchten, geht das am schnellsten mit den folgenden Tastenkombinationen:

Markieren Sie das gewünschte Wort.
Drücken Sie die Tastenkombination Umschalt+Strg+p. Daraufhin ist die Dropdown-Liste SCHRIFTGRAD in der Format-Symbolleiste aktiviert.
Mit Pfeiltaste oben (verkleinern) und Pfeiltaste unten (vergrößern) können Sie nun schnell den gewünschten Schriftgrad schrittweise einstellen.
Drücken Sie die Return-Taste, um den eingestellten Schriftgrad zu übernehmen.

So bringen Sie Ihre Tabelle schnell auf Seitenbreite

ab Version 97

Wenn Sie eine Tabelle über das Symbol TABELLE EINFÜGEN eingefügt haben, wird sie immer über die komplette Seitenbreite angelegt. Falls Sie jetzt den linken und/oder rechten Seitenrand ändern, wird die Tabelle nicht automatisch breiter oder schmaler. Sparen Sie sich das mühsame manuelle Anpassen jeder Tabellenspalte an die neue Seitenbreite, indem Sie folgenden Trick anwenden:

Markieren Sie die Tabelle über TABELLE-MARKIEREN-TABELLE (Word 2003/2002/2000) bzw. TABELLE-TABELLE MARKIEREN (Word 97).
Wählen Sie dann TABELLE-AUTOANPASSEN-GRÖßE AN FENSTER ANPASSEN (Word 2003/2002) bzw. TABELLE-AUTOANPASSEN-AUTOANPASSENFENSTER (Word 2000).
Rufen Sie in Word 97 TABELLE-ZEILENHÖHE UND -BREITE auf und wechseln Sie auf die Registerkarte SPALTE.
Hier ist das Eingabefeld BREITE DER SPALTEN L-N entweder leer oder es wird ein Wert angezeigt, der nicht der optimalen Breite entspricht.
Auch ein Klick auf die Schaltfläche OPTIMALE BREITE hilft nicht weiter. Verkleinern Sie den Wert bei BREITE DER SPALTEN L-N, bis der Eintrag AUTO erscheint. Sobald Sie das Dialogfenster mit OK bestätigen, werden die Spalten der Tabelle automatisch an die Seitenbreite angepasst.

Wie kann ich Start-Probleme mit Word beseitigen?

ab Version 97

Frage: Nach dem Doppelklick auf das Word-Symbol warte ich ca. eine Minute, bis der Word-Startbildschirm erscheint. Es dauert dann immer noch eine ganze Weile, bis Word schließlich den ersten Buchstaben annimmt. Wie kann ich den Programmstart von Word verkürzen?

Antwort: Räumen Sie in der Windows-Registry auf. Sobald Windows die Word-Programmdateien geladen hat, liest Word aus zwei Einträgen (Keys) der Windows-Registrierungsdatenbank (Registry) Programmeinstellungen aus und übernimmt die entsprechenden Einstellungen. Hier befinden sich Informationen zu den Druckereinstellungen in Word oder auch Anpassungen von Menüs bzw. die genaue Position und Reihenfolge der Word-Symbolleisten.

Leider gibt es immer wieder Probleme mit den beiden Keys, die unter anderem auch den Word-Start deutlich verlangsamen können oder für die unterschiedlichsten Fehler verantwortlich sind.

Die zwei problematischen Keys können Sie jedoch problemlos löschen. Sie müssen sich lediglich die geänderten Einstellungen im Menü EXTRAS-OPTIONEN notieren, sodass Sie diese anschließend wieder korrekt einstellen können:

Beenden Sie alle Anwendungen und starten Sie dann den Registrierungseditor. Wählen Sie START-AUSFÜHREN... und geben Sie "regedit" ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Öffnen Sie jetzt nacheinander die folgenden Einträge:
HKEY_CURRENT_USER - Software - Microsoft - Office - <Word-Version> Word
Im Eintrag "Word" befindet sich der Eintrag "Data", den Sie jetzt mit der linken Maustaste anklicken. Daraufhin erscheinen auf der rechten Seite unter anderem die Schlüssel SETTINGS und TOOLBARS.
Markieren Sie den Eintrag "settings" und drücken Sie die Taste Entf. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit JA. Löschen Sie anschließend auf die gleiche Weise den Eintrag TOOLBARS.
Beenden Sie den Registrierungseditor.

Nach einem Neustart Ihres Systems sollte Ihr Word nun schneller starten.

Wie kann ich mich vor Datenverlust beim Speichern schützen?

ab Version 97

Frage: Nach dem Speichern eines umfangreichen Dokuments konnte ich dieses anschließend nicht mehr öffnen. Ich hatte zwar eine Sicherungskopie des Dokuments, die aber bereits einen halben Tag alt war. Über sechs Stunden Arbeit waren umsonst. Wie kann ich mich in Zukunft vor Datenverlust beim Speichern schützen?

Antwort: Prüfen Sie im Menü EXTRAS-OPTIONEN auf der Registerkarte SPEICHERN folgende Optionen:

Schalten Sie das Kontrollkästchen HINTERGRUNDSPEICHERUNG (Word 2003/2002) bzw. SPEICHERUNG IM HINTERGRUND ZULASSEN (Word 2000/97) aus. Auf einem modernen PC dauert das Speichern nicht mehr lange, sodass Sie die entsprechende Zeit warten sollten. Denn speichert Word im Hintergrund und erlaubt es Ihnen gleichzeitig weiter zu arbeiten, treten immer wieder Probleme auf, die zu defekten Word-Dateien führen.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen SCHNELLSPEICHERUNG ZULASSEN. Ist diese Option eingeschaltet, werden Änderungen beim Speichern einfach an das Ende der Datei angehängt - die Word-Datei wird nicht komplett neu gespeichert. Das hat zur Folge, dass die interne Dateistruktur stark fragmentiert wird und regelmäßig Probleme auftreten.
Schalten Sie das Kontrollkästchen AUTOWIEDERHERSTELLEN-INFO SPEICHERN ALLE: X MINUTEN ein. Diese Option stellt sicher, dass Word automatisch regelmäßig eine Kopie Ihres Dokuments anlegt. Bei einem Programmabsturz können Sie dann auf diese Sicherungskopie zurückgreifen. Beim Schließen des Dokuments wird die Datei automatisch gelöscht, sodass kein zusätzlicher Speicherplatz belegt wird.
Wenn Sie das Kontrollkästchen (AUTOMATISCHE) ANFRAGE FÜR SPEICHERUNG VON NORMAL.DOT einschalten, wird Word keine Änderung an Ihrer Standard-Dokumentvorlage vornehmen, ohne dass Sie dies zuvor bestätigen müssen.

Diese Einstellung kann außerdem einen zusätzlichen Schutz vor Makroviren bieten.

Wie kann ich das Problem mit den Schriften lösen?

ab Version 97

Frage: Als problematisch erweisen sich Dokumente mit individuellen Schriftarten besonders dann, wenn sie auf einem anderen PC geöffnet werden. Einzelne Textpassagen werden plötzlich in "Arial", "Times New Roman" oder "Courier New" dargestellt, obwohl ich ihnen ursprünglich eine ganz andere Schriftart zugewiesen habe. Wie kann ich dieses Problem beseitigen?

Antwort: Die von Ihnen vorgesehene Schrift ist auf dem anderen PC nicht vorhanden. Daher müssen Sie die Schrift in Ihr Dokument einbinden. Und das geht so:

Wählen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN und wechseln Sie auf die Registerkarte SPEICHERN.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen TRUETYPE-SCHRIFTARTEN EINBETTEN und bestätigen Sie mit OK.

Beachten Sie, dass sich die Einstellung nur auf das aktuelle Dokument bezieht. Je mehr Schriften enthalten sind, desto mehr Spreicherplatz belegt die Datei.

Wo ist der obere Seitenrand geblieben?

ab Version 97

Frage: In Word arbeite ich immer in der Seitenlayout-Ansicht. Seit kurzem fehlt in dieser Ansicht jedoch der obere Seitenrand und Seiten, die nicht voll sind, werden einfach abgeschnitten. In der Seitenansicht und beim Drucken ist alles in Ordnung, nur auf dem Bildschirm fehlt der Rand. Was kann ich da tun?

Antwort: In der Seitenlayout-Ansicht erscheint der Text auf dem Bildschirm genau so, wie er später ausgedruckt wird. Wenn Sie nun in einem Dokument große Seitenränder eingestellt haben oder eine Seite noch nicht voll ist, bleibt auch ein großer Teil des Bildschirms einfach leer, ohne dass Sie den Bereich nutzen können. Der obere und untere Seitenrand kann deshalb in Word 2003/2002 ausgeblendet werden. Sie können den oberen und unteren Seitenrand einfach wie folgt wieder einblenden:

Wechseln Sie in die Seitenlayout-Ansicht und positionieren Sie den Mauszeiger am oberen Rand einer beliebigen Seite. Daraufhin verwandelt sich der Mauszeiger in zwei kleine Pfeile, die gegeneinander zeigen. Außerdem erscheint der Quickinfo-Text LEERRÄUME ANZEIGEN.
Wenn Sie jetzt die linke Maustaste drücken, wird der Seitenrand wieder vollständig angezeigt. Wenn Sie nun den Mauszeiger auf dem Seitenrand positionieren, lautet der Info-Text LEERRÄUME AUSBLENDEN. Entsprechend sorgt ein Klick mit der linken Maustaste dafür, dass die Ränder wieder ausgeblendet werden.

Wie kann ich mit wenigen Mausklicks ein Abbildungsverzeichnis anlegen?

ab Version 97

Frage: Für meine Dokumentation fehlt nur noch das Abbildungsverzeichnis. Gibt es hier nicht einen anderen Weg als das mühsame und Zeit raubende Zusammenstellen der Abbildungsbeschriftungen "per Hand"?

Antwort: Doch den gibt es. Word bietet Ihnen auch für diese Aufgabe eine passende Funktion an. Und so gehen Sie vor:

Setzen Sie den Cursor auf eine neue Seite, beispielsweise hinter das Inhaltsverzeichnis.
Wählen Sie in Word 2003/2002 das Menü EINFÜGEN-REFERENZ-INDEX UND VERZEICHNISSE bzw. in Word 2000/97 EINFÜGEN-INDEX UND VERZEICHNISSE.
Wechseln Sie auf die Registerkarte ABBILDUNGSVERZEICHNIS. Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld TITEL (Word 2003/2002) bzw. BESCHRIFTUNGSKATEGORIE (Word 2000) bzw. KATEGORIE (Word 97) den Eintrag ABBILDUNG bzw. BILD.

So erstellen Sie komfortable Auswahlfelder für AutoTexte

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie mit AutoText-Kategorien arbeiten, dann können Sie mit ihrer Hilfe den Eingabekomfort in Ihren Dokumenten wesentlich erhöhen. Mit wenig Aufwand erstellen Sie mitten im Text ein Feld, das nach dem Anklicken mit der rechten Maustaste automatisch eine bestimmte Liste von AutoTexten zur Auswahl anzeigt. Verwenden Sie dazu eine Feldfunktion mit dem Namen AUTOTEXTLIST (Word 2003/2002/2000) bzw. AUTOTEXTLISTE (Word 97). Die Syntax der Feldfunktion – hier am Beispiel von AUTOTEXTLIST – sieht folgendermaßen aus:

AUTOTEXTLIST "<Eingabeaufforderung>" [\s "<Rubrik>"] [\t "<Tipptext>"]

Die Bedeutung der Parameter:

<Eingabeaufforderung> Diesen Text zeigt Word an der Stelle der Feldfunktion an. In der Regel handelt es sich dabei um eine Aufforderung oder Hilfe für den Anwender zur Nutzung der Auswahlliste.

[\s "<Rubrik>"] Word zeigt standardmäßig die AutoTexte der Rubrik an, die zu der Formatvorlage passen, in der der Absatz der Feldfunktion formatiert ist. In einem Absatz mit der Formatvorlage "Anrede" liefert die Feldfunktion auch die AutoTexte aus dieser Rubrik. Über den Parameter \s können Sie aber unabhängig von der Formatvorlage die AutoTexte einer bestimmten Rubrik anzeigen lassen. Der Parameter ist optional.

[\t "<Tipptext>"] Auf Wunsch legen Sie mit dem dritten optionalen Parameter fest, welcher Text in einem kleinen gelben Kasten angezeigt werden soll, sobald der Anwender den Mauszeiger über die Feldfunktion bewegt.

Zum Einsatz der AutoText-Liste drücken Sie an der gewünschten Textstelle einfach Strg+F9, um eine neue Feldfunktion zu beginnen. Dann geben Sie zwischen den geschweiften Klammern zum Beispiel ein:

AUTOTEXTLIST "Klicken Sie hier mit der rechten Maustaste, um eine Anrede auszuwählen" \s "Anrede"

Nachdem Sie das Feld mit F9 aktualisiert haben, erscheint nur noch die Eingabeaufforderung im Text. Wenn Sie diese mit der rechten Maustaste anklicken, erscheint eine Liste aller AutoTexte aus der Kategorie "Anrede". Sie können daraufhin einen Eintrag auswählen, der dann anstelle der Feldfunktion angezeigt wird.

Beachten Sie: Die Angabe der Rubrik "Anrede" können Sie natürlich weglassen, wenn Sie die Feldfunktion in einen Absatz eingeben, der bereits mit der Formatvorlage "Anrede" formatiert ist.

So bedienen Sie ganz bequem die Gehe-zu-Funktion

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie die Gehe-zu-Funktion von Word über Strg+G aufrufen, gibt es ein praktisches Problem: Im Feld "Seitenzahl eingeben" erscheint automatisch die zuletzt eingegebene Seitennummer, zum Beispiel "32". Die Zahl ist nicht markiert, sodass Sie sie nicht direkt überschreiben können, sondern zunächst löschen müssen, bevor Sie eine neue Seitenzahl eingeben.

Per VBA können Sie hier schnell Abhilfe schaffen. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Sie fast jede Standardfunktion in Word durch eine eigene VBA-Routine ersetzen können. Im Fall der Gehe-zu-Funktion gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Wählen Sie das Menü "Extras-Makro-Makros".
Geben Sie im Feld "Makroname" "BearbeitenGehezu" ein und klicken Sie auf "Erstellen".
Word zeigt daraufhin eine kommentierte, aber ansonsten leere Prozedur "BearbeitenGehezu" an. Geben Sie hier folgende Anweisungen ein:

With Dialogs(wdDialogEditGoTo)

.Destination = ""

.Show

End With

Wenn Sie in Zukunft die Gehe-zu-Funktion aufrufen, führt Word immer das soeben eingegebene Makro als Ersatz für die Standardfunktion aus. Die neuen Anweisungen sorgen durch die Zuweisung .Destination="" dafür, dass der Inhalt des Feldes "Seitenzahl eingeben" immer gelöscht wird. Mit ".Show" wird dieser angepasste Dialog dann angezeigt. Hier können Sie sofort die gewünschte Seitenzahl eingeben, ohne vorher einen alten Wert löschen zu müssen.

So blenden Sie QuickInfos für beliebige Fachbegriffe ein

Versionen: Word 2000, 2002 und 2003

Aus der Hilfefunktion sind Sie es gewohnt, dass Fachbegriffe farblich hervorgehoben werden. Ein Mausklick zeigt dann ein Popup-Fenster mit Erläuterungen an. Eine solche Funktion wäre beispielsweise in technischen Dokumentationen hilfreich, die Sie mit Word erstellen und an Kunden weitergeben. Word stellt eine solche Funktion zwar nicht direkt zur Verfügung, aber mit einem kleinen Trick können Sie erläuternde QuickInfos zu beliebigen Begriffen anzeigen.

Grundlage dieser Technik ist die Hyperlink-Funktion von Word, die wir für unsere Zwecke etwas anders nutzen als vorgesehen: Wenn der Mauszeiger über einen normalen Hyperlink bewegt wird, zeigt Word Hinweise zu dem Link an. Anstelle dieses Hinweises lassen Sie nun einfach einen eigenen Text anzeigen, der einen Begriff erläutert. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Markieren Sie das Wort, zu dem Erläuterungen als QuickInfo angezeigt werden sollen. Beispielsweise ein Wort wie "Firewall".
Wählen Sie das Menü "Einfügen-Textmarke", geben Sie als Namen zum Beispiel "QIFirewall" ein und klicken Sie auf "Hinzufügen".
Wählen Sie das Menü "Einfügen-Hyperlink".
Klicken Sie dann auf das Symbol "Im aktuellen Dokument" und wählen Sie die soeben eingefügte Textmarke aus.
Klicken Sie auf "QuickInfo", geben Sie die gewünschte Erläuterung ein und bestätigen Sie mit "Ok".
Klicken Sie noch einmal auf "Ok", um den Hyperlink im Dokument anzulegen.

Das markierte Wort wird nun im Dokument farblich hervorgehoben und unterstrichen dargestellt. Bewegt der Anwender den Mauszeiger darüber, verwandelt sich dieser in eine Hand und die QuickInfo mit den Erläuterungen wird wie gewünscht angezeigt. Beim Anklicken des Hyperlinks passiert nichts, weil er über die Textmarke sozusagen auf sich selbst verweist.

So speichern Sie Ihre persönlichen AutoForm-Standardeinstellungen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie in Ihren Dokumenten regelmäßig AutoFormen verwenden, haben Sie sich sicherlich auch schon darüber geärgert, dass Sie zum Beispiel für jeden neu eingefügten Pfeil die Füllfarbe auf "Rot", die Liniendicke auf "2 pt" und den Schatten auf "Schattenart 14" einstellen müssen.

Zwar können Sie mit einem Rechtsklick auf eine AutoForm und Anwahl des Eintrags "Als Standard für AutoForm" festlegen im Kontextmenü die aktuellen Einstellungen für neue AutoFormen als Vorgabe definieren, diese Anweisung gilt aber immer nur für die aktuelle Word-Sitzung. Sobald Sie Word einmal beendet haben und wieder neu starten, müssen Sie die gewünschten Vorgaben erneut einstellen.

Dabei speichert Word die Vorgaben für AutoForm-Elemente in der jeweiligen Vorlage. Wenn Sie also beispielsweise in technischen Dokumentationen, die auf einer Vorlage "TechDocs.dot" basieren, generell rote Pfeile mit "Schattenart 14" verwenden, können Sie diese Vorgaben wie folgt fest speichern:

Rufen Sie das Menü "Extras-Optionen" auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Speicherort für Dateien" (Word 2003/2002/2000) bzw. "Dateiablage" (Word 97).
Doppelklicken Sie auf den Eintrag "Benutzervorlagen" und notieren Sie den angegebenen Pfad zu Ihrem Vorlagenordner – dort speichert Word alle DOT-Dateien.
Schließen Sie das Dialogfenster und rufen Sie das Menü "Datei-Öffnen" auf.
Wechseln Sie in das Vorlagen-Verzeichnis und öffnen Sie die betreffende Vorlage, im Beispiel die Vorlage "TechDocs.dot".
Lassen Sie die Zeichnen-Symbolleiste anzeigen und fügen Sie eine beliebige AutoForm, zum Beispiel einen Pfeil, ein. Weisen Sie ihm die gewünschten Formatierungen zu.
Klicken Sie abschließend mit der rechten Maustaste auf die AutoForm und wählen Sie das Kontextmenü "Als Standard für AutoForm festlegen".
Speichern Sie die Änderungen, löschen Sie das eingefügte Element und sichern Sie die Änderungen nochmals. Diese anscheinend unnötige "doppelte" Speicherung erfolgt vorsichtshalber, weil Word die Vorgaben nach dem Löschen des Elements ohne vorherige Speicherung teilweise nicht korrekt festhält.

In Zukunft werden nun in allen Dokumenten, die auf der angepassten Vorlage basieren, die AutoFormen mit den soeben vorgenommenen und festgehaltenen Einstellungen eingefügt.

Wenn Sie keine speziellen Vorlagen einsetzen, sondern über "Datei-Neu" immer ein neues, leeres Dokument wählen, können Sie die Vorgaben wie zuvor erläutert ebenfalls ändern. Nehmen Sie dazu die Anpassungen an der globalen Vorlage "Normal.dot" vor.

Wie Sie Text gekonnt um eine Tabelle fließen lassen

Versionen: Word 2000, 2002 und 2003

Nicht immer besteht Ihr Dokument nur aus Textabsätzen. Häufig müssen zum Beispiel Bilder, Grafiken oder Tabellen eingearbeitet werden. Die neueren Word-Versionen ermöglichen es Ihnen, eine Tabelle in Ihrem Dokument automatisch von Text umfließen zu lassen. Ihre Tabellen müssen also nicht zwangsläufig am linken Blattrand stehen und die ganze Seitenbreite einnehmen. So gestalten Sie Ihre Dokumente professioneller:

Schalten Sie in die Layout-Ansicht.
Nachdem Sie die Tabelle an der gewünschten Stelle eingefügt haben, verkleinern Sie die Spaltenbreiten, sodass die Tabelle nicht mehr über die komplette Seitenbreite reicht. Die Spaltenbreiten verkleinern Sie am schnellsten, indem Sie auf eine rechte, vertikale Spaltenlinie zeigen bis sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil verwandelt. Klicken Sie dann und halten Sie die linke Maustaste gedrückt, während Sie nach links ziehen.
Setzen Sie den Cursor in die Tabelle und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Tabelleneigenschaften".
Klicken Sie auf der Registerkarte "Tabelle" im Bereich "Textfluss" auf die Schaltfläche "Umgebend" und anschließend auf "Position" bzw. "Positionierung".
Klicken Sie im folgenden Dialogfenster im Bereich "Horizontal" auf den Dropdown-Pfeil des Feldes "Position". Wählen Sie dann den Eintrag "Zentriert".
Bestätigen Sie die Dialogfenster jeweils mit "Ok".

Die Tabelle wird jetzt zentriert auf der Seite dargestellt. Sobald Sie weiteren Text eingeben, steht dieser rechts und links neben der Tabelle.

Briefdatum fest einfügen lassen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Sicher nutzen Sie in Ihren Brief- und Fax-Dokumentvorlagen auch das aktuelle Datum in Form der Feldfunktion DATE (Word 2003/2002/2000) bzw. AKTUALDAT (Word 97). So enthält Ihr Schreiben ganz automatisch immer das Datum.

Leider macht Ihnen die Feldfunktion aber auch Probleme: Was passiert, wenn Sie Ihre Briefe zu einem späteren Zeitpunkt öffnen und beispielsweise eine Kopie ausdrucken möchten? Das Datum in dem Brief entspricht nicht wie gewünscht dem tatsächlichen Erstelldatum des Briefes, sondern dem Tag, an dem Sie den Brief zum letzten Mal geöffnet haben!

Sicher, Sie können das Datum nach dem Erstellen eines neuen Briefes festschreiben: Einfach die Feldfunktion markieren und Strg+Umschalt+F9 drücken. Jetzt wird die Feldfunktion zu "normalem" Text.

Komfortabler weil weniger fehleranfällig ist der Einsatz der Feldfunktion CREATEDATE (Word 2003/2002/2000) bzw. ERSTELLDAT (Word 97). Der Trick dabei: Mit dieser Feldfunktion wird das Erstelldatum des Dokuments eingefügt, das beim Schreiben des Briefes mit dem aktuellen Datum übereinstimmt. Danach verändert sich das Erstelldatum nicht mehr, das Datum bleibt immer gleich. Und so gehen Sie dazu vor:

Öffnen Sie die Dokumentvorlage, die Sie für Ihre Briefe verwenden, und löschen Sie das bisher verwendete Datums-Feld. Setzen Sie den Cursor an die Textstelle, an der das Datum erscheinen soll und rufen Sie das Menü "Einfügen-Feld" auf. Markieren Sie in der Liste "Kategorien" den Eintrag "Datum und Uhrzeit" und dann "CreateDate" bzw. "ErstellDat" im Listenfeld "Feldnamen". Klicken Sie auf "Optionen" und markieren Sie das gewünschte Datumsformat. Bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit "Ok". Speichern Sie die Dokumentvorlage und schließen Sie sie. Ab sofort wird das aktuelle Datum wie gewohnt automatisch in jeden neuen Brief eingefügt. Es bleibt auch dann erhalten, wenn Sie das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut öffnen.

So platzieren Sie laufende Nummern problemlos auf Etiketten

Versionen: Word 97, Word 2000, 2002 und 2003

Eintrittskarten, Lotterielose oder Adressaufkleber sollen häufig mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Als Basis für solche Drucksachen kommt der Etikettendruck von Word zum Einsatz, der allerdings keine Möglichkeit zur automatischen Nummerierung bietet. Mit den folgenden Schritten kommen Sie dennoch zum Ziel:

Wählen Sie das Menü "Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und Etiketten" (Word 2003/2002) bzw. "Extras-Umschläge und Etiketten" (Word 2000/97), wechseln Sie auf die Registerkarte "Etiketten" und stellen Sie über die Schaltfläche "Optionen" das gewünschte Format für die Etiketten ein.
Legen Sie nun den Text fest, der auf die Eintrittskarte, das Los oder den Aufkleber gedruckt werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Dokument", um eine einseitige Vorlage für die Etiketten zu erstellen.
Setzen Sie den Cursor im ersten Etikett an die Stelle, an der eine fortlaufende Nummerierung ausgegeben werden soll.
Wählen Sie das Menü "Einfügen-Feld", stellen Sie die Kategorie "Nummerierung" ein und markieren Sie dann in der Liste den Eintrag "Seq". Klicken Sie in Word 2003/2002 auf "Feldfunktionen".
Setzen Sie den Cursor im Textfeld hinter die Zeichen "SEQ" und geben Sie eine Bezeichnung wie "Platznummer" oder "Losnummer" ein. Zwischen "SEQ" und der Bezeichnung muss ein Leerzeichen vorhanden sein! Klicken Sie dann auf "Ok", um das Feld im ersten Etikett einzufügen.
Drücken Sie "Alt+F9", um die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten. Markieren Sie die Zeile mit der gesamten Feldfunktion, kopieren Sie sie mit "Strg+C" und platzieren Sie sie dann per "Strg+V" auf die anderen Etiketten der Seite an der entsprechenden Position. Drücken Sie erneut "Alt+F9", um die Anzeige der Feldfunktionen wieder auszuschalten.
Fügen Sie mit "Strg+Return" am Seitenende einen manuellen Seitenumbruch ein, markieren Sie die komplette Seite inklusive Seitenumbruch und kopieren Sie sie mit "Strg+C".
Setzen Sie den Cursor an den Anfang der 2. Seite und drücken Sie nun so oft "Strg+V", bis die gewünschte Anzahl von Etiketten eingefügt ist.
Löschen Sie den letzten Seitenumbruch wieder, drücken Sie "Strg+A", um alle Seiten zu markieren und drücken Sie "F9" zur Aktualisierung aller Felder.

So drehen Sie Ihr Wasserzeichen ganz beliebig

Versionen: Word 2002 und 2003

Ab Word 2002 hat Microsoft den Einsatz von Wasserzeichen erheblich vereinfacht. Im Menü "Format-Hintergrund-Gedrucktes Wasserzeichen" können Sie ein beliebiges Bild oder einen Schriftzug als Wasserzeichen festlegen. Dabei stehen Ihnen allerdings nur die Layoutoptionen "Diagonal" (Drehung um 45°) oder "Horizontal" (keine Drehung) zur Verfügung.

Mit einem Trick können Sie jedoch eine individuelle Drehung realisieren: Wasserzeichen werden von Word in der Kopfzeile als WordArt-Objekt eingefügt und so positioniert, dass sie in der Seitenmitte im Hintergrund erscheinen. WordArt-Objekte können Sie bekanntlich beliebig rotieren, weshalb sich auch Ihr Wasserzeichen beliebig drehen lässt:

Fügen Sie zunächst über das Menü "Format-Hintergrund-Gedrucktes Wasserzeichen" das gewünschte Wasserzeichen in Ihr Dokument ein. Rufen Sie das Menü "Ansicht-Kopf- und Fußzeilen" auf. Markieren Sie das Wasserzeichen. Über dem Element sehen Sie nun einen runden, grünen Ankerpunkt. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Ankerpunkt setzen, verwandelt sich der Mauszeiger in ein "Rotieren"-Symbol. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und bewegen Sie die Maus nach links oder rechts. Eine gestrichelte Linie zeigt jetzt den aktuellen Winkel Ihres Wasserzeichens an. Sobald Sie die gewünschte Position erreicht haben, lassen Sie die Maustaste los. Rufen Sie erneut das Menü "Ansicht-Kopf- und Fußzeilen" auf, um wieder in den normalen Bearbeitungsmodus zu gelangen. Möchten Sie die Rotation auf das Grad genau einstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wasserzeichen und wählen Sie das Kontextmenü "WordArt formatieren" (bei einem Textwasserzeichen) bzw. "Grafik formatieren" (bei einem Bildwasserzeichen). Wechseln Sie auf die Registerkarte "Größe". Hier geben Sie nun im Feld "Drehung" die gewünschte Gradzahl ein.

Vorlagen wieder über „Neu" direkt aufrufen

Word XP, 2003

Problem: Wenn Sie ein neues Dokument anhand einer Vorlage anlegen wollen, müssen Sie jedes Mal auf „Datei, Neu" klicken und dann im Aufgabenbereich „Allgemeine Vorlagen" wählen. Über den Dialog "Neu" der Word-Versionen 97/2000 konnten Sie die globalen Vorlagen direkt aufrufen.

Lösung:

Klicken Sie auf „Extras, Anpassen", und wählen Sie in der Liste „Kategorie" den Punkt „Alle Befehle".
Hier finden Sie unter "Befehle" den Punkt „DateiNeuDialog".
Ziehen Sie diesen Menüpunkt mit der Maus auf das Menü „Datei", und legen Sie ihn dort direkt unterhalb des Eintrags „Neu" ab.
Klicken Sie den neuen Menüpunkt dann mit der rechten Maustaste an, und ändern Sie den Namen „Ampersand-andere" in der Zeile „Name", indem Sie zum Beispiel „Neu mit Vorlage" eintragen.
Nach Schließen des Dialogs „Anpassen" steht Ihnen wieder der gewohnte Menüpunkt zur Verfügung.

Wenn Sie möchten, können Sie den Standardeintrag „Neu" über „Extras, Anpassen" entsorgen, indem Sie ihn in den geöffneten „Anpassen"-Dialog ziehen. -cl

Wie Sie Spaltenüberschriften für mehrseitige Tabellen perfekt im Griff haben

Versionen: Word 97, Word 2000, 2002 und 2003

Während in Word eine Tabelle viele Seiten lang sein kann, da Word die Tabelle automatisch auf mehrere Seiten verteilt, bleibt die Tabellen-Überschrift standardmäßig auf der ersten Seite stehen. Zerteilen Sie die große Tabelle manuell in einzelne, auf eine Seite passende Tabellen, sodass Sie dann jeder Tabelle eine eigene Überschrift hinzufügen? Dann bedeuten Ergänzungen oder Kürzungen, bei denen die Tabelle auf einzelnen Seiten länger oder kürzer wird, viel Handarbeit.

Nutzen Sie die Word-eigene Überschriftenzeilen-Funktion, die die Tabellen-Überschrift automatisch auf allen Seiten platziert. Und so geht's:

Lassen Sie Ihre Tabelle "am Stück" – fügen Sie keine manuellen Seitenumbrüche ein – und markieren Sie jetzt am Anfang der Tabelle die Überschrift, die auf jeder Seite wiederholt werden soll. Dabei können Sie durchaus auch mehrere Zeilen markieren, Sie sind nicht auf eine einzelne Zeile beschränkt.
Wichtig: Markieren Sie beispielsweise nur die dritte Zeile Ihrer Tabelle, werden alle vorhergehenden Zeilen automatisch zur Überschrift hinzugefügt.
Rufen Sie jetzt das Menü "Tabelle-Überschriftenzeilen wiederholen" (Word 2003/2002/2000) bzw. "Tabelle-Überschrift" (Word 97) auf.
Die markierten Zeilen sind nun als Überschrift gekennzeichnet und werden automatisch auf jeder Seite wiederholt.

Sobald Sie in einer Tabelle eine Überschriftenzeile definiert haben, fügt Word diese bei einer mehrseitigen Tabelle am Anfang jeder Seite ein. Beachten Sie, dass Sie die Überschrift nur auf der ersten Seite ändern können. Die Überschriften auf der zweiten und allen folgenden Seiten lassen sich nicht bearbeiten. Die Überschriftenzeile ist beim Arbeiten in Word nur in der Seitenlayout-Ansicht sichtbar. Solange Sie in der Normal-Ansicht arbeiten, wird die Überschrift auf den jeweiligen Seiten nicht wiederholt!

Achtung: Befindet sich der Cursor auf der ersten Seite in einer Überschriftenzeile und Sie rufen das Menü Tabelle auf, erscheint vor dem Untermenü "Überschriftenzeilen wiederholen" (Word 2003/2002/2000) bzw. "Überschrift" (Word 97) als Hinweis auf die Überschrift ein Haken. Auf diese Weise können Sie auch bei einer (noch) einseitigen Tabelle sofort kontrollieren, welche Zeilen zur Überschrift gehören.

Möchten Sie die Überschriftenzeilen wieder entfernen, markieren Sie einfach die Überschriftenzeilen auf der ersten Seite der Tabelle und rufen erneut das Menü "Tabelle-Überschriftenzeilen wiederholen" (Word 2003/2002/2000) bzw. "Überschrift" (Word 97) auf. Jetzt verschwindet der Haken vor dem Menüeintrag und bei den Tabellenzeilen handelt es sich wieder um ganz "normale" Zeilen.

Wie Sie nicht zusammenhängende Bereiche schnell in Word markieren

Versionen: 2002 und 2003

Wussten Sie, dass Sie seit Word 2002 auch nicht zusammenhängende Textbereiche einfach markieren können? Das ist ungeheuer praktisch, wenn Sie die Formatierung einzelner Passagen ändern wollen und diese Passagen an unterschiedlichen Stellen im Dokument verteilt sind. Mussten Sie früher jeden Textbereich einzeln markieren und formatieren, können Sie diese Aufgabe in Word 2003 und 2002 nun in einem Schritt erledigen.

Um nicht zusammenhängende Textteile zu markieren, beginnen Sie mit dem ersten Bereich. Diesen markieren Sie wie gewohnt mit der Maus oder der Tastatur. Für alle weiteren Bereiche müssen Sie auf jeden Fall die Maus zu Hilfe nehmen, da Sie mit den Pfeiltasten auf der Tastatur die erste Markierung wieder aufheben würden. Gehen Sie also mithilfe der Bildlaufleiste oder mittels Mausrad zur nächsten Textstelle. Drücken Sie dann die "Strg"-Taste und halten Sie sie gedrückt, während Sie den Text mit der Maus markieren. Nach diesem Prinzip markieren Sie alle weiteren Textelemente.

Die Formatierungen, die Sie anschließend zuweisen, beziehen sich auf die gesamte nicht zusammenhängende Markierung.

Für ein perfektes Tabellen-Layout:
Ersetzen Sie eine beliebige Anzahl von Leerzeichen durch Tabulatoren

Versionen: Word 97, Word 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie eine Textdatei erhalten haben, in denen Tabellen mithilfe von Leerzeichen formatiert wurden, hat das in der Regel viel manuelle Formatierarbeit zur Folge. So sind die Spalten nicht durch Tabulatoren, sondern durch Leerzeichen voneinander getrennt. Die Anzahl der Leerzeichen ist dann auch noch in jeder Spalte und Zeile unterschiedlich, sodass die Standardfunktionen von Word zur Umwandlung in eine Tabelle nicht weiterhelfen.

Die Funktion "Tabelle-Umwandeln-Text in Tabelle" versagt, weil kein eindeutiges Trennzeichen zwischen den Spalten vorhanden ist. Auch das Ersetzen der Leerzeichen durch Tabulatoren ist nicht ohne weiteres möglich, weil die Anzahl der Leerzeichen immer unterschiedlich ist. Ein kleiner Trick hilft weiter:

Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments.
Wählen Sie das Menü "Bearbeiten-Ersetzen" und geben Sie in das Feld "Suchen nach" ein Leerzeichen und dann die folgende Zeichenkette ein: {2;}
Mit dem Ausdruck {2;} erreichen Sie, dass nicht nur nach einer festen Anzahl von Zeichen, sondern nach allen Zeichenketten mit zwei oder mehr Leerzeichen gesucht wird.
Wechseln Sie in das Feld "Ersetzen durch" und geben Sie ^t als Platzhalter für einen Tabulator ein.
In Word 2003, 2002 und 2000 öffnen Sie den unteren Teil des Dialogfensters mit einem Klick auf "Erweitern".
Aktivieren Sie nun das Kontrollkästchen "Platzhalterzeichen verwenden" (Word 2003/2002) bzw. "Mit Mustervergleich" (Word 2000/97) und klicken Sie auf "Alle ersetzen". Word durchsucht den Text daraufhin nach den Stellen, an denen zwei oder mehr Leerzeichen auftauchen und ersetzt sie durch einen Tabulator.
Schließen Sie das Dialogfenster.
Anschließend setzen Sie das Menü "Tabelle-Umwandeln-Text in Tabelle" wie gewohnt ein.

So platzieren Sie laufende Nummern problemlos auf Etiketten

Versionen: Word 97, Word 2000, 2002 und 2003

Wählen Sie das Menü "Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und Etiketten" (Word 2003/2002) bzw. "Extras-Umschläge und Etiketten" (Word 2000/97), wechseln Sie auf die Registerkarte "Etiketten" und stellen Sie über die Schaltfläche "Optionen" das gewünschte Format für die Etiketten ein.
Legen Sie nun den Text fest, der auf die Eintrittskarte, das Los oder den Aufkleber gedruckt werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Dokument", um eine einseitige Vorlage für die Etiketten zu erstellen.
Setzen Sie den Cursor im ersten Etikett an die Stelle, an der eine fortlaufende Nummerierung ausgegeben werden soll.
Wählen Sie das Menü "Einfügen-Feld", stellen Sie die Kategorie "Nummerierung" ein und markieren Sie dann in der Liste den Eintrag "Seq". Klicken Sie in Word 2003/2002 auf "Feldfunktionen".
Setzen Sie den Cursor im Textfeld hinter die Zeichen "SEQ" und geben Sie eine Bezeichnung wie "Platznummer" oder "Losnummer" ein. Zwischen "SEQ" und der Bezeichnung muss ein Leerzeichen vorhanden sein! Klicken Sie dann auf "Ok", um das Feld im ersten Etikett einzufügen.
Drücken Sie "Alt+F9", um die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten. Markieren Sie die Zeile mit der gesamten Feldfunktion, kopieren Sie sie mit "Strg+C" und platzieren Sie sie dann per "Strg+V" auf die anderen Etiketten der Seite an der entsprechenden Position. Drücken Sie erneut "Alt+F9", um die Anzeige der Feldfunktionen wieder auszuschalten.
Fügen Sie mit "Strg+Return" am Seitenende einen manuellen Seitenumbruch ein, markieren Sie die komplette Seite inklusive Seitenumbruch und kopieren Sie sie mit "Strg+C".
Setzen Sie den Cursor an den Anfang der 2. Seite und drücken Sie nun so oft "Strg+V", bis die gewünschte Anzahl von Etiketten eingefügt ist.
Löschen Sie den letzten Seitenumbruch wieder, drücken Sie "Strg+A", um alle Seiten zu markieren und drücken Sie "F9" zur Aktualisierung aller Felder.

Wie Sie verborgene persönliche Informationen aus einem Dokument entfernen

Versionen: Word 2002 und 2003

Sicher wissen Sie, dass weit mehr als die auf dem Bildschirm sichtbaren Informationen aus einem Word-Dokument herauszulesen sind. So befinden sich in einer Word-Datei Daten, die darin eigentlich nichts verloren haben. Dazu zählen längst gelöschte Elemente oder persönliche Informationen wie Namensangaben und Bearbeitungszeiten.

Um dafür zu sorgen, dass ein Großteil dieser Daten aus Ihren Word-Dokumenten entfernt wird, genügen zwei Einstellungen in den Word-Programmoptionen:

Rufen Sie das Menü "Extras-Optionen" auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Speichern". Deaktivieren Sie hier das Kontrollkästchen "Schnellspeicherung zulassen".
Danach wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheit und schalten dort das Kontrollkästchen zum Entfernen persönlicher Daten ein. In 2003 heißt die Option "Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen", in Word 2002 heißt sie "Persönliche Informationen beim Speichern aus dieser Datei entfernen".

Achtung: Die Einstellungen gelten immer nur für das gerade geöffnete Dokument! Wiederholen Sie die Aktion deshalb bei jeder zu speichernden Datei.

Wie Sie das Drucken-Dialogfenster individuell anpassen

Versionen: Word 97, Word 2000, 2002 und 2003

Beim Ausdruck von Dokumenten verwenden Sie häufig immer die gleichen Einstellungen wie "Bereich: Aktuelle Seite" oder "Anzahl Kopien: 2". Leider hält Word Ihre Einstellungen zwischen den Druck-Vorgängen nicht fest, sodass Sie jedes Mal nach dem Aufruf von "Datei-Drucken" die gleichen Einstellungen wiederholen müssen.

Diese unnötigen Aktionen können Sie in Zukunft einfach vermeiden: Word-Funktionen können durch eigene Makros ersetzt und an individuelle Anforderungen angepasst werden. Machen Sie sich diese Tatsache zu Nutze. Damit künftig das Drucken-Dialogfenster sofort mit den oben erwähnten Einstellungen angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:

Drücken Sie "Alt+F11", um die VBA-Entwicklungsumgebung zu öffnen.
Doppelklicken Sie im Projekt-Bereich auf "Normal" und darin auf den Ordner "Module". Ist der Ordner "Module" nicht vorhanden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Normal" und wählen das Kontextmenü "Einfügen-Modul".
Öffnen Sie eines der vorhandenen oder das neu angelegte Modul mit einem Doppelklick und geben Sie die folgenden Anweisungen ein:

Sub DateiDrucken()
Dim dlg As Dialog, R As Variant
Set dlg = Dialogs(wdDialogFilePrint)
With dlg
.Update
.Range = wdPrintCurrentPage
.NumCopies = 2
R = .Display
If R = -1 Then .Execute
End With
End Sub

Wenn Sie in Zukunft das Menü "Datei-Drucken" wählen, wird das Makro "DateiDrucken" als Ersatz für die Standard-Word-Funktion aufgerufen.

Das Makro belegt im Drucken-Dialog die Einstellungen über die Anweisung ".Range = wdPrintCurrentPage" mit "Bereich: Aktuelle Seite" und über die Anweisung ".NumCopies = 2" mit "Anzahl Kopien: 2" und zeigt den Dialog anschließend wie gewohnt an. Ein Klick auf "Ok" startet den Ausdruck. Selbstverständlich können Sie sämtliche Einstellungen im Drucken-Dialog für den aktuellen Druck-Job anpassen, also beispielsweise einen anderen Drucker wählen oder eine andere Anzahl von Kopien einstellen.

Außer den hier am Beispiel gezeigten Einstellungen können Sie auch jede andere Einstellung im Drucken-Dialog nach Wunsch vorbelegen. Eine genaue Aufstellung der in Frage kommenden Felder finden Sie in der Online-Hilfe von Word unter dem Stichwort "Anzeigen von integrierten Dialogfeldern" über den Verweis "Integrierte Argumentlisten für Dialogfelder" und dort unter "wdDialogFilePrint".

Weisen Sie Ihren Listen attraktive Bildaufzählungszeichen zu

Versionen: Word 2000, 2002 und 2003

Peppen Sie Ihre bisher langweiligen Aufzählungen auf, indem Sie Grafiken statt der üblichen Punkte oder Pfeile einsetzen. Und so gehen Sie vor:

Setzen Sie den Cursor in den Absatz, in dem Sie mit der Aufzählung beginnen möchten oder markieren Sie Absätze mit einer bereits vorhandenen Aufzählung.
Wählen Sie das Menü "Format-Nummerierung und Aufzählungszeichen" und wechseln Sie auf die Registerkarte "Aufzählungen".
Wählen Sie in Word 2003/2002 ein beliebiges Muster und klicken Sie auf "Anpassen". Im folgenden Dialogfenster klicken Sie auf "Bild". In Word 2000 klicken Sie dagegen direkt auf "Grafik". Daraufhin erscheint ein Fenster der Clip Gallery mit speziellen Bildaufzählungszeichen. Markieren Sie nun einfach die gewünschte Grafik und bestätigen Sie die Dialogfenster mit "Ok".
Die Aufzählung wird daraufhin wie gewohnt formatiert und kann ganz normal mit "Return" weitergeführt werden.

Ihre Auswahl grafischer Aufzählungszeichen ist aber nicht auf das standardmäßige Angebot von Word begrenzt: Mit einer wenig bekannten Technik können Sie praktisch jede beliebige Grafik als Aufzählungszeichen verwenden:

Wählen Sie das Menü "Format-Autoformat" und klicken Sie auf "Optionen".
Wechseln Sie auf die Registerkarte "Autoformat während der Eingabe" und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Automatische Aufzählung" aktiviert ist. Bestätigen Sie mit "Ok" und "Abbrechen" bzw. "Schließen".
Setzen Sie den Cursor in den Absatz, in dem Sie mit der Aufzählung beginnen möchten.
Fügen Sie die gewünschte Grafik über die Zwischenablage, die Clip Gallery oder aus einer beliebigen Grafikdatei ein. Sogar WordArt-Objekte lassen sich verwenden. Sie müssen lediglich darauf achten, dass die Grafik anhand ihrer Größe tatsächlich als Aufzählungszeichen erkannt werden kann. Die Höhe sollte die Zeilenhöhe nicht wesentlich überschreiten.
Geben Sie nach der Grafik ein Leerzeichen oder einen Tabulator ein und beginnen Sie mit dem Aufzählungstext.
Sobald Sie den Absatz mit "Return" abschließen, beginnt Word mit einem neuen Aufzählungspunkt, bei dem die Grafik automatisch kopiert wird. Drücken Sie zweimal "Return", um die Aufzählung zu beenden.

Ein Papier-Formular schnell nachbilden

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie mit Word ein "gedrucktes" Formular nachbilden möchten, müssen Sie die Formularfelder an bestimmten Positionen auf der Seite ausrichten. Mit der Tastatur ist das mehr als mühselig. Setzen Sie statt dessen einfach die Formular-eigenen Positionsrahmen ein:

Aktivieren Sie als Erstes die Zeichnen-Symbolleiste.
Damit Sie die Formularfelder absolut frei positionieren können, schalten Sie jetzt die Ausrichtung von Zeichnungsobjekten am Raster aus. Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf "Zeichnen-Gitternetz" und deaktivieren dann das Kontrollkästchen "Objekte am Raster ausrichten" (Word 2003/2002/2000) bzw. "Am Raster ausrichten" (Word 97).
Weiter geht es mit dem Einfügen des Formularfelds, das anschließend positioniert werden soll. Sobald Sie das Formularfeld eingefügt haben, markieren Sie es. Klicken Sie nun in der Formular-Symbolleiste auf das Symbol "Positionsrahmen einfügen". Das Formularfeld wird anschließend von einem Positionsrahmen umgeben.
Da der Positionsrahmen standardmäßig mit einer Rahmenlinie formatiert ist, entfernen Sie jetzt die Linie. Dazu klicken Sie den Positionsrahmen mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl "Rahmen und Schattierung". Wechseln Sie auf das Register "Rahmen" und klicken Sie auf "Ohne". Wenn Sie das Dialogfenster mit "Ok" schließen, ist die störende Rahmenlinie verschwunden.
Jetzt müssen Sie den Positionsrahmen nur noch an die gewünschte Stelle in Ihrem Dokument verschieben – fertig.

Attraktive Schatten für 3D-Effekte einfügen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Über die Schaltfläche "AutoFormen" in der Symbolleiste "Zeichnen" können Sie bekanntlich viele fertige Grafiken wie spezielle Linien, Sterne, Banner oder Pfeile in Ihr Dokument einfügen. Weniger bekannt ist hingegen die Möglichkeit, diese Objekte mit einem Schatten zu versehen, der sogar individuell eingestellt werden kann. Damit verleihen Sie Ihren Dokumenten ein noch professionelleres Aussehen durch interessante Effekte:

Blenden Sie zunächst über "Ansicht-Symbolleisten-Zeichnen" die Symbolleiste "Zeichnen" ein.
Fügen Sie über "AutoFormen" die gewünschte Grafik in Ihr Dokument ein.
Markieren Sie die Grafik, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an, wählen Sie "AutoForm formatieren" aus dem Kontextmenü und stellen Sie die gewünschten Farben, Linien usw. ein.
Achten Sie darauf, dass die Grafik weiterhin markiert ist und klicken Sie nun auf das Symbol "Schattenart" bzw. "Schatten". Wählen Sie zum Beispiel "Schattenart 5" für einen einfachen, nach links unten fallenden Schatten.
Klicken Sie dann erneut auf das Symbol "Schattenart" bzw. "Schatten" und anschließend auf den Eintrag "Schatteneinstellungen" unter der Auswahl.

Daraufhin wird eine weitere Symbolleiste angezeigt, in der Sie zum Beispiel über die Symbole für das präzise Ausrichten der Schatten den Schatten weiter nach unten und/oder links schieben können. So verstärken Sie noch den 3D-Effekt. Je nach Grafik ist es aber auch besser, den Schatten dichter an das Objekt heranzuziehen – experimentieren Sie hier einfach ein wenig, bis eine optimale Einstellung gefunden ist.

Tipp: Ein sehr interessanter Effekt besteht darin, den Text hinter der Grafik durch den Schatten schimmern zu lassen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil des Symbols "Schattenfarbe", wählen Sie als Farbe ein helles Grau und klicken Sie auf "Halbtransparenter Schatten".

Ab sofort halten Legende und Grafik zusammen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Über die Symbolleiste "Zeichnen" und den Befehl "AutoFormen-Legenden" können Sie Absätzen oder Grafiken eine Legende zum Beispiel in Form einer Sprechblase zur Seite stellen. Das Problem: Bei Änderungen am Layout stimmen anschließend die Positionen der Legenden nicht mehr. Hier ist dann eine mühsame manuelle Nacharbeit notwendig. Zwar lassen sich Legenden im Text verankern, aber bei der kleinsten Änderung an Formaten zeigt die Legende nicht mehr auf den Bereich der Illustration, auf den die Aufmerksamkeit gelenkt werden sollte.

Um zu erreichen, dass Grafik und Legende zusammenbleiben, gruppieren Sie sie ganz einfach zu einer Einheit:

Positionieren Sie die Legende wie gewünscht neben der Grafik und richten Sie den Pfeil entsprechend aus, indem Sie den Ankerpunkt vorne an der Spitze entsprechend platzieren.
Markieren Sie die Grafik, halten Sie die "Umschalt"-Taste gedrückt und markieren Sie die Legende.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gemeinsam markierten Objekte und wählen Sie das Kontextmenü "Gruppierung-Gruppierung".
Klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf das zusammengefasste Objekt und wählen Sie "Grafik formatieren". Nehmen Sie jetzt die gewünschten Einstellungen vor.

Bilder schnell fortlaufend nummerieren

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Umfangreiche Dokumente enthalten in der Regel nummerierte Bilder, auf die Sie im Text verweisen. Wenn Sie allerdings mitten im Dokument ein Bild einfügen oder löschen, stimmt die gesamte Nummerierung nicht mehr. Sie müssen dann nicht nur die Bilder neu nummerieren, sondern auch die Verweise im Text entsprechend anpassen.

Ein kleiner Trick hilft weiter: Überlassen Sie einfach Word die Nummerierung von Bildern, Tabellen und ähnlichen Elementen. Es spielt dann keine Rolle mehr, ob Sie Bilder einfügen oder löschen – Word sorgt dafür, dass sie immer richtig nummeriert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Drücken Sie "Alt+F9", um die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten.
Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Bildunterschrift erscheinen soll und geben Sie den gewünschten Text ohne Nummer ein, also zum Beispiel: Bild : Blaue Berge
Setzen Sie den Cursor dann an die Stelle der laufenden Nummer.
Drücken Sie "Strg+F9", um eine leere Feldfunktion einzufügen, und geben Sie hier den Text "SEQ Bilder" ein.
Führen Sie diese Schritte für jedes zu nummerierende Bild im Dokument aus.
Drücken Sie "Alt+F9", um die Anzeige der Feldfunktionen wieder auszuschalten.
Markieren Sie den gesamten Text mit "Strg+A" und drücken Sie "F9" für die Aktualisierung der Feldfunktionen. Anschließend werden alle Bilder durchnummeriert.

Wenn Sie in Zukunft Bilder löschen bzw. einfügen, wiederholen Sie einfach Schritt 7, damit die Nummerierungen wieder auf den neuesten Stand gebracht werden.

Leider ist es in der Praxis recht umständlich, die Feldfunktionen wieder manuell einzutragen. In Kombination mit der AutoText-Funktion können Sie diese Aufgabe erheblich vereinfachen:

Legen Sie ein neues Dokument an und geben Sie den Beginn der Beschriftung inklusive der Feldfunktion für Ihre individuelle Serie ein. Also wie im folgenden Beispiel: Bild { SEQ Bilder }: Wichtig: Geben Sie hinter dem Doppelpunkt in jedem Fall ein Leerzeichen ein.
Markieren Sie die Eingabe inklusive des Leerzeichens und wählen Sie das Menü "Einfügen-AutoText-AutoText".
Geben Sie als Namen für den AutoText-Eintrag zum Beispiel "BildNum" ein und klicken Sie auf "Hinzufügen". Bestätigen Sie das Dialogfenster mit "Ok".

In Zukunft genügt es, den Namen des AutoTextes "BildNum" einzutippen und dann "F3" zu drücken. Word fügt daraufhin den Beginn der Bild-Beschriftung inklusive Feldfunktion für eine Nummer ein und Sie müssen nur noch den gewünschten Text ergänzen.

Für mehr Aufmerksamkeit: Verändern Sie einfach den Buchstabenabstand Ihrer Überschriften

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Word bietet Ihnen eine Vielzahl von Schrifteffekten für die verschiedensten Einsatzgebiete. Neben den häufig eingesetzten Schriftauszeichnungen wie "fett" und "kursiv" gibt es weniger bekannte, die sich auf der Registerkarte "Zeichenabstand" verbergen.

Hier können Sie unter anderem die "Laufweite", den Buchstabenabstand einer Schrift, beeinflussen. Dabei wird zwischen erweitertem und schmalem Text unterschieden. Und so erweitern Sie die Laufweite zum Beispiel für eine Überschrift:

Markieren Sie die Überschrift.
Wählen Sie das Menü "Format-Zeichen" und wechseln Sie auf die Registerkarte "Zeichenabstand" (Word 2003/2002/2000) bzw. "Abstand" (Word 97).
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil des Feldes "Laufweite" und wählen Sie den Eintrag "Erweitert" (Word 2003/2002/2000) bzw. "Gesperrt" (Word 97).
Im Feld "um" geben Sie dann das Maß ein, um welches die Zeichen auseinander geschoben werden, zum Beispiel "3 pt". Im Vorschaufenster können Sie direkt verfolgen, wie sich die Einstellungen auf den Text auswirken.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit "Ok".

Word zieht daraufhin die Buchstaben der Überschrift um 3 Punkt auseinander.

Fügen Sie eine Excel-Tabelle schnell in Word ein

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Vielleicht haben Sie bereits in Excel eine Datei gespeichert, zum Beispiel eine Provisionstabelle, und nun wollen Sie diese Tabelle in ein Word-Dokument integrieren. Dafür müssen Sie nicht alles neu eingeben. Gehen Sie stattdessen so vor:

Starten Sie Excel und öffnen Sie die Datei mit den Tabellendaten, die Sie in Word benötigen.
Aktivieren Sie die gewünschte Tabellenseite in der Excel-Arbeitsmappe, indem Sie das entsprechende Blattregister am unteren Fensterrand anklicken.
Markieren Sie den Tabellenbereich, den Sie in das Word-Dokument einfügen wollen. Dabei muss es sich um einen zusammenhängenden Bereich handeln.
Drücken Sie "Strg+C", um den markierten Bereich zu kopieren.
Starten Sie Word und öffnen Sie das Dokument, in das Sie die Excel-Tabelle einfügen wollen. Dann setzen Sie den Mauszeiger an die Stelle, an der die Tabelle stehen soll.
Rufen Sie das Menü "Bearbeiten-Inhalte einfügen" auf.
Markieren Sie im Listenfeld ALS den Eintrag für ein Excel-Objekt. In Word 2003 heißt er "Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt-Objekt", in Word 2002 und 2000 "Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt" und in Word 97 "Microsoft Excel 8.0-Tabelle-Objekt". Anschließend klicken Sie auf "Ok".

Ihr Word-Dokument enthält nun die Excel-Tabelle mit sämtlichen Formatierungsmerkmalen.

Bilder jetzt auch in Spezialformaten

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie Bilder in Ihre Dokumente einfügen, sind diese in der Regel rechteckig. Für die meisten Aufgaben ist dieses Format auch durchaus verwendbar.

Möchten Sie aber beispielsweise mit Word eine Einladung zu einer Hochzeit gestalten und dort ein Bild des Brautpaares präsentieren, würde das in ovaler Form weitaus ansprechender aussehen. Sie könnten nun ein separates Bildbearbeitungsprogramm heranziehen, das Originalbild mit einem ovalen Rahmen versehen und das Ergebnis in Ihr Dokument einfügen.

Diesen Aufwand können Sie sich sparen, denn Word bietet alle notwendigen Funktionen. Wenig bekannt ist die Möglichkeit, AutoFormen mit einem Bild zu füllen und so nicht nur ovale, sondern alle erdenklichen Bildformate in Dokumenten zu verwenden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Blenden Sie die Zeichnen-Symbolleiste über das Menü "Ansicht-Symbolleisten-Zeichnen" ein.
Klicken Sie in der Symbolleiste "Zeichnen" auf die Schaltfläche "AutoFormen" und wählen Sie im Untermenü "Standardformen" die AutoForm "Ellipse".
Klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der das Bild erscheinen soll und ziehen Sie die AutoForm mit gedrückter Maustaste in der gewünschten Größe und Form auf.
Klicken Sie bei markierter AutoForm in der Symbolleiste "Zeichnen" auf den Dropdown-Pfeil des Symbols "Füllfarbe" und wählen Sie "Fülleffekte".
Wechseln Sie auf die Registerkarte "Grafik", klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Grafik auswählen" und lokalisieren das gewünschte Bild über den Dateiauswahl-Dialog. In der Vorschau wird die Grafik nun noch rechteckig angezeigt. Das ändert sich, sobald Sie mit "Ok" bestätigen.

Das Bild wird nun der AutoForm als Fülleffekt zugewiesen, wobei Word automatisch die überflüssigen Bildteile um die Form herum ausblendet. Sie können jetzt die AutoForm mit dem Bild markieren und über das Menü "Format-AutoForm" bei Bedarf weitere Einstellungen beispielsweise für die Liniendicke und Linienfarbe vornehmen.

Tipp: Für noch bessere Effekte setzen Sie 3D-Effekte ein Besonders interessante Effekte lassen sich erzielen, indem Sie ein wenig mit den 3D-Einstellungen für die AutoForm experimentieren.

Nie mehr Ärger mit der richtigen Spaltenbreite in Tabellen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Werden die Wörter in Ihren Tabellenzellen völlig willkürlich auf zwei Zeilen verteilt? Dann ist die Spaltenbreite zu schmal und Word hat (auch bei eingeschalteter Trennhilfe) keine Möglichkeit, das Wort richtig zu trennen.

Abhilfe bringt die Funktion (nicht in Word 97) zum automatischen Anpassen der Spaltenbreite. Dabei wird die Spalte von Word automatisch verbreitert, sodass das längste Wort vollständig in einer Zeile Platz findet. Für den zusätzlich benötigten Platz verkleinert Word automatisch die restlichen Spalten. Die Tabelle selbst wird nicht breiter, lediglich die Breiten der Spalten in der Tabelle ändern sich. Und so gehen Sie dazu vor:

Rufen Sie das Menü "Tabelle-Tabelleneigenschaften", Registerkarte "Tabelle" auf.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen".
Soll die Spaltenbreite automatisch vergrößert werden, schalten Sie das Kontrollkästchen "Automatische Größenänderung zulassen" ein. Soll die Breite der Spalte unabhängig vom Inhalt so bleiben, wie Sie diese anfangs definiert haben, dann schalten Sie das Kontrollkästchen aus.
Bestätigen Sie alle Dialogfenster mit "Ok", wird die Änderung übernommen.

Beachten Sie: Schalten Sie die Funktion nachträglich aus, wird die Breite bereits vorhandener Spalten wieder auf den Anfangswert zurückgestellt.

Datum aus Excel im Word-Serienbrief immer im richtigen Format

Versionen: Word 2002 und 2003

Das passiert immer häufiger: Wenn Sie in einem Serienbrief in Word 2003/2002 als Datenquelle eine Excel-Arbeitsmappe nutzen, kann es zu Problemen mit dem Datumsformat kommen. Soll zum Beispiel aus einer Spalte mit Datumsangaben einer Excel-Tabelle ein Datum in den Serienbrief übernommen werden, erscheint das Datum in Word immer im Format "MM/TT/JJJJ", egal wie Sie es formatiert haben. Das ist schon ärgerlich!

Das Problem tritt in Word 2003/2002 immer dann auf, wenn Word beim Zugriff auf Excel-Tabellen den Import-Filter für die Datenquelle selbst bestimmt. Dann kommt ein Filter zum Einsatz, der die Formatierung des Datums nicht korrekt übernimmt und stattdessen das Datum im Standard-Datumsformat übergibt.

Vermeiden Sie diesen Formatfehler und stellen Sie Word so ein, dass Sie den Import-Filter selbst festlegen können. Wählen Sie dann als Import-Filter je nach Word-Version und installierter Filter die Option "Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter" oder "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE". Und so geht's:

Rufen Sie das Menü "Extras-Optionen" auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Allgemein". Schalten Sie hier das Kontrollkästchen "Konvertierung beim Öffnen bestätigen" ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit "Ok". Diesen Schritt müssen Sie nur einmal ausführen, Word merkt sich diese Einstellung dauerhaft.
Beachten Sie: Ohne die Änderung im Menü "Extras-Optionen", Registerkarte "Allgemein" legt Word den Import-Filter beim Laden einer Datei, die nicht im Word-Format vorliegt, generell selbst fest. Das gilt nicht nur für die Datenquelle bei Serienbriefen, sondern auch für gewöhnliche Dokumente, die Sie von einer fremden Textverarbeitung übernehmen möchten oder die aus einer reinen Textdatei bestehen. Nur wenn Sie das Kontrollkästchen "Konvertierung beim Öffnen bestätigen" einschalten, werden Sie immer nach dem gewünschten Format gefragt und können selbst entscheiden.
Erstellen Sie jetzt Ihren Serienbrief, indem Sie das Menü "Extras-Briefe und Sendungen-Serienbrieferstellung" (Word 2003) bzw. "Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent" (Word 2002) aufrufen.
Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den gewünschten Dokumenttyp, zum Beispiel: "Briefe".
Im zweiten Schritt des Assistenten legen Sie über das Optionsfeld "Aktuelles Dokument verwenden" fest, dass das aktuelle Dokument zum Serienbrief wird.
Wählen Sie im dritten Schritt die Option "Vorhandene Liste verwenden" und klicken Sie auf "Durchsuchen". Wechseln Sie dann in den Ordner, in dem sich Ihre Excel-Datei befindet. Markieren Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf "Öffnen".
Da Sie im ersten Schritt festgelegt haben, dass Sie beim Öffnen von "fremden" Dateien das Dateiformat selbst bestimmen möchten, erscheint jetzt ein Dialogfenster, in dem Sie die Art der Datenquelle festlegen können. Wählen Sie hier je nach Word-Version und nach installierten Import-Filtern die Option "Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.XLS;*.XLW)" oder "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.XLS)". Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Ok".
Jetzt erscheint ein weiteres Dialogfenster: Haben Sie als Import-Filter "Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.xls;*.xlw)" gewählt, lautet der Titel des angezeigten Dialogfensters "Arbeitsblatt öffnen". Beim Import-Filter "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)" erscheint hingegen das Dialogfenster "Microsoft Excel". Gleichgültig, welches Fenster bei Ihnen erscheint, Sie können hier das gewünschte Arbeitsblatt auswählen, in dem sich Ihre Adressdaten befinden. Bestätigen Sie dann das Dialogfenster mit "Ok".
Nun erscheint das Seriendruckempfänger-Dialogfenster, in dem Sie Ihre Adress-Auswahl durchführen. Hier können Sie Adressfilter setzen und/oder einzelne Adressen durch Ausschalten des jeweiligen Kontrollkästchens aus der Adressliste herausnehmen.
Wenn Sie das Seriendruckempfänger-Dialogfenster mit "Ok" bestätigt haben, können Sie im vierten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Seriendruckfelder in Ihr Dokument einfügen.

Datumsfelder werden nun aufgrund des von Ihnen selbst gewählten Import-Filters korrekt übernommen und erscheinen exakt in dem Format, das Sie in Excel definiert haben.

Verhindern Sie Spionage durch versteckte Grafiken

Versionen: Word 2002 und 2003

Wenn Sie Word-Dokumente von Websites herunterladen oder per E-Mail empfangen und die Dokumente anschließend öffnen, können darin so genannte "Webbugs" enthalten sein. Dabei handelt es sich um Grafiken, die versteckt als Hyperlink im Dokument untergebracht sind. Beim Öffnen des Dokuments lädt Word das Bild oder die Grafik von dem im Hyperlink angegebenen Internet-Server. In dessen Protokolldateien finden sich anschließend Hinweise darauf, wo und wie oft das Dokument geöffnet wurde.

Diese Technik wird beispielsweise von Werbeagenturen oder von Anbietern kostenloser Newsletter eingesetzt, um die Verbreitung der Publikationen zu analysieren. Das Verfahren kann aber auch dazu verwendet werden, die Weitergabe vertraulicher Informationen zu kontrollieren. Wird das Dokument von einem anderen als dem vorgesehenen Empfänger geöffnet, finden sich Hinweise darauf im Protokoll des Internet-Servers und der Absender weiß, dass die Informationen weitergegeben wurden.

In der Regel werden Sie den versteckten Link nicht bemerken, weil die verwendete Grafik nur eine Größe von einem Pixel hat oder lediglich eine kleine weiße Fläche beinhaltet, die im Dokument kaum auszumachen ist. Um Sie dennoch wirksam vor dem unbemerkten Laden solcher Grafiken zu schützen, hat Microsoft einen wenig bekannten Registry-Eintrag vorgesehen, der allerdings erst ab Word 2002 mit installiertem Service Pack 2 zur Verfügung steht:

Beenden Sie Word und Outlook, falls Word dort als E-Mail-Editor eingesetzt wird.
Wählen Sie das Menü "Start-Ausführen", geben Sie "regedit" ein und bestätigen Sie mit OK.
Suchen Sie den folgenden Zweig im Registrierungs-Editor: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0 \Common
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Common" und wählen Sie den Befehl "Neu-DWORD-Wert".
Geben Sie "BlockHTTPImages" als Namen für den neuen Eintrag ein.
Wählen Sie "BlockHTTPImages" per Doppelklick aus und weisen Sie den Wert "1" zu.
Verlassen Sie den Registrierungs-Editor.

In Zukunft werden Grafiken grundsätzlich nicht mehr aus dem Internet in ein Dokument geladen. Bitte beachten Sie dabei, dass davon auch E-Mail-Nachrichten im HTML-Format betroffen sind, wenn Sie Word als E-Mail-Editor von Outlook einsetzen.

Der Registry-Eintrag wird außerdem auch von anderen Office-Anwendungen ausgewertet, sodass Grafiken zum Beispiel auch in Excel oder PowerPoint nicht mehr aus dem Internet nachgeladen werden.

So lassen Sie einzelne Formularfelder bei der Dateneingabe automatisch ausfüllen

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Formulare in Word werden noch leistungsfähiger, wenn Sie kleine Makros zur Automatisierung einsetzen. Schon mit wenig Aufwand können Sie verblüffende Effekte erzielen. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie in einem Fragebogen Namen, Adresse und das Geschlecht abfragen. Mit einem Makro könnten Sie die Einstellung "Männlich" oder "Weiblich" nach der Eingabe des Vornamens bereits automatisch vorschlagen.

Dabei gehen wir davon aus, dass weibliche Vornamen meistens mit "AEIOU" enden. Das trifft zugegebenermaßen nicht immer zu, aber die Trefferquote ist recht hoch. In den wenigen Fällen, in denen dieser Trick nicht greift, muss das Feld eben manuell geändert werden.

Um eine solche Automatisierung in Ihre Formulare zu integrieren, nutzen Sie die Tatsache, dass jedem Formularfeld zwei Makros zugewiesen werden können, die entweder beim Auswählen oder Verlassen ausgeführt werden. Bei den Makros handelt es sich um VBA-Routinen, mit denen Sie beliebige Aktionen ausführen können und die in einem Modul der entsprechenden Dokumentvorlage gespeichert werden müssen.

Und so legen Sie das Makro für unser Beispiel an:

Öffnen Sie die Datei mit dem gewünschten Formular.
Drücken Sie "Alt+F11", um die VBA-Entwicklungsumgebung zu öffnen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das VBA-Projekt Ihrer Vorlage und wählen Sie das Kontextmenü "Einfügen-Modul".
Geben Sie im VBA-Editor die folgenden Anweisungen ein:

Sub GeschlechtSetzen()

Dim strValue, strZeichen As String

With ActiveDocument strValue = .FormFields("txtVorname").Result strZeichen = LCase$(Right$(strValue, 1)) If InStr("aeiou", strZeichen) <> 0 Then .FormFields("txtGeschlecht").Result = "Weiblich"

Else

.FormFields("txtGeschlecht").Result = "Männlich"

End If

End With

End Sub

Ersetzen Sie dabei "txtVorname" und "txtGeschlecht" durch die Namen der Felder in Ihrem Formular. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung wieder.

In der Formular-Vorlage rufen Sie nun den Optionen-Dialog für das Formularfeld "Vorname" durch einen Doppelklick auf das Feld auf. Sollte das nicht funktionieren, ist der Formularmodus aktiviert und muss zunächst über "Extras-Dokumentschutz aufheben" deaktiviert werden.

Markieren Sie im Optionen-Dialogfenster im Bereich "Makro starten bei" in der Liste "Verlassen" das soeben erstellte Makro "GeschlechtSetzen". Es wird dann automatisch nach der Eingabe in das Feld und dem Betätigen der Tab-Taste aufgerufen. Das Makro liest daraufhin den eingegebenen Vornamen aus und prüft, ob es sich bei dem letzten Zeichen um A, E, I, O oder U handelt. Ist das der Fall, wird im Feld "Geschlecht" der Text "Weiblich" ansonsten die Einstellung "Männlich" vorgegeben.

Tabellenzeilen komfortabel verschieben

Versionen: Word 97, 2000, 2002 und 2003

Immer wieder müssen Sie einzelne Zeilen in einer Tabelle an eine andere Stelle verschieben – zum Beispiel dann, wenn Sie nachträglich Daten eingefügt haben und jetzt eine andere Sortierung benötigen. Aber das Verschieben ist ganz schön mühsam, wenn man jede Zeile auf die herkömmliche Weise markiert, ausschneidet und anderswo wieder einfügt. Viel schneller geht es so:

Platzieren Sie den Cursor in der Zeile, die Sie verschieben wollen.
Halten Sie die Tasten "Alt+Umschalt" gedrückt.
Bewegen Sie die Zeile dann mit "Cursor unten/Cursor oben" an die gewünschte Position.
Lassen Sie die Tasten wieder los und die Zeile steht an ihrer neuen Position.

Bei dieser Technik machen Sie sich die Tatsache zunutze, dass die Tastenkombinationen aus dem Gliederungsmodus auch in der normalen Textverarbeitung zur Verfügung stehen!

Machen Sie Ihrem Drucker Beine

Obwohl Sie sich einen neuen, schnellen Drucker zugelegt haben, ist die Geschwindigkeit, mit der Ihre umfangreichen Word-Dokumente ausgedruckt werden, alles andere als zufriedenstellend.

Lösung:

Im Dialogfenster Extras-Optionen finden Sie auf der Registerkarte Drucken eine Reihe von Einstellungen, die Ihnen zu einem schnelleren Ausdruck verhelfen können. So möchten Sie häufig nur die Seitenumbrüche überprüfen oder einen Text inhaltlich korrigieren. Dazu ist die vollständige Ausgabe aller Formatierungen und Grafiken nicht erforderlich, sodass Sie den Ausdruck um ein Vielfaches beschleunigen können, indem Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Konzeptausdruck. Word druckt das Dokument dann mit minimalen Formatierungen.
Schalten Sie das Kontrollkästchen Drucken im Hintergrund aus. Der Ausdruck wird daraufhin schneller abgeschlossen.
Schalten Sie die Kontrollkästchen Felder aktualisieren und Verknüpfungen aktualisieren aus, wenn Word nicht bei jedem Ausdruck Felder berechnen und die neuesten Werte aus verknüpften Dateien auslesen soll.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeichnungsobjekte, um grafische Elemente, die mit den Zeichenfunktionen von Word erstellt wurden, nicht auszugeben.
In Word 2003 steht Ihnen zusätzlich ein Kontrollkästchen Hintergrundfarben und -bilder zur Verfügung, das Sie ebenfalls ausschalten sollten, wenn die Hintergrundgestaltung für den Ausdruck entbehrlich ist.

Eindrucksvoller Grafik-Effekt: als hätten Sie ein Wasserzeichen hinterlegt

Einen besonderen Effekt für Ihr Dokument erreichen Sie, wenn Sie Text ähnlich wie bei einem Wasserzeichen über die Grafik laufen lassen. Doch wenn Sie die Grafik über das Menü Einfügen-Grafik-Aus Datei aus einer Datei oder mit Bearbeiten-Einfügen aus der Windows-Zwischenablage in Ihr Dokument einfügen, verschiebt die Grafik lediglich Ihren Text.

Damit der Text über die Grafik läuft, müssen Sie die Grafik nach dem Einfügen wie folgt bearbeiten:

Vorgehensweise in Word 2003/2002/2000:

Markieren Sie die Grafik und rufen Sie das Menü Format-Grafik auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte Layout und klicken Sie bei Umbruchart auf die Auswahl Hinter den Text.
Verlassen Sie das Dialogfenster mit Ok.
In Word 2000 klicken Sie die markierte Grafik mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü Reihenfolge-Hinter Text bringen.

Jetzt befindet sich die Grafik hinter dem Text und kann frei auf der Seite verschoben werden.

Grafik in Word 2003/2002 einfach aufhellen:

Wenn Sie eine Grafik hinter den Text legen, müssen Sie beachten, dass die Grafik nicht zu dunkel ist oder große schwarze Flächen enthält. Sonst kann der Text im Vordergrund nicht mehr entziffert werden. Mit dem folgenden Trick können Sie die Grafik direkt in Word aufhellen: Lassen Sie die Grafik markiert und klicken Sie in der Grafik-Symbolleiste mehrfach auf die Schaltfläche Mehr Helligkeit.

Daraufhin wird die Grafik aufgehellt und der Text gut lesbar. Wichtig: Leider unterstützt nicht jeder Drucker das Aufhellen. Obwohl die Grafik auf dem Bildschirm korrekt dargestellt wird, erscheint diese auf dem Ausdruck wieder dunkel. In diesem Fall müssen Sie die Grafik vor dem Einfügen in Word in einem Grafikprogramm aufhellen.

Mit diesem Trick startet Ihre Aufzählung jetzt immer mit dem gewünschten Symbol

So stellen Sie die nervige Eigenmächtigkeit von Word ab

Beispiel: Wenn Sie in der Symbolleiste Format die Funktion Aufzählungszeichen aktivieren, startet Word eine Aufzählung mit dem jeweils zuletzt verwendeten Symbol beziehungsweise mit der zuletzt benutzten Formatvorlage für die Aufzählung.

Um ein anderes Symbol zu verwenden, müssen Sie dann umständlich über das Menü Format-Nummerierung und Aufzählungszeichen die entsprechenden Änderungen vornehmen. Stellen Sie das wie folgt ab:

Wählen Sie das Menü Extras-AutoKorrektur-Optionen (Word 2003/2002) bzw. Extras-AutoKorrektur (Word 2000/97).
Stellen Sie sicher, dass die Option Automatische Aufzählung auf der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe aktiviert ist. Bestätigen Sie mit Ok.

Wählen Sie Ihr Lieblings-Symbol für Ihre Aufzählungen

Wenn Sie eine Aufzählung mit einem beliebigen Symbol starten möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie das Menü Einfügen-Symbol.
Wählen Sie die gewünschte Schriftart und das gewünschte Symbol und klicken Sie auf Einfügen und Schließen.
Geben Sie zwei Leerzeichen und den Text der ersten Aufzählung ein.

Wenn Sie nun die Return-Taste drücken, gibt Word das individuell gewählte Symbol automatisch als Aufzählungszeichen in der jeweils nächsten Zeile vor. Um die Aufzählung zu beenden, drücken Sie zweimal die Return-Taste. Word kehrt dann in den „normalen“ Modus zur Eingabe von Texten und Absätzen zurück.

So versehen Sie Ihre Etiketten endlich pannenfrei mit Grafiken

Etikettendruck leicht gemacht

Problem: Für die nächste Mitgliederversammlung Ihres Vereins möchten Sie die Umschläge der Einladungsschreiben gerne mit Ihren Absenderetiketten versehen. Die Absenderetiketten sollen dabei mit dem Vereinslogo geschmückt werden. Word stellt leider von sich aus keine Funktion bereit, mit der sich Grafiken oder Bilder auf Etiketten drucken lassen.

Lösung: Mit einem Trick lassen sich trotzdem die gewünschten Absenderetiketten erstellen. Word erlaubt nämlich auch in Etiketten den Einsatz von Feldfunktionen. Über IncludePicture (Word 2003/2002/2000) bzw. EinfügenGrafik (Word 97) lassen sich Bilder oder Grafiken wie folgt in Etiketten einbinden:

Bringen Sie zuerst das Vereinslogo in einem Bildverarbeitungsprogramm auf die gewünschte Größe. Achtung: Über die Feldfunktion ist keine Skalierung möglich.
Wählen Sie das Menü Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und Etiketten (Word 2003/2002) bzw. Extras-Umschläge und Etiketten (Word 2000/97), wechseln Sie auf die Registerkarte Etiketten und stellen Sie über die Schaltfläche Optionen das gewünschte Format für die Etiketten ein. Bestätigen Sie mit Ok.
Geben Sie die Absenderadresse im Feld Adresse ein.
Setzen Sie dann den Cursor an den Anfang der Adresse und geben eine Leerzeile ein. Setzen Sie den Cursor in den leeren Absatz. Hier wird nun das Vereinslogo eingebunden.
Drücken Sie die Tastenkombination Strg+F9, um eine Feldfunktion einzufügen, und geben Sie folgende Anweisung ein. Beachten Sie, dass Sie die Pfadangabe durch Ihren Pfad zu Ihrem Vereinslogo ersetzen und dass Sie doppelte Backslashes im Pfad verwenden.
Word 2003/2002/2000: IncludePicture "C:\\Meine Bilder\\Vereinslogo.tif"
Word 97: EinfügenGrafik "C:\\Meine Bilder\\Vereinslogo.tif"
Drücken Sie F9, um die Feldfunktion zu aktualisieren und die Grafik im Feld Adresse zur Kontrolle anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument, um eine einseitige Vorlage für die Etiketten zu erstellen. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, individuelle Anpassungen für den späteren Ausdruck vorzunehmen.

Mit dieser Methode können Sie eine Grafik schnell und leicht auf allen Adressetiketten eines Etikettbogens über oder auch unter der Adresse eintragen.

So formatieren Sie die Absenderangaben

Sie haben die Möglichkeit, Text für Etiketten direkt im Feld Adresse zu formatieren. Um beispielsweise den Vereinsnamen etwas größer und fett zu setzen, markieren Sie ihn und drücken die Tastenkombination Strg+D. Im folgenden Zeichen-Dialogfenster nehmen Sie dann die gewohnten Einstellungen bezüglich Schriftgröße und Auszeichnung vor.

So steht das Vereinslogo links von der Adresse

Wenn Sie das Vereinslogo lieber links von der Absenderadresse auf Ihren Etiketten ausdrucken möchten, ist das auch möglich. Es erfordert allerdings ein wenig Handarbeit und Geduld:

Führen Sie die Schritte 1. bis 3. der vorangegangenen Schritt-für-Schritt-Anleitung durch.
Fügen Sie zwei Leerzeilen vor der Adresse ein. Markieren Sie die Adresse inklusive Leerzeilen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Absatz aus dem Kontextmenü.
Geben Sie als linken Einzug etwa „2 cm“ an, um dort zum Beispiel ein 1,5 Zentimeter breites Logo zu platzieren. Bestätigen Sie mit Ok.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument.
Setzen Sie den Cursor in das erste Etikett, wählen das Menü Einfügen-Textfeld und ziehen vor dem Absender ein Rechteck in der gewünschten Logogröße auf.
Formatieren Sie das Textfeld wie gewünscht, indem Sie es mit der rechten Maustaste anklicken und Textfeld formatieren aus dem Kontextmenü wählen. Im folgenden Dialogfenster nehmen Sie dann die passenden Einstellungen vor, zum Beispiel Keine Linie, und die Abstände zum inneren Seitenrand setzen Sie auf „0 cm“.
Setzen Sie den Cursor in das Textfeld und rufen Sie Einfügen-Grafik-Aus Datei auf. Wählen Sie nun Ihr Vereinslogo aus und fügen es ein. Positionieren Sie es abschließend an der gewünschten Stelle.
Kopieren Sie das Textfeld jetzt und fügen Sie es in alle Adressetiketten des Bogens ein.

Ihr Etikettenbogen ist nun für den Ausdruck bereit.

Vermeiden von störenden Abständen vor Überschriften

Bestimmen Sie selbst, ob Word Leerraum vor Überschriften lässt oder nicht

Automatische Absatz-Abstände sind ein sehr hilfreiches Formatierungs-Werkzeug. Damit ersparen Sie sich das manuelle Einfügen von Leerzeilen vor und/oder nach Absätzen. So weit so gut.

Bei Überschrift-Formatvorlagen sorgt der Vor-Abstand allerdings für viel Verwirrung. Besonders irritierend ist, dass der Vor-Abstand manchmal erscheint und manchmal nicht.

Problem: Überschrift ist nicht bündig mit dem oberen Rand

Vielleicht kennen Sie folgendes Szenario: Wenn Sie die erste Zeile auf einer neuen Seite eines Dokuments mit der Word-eigenen Überschrift-Formatvorlage formatieren, ist die Überschrift nicht mehr bündig mit dem oberen Rand. Es gibt vielmehr einen störenden Abstand zwischen oberem Rand und der Überschrift.

Das Gleiche passiert auch bei mehrspaltigem Text. Hier sind einige Spalten, die mit der Überschrift-Formatvorlage beginnen, Richtung Seitenmitte vorgerückt, andere nicht. Das sieht wenig professionell aus.

Ursache: Den Word-eigenen Überschrift-Formatvorlagen sind sowohl ein Vor- als auch ein Nach-Absatz-Abstand zugewiesen. So verfügen die Überschriften 1 bis 3 beispielsweise über einen Vor-Abstand von 12 Punkten und einen Nach-Abstand von 3 Punkten. Und genau der Vor-Abstand sorgt am Seiten- bzw. Spaltenanfang dafür, dass der Text nicht bündig mit dem oberen Rand beginnt, sondern um 12 Punkte Richtung Seitenmitte vorgerückt ist.

Lösung 1: Schalten Sie das nützliche Kompatibilitäts-Kontrollkästchen ein

Beginnt Ihr Dokument nicht direkt mit einem Absatz in dem ein Vor-Abstand eingestellt ist? Dann können Sie das Problem wie folgt lösen:

Rufen Sie das Menü Extras-Optionen auf. Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Kompatibilität.
Schalten Sie in der Liste Optionen das Kontrollkästchen vor dem Eintrag "Abstand vor" nach Seiten- oder Spaltenwechsel unterdrücken ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf Ok.
Fügen Sie nun vor allen Überschriften, die direkt nach einem Seiten- und Spaltenwechsel folgen, einen manuellen Seiten- bzw. Spaltenwechsel ein. Rufen Sie hierzu das Menü Einfügen, Befehl Manueller Umbruch (Word 2003/2002) bzw. Manueller Wechsel (Word 2000/97) auf.

Effekt: Durch das Einschalten des Kompatibilitäts-Kontrollkästchens werden jetzt alle Abstände vor den Überschriften entfernt, die direkt nach einem Seiten- bzw. Spaltenwechsel stehen. Ihre Überschrift beginnt damit bündig am oberen Rand.

Beachten Sie: Die Kompatibilitäts-Einstellung gilt nur für das aktuelle Dokument. Die Einstellung müssen Sie bei Bedarf für jedes Dokument erneut vornehmen.

Lösung 2: Überschrift-Formatvorlagen individuell anpassen

Beginnt Ihr Dokument auf der ersten Seite bzw. in der ersten Spalte sofort mit einer Überschrift? Dann funktioniert der obige Trick nicht, da hier kein manueller Wechsel vorhanden ist. Die erste Überschrift ist demnach immer abgerückt. In diesem Fall müssen Sie die Überschrift-Formatvorlagen anpassen. Setzen Sie dort den Vor-Absatz-Abstand auf „0 Punkte“ und den Nach-Absatz-Abstand auf „12 Punkte“. Und so geht’s:

Word 2003/2002: Rufen Sie das Menü Format-Formatvorlagen und Formatierung auf. Word 2000/97: Rufen Sie das Menü Format-Formatvorlage auf. Wählen Sie im Formatvorlagen-Dialogfenster im Dropdown-Listenfeld Auflisten (Word 2000) bzw. Anzeigen (Word 97) die Auswahl Alle Formatvorlagen. So werden alle Formatvorlagen angezeigt.
Word 2003/2002: Klicken Sie mit der rechten Maustaste die anzupassende Überschrift-Formatvorlage an. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Ändern. Word 2000/97: Klicken Sie in der Liste Formatvorlagen die anzupassende Überschrift-Formatvorlage an. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Format und wählen in dem aufgeklappten Menü Absatz. Im Absatz-Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte Einzüge und Abstände.
Geben Sie im Bereich Abstand im Feld Vor den Wert „0“ und bei Nach den Wert „12“ ein. Verlassen Sie alle Dialogfenster mit Ok.
Falls Sie in Ihrem Dokument mehrere Überschrift-Formatvorlagen im Einsatz haben, wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 für die anderen Formatvorlagen.

Ab sofort beginnen alle Überschriften bündig mit dem oberen Seitenrand und sind nicht mehr eingerückt. Die fehlenden Absatz-Vor-Abstände gleichen Sie nun bei Bedarf mit Leerzeilen aus.

Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für gerade/ungerade Seiten festlegen

Professionelle Dokumente mit individuellen Kopf- und Fußzeilen gestalten

Vor allem beim Anlegen von umfangreichen Dokumenten wie Projektberichten oder technischen Dokumentationen, die doppelseitig gedruckt werden, wirken gleich aussehende Kopf- und/oder Fußzeilen wenig professionell.

Typischerweise sollen Kopf- und Fußzeilen in diesem Fall auf der ersten Seite unterdrückt werden. Außerdem soll die Seitenzahl auf Seiten mit gerader bzw. ungerader Seitennummer jeweils links- bzw. rechtsbündig in der Fußzeile erscheinen. Das lässt sich in Word ganz einfach einrichten:

So bleiben Kopf- und Fußzeile der ersten Seite leer

Rufen Sie das Menü Datei-Seite einrichten auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte Layout (Word 2003/2002) bzw. Seitenlayout (Word 2000/97).
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Seite anders und Gerade/Ungerade anders. Übernehmen Sie die Änderungen mit Ok.
Setzen Sie den Cursor in die erste Seite und wählen Sie das Menü Ansicht-Kopf- und Fußzeile. Word zeigt daraufhin die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile an.
Löschen Sie alle Inhalte in der Kopf- und in der Fußzeile und klicken Sie auf Schließen. Die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite bleibt jetzt leer.

Seitenzahlen für Fußzeilen einfach abwechselnd links- und rechtsbündig einfügen

Setzen Sie den Cursor in die zweite Seite des Dokuments und wählen Sie wieder das Menü Ansicht-Kopf- und Fußzeile. Wechseln Sie mit dem Symbol Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln in die Fußzeile.
Definieren Sie jetzt die Fußzeile, die auf den Seiten mit gerader Seitenzahl (2, 4, 6, 8 ...) erscheinen soll. Fügen Sie mit dem Symbol Seitenzahl einfügen die Feldfunktion für die Seitenzahl ein. Formatieren Sie die Seitenzahl linksbündig, damit sie im ausgedruckten und gebundenen Dokument jeweils außen erscheint. Klicken Sie dann auf Schließen.
Setzen Sie den Cursor nun in die dritte Seite des Dokuments und wählen Sie noch einmal Ansicht-Kopf- und Fußzeile.
Bestimmen Sie hier die Fußzeile für die Ausgabe auf Seiten mit ungeraden Seitenzahlen (3, 5, 7, 9 ...) wie in Schritt 2 beschrieben. Formatieren Sie die Seitenzahl diesmal rechtsbündig. Am Ende klicken Sie wieder auf Schließen.

Sie haben die Fußzeilen nun so definiert, dass auf der ersten Seite nichts, auf geraden Seiten eine linksbündige Seitenzahl und auf ungeraden Seiten eine rechtsbündige Seitenzahl erscheint.

Hinweis: Natürlich lassen sich auch die Kopfzeilen, wie gerade beschrieben, für gerade und ungerade Seiten unterschiedlich einrichten, zum Beispiel mit abwechselnd links- und rechtsbündigen Kapitelüberschriften.

Unbefugte Zugriffe auf Ihre Dokumente jetzt kontrollieren

Erfahren Sie, auf welchem Computer das Dokument zuletzt geöffnet wurde

Häufig werden Dokumente im Netzwerk gespeichert und können dort von beliebigen Anwendern geöffnet werden. Word hält in den Dokument-Eigenschaften zwar fest, wann ein Dokument zuletzt geöffnet wurde, aber zum jeweiligen Anwender gibt es keine Informationen, sodass Sie diese Zugriffe nicht genauer kontrollieren können.

Mithilfe einer Dokumentvariablen lässt sich jedoch zumindest festhalten, auf welchem Computer die Datei zuletzt geöffnet wurde, sodass auf diesem Weg Rückschlüsse auf den betreffenden Anwender möglich sind. Dazu geben Sie in der Ereignisprozedur „ThisDocument.Close“ des zu prüfenden Dokuments folgende Anweisungen ein:

Private Sub Document_Close()

Dim strX As String

On Error Resume Next

strX = System.PrivateProfileString("", _

"HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\" & _

"ComputerName\ComputerName", "ComputerName")

ThisDocument.Variables.Add Name:="LastCompName",

Value:=strX

ThisDocument.Variables("LastCompName") = strX

ThisDocument.Save

End Sub

Über die Anweisung „System.PrivateProfileString“ wird hier zunächst der Name des Computers aus der Registry ausgelesen. Dann wird eine neue Dokumentvariable angelegt und für den Fall, dass sie bereits vorhanden war, anschließend der Wert gesetzt. Das erspart eine zusätzliche Abfrage, ob die Dokumentvariable bereits existiert. Mit „On Error Resume Next“ unterbinden Sie dabei eventuelle Fehlermeldungen.

Hier erfahren Sie, ob ein fremder Dokumentzugriff erfolgte

Wenn Sie das Dokument zur Prüfung öffnen, wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung und rufen dort im Direktbereich über die folgende Anweisung den Inhalt der Dokumentvariablen ab:

? ThisDocument.Variables("LastCompName")

Weicht die Anzeige vom Namen Ihres Computers ab, wurde von einem anderen Computer auf das Dokument zugegriffen. Für die Prüfung können Sie auf Wunsch übrigens auch ein kleines Makro „ZugriffAnzeigen“ einsetzen, das sich über Alt+F8 schnell abrufen lässt und den Inhalt der Dokumentvariablen per „MsgBox()“ anzeigt:

Sub ZugriffAnzeigen()

MsgBox ThisDocument.Variables("LastCompName")

End Sub

So arbeitet die automatische Silbentrennung ab sofort perfekt

Die 4 häufigsten Silbentrennungsprobleme und ihre Lösungen

Die automatische Silbentrennung sorgt dafür, dass Wörter am Satzende so getrennt werden, dass in einer Zeile keine störenden Lücken mehr entstehen. Ihr Text erscheint wie aus einem Guss. Lesen Sie hier, wie Sie die Unzulänglichkeiten der automatischen Silbentrennung ganz schnell in Ihrem Sinne abstellen.

Problem 1: Word trennt nur Wörter, die es kennt

Ob ein Wort getrennt werden soll, entscheidet Word anhand der Einstellung im Menü Extras-Sprache-Silbentrennung selbstständig. An welcher Stelle das Wort getrennt wird, ermittelt Word über ein eigenes Silbentrennungs-Lexikon. Dieses kann aber im Gegensatz zum Rechtschreiblexikon nicht mit zusätzlichen Einträgen ergänzt werden.

Lösung: Damit Sie auch Wörter trennen können, die Word nicht kennt, nutzen Sie den bedingten Trennstrich: Fügen Sie in einem Wort an den Stellen den bedingten Trennstrich ein, an denen Word das Wort trennen kann. Wenn Sie die Tastenkombination Strg+- (Minuszeichen) drücken, wird an der aktuellen Cursorposition ein kleiner Trennstrich mit einem horizontalen Querstrich am Ende eingefügt. Der Vorteil des bedingten Trennstrichs ist, dass dieser nur dann gedruckt wird, wenn das Wort am Zeilenende an einem bedingten Trennstrich getrennt wird. In allen anderen Fällen wird der Trennstrich beim Drucken ignoriert. Deshalb können Sie in Ihrem Text den bedingten Trennstrich bedenkenlos an allen Trennpositionen einfügen.

Problem 2: Ein einzelner Absatz soll von der automatischen Silbentrennung ausgenommen werden

Die automatische Silbentrennung können Sie nur für eine komplettes Dokument ein- oder ausschalten.

Lösung: Damit ein Absatz - zum Beispiel eine zweizeilige Überschrift - nicht getrennt wird, gehen Sie wie folgt vor:

Positionieren Sie den Cursor in dem Absatz, in dem Sie keine automatische Silbentrennung benötigen.
Rufen Sie das Menü Format-Absatz auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch (Word 2003/2002), Zeilen- und Seitenwechsel (Word 2000) bzw. Textfluß (Word 97).
Schalten Sie hier das Kontrollkästchen Keine Silbentrennung ein und schließen Sie das Dialogfenster mit Ok.

In dem aktuellen Absatz erfolgt jetzt keine automatische Silbentrennung mehr, eventuell vorhandene automatische Trennstriche werden entfernt. Beachten Sie, dass bedingte Trennstriche bestehen bleiben.

Problem 3: Die Trennung von zwei zusammengehörenden Wörtern vermeiden

In jedem Text gibt es Wortkombinationen, die am Zeilenende möglichst nicht getrennt werden dürfen. So sollte beispielsweise der Titel „Dr.“ nicht vom nachfolgenden Namen getrennt werden.

Lösung: Damit Word zwei Wörter immer zusammenhält, fügen Sie zwischen den Wörtern keinen normalen Leerschritt mit der Leertaste ein, sondern drücken die Tastenkombination Strg+Umschalt+Leertaste. Daraufhin wird ein geschützter Leerschritt eingefügt. Sofern Sie die Darstellung der Sonderzeichen mit Strg+Umschalt+* eingeschaltet haben, erscheint anstelle des einfachen Punktes jetzt ein kleiner Kreis. Am Zeilenende werden nun bei Bedarf beide Wörter in die nächste Zeile verschoben.

Wenn Sie den geschützten Leerschritt einsetzen, sollten Sie in den so zusammengehaltenen Wörtern bedingte Trennstriche einfügen. So kann Word die Wörter bei Bedarf trennen und für ein ausgeglichenes Schriftbild sorgen; zwischen den beiden Wörtern wird jedoch nicht getrennt.

Problem 4: Trennung bei einem Trennstrich vermeiden

Gleichgültig, ob es sich um einen Doppelnamen wie „Müller-Schulz“ oder eine Telefon-Durchwahl im Stil von „987-12“ handelt, das Wort sollte am Ende einer Zeile nicht am Trennstrich in zwei Teile getrennt werden.

Lösung: Damit Word den Trennstrich nicht für den Zeilenumbruch nutzt, fügen Sie anstelle des normalen Trennstrichs einen geschützten Trennstrich ein: Zwei Wörter, die per Strg+Umschalt+Minuszeichen verbunden sind, werden von Word nicht mehr am Trennstrich getrennt.

Beachten Sie, dass der geschützte Trennstrich auf dem Bildschirm länger und dünner als ein normaler Trennstrich erscheint. In der Seitenansicht oder auf dem Ausdruck wird er aber in der gleichen Weise wie der normale Trennstrich gedruckt.

Wenn Sie den geschützten Trennstrich einsetzen, sollten Sie auch hier in den so zusammengehaltenen Wörtern bedingte Trennstriche einfügen, damit Word bei Bedarf an anderer Stelle trennen kann.

Standard-Schriftart dauerhaft ändern

NORMAL.DOT wie gewünscht anpassen

Wenn Sie über einen Klick auf das Neues leeres Dokument-Symbol in der Standard-Symbolleiste ein neues, leeres Dokument anlegen, ist immer die Standard-Schriftart eingestellt. Wie können Sie jetzt anstelle von „Times New Roman“ Ihre Lieblingsschrift „Arial“ einstellen?

Die Informationen über die Standard-Schriftart entnimmt Word aus der Dokumentvorlage, die mit dem aktuellen Dokument verbunden ist. Sofern Sie nicht über das Menü Datei-Neu eine andere Dokumentvorlage ausgewählt haben, ist Ihr Dokument immer mit der Standard-Dokumentvorlage NORMAL.DOT verbunden.

Ändern Sie die Standard-Schriftart in Ihrer Dokumentvorlage NORMAL.DOT wie folgt:

Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument. Rufen Sie jetzt das Menü Format-Zeichen auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Schrift. Legen Sie hier die Schriftart und Schriftgröße fest, die ab sofort als Standard gelten soll, zum Beispiel „Arial“ in der Schriftgröße „11“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Standard. Jetzt erscheint ein Dialogfenster mit einem Hinweis, den Sie mit Ja bestätigen. Schließen Sie nun Word und beantworten Sie eine eventuell erscheinende Frage zum Speichern der NORMAL.DOT mit Ja. Ab sofort erhalten alle neuen Dokumente, die Sie über das entsprechende Symbol starten, Ihre Lieblingsschrift „Arial“.

Tipp: Möchten Sie die Standard-Schriftart einer anderen Dokumentvorlage ändern, dann legen Sie einfach ein Dokument auf Basis dieser Vorlage an. Passen Sie dann die Standard-Schriftart wie gerade beschrieben an.

Seitenzahlen erst ab Seite 3 einfügen

Seitennummerierung wie gewünscht anpassen

Sie möchten die ersten beiden Seiten bei der Seitennummerierung überspringen? Zum Beispiel erst ab Seite 3 mit der entsprechenden Seitenzahl in der Fußzeile beginnen.

Der Trick besteht darin, die ersten beiden Seiten ohne Seitenzahl, in einen eigenen Abschnitt zu setzen und die erste Zahl für die Seitennummerierung auf „3“ zu setzen. So gehen Sie dafür vor:

Setzen Sie den Cursor hinter die letzte Zeile der zweiten Seite.
Rufen Sie das Menü Einfügen-Manueller Umbruch (Word 2003/2002) bzw. Einfügen-Manueller Wechsel (Word 2000/97) auf.
Aktivieren Sie unter Abschnittswechsel die Option Nächste Seite und bestätigen Sie mit Ok. Anschließend erkennen Sie an der Markierung „Abschnittswechsel (Nächste Seite)“ (schalten Sie bei Bedarf die Sonderzeichen mit Strg+Umschalt+* ein), dass Word die ersten beiden Seiten in einen eigenen Abschnitt gesetzt hat.
Setzen Sie den Mauszeiger in die dritte Seite Ihres Dokuments.
Wechseln Sie in die Fußzeile, indem Sie Ansicht-Kopf- und Fußzeile aufrufen und über das Symbol Zwischen Kopf- und Fußzeile in die Fußzeile gehen. Die Fußzeile trägt die Bezeichnung „Fußzeile -Abschnitt 2-“.
Lösen Sie die Verbindung zum ersten Abschnitt mit den ersten beiden Seiten und damit auch zu ihren Fußzeilen mit einem Klick auf Wie vorherige. Das Symbol erscheint anschließend ausgeblendet.
Rufen Sie zum Einfügen der Seitenzahlen das Menü Einfügen-Seitenzahlen auf. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Format.
Geben Sie im Dropdown-Feld Beginnen mit die Zahl „3“ ein.
Bestätigen Sie beide Dialogfenster mit Ok. Word fügt nun die erste Seitenzahl „3“ auf der Seite 3 ein. Die ersten beiden Seiten erhalten dagegen keine Seitenzahl.
Schließen Sie die Kopf- und Fußzeilen-Ansicht mit einem Klick auf Schließen in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile.
Klicken Sie auf das Symbol Seitenansicht in der Standard-Symbolleiste und kontrollieren Sie Ihre Seitenzahlen.

Falsch geschriebene Wörter im Benutzerwörterbuch löschen

So korrigieren Sie schnell Ihr Wörterbuch

Bei der Rechtschreibprüfung eines Dokuments lassen sich Wörter, die Word nicht kennt, in ein eigenes Benutzerwörterbuch aufnehmen. So „lernt“ Word Schritt für Schritt Ihren Wortschatz und zeigt künftig nur noch die tatsächlich falsch geschriebenen Wörter an. Wird versehentlich ein falsch geschriebenes Wort in das Benutzerwörterbuch eingetragen, wird dieses ab sofort nicht mehr automatisch angemahnt.

Entfernen Sie falsch geschriebene Wörter aus Ihren persönlichen Benutzerwörterbüchern:

Rufen Sie das Menü Extras-Optionen auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerwörterbücher (Word 2003/2002) bzw. Wörterbücher (Word 2000/97).
Word zeigt daraufhin in einer Liste alle Ihre zurzeit verfügbaren Benutzerwörterbücher an.
Markieren Sie das gewünschte Benutzerwörterbuch (beispielsweise BENUTZER.DIC) und klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern (Word 2003/2002) bzw. Bearbeiten (Word 2000/97). Quittieren Sie eine eventuelle Meldung, dass Word jetzt die Rechtschreibprüfung stoppt mit Ok. Je nach Word-Einstellung und -Version erscheint daraufhin ein Dialogfenster zur Auswahl des Dateiformates. Wählen Sie bei Benutzerwörterbüchern immer das Format Nur Text.
In Word 2003/2002 zeigt Word die Wörterliste in einem eigenen Dialogfenster an, in dem Sie die Einträge bearbeiten. In Word 2000/97 wird das Benutzerwörterbuch als normaler Text geladen und Sie erhalten eine Liste mit allen Wörtern. Jedes Wort befindet sich in einem eigenen Absatz. Die Wörter sind sortiert: Zuerst folgen in alphabetischer Reihenfolge alle Wörter, die mit Großbuchstaben beginnen und anschließend alle Wörter, die mit Kleinbuchstaben beginnen. Wörter mit Sonderzeichen befinden sich ganz am Anfang der Datei. '
In Word 2003/2002 können Sie einen Eintrag nicht direkt ändern, sondern müssen den falschen Eintrag löschen und einen Eintrag mir korrekter Schreibweise über Hinzufügen einfügen. In Word 2000/97 korrigieren Sie alle falsch geschriebenen Wörter in der Liste selbst, ändern Sie jedoch nichts an der Struktur der Datei.
In Word 2003/2002 genügt nun das Schließen aller Dialogfenster mit Ok.In Word 2000/97 speichern Sie Ihre Änderungen über einen Klick auf das Speichern-Symbol in der Standard-Symbolleiste. Benutzerwörterbücher müssen im „Nur Text“-Format gespeichert werden, gleichgültig ob Word beim Speichern einen anderen Vorschlag macht.

Beachten Sie, dass die Wörterbücher von allen Office-Anwendungen gemeinsam genutzt werden. Eine Änderung am Benutzerwörterbuch in Word wirkt sich auch auf die Rechtschreibprüfung in Excel oder PowerPoint aus.

So machen Sie bebilderten Dokumenten Beine

Wie Sie Word beschleunigen

Je mehr ClipArts und Grafiken Sie in Ihren Dokumenten verwenden, desto langsamer wird Word bei der Ausführung einzelner Funktionen. So können beispielsweise beim Blättern von einer Seite auf die nächste spürbare Verzögerungen auftreten. Das liegt daran, dass Word für jedes anzuzeigende Element zunächst im Hintergrund eine Bildschirmdarstellung aufbauen muss.

Lösung: Grafiken nur dann anzeigen, wenn es wirklich nötig ist Da Sie ClipArts und Grafiken jedoch nur beim Einfügen wirklich komplett zur Kontrolle sehen müssen, sollte Ihre erste Optimierungsmaßnahme darin bestehen, Grafiken nur dann anzeigen zu lassen, wenn es wirklich nötig ist.

Für mehr Tempo: Lassen Sie statt der Grafiken lediglich Platzhalter anzeigen Wählen Sie dazu das Menü Extras-Optionen, wechseln Sie auf die Registerkarte Ansicht und aktivieren Sie im Bereich Anzeigen die Option Platzhalter für Grafiken. Word zeigt nun anstelle der Bilder nur einen stellvertretenden Rahmen für jedes Element im Dokument an. Anschließend werden Sie bemerken, dass Word dadurch nun erheblich schneller arbeitet.

So stellen Sie mehr Speicher für mehr Geschwindigkeit zur Verfügung Wenn Sie darauf angewiesen sind, dass ClipArts und Grafiken immer angezeigt werden, sollten Sie Word mehr Speicher zur Anzeige von Text und Bildern zuordnen. Dazu verwenden Sie zwei Einträge in der Registry, die Sie wie folgt anlegen:

1. Wählen Sie Start-Ausführen, geben Sie „regedit“ ein und drücken Sie die Return-Taste.

2. Suchen Sie im Registrierungseditor den folgenden Abschnitt:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Word\Options

„x.0“ ersetzen Sie dabei durch „11.0“ für Word 2003, „10.0“ für Word 2002, „9.0“ für Word 2000 und „8.0“ für Word 97.

3. Legen Sie im Bereich Options zwei Zeichenketten-Einträge mit den Namen „CacheSize“ und „BitmapMemory“ an.

4. Doppelklicken Sie jeweils auf die neuen Einträge und weisen Sie CacheSize den Wert „2048“ (entspricht 2 MB) und „BitmapMemory“ den Wert „4096“ (entspricht 4 MB) zu. Diese Einstellungen sorgen dafür, dass Word für die Anzeige von Text und Grafiken statt der standardmäßig verwendeten 512 KB nun vier- beziehungsweise achtmal soviel Speicher verwendet.

5. Verlassen Sie den Registrierungseditor und starten Sie Word neu, damit die Einstellungen wirksam werden.

Komprimieren Sie Ihre Grafiken für noch mehr Geschwindigkeit In Word 2003 und 2002 finden Sie im Eigenschaften-Dialog von Grafiken auf der Registerkarte Bild die Schaltfläche Komprimieren, die ebenfalls noch Spielraum für mehr Geschwindigkeit bietet. Klicken Sie die Schaltfläche an und es erscheint ein Dialog, über den Sie die aktuelle oder alle Grafiken des Dokuments komprimieren können.

Wenn also beispielsweise ein Dokument nur für die Bildschirmanzeige gedacht ist, müssen die Grafiken keinen besonderen Qualitätsansprüchen genügen, wie das zum Beispiel beim Ausdruck der Fall wäre. Durch die Wahl der Option Web/Bildschirm im Bereich Auflösung ändern und Aktivierung der Option Zugeschnittene Bildbereiche löschen können Sie das Dokument drastisch verkleinern und die Geschwindigkeit von Word erhöhen.

HTML-Kennzeichen schnell und pannenfrei aus Texten löschen

Alle Tags und überflüssigen Leerzeichen in einem Durchgang entfernen

Kennen Sie das? Sie haben eine interessante Internet-Seite gefunden und möchten den Text aus der HTML-Seite in Ihr Word-Dokument übertragen. Die in HTML-Seiten enthaltenen „Tags“ wie <head>, oder </table><//table>müssen anschließend allerdings mühsam von Hand gelöscht werden. Dabei wird nicht selten irrtümlich Text entfernt, weil er zwischen den HTML-Anweisungen nur schwer zu erkennen ist. Das muss nicht sein!

So hilft Ihnen die Suchen- und Ersetzen-Funktion Beim Entfernen der HTML-Tags ist die Suchen-/Ersetzen-Funktion von Word eine große Hilfe. Ähnlich wie bei DOS-Funktionen können Sie hier sogenannte „Wildcards“ (Platzhalter) einsetzen, die in geschickt gewählten Kombinationen mit anderen Zeichen viel Arbeit sparen können:

1. Wählen Sie im Dokument mit den HTML-Tags das Menü Bearbeiten-Ersetzen.

2. Geben Sie im Feld Suchen nach die folgende Zeichenfolge ein:

\<*\>

Das Feld Ersetzen durch bleibt leer!

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Platzhalter verwenden (Word 2003/2002) bzw. Mit Mustervergleich (Word 2000/97). Wenn dieses Kontrollkästchen im Ersetzen-Dialog nicht vorhanden ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern. Word blendet dann zusätzliche Einstellungen unter den Eingabefeldern ein.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle ersetzen.

5. Bestätigen Sie die abschließende Erfolgsmeldung von Word mit Ok.

Das steht hinter der Zeichenfolge Die Zeichenfolge \<*\> bedeutet im Klartext: Suche nach Textpassagen, die mit dem Sonderzeichen \< (Spitze Klammer auf) beginnen, bei denen es keine Rolle spielt, was für Zeichen dann folgen (Platzhalter *), die aber mit dem Sonderzeichen \> (Spitze Klammer zu) enden sollen. Das Sternchen steht hier als Platzhalter für beliebige Zeichen in den spitzen Klammern, wodurch alle HTML-Tags erfasst sind. Gelöscht werden die HTML-Tags, weil das Feld Ersetzen durch leer gelassen wurde.

Verbliebene Leerzeilen bequem löschen In einzelnen Zeilen der HTML-Seiten sind die Tags die einzigen Inhalte. Nachdem Sie die Tags gelöscht haben, bleiben also viele leere Zeilen, die ebenfalls entfernt werden müssen. Dazu benutzen Sie wieder die Ersetzen-Funktion: Im Feld Suchen nach geben Sie dazu ^p^p (Word 2003/2002/2000) bzw. ^a^a (Word 97) und im Feld Ersetzen durch geben Sie ^p (Word 2003/2002/2000) bzw. ^a (Word 97) ein. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Platzhalter verwenden (Word 2003/2002) bzw. Mit Mustervergleich (Word 2000/97). Nach einem Klick auf Alle ersetzen tauscht Word zwei aufeinanderfolgende Leerzeilen gegen eine Leerzeile aus. Wiederholen Sie den Ersetzen-Vorgang mit diesen Einstellungen, bis Word nur noch eine einzelne Ersetzung meldet. Damit sind alle überflüssigen Leerzeilen gelöscht und Sie können mit der weiteren Bearbeitung der HTML-Seite fortfahren.

So findet Ihr Word-Serienbrief die Excel-Datenquelle ohne Fehlermeldung

Wie Sie den Import-Filter selbst bestimmen

Sie haben in Word 2003/2002 einen Word-Serienbrief mit einer Excel-Datenquelle verbunden und bei den Daten eine Sortierung bzw. eine Datensatzselektion durchgeführt: Dann kann es Ihnen passieren, dass, wenn Sie den Serienbrief zu einem späteren Zeitpunkt öffnen, Sie eine Meldung erhalten, dass Word die Datenquelle nicht mehr findet – obwohl die Excel-Datei unverändert zur Verfügung steht. Erst nachdem Sie die Datenquelle erneut verbunden haben, können Sie wieder auf die Daten zugreifen. Wenn Sie die Excel-Datenquelle dagegen ohne Sortierung/Selektion nutzen, tritt das Problem nicht auf.

Dieses Phänomen tritt immer dann auf, wenn Word beim Zugriff auf Excel-Tabellen den Import-Filter für die Datenquelle selbst bestimmt. Dann kommt ein Filter zum Einsatz, bei dem die Sortierung/Selektion nicht gespeichert werden kann, sodass Sie die Datenquelle jedes Mal erneut verbinden müssen.

Stellen Sie Word ab sofort so ein, dass Sie den Import-Filter selbst festlegen können. Wählen Sie dann als Import-Filter Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter. Und so geht’s:

Rufen Sie das Menü Extras-Optionen auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit Ok. Diesen Schritt müssen Sie nur einmal ausführen, Word merkt sich diese Einstellung dauerhaft. Beachten Sie: Ohne die Änderung im Menü Extras-Optionen, Registerkarte Allgemein legt Word den Import-Filter beim Laden einer Datei, die nicht im Word-Format vorliegt, generell selbst fest. Das gilt nicht nur für die Datenquelle bei Serienbriefen, sondern auch für gewöhnliche Dokumente, die Sie von einer fremden Textverarbeitung übernehmen möchten oder die aus einer reinen Textdatei bestehen. Nur wenn Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen einschalten, werden Sie immer nach dem gewünschten Format gefragt und können selbst entscheiden.
Erstellen Sie jetzt Ihren Serienbrief, indem Sie das Menü Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent aufrufen.
Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den gewünschten Dokumenttyp, zum Beispiel: Briefe.
Machen Sie im zweiten Schritt beispielsweise das aktuelle Dokument zum Serienbrief.
Wählen Sie in Schritt 3 die Option Vorhandene Liste verwenden und klicken Sie auf Durchsuchen. Wechseln Sie dann in den Ordner, in dem sich Ihre Excel-Datei befindet. Markieren Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf Öffnen.
Aufgrund der Änderung im Menü Extras-Optionen, Registerkarte Allgemein erscheint daraufhin ein Dialogfenster, in dem Sie die Art der Datenquelle festlegen können. Wählen Sie hier die Option Microsoft Excel-Arbeitsblätter über Konverter (*.xls;*.xlw) und bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok.
Im nächsten Dialogfenster lassen Sie die Einstellung Gesamte Arbeitsmappe ausgewählt, das Kontrollkästchen Format für Seriendruck muss ausgeschaltet sein. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok.
Nun erscheint das Seriendruckempfänger-Dialogfenster, in dem Sie Ihre Adress-Auswahl durchführen.
Wenn Sie das Seriendruckempfänger-Dialogfenster mit Ok bestätigt haben, können Sie im vierten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Seriendruckfelder in Ihr Dokument einfügen.

So bleibt die Datenquelle dauerhaft verbunden

Werden die Adressen auf diese Weise mit Ihrem Serienbrief verbunden, erscheint beim späteren Laden des Serienbriefs nur noch die aus Schritt 7 der Schritt-für-Schritt-Anleitung bekannte Meldung, die Sie einfach mit Ok bestätigen. Die Datenquelle selbst bleibt aber dauerhaft mit der in Schritt 8 der Schritt-für-Schritt-Anleitung gewählten Auswahl mit dem Serienbrief verbunden.

So fügen Sie Fußnoten professionell ein

Formatieren Sie Fußnoten komfortabel

In dem Dialogfenster, das Word vor dem Einfügen einer Fußnote anzeigt, stehen Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten für Fußnoten zur Auswahl. Sie betreffen aber hauptsächlich die Form der Fußnoten-Nummerierung, die nur selten anzupassen ist.

Viel wichtiger sind in der Regel die Schriftformatierungen und Absatzeinzüge von Fußnoten. Um diese Formate anzupassen, bearbeiten Sie die Formatvorlage für Fußnoten. Wenn Sie für Ihren Text eine spezielle Dokumentvorlage angelegt haben, sollten Sie die Änderungen direkt in dieser Dokumentvorlage vornehmen.

In Word 2003/2002 gehen Sie zum Anpassen der Formatvorlagen wie folgt vor:

Rufen Sie das Menü Format-Formatvorlagen und Formatierung auf.
Daraufhin öffnet sich der Aufgabenbereich mit einer Übersicht der verwendeten Formatierungen. Standardmäßig wird das Fußnotenformat hier noch nicht angezeigt. Deshalb öffnen Sie jetzt die Dropdown-Liste Anzeigen am unteren Rand des Aufgabenbereichs und wählen darin den Eintrag Benutzerdefiniert.
Versehen Sie die Kontrollkästchen Fußnotentext und Fußnotenzeichen per Mausklick mit einem Häkchen. Danach bestätigen Sie die neue Auswahl mit Ok.
Wählen Sie im Aufgabenbereich die Formatierung Fußnotentext. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Namen der Vorlage und klicken Sie dann auf den Dropdown-Pfeil, der rechts neben dem Vorlagennamen erscheint. In der aufklappenden Liste wählen Sie Ändern.
Nun können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Format beispielsweise die Schriftart, das Absatzformat und weitere Layoutoptionen der Formatvorlage bearbeiten.
Die Änderungen bestätigen Sie schließlich mit Ok.

In Word 2000 und Word 97 passen Sie die Formatvorlagen so an:

Rufen Sie das Menü Format-Formatvorlage auf.
Öffnen Sie die Dropdown-Liste Auflisten (2000) bzw. Anzeigen (97) und aktivieren Sie den Eintrag Alle Formatvorlagen.
Suchen Sie im Listenfeld Formatvorlagen den Eintrag Fußnotentext und markieren Sie den Eintrag per Mausklick.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten und fahren Sie im daraufhin angezeigten Dialogfenster mit der Schaltfläche Format fort, um zum Beispiel die Zeichen- oder Absatzformatierung anzupassen.
Haben Sie alle Änderungen durchgeführt, verlassen Sie die Dialogfelder mit Ok und Schließen.

Wie Sie einzelne Fußnotenelemente formatieren

Was Sie mit der Formatvorlage nicht beeinflussen können, sind

die Trennlinie zwischen Text und Fußnote,
die Linie, die erscheint, wenn sich der Fußnotentext über mehr als eine Seite erstreckt
sowie der Hinweistext auf eine Fortsetzung des Fußnotentextes.

Zur Formatierung dieser Elemente nutzen Sie das Fußnotenfenster in der Normalansicht:

Blenden Sie das Fußnotenfenster ein, indem Sie Ansicht-Fußnoten aufrufen.
Am oberen Rand des Unterfensters finden Sie das Dropdown-Listenfeld Fußnoten. Hier wählen Sie entweder Fußnotentrennlinie, Fußnoten-Fortsetzungstrennlinie oder Fußnoten-Fortsetzungshinweis. Wählen Sie zum Beispiel Fortsetzungshinweis, um einen Text zu definieren, der eine mehrseitige Fußnote kenntlich macht.
Im Fußnotenfenster können Sie jetzt die gewünschten Änderungen vornehmen. Da zunächst kein Fortsetzungshinweis vorhanden ist, geben Sie beispielsweise (Forts.) ein. Formatieren Sie den Absatz rechtsbündig und weisen Sie dem Text Kursivschrift zu.

Ihre Änderungen werden sofort wirksam und können in der Layoutansicht oder der Seitenvorschau kontrolliert werden.

Bilder aus Access pannenfrei in Word-Serienbrief einfügen

Perfekt gestaltete Serienbriefe

Haben Sie beispielsweise Fotos von Artikeln oder Mitarbeitern in Access gespeichert, die Sie individuell in die einzelnen Serienbriefe übernehmen möchten? Auf den ersten Blick ist das schnell erledigt. Schließlich kann Access Grafiken in einem Datenbankfeld speichern, das Sie zunächst wie jedes andere Feld in Ihren Serienbrief einfügen. Bei der Ausgabe der Serienbriefe erscheint dann aber anstelle der erhofften Grafiken lediglich folgender Text:

Long-Binary- oder Textwert

Trick 1: Speichern Sie Ihre Bilder parallel zur Datenbank in separaten Dateien

Leider ist eine direkte Übernahme der Grafik aus dem entsprechenden Feld in Access nicht möglich, hier hilft nur ein Trick weiter: Speichern Sie Ihre Grafiken parallel zu der Datenbank auch in separaten Dateien auf Ihrer Festplatte. Wenn Sie dann noch in jeden Datensatz den genauen Pfad zu dieser Grafikdatei eingeben, können Sie Word auch in Serienbriefen dazu bringen, für jeden Datensatz eine andere Grafik einzufügen.

Trick 2: Nutzen Sie eine Feldfunktion zum Einfügen von Grafiken

Hierzu kommt die Feldfunktion EINFÜGENGRAFIK (Word 97) bzw. INCLUDEPICTURE (Word 2003/2002/2000) zum Einsatz. Sie akzeptiert als Parameter den Pfad zu einer Grafikdatei und zeigt dann als Ergebnis diese Grafik an der Stelle an, an der Sie die Feldfunktion eingegeben haben.

Bei der Eingabe des Pfads zur Grafikdatei müssen Sie dabei alle Backslashes doppelt eingeben, beispielsweise

C:\\GRAFIK\\LOGOS\\LOGO.TIF

Sind alle Grafikdateien auf der Festplatte vorhanden und haben Sie die entsprechenden Pfade in Ihrer Datenbank gespeichert, starten Sie den Seriendruck wie gewohnt:

Das Feld mit der Grafik fügen Sie nicht direkt ein, sondern setzen den Cursor an die Textstelle, an der die Grafik erscheinen soll und drücken Strg+F9 für die geschweiften Klammern der Feldfunktion.
Geben Sie in den geschweiften Klammern folgenden Ausdruck ein:

Word 2003/2002/2000:

INCLUDEPICTURE "" \*MERGEFORMAT

Word 97:

EINFÜGENGRAFIK "" \*FORMATVERBINDEN

Setzen Sie nun den Cursor zwischen die Anführungszeichen und klicken Sie auf das Symbol Seriendruckfeld einfügen.
Wählen Sie in der Liste der zur Verfügung stehenden Seriendruckfelder das Feld aus, in dem der Pfad zu der jeweiligen Grafikdatei abgelegt ist. Word fügt daraufhin den Platzhalter für dieses Datenbankfeld in die Feldfunktion ein.
Wenn Sie nun auf die Schaltfläche der Seriendruckvorschau klicken und die Datenbankinhalte zum Test in Ihr Dokument einfügen, werden die Grafiken immer noch nicht korrekt dargestellt. Word setzt zwar wie gewünscht den korrekten Pfad in die Feldfunktion ein, wertet das Ergebnis aber nicht aus. Anstelle der Feldfunktion erscheint daher zunächst nur ein leerer Rahmen. Durch das Anklicken des Rahmens und einer Aktualisierung des Feldes mit F9 können Sie aber das Ergebnis in der Vorschau betrachten und gegebenenfalls die Positionierung der Grafik anpassen.
Starten Sie die Ausgabe des Seriendrucks in eine Datei. Word legt daraufhin ein neues Dokument an, in das die Serienbriefe jeweils durch einen Abschnittswechsel getrennt eingefügt werden. Auch hier wertet Word die Feldfunktion zunächst nicht korrekt aus und es erscheinen nur leere Rahmen. Drücken Sie daher zunächst Strg+A, um das komplette Dokument zu markieren und starten Sie dann eine Aktualisierung der Feldfunktionen mit F9.

Die gewünschte individuelle Grafik wird daraufhin in jeden Serienbrief eingefügt. Jetzt können Sie den Ausdruck starten.

Wie Sie Standard-Tabstopps schnell ändern

Wie Tabstopps endlich Ihren Standard-Abstand akzeptieren

Sofern Sie keine benutzerdefinierten Tabstopps für einen Absatz angelegt haben, springt Word beim Drücken der Tab-Taste an die nächste Standard-Tabstopp-Position. Diese Positionen befinden sich im Abstand von 1,25 Zentimetern.

Möchten Sie den Wert von 1,25 cm dauerhaft ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN auf und wechseln Sie auf die Registerkarte SPEICHERORT FÜR DATEIEN (Word 2003/2002/2000) bzw. DATEIABLAGE (Word 97).
Führen Sie im Listenfeld auf dem Eintrag BENUTZERVORLAGEN einen Doppelklick aus. Word zeigt jetzt in einem eigenen Dialogfenster den kompletten Pfad zu Ihrer Standard-Dokumentvorlage NORMAL.DOT an. In Word 2003/2002 machen Sie diesen sichtbar, indem Sie das Dropdown-Listenfeld SUCHEN IN öffnen. Notieren Sie sich diese Angabe und schließen Sie alle Dialogfenster.
Wechseln Sie in das Dialogfenster DATEI-ÖFFNEN und stellen Sie bei DATEITYP die Auswahl DOKUMENTVORLAGEN ein. Dann wechseln Sie in den soeben notierten Ordner und öffnen dort die Datei NORMAL.DOT.
Rufen Sie das Menü FORMAT-TABSTOPP (Word 2003/2002/2000) bzw. Format-Tabulator (Word 97) auf. Jetzt erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie bei STANDARDTABSTOPPS den neuen Abstand „0,6 cm“ festlegen.
Schließen Sie das Dialogfenster mit Ok, speichern Sie die Änderungen an der NORMAL.DOT und verlassen Sie Word.

Beachten Sie: Die Standard-Tabstopps gelten für alle Absätze des Dokuments – es sei denn, Sie haben in einem Absatz eigene Tabstopps definiert. Wenn Sie die Abstände der Standard-Tabstopps wie beschrieben in Ihrer NORMAL.DOT ändern, gelten diese auch in allen neuen Dokumenten. Außerdem hat die Änderung in der NORMAL.DOT Einfluss auf bereits bestehende Dokumente oder Dokumente, die auf einer anderen Dokumentvorlage basieren.

So drucken Sie 4 DIN-A5-Seiten auf einem DIN-A4-Blatt

Buchdruck leicht gemacht

Beim Buchdruck müssen nicht nur zwei A5-Seiten auf einem A4-Blatt im Querformat gedruckt werden. Hier kommt auch noch erschwerend hinzu, dass die Seiten nicht in der Seitenzahlreihenfolge zu drucken sind: Besteht der Ausdruck beispielsweise aus vier DIN-A5-Seiten, muss Seite 1 auf der Vorderseite des A4-Blattes auf der rechten Seite erscheinen, Seite 2 (links) und Seite 3 (rechts) auf der Rückseite der A4-Seite, Seite 4 ist wiederum auf der Vorderseite (links) zu platzieren.

Aus diesem Grund arbeiten Sie mit Textfeldern, die Sie beliebig verknüpfen können. Der Text fließt dann in der von Ihnen vorgegebenen Reihenfolge durch die Textfelder, unabhängig davon, in welcher Reihenfolge die Textfelder auf den Seiten platziert werden.

Angenommen, es sollen vier DIN-A5-Seiten auf einem doppelseitigen DIN-A4-Blatt gedruckt werden, dann gehen Sie wie folgt vor:

Legen Sie ein neues, leeres Dokument an und ändern Sie über das Menü DATEI-SEITE EINRICHTEN die Ausrichtung auf QUERFORMAT.
Fügen Sie jetzt mit Strg+Return einen festen Seitenwechsel ein. Somit verfügen Sie über zwei leere DIN-A4-Seiten im Querformat.
Blenden Sie die Zeichnen-Symbolleiste ein und klicken Sie hier auf das Symbol TEXTFELD. Ziehen Sie auf der ersten Seite Ihres zweiseitigen Dokuments nacheinander zwei Textfelder auf. Die Textfelder müssen dabei jeweils eine Seitenhälfte (= DIN-A5-Seite) groß sein.
Wiederholen Sie das Einfügen der Textfelder auf der zweiten Seite.
Klicken Sie jetzt auf der ersten Seite den Rahmen des rechten Textfeldes mit der rechten Maustaste an. Daraufhin erscheint das Kontextmenü, in dem Sie die Option TEXTFELD VERKNÜPFEN wählen.
Der Mauszeiger verwandelt sich jetzt in eine Gießkanne. Positionieren Sie den Mauszeiger auf der zweiten Seite auf dem linken Textfeld und klicken Sie mit der linken Maustaste. Die beiden Textfelder sind nun miteinander verknüpft.
Klicken Sie auf der zweiten Seite auf den Rahmen des linken Textfeldes und wählen Sie wieder im Kontextmenü die Option TEXTFELD VERKNÜPFEN. Anschließend klicken Sie auf der zweiten Seite auf das rechte Textfeld.
Wiederholen Sie den Vorgang ein drittes Mal: Diesmal klicken Sie auf den Rahmen des rechten Textfeldes auf der zweiten Seite, wählen im Kontextmenü die Option TEXTFELD VERKNÜPFEN und klicken dann auf der ersten Seite auf das linke Textfeld.

Die Textfelder sind jetzt alle miteinander verknüpft. Wenn Sie im ersten Textfeld (rechtes Textfeld auf der ersten Seite) Text eingeben, wandert dieser – sobald das erste Textfeld gefüllt ist – in das zweite Textfeld, dann in das dritte und schließlich in das vierte Textfeld.

Wie Sie 2 zusammenhängende Grafiken gleichzeitig verschieben

Der Trick mit dem Positionsrahmen

Häufig müssen Grafiken, die zusammengehören, als Ganzes verschoben werden, um ein optisch ansprechendes Layout zu erhalten. Das ist einfacher als es auf den ersten Blick aussieht.

Der Trick: Setzen Sie die beiden Grafiken in einen Positionsrahmen. Dieser lässt sich dann mit den enthaltenen Grafiken beliebig mit der Maus platzieren. Und so geht’s.

Rufen Sie das Menü EINFÜGEN-TEXTFELD auf und ziehen Sie ein Textfeld so groß auf, dass es beide Grafiken aufnehmen kann.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Textfeldes und wählen Sie aus dem Kontextmenü TEXTFELD FORMATIEREN.
Wechseln Sie auf die Registerkarte TEXTFELD und klicken Sie nun auf die Schaltfläche ZU POSITIONSRAHMEN UMWANDELN (Word 2003/2002/2000) bzw. KONVERTIEREN ZU POSITIONSRAHMEN (Word 97). Bestätigen Sie den folgenden Hinweis mit OK. Daraufhin wird aus dem Textfeld ein Positionsrahmen, in den sich die beiden Grafiken ganz einfach mit der Maus hineinziehen lassen.
Entfernen Sie jetzt noch die Rahmenlinien, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Positionsrahmens klicken und RAHMEN UND SCHATTIERUNG aus dem Kontextmenü wählen.
Wechseln Sie auf die Registerkarte RAHMEN und klicken Sie dann auf die Option OHNE. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
Ziehen Sie die beiden Grafiken jetzt nacheinander an die gewünschte Stelle im Positionsrahmen.

Ab sofort platzieren Sie beide Grafiken gleichzeitig an der gewünschten Stelle, indem Sie nur den Positionsrahmen mit der Maus verschieben.

Tipp: Wenn Sie den Positionsrahmen nicht automatisch mit dem Text verschieben wollen, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Positionsrahmen und wählen POSITIONSRAHMEN FORMATIEREN aus dem Kontextmenü. Deaktivieren Sie danach das Kontrollkästchen MIT TEXT VERSCHIEBEN und aktivieren Sie das Kontrollkästchen VERANKERN. Ab sofort bleiben Ihre Grafiken auch dann an der Stelle stehen, an der Sie sie positioniert haben, wenn Sie weiteren Text einfügen.

So werden Tabellenzeilen am Seitenende nicht getrennt

Bestimmen Sie selbst, ob ein Seitenwechsel in einer Tabellenzeile erfolgen darf

Mit dem folgenden Trick halten Sie Tabellenzeilen zusammen:

Markieren Sie die Tabelle.
Rufen Sie das Menü TABELLE-TABELLENEIGENSCHAFTEN (Word 2003/2002/2000) bzw. TABELLE-ZELLENHÖHE UND -BREITE (Word 97) auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte ZEILE.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen ZEILENWECHSEL AUF SEITEN ZULASSEN (Word 2003/2002) bzw. SEITENWECHSEL IN DER ZEILE ZULASSEN (Word 2000/97).
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.

Word setzt jetzt die Tabellenzeilen, die auf zwei Seiten aufgeteilt wurden, jeweils im Ganzen auf die Folgeseite.

Feldfunktions-Formeln und -Ergebnisse gleichzeitig anzeigen lassen

Mit diesem Trick teilen Sie das Dokumentfenster

Wenn Sie beispielsweise mit der Tastenkombination Alt+Umschalt+D das aktuelle Datum in Ihr Dokument eintragen, wird das Datum als Feldfunktion eingefügt. Mit Alt+F9 können Sie zwischen dem Ergebnis (= Datum) und der hinterlegten Formel (= Feldfunktion) umschalten. Möchten Sie beispielsweise den Aufbau des Datums ändern, müssen Sie in die Feldfunktions-Ansicht wechseln, die Formatierungsanweisung anpassen, wieder zurückwechseln und anschließend die Formel aktualisieren.

Nutzen Sie die Möglichkeit, die Ansicht des aktuellen Dokuments zu teilen. In der oberen Hälfte lassen Sie sich dann das Feldfunktion-Ergebnis anzeigen, in der unteren Hälfte schalten Sie die Feldfunktion-Ansicht ein, um die Formel einzusehen. Und so geht’s:

Wechseln Sie in Word 2000 und Word 97 in die Normalansicht. In Word 2003/2002 funktioniert der Trick sowohl in der Layoutansicht als auch in der Normalansicht.
Rufen Sie jetzt das Menü FENSTER-TEILEN auf. Daraufhin wird das Word-Programmfenster mit einer grauen Linie in zwei Hälften unterteilt. Die Linie können Sie nun mit der Maus verschieben. Sobald Sie die linke Maustaste drücken, wird die aktuelle Ansicht in zwei Hälften aufgeteilt. Sowohl in der oberen als auch unteren Hälfte wird Ihr Dokument angezeigt.
Positionieren Sie Ihren Text nun mithilfe der Bildlaufleisten so, dass der Text mit der Feldfunktion sowohl in der oberen als auch der unteren Hälfte angezeigt wird.
Klicken Sie in den unteren Bereich und drücken Sie die Tastenkombination Alt+F9. Daraufhin wird im unteren Bereich die Feldfunktion und im oberen Bereich das Ergebnis angezeigt.
Wenn Sie nun beispielsweise die Formatierungsanweisung in der Feldfunktion ändern und F9 zum Aktualisieren der Feldfunktion drücken, wird im oberen Bereich das Ergebnis angezeigt. Auf diese Weise können Sie sofort die Änderungen an der Feldfunktion kontrollieren.
Haben Sie alle Änderungen durchgeführt, schalten Sie mit Alt+F9 die Anzeige der Feldfunktion im unteren Bereich wieder aus.
Rufen Sie jetzt das Menü FENSTER-TEILUNG AUFHEBEN auf. Daraufhin wird das Dokument wieder „am Stück“ angezeigt.

Beachten Sie: Die Größenaufteilung der beiden Ansichtsbereiche können Sie nachträglich jederzeit ändern: Positionieren Sie den Mauszeiger einfach auf der Trennlinie zwischen oberem und unterem Fenster, sodass sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil verwandelt. Wenn Sie jetzt die linke Maustaste drücken und den Mauszeiger bewegen, verschiebt sich auch die Trennlinie. Sobald Sie die Maustaste lösen, werden die beiden Ansichten in der neuen Aufteilung angezeigt. Um die zwei Ansichten zu schließen, genügt ein Doppelklick auf die Trennlinie und schon wird die untere Ansicht geschlossen

Wie Sie mit wenigen Mausklicks ein Abbildungsverzeichnis anlegen

So beschriften Sie Ihre Bilder mühelos

Für Ihre Dokumentation fehlt nur noch das Abbildungsverzeichnis? Dann machen Sie sich jetzt nicht an das mühsame und zeitraubende Zusammenstellen der Abbildungsbeschriftungen „per Hand“?

Denn Word bietet Ihnen auch für diese Aufgabe eine passende automatische Funktion an. Und so gehen Sie vor:

Setzen Sie den Cursor auf eine neue Seite, zum Beispiel hinter dem Inhaltsverzeichnis.
Wählen Sie in Word 2003/2002 das Menü EINFÜGEN-REFERENZ-INDEX UND VERZEICHNISSE bzw. in Word 2000/97 EINFÜGEN-INDEX UND VERZEICHNISSE.
Wechseln Sie auf die Registerkarte ABBILDUNGSVERZEICHNIS.
Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld TITEL (Word 2003/2002) bzw. BESCHRIFTUNGSKATEGORIE (Word 2000) bzw. KATEGORIE (Word 97) den Eintrag ABBILDUNG bzw. BILD.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.

Word legt jetzt automatisch ein Abbildungsverzeichnis an.

So erhalten Sie die korrekte Anrede „Herrn“ in Ihren Serienbriefen

Wie Sie Ihre Serienbriefadresse perfektionieren

Wenn Sie Serienbriefe erstellen, kennen Sie dieses Problem sicher:

Das Seriendruckfeld «Anrede» liefert bei männlichen Ansprechpartnern in den Adressdatensätzen den Eintrag „Herr“ in der Empfängeradresse. Das ist nicht ganz korrekt, wird aber häufig ignoriert. Wenn Sie stattdessen die richtige Bezeichnung „Herrn“ in Ihrem Serienbrief einsetzen möchten, dann müssen Sie statt des Seriendruckfelds «Anrede» eine Bedingung einfügen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Löschen Sie das Seriendruckfeld «Anrede» und das anschließende Leerzeichen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN in der Seriendruck-Symbolleiste. Wählen Sie nun WENN... DANN...SONST.
Wählen Sie im folgenden Dialogfenster unter FELDNAME den Eintrag ANREDE. Im Feld VERGLEICH markieren Sie GLEICH. In das Feld VERGLEICHEN MIT schreiben Sie „Herr“ (ohne Anführungszeichen). Tragen Sie in das Feld DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN den Text „Herrn “ (ohne Anführungszeichen; achten Sie auf das Leerzeichen hinter Herrn!) ein und bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
Wiederholen Sie Schritt 2. Wählen Sie unter FELDNAME den Eintrag ANREDE. Im Feld VERGLEICH markieren Sie GLEICH. In das Feld VERGLEICHEN MIT schreiben Sie „Frau“ (ohne Anführungszeichen). Tragen Sie in das Feld DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN den Text „Frau “ (ohne Anführungszeichen; achten Sie auf das Leerzeichen hinter Frau!) ein und bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
Wiederholen Sie jetzt nochmals Schritt 2. Wählen Sie unter FELDNAME den Eintrag ANREDE und im Feld VERGLEICH den Eintrag IST LEER. Alle anderen Felder bleiben leer. Bestätigen Sie mit OK.

Die Feldfunktionen für die Anrede sehen jetzt in Word 2003/2002/2000 (in Word 97 wird „MERGEFIELD“ durch „SERIENDRUCKFELD“ und „IF“ durch „WENN“ ersetzt) wie folgt aus:

{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herr" "Herrn " "" }{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Frau" "Frau " "" }{ IF { MERGEFIELD Anrede }= "" "" "" }

Beachten Sie, dass Sie einfach mit Alt+F9 zwischen der Ansicht und den Ergebnissen der Feldfunktionen hin- und herschalten und dass Sie Feldfunktionen auch manuell überschreiben/ändern können.

So bestimmen Sie den Standard-Ordner für Ihre Grafiken selbst

Wie Sie schneller auf Ihre Grafiken zugreifen

Wenn Sie über das Menü EINFÜGEN-GRAFIK-AUS DATEI eine Grafik einfügen, erscheint im ÖFFNEN-Dialogfenster immer der Word-eigene Pfad, beispielsweise C:\Eigene Dateien\Eigene Bilder.

Falls Sie die Grafiken aber auf dem Server gespeichert haben, müssen Sie jedes Mal erst umständlich Laufwerk und Ordner wechseln.

Ändern Sie den vorgegebenen Pfad ganz schnell wie folgt:

Rufen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN auf und wechseln Sie auf die Registerkarte SPEICHERORT FÜR DATEIEN (Word 2003/2002/2000) bzw. DATEIABLAGE (Word 97).
Führen Sie auf dem Listenfeld-Eintrag CLIPARTGRAFIKEN einen Doppelklick aus und wählen Sie dann in dem angezeigten Dialogfenster unter SUCHEN IN den gewünschten Ordner aus.
Verlassen Sie die Dialogfenster mit OK, worauf Word die Einstellung dauerhaft speichert.

Ab sofort landen Sie beim Einfügen einer Grafik in dem soeben festgelegten Ordner.

Wie die Seitennummerierung bei „3“ beginnt

Bestimmen Sie selbst, wie Ihre Fußzeile aussieht

Sie möchten gerne, dass die ersten beiden Seiten bei der Seitennummerierung übersprungen werden? Die Seitennummerierung muss in diesem Fall erst ab Seite 3 mit der entsprechenden Seitenzahl in der Fußzeile beginnen.

Hier kommen Sie mit der Funktion ERSTE SEITE ANDERS, mit der Sie das Deckblatt von der Seitennummerierung ausnehmen, nicht weiter.

Der Trick besteht darin, die ersten beiden Seiten, die keine Seitenzahl erhalten sollen, in einen eigenen Abschnitt zu setzen und die erste Zahl für die Seitennummerierung auf „3“ zu setzen. So gehen Sie dazu vor:

Setzen Sie den Mauszeiger hinter die letzte Zeile der zweiten Seite.
Rufen Sie EINFÜGEN-MANUELLER UMBRUCH (Word 2003/2002) bzw. MANUELLER WECHSEL (Word 2000/97) auf.
Aktivieren Sie unter ABSCHNITTSWECHSEL die Option NÄCHSTE SEITE und bestätigen Sie mit Ok. Anschließend erkennen Sie an der Markierung „Abschnittswechsel (Nächste Seite)“, dass Word die ersten beiden Seiten in einen eigenen Abschnitt gesetzt hat.
Setzen Sie den Mauszeiger in die dritte Seite Ihres Dokuments.
Wechseln Sie in die Fußzeile, indem Sie ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILE aufrufen und über das Symbol ZWISCHEN KOPF- UND FUSSZEILE in die Fußzeile gehen. Die Fußzeile trägt die Bezeichnung „Fußzeile -Abschnitt 2-„
Lösen Sie die Verbindung zum ersten Abschnitt mit den ersten beiden Seiten und damit auch zu ihren Fußzeilen mit einem Klick auf WIE VORHERIGE. Das Symbol erscheint anschließend ausgeblendet.
Wählen Sie zum Einfügen der Seitenzahlen EINFÜGEN-SEITENZAHLEN und klicken Sie dann auf die Schaltfläche FORMAT.
Geben Sie im Dropdown-Feld BEGINNEN MIT die Zahl „3“ ein.
Bestätigen Sie beide Dialogfenster mit OK. Word fügt nun die erste Seitenzahl „3“ auf der Seite 3 ein.
Schließen Sie die Kopf- und Fußzeilen-Ansicht und kontrollieren Sie die Seitenzahlen in der Seitenansicht.

So verhindern Sie, dass Ihr Text willkürlich neu formatiert wird

Wie Sie Word das selbstständige Formatieren abgewöhnen

Haben Sie sich auch schon einmal darüber gewundert, dass Word Ihre Formatvorlagen einfach ignoriert? Zum Beispiel haben Sie mit viel Mühe eine eigene Dokumentvorlage für Ihre Dokumente angelegt, doch Word scheint die darin enthaltenen Formatvorlagen zu ignorieren.

Sobald Sie einen Absatz abweichend von der zugehörigen Formatvorlage neu formatieren, formatiert Word gleichzeitig alle anderen Absätze, die auf derselben Formatvorlage basieren, ebenfalls neu. Wie können Sie das verhindern?

Beispiel: Für alle zentrierten Textabsätze verwenden Sie eine selbst angelegte Formatvorlage „Normal“, die als Schriftgröße „11 pt“ aufweist. Wenn Sie jetzt einen Absatz abweichend in „10 pt“ formatieren, übernimmt Word die Schriftgröße automatisch für alle Absätze, die auf der Formatvorlage „Normal“ basieren. Die übrigen Absätze sollen aber weiterhin in „11 pt“ erscheinen.

Machen Sie diesen Automatismus von Word, der davon ausgeht, dass Sie die Änderungen automatisch in Ihre Dokumentvorlage übernehmen wollen, schnell mit Strg+z rückgängig. Lediglich der gewünschte Absatz erhält jetzt die neue Formatierung.

Um in Zukunft zu verhindern, dass abweichende Formatierungen automatisch auf das ganze Dokument angewendet werden, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie das Menü FORMAT-FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG (Word 2003/2002) bzw. FORMAT-FORMATVORLAGE (Word 2000/97).
Markieren Sie die Vorlage, die nicht mehr automatisch geändert werden soll, hier NORMAL. Klicken Sie in Word 2003/2002 dann auf den Dropdown-Pfeil des Eintrags und wählen ÄNDERN. In Word 2000/97 klicken Sie im Dialogfenster auf BEARBEITEN.
Im folgenden Dialogfenster stellen Sie Ihre gewünschte Schriftgröße „11 pt“ wieder ein und schalten das Kontrollkästchen AUTOMATISCH Aktualisieren aus. Bestätigen Sie das Dialogfenster abschließend mit Ok.
Klicken Sie in Word 2000/97 im Dialogfenster FORMATVORLAGE auf ZUWEISEN.

Ab sofort wird Word Ihnen nicht mehr ins Handwerk pfuschen, wenn Sie per Hand abweichende Zeichenformatierungen vornehmen.

Wie Sie verknüpfte Bilder in Ihrem Word-Dokument schnell erkennen

Klären Sie schnell, ob Ihr Dokument die Bilder tatsächlich enthält

In Word ist es eingefügten Bildern nicht ohne Weiteres anzusehen, ob sie in einem Dokument fest eingebunden sind oder ob es sich dabei um Verknüpfungen auf externe Grafikdateien handelt.

Grafiken lassen sich über das Menü EINFÜGEN-GRAFIK-AUS DATEI sowohl fest in ein Dokument einbinden (die Grafik wird in der Word-Datei gespeichert) als auch nur mit der Grafikdatei verknüpfen (Word lädt die Grafik zur Anzeige oder zum Drucken nach).

In Word 2003/2002/2000 müssen Sie zum Verknüpfen im GRAFIK-EINFÜGEN-DIALOGFENSTER auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche EINFÜGEN klicken und dann die Option MIT DATEI VERKNÜPFEN (Word 2003/2002) bzw. VERKNÜPFUNG ZU DATEI (Word 2000) wählen. In Word 97 müssen Sie dagegen das Kontrollkästchen VERKNÜPFUNG ZU DATEI ein- und das Kontrollkästchen MIT DOKUMENT SPEICHERN ausschalten.

Beachten Sie: Werden Grafiken direkt im Word-Dokument gespeichert, wächst die Datei um die Größe der entsprechenden Grafikdateien. Bei vielen Grafiken wird die Word-Datei einige MByte groß, was regelmäßig zu Problemen beim Speichern oder bei Änderungen an der Datei führt. Deshalb bietet Word die Möglichkeit an, Grafiken zu verknüpfen, sodass diese nur zur Anzeige und zum Drucken geladen werden; die Word-Datei selbst wird dabei nicht größer.

Und so lassen Sie sich die Verknüpfungen von Word anzeigen:

Möchten Sie nur eine einzelne Grafik prüfen, markieren Sie diese und drücken die Tastenkombination Alt+F9.
Sofern die Grafik verknüpft ist, verschwindet sie und Word zeigt die Feldfunktion INCLUDEPICTURE (Word 2003/2002/2000) bzw. EINFÜGENGRAFIK (Word 97) an. Durch erneutes Drücken der Tastenkombination Alt+F9 wechseln Sie zurück zur Grafikansicht.
Wenn sich in Ihrem Dokument mehrere Grafiken befinden und Sie eine vollständige Liste aller verknüpften Grafiken benötigen, rufen Sie das Menü BEARBEITEN-VERKNÜPFUNGEN auf. Daraufhin erhalten Sie ein Dialogfenster, in dem alle verknüpften Objekte aus dem aktuellen Dokument aufgeführt werden.

So helfen Sie langsamen Tabellen wieder auf die Sprünge

Wie Sie Ihre Tabelle reparieren

Vielleicht kennen Sie das: Sie haben eine große Tabelle mit Mitgliederdaten von einem Vereinskollegen übernommen. Bei der Arbeit mit dieser Tabelle kommt es jetzt jedoch zu Geschwindigkeitsproblemen. Diese äußern sich durch eine extrem träge Verarbeitung der Eingaben über die Tastatur und beim Blättern im Dokument durch eine falsche Darstellung von Tabellenformatierungen. Besonders deutlich zeigen sich die Probleme bei den vertikal ausgerichteten Tabellenzellen.

Die Gründe dafür können unterschiedlicher Natur sein: Eventuell ist das Dokument oder die Tabelle beschädigt, vielleicht hat auch das System durch Fehler im Grafikkarten-Treiber Probleme mit der Bildschirmdarstellung.

Um eine eventuelle Beschädigung am Dokument oder der Tabelle zu reparieren, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie das Menü DATEI-SPEICHERN UNTER.
Stellen Sie dann die Liste DATEITYP auf RICH TEXT FORMAT (*.rtf) ein.
Geben Sie als Namen beispielsweise den Originalnamen mit einer Ergänzung „-rtf“ ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN.
Verlassen Sie Word und starten Sie es neu.
Wählen Sie das Menü DATEI-ÖFFNEN und laden Sie die eben gespeicherte RTF-Version.
Wählen Sie das Menü DATEI-SPEICHERN UNTER.
Stellen Sie die Liste Dateityp auf WORD-DOKUMENTE (*.doc) ein.
Geben Sie als Namen beispielsweise den Originalnamen mit einer Ergänzung „-neu“ oder ähnlich ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN.

Sofern eine Beschädigung des Dokuments oder der Tabelle vorlag, dürfte das Problem nun behoben sein.

So optimieren Sie die Bildschirmdarstellung

Unter Umständen können Sie das Problem auch durch eine Optimierung der Bildschirmdarstellung lösen:

Wählen Sie das Menü EXTRAS-OPTIONEN, wechseln Sie auf die Registerkarte ANSICHT, aktivieren Sie die Option KONZEPTSCHRIFTART und übernehmen Sie die Änderungen mit Ok.
Wählen Sie das Menü TABELLE-GITTERNETZLINIEN AUSBLENDEN.

Die Bildschirmdarstellung ist nun weniger komplex, eventuelle Probleme mit dem Grafikkarten-Treiber werden umgangen und die Arbeit mit Tabellen funktioniert wieder etwas schneller.

Wie Sie das ungewollte automatische Anpassen der Spaltenbreite abstellen

So bleibt die vorgegebene Spaltenbreite unabhängig vom Text erhalten

Sie haben das Gefühl, dass Word schon wieder ein Eigenleben führt? Beispiel: Sobald Sie Text in Ihre Word-Tabelle einfügen und ein Wort breiter als die aktuelle Spaltenbreite ist, verbreitert Word die aktuelle Spalte automatisch. Da Sie die Spaltenbreiten aber zuvor gezielt gewählt hatten, ist dieses Verhalten mehr als ärgerlich.

Wenn Sie in Word 2003, 2002 und 2000 eine Tabelle anlegen, ist standardmäßig die Funktion AUTOMATISCHE GRÖSSENÄNDERUNG ZULASSEN eingeschaltet. Das hat zur Folge, dass die Spalte vergrößert wird, in der Sie sich gerade befinden. Haben Sie beispielsweise eine dreispaltige Tabelle angelegt und geben in der ersten Spalte Text ein, der breiter als die aktuelle Spalte ist, vergrößert Word bei der Eingabe jedes zusätzlichen Zeichens die erste Spalte auf Kosten der verbleibenden Spalten. Wiederholen Sie diesen Vorgang anschließend in der mittleren Spalte, wird diese automatisch verbreitert und die rechte und linke Spalte verkleinert.

In Word 2002 und 2000 kommt außerdem hinzu, dass Word die Breite der gesamten Tabelle eigenmächtig vergrößert und die Tabelle nicht mehr auf die Seite passt. Befinden Sie sich in der Layout-Ansicht, müssen Sie zur Korrektur der Tabelle zuerst in die Normal-Ansicht (Menü ANSICHT-NORMAL) wechseln. Denn nur dort wird auch der Text angezeigt, der über den rechten Seitenrand hinausgeht.

Schalten Sie die Funktion in den Tabellen, in denen Sie mit Ihrer festen Spaltenbreite arbeiten möchten, aus:

Nachdem Sie Ihre neue Tabelle angelegt haben, positionieren Sie den Cursor in der Tabelle.
Rufen Sie jetzt das Menü TABELLE-TABELLENEIGENSCHAFTEN auf und wechseln Sie auf die Registerkarte TABELLE.
Klicken Sie am unteren Rand der Registerkarte auf die Schaltfläche OPTIONEN. Daraufhin erscheint ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie das Kontrollkästchen AUTOMATISCHE GRÖSSENÄNDERUNG ZULASSEN ausschalten.
Schließen Sie alle offenen Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

Wenn Sie ab sofort Text in einer Spalte eingeben, bleibt die Spaltenbreite unabhängig vom Inhalt der Zellen immer genau so breit, wie Sie diese anfänglich festgelegt haben.

So erreichen Sie eine korrekte Prozent-Eingabe in Textformularfeldern

Wie Sie die eingeschränkte Formatierung von Formularfeldern umgehen

Problem: Wenn Sie in Word ein Textformularfeld vom Typ „Zahl“ mit dem Zahlenformat „Prozent“ einfügen, erhalten Sie eine Prozentzahl wie „10%“ nicht einfach durch Eingabe von „10“, da Word diesen Wert automatisch in „1000%“ umwandelt. Die Eingabe muss vielmehr „0,1“ lauten, damit „10%“ erscheint.

Leider ist die Formatierung der Formularfelder eingeschränkt. Es stehen nur sehr wenige Zeichenformate und Optionen zur Verfügung. Wenn Sie in einem Prozent-Feld nur eine Zahl eingeben, erwartet Word einen Dezimal-Wert wie „0,1“ und nicht den Prozent-Wert „10“. Schließlich sorgt die Formatierung selbst für die korrekte Darstellung. Ausschalten lässt sich diese Eigenheit leider nicht.

Lösung: Geben Sie nicht nur den reinen Zahlenwert ein, sondern fügen Sie am Ende der Zahl das Prozentzeichen ein. Wenn Sie anstelle von „10“ den Text „10%“ eingeben, erkennt Word automatisch das Prozentzeichen und multipliziert Ihre Eingabe nicht nochmals mit „100“. So sparen Sie sich die Division Ihrer Zahl durch 100, bevor Sie diese eingeben.

Sofern Sie auf die Prozent-Angabe innerhalb des Textformularfelds verzichten können (weil es sich beispielsweise nur um ein reines Eingabefeld handelt, mit dem nicht weiter gerechnet wird), sollten Sie das Textformularfeld als reines Zahlenfeld formatieren und das Prozentzeichen hinter dem Formularfeld als normalen Text hinzufügen. So sparen Sie künftig bei jeder Eingabe das zusätzliche Prozentzeichen

Wie Sie Absatzendemarken und Tabstopps ganz einfach suchen und ersetzen

So hebeln Sie jetzt die Ersetzen-Funktion aus

Wenn Sie Text aus einer E-Mail über die Windows-Zwischenablage in Ihr Word-Dokument kopieren, wird jede Zeile mit einem festen Absatzwechsel (Return) beendet. Wie können Sie nun die Absatzendemarken automatisch von Word entfernen lassen?

Wenn Sie das Menü BEARBEITEN-ERSETZEN aufrufen, erscheint ein Dialogfenster mit zwei Texteingabefeldern zur Eingabe des Such-Begriffs und des Ersetzen-Begriffs. In den beiden Texteingabefeldern können Sie aber nur normalen Text eingeben.

Wenn Sie beispielsweise nach einer Absatzendemarke (= Return) suchen möchten und im Suchen-Texteingabefeld die Return-Taste drücken, erscheint kein Return-Zeichen im Suchen-Texteingabefeld, sondern das Ersetzen wird gestartet. Das Gleiche gilt auch für andere Sonderzeichen. Suchen Sie beispielsweise nach dem Tabstopp-Zeichen und drücken im Texteingabefeld die Taste Tab, springt der Cursor in das Ersetzen-Feld.

Beim Suchen bzw. Suchen und Ersetzen von Sonderzeichen müssen Sie in den Texteingabefeldern die passenden Platzhalter anstelle der Sonderzeichen eingeben. So lautet der Platzhalter des Tabstopp-Zeichens beispielsweise „^t“, die Absatzendemarke wird durch „^p“ (Word 2003/2002/2000) bzw. „^a“ (Word 97) gekennzeichnet.

Glücklicherweise müssen Sie sich die Platzhalter nicht merken. Denn Word verfügt über eine Liste mit allen Platzhaltern. Beim Suchen und Ersetzen können Sie komfortabel aus der Liste den gewünschten Platzhalter aussuchen. Angenommen, Sie möchten in Ihrem Text die Absatzendemarke durch ein Leerzeichen ersetzen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Rufen Sie das Menü BEARBEITEN-ERSETZEN auf und klicken Sie mit der linken Maustaste in das Suchen-Texteingabefeld.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ERWEITERN, worauf das Dialogfenster vergrößert wird und zusätzliche Schaltflächen und Kontrollkästchen zur Auswahl erscheinen.
Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche SONSTIGES. Daraufhin klappt ein Menü auf, in dem Word sämtliche Sonderzeichen zur Auswahl anzeigt.
Wählen Sie hier den Eintrag ABSATZMARKE. Word fügt jetzt in dem aktiven Texteingabefeld den Platzhalter „^p“ (Word 2003/2002/2000) bzw. „^a“ (Word 97) ein.
Klicken Sie nun in das Texteingabefeld ERSETZEN und drücken Sie hier die Leertaste.
Starten Sie das Ersetzen mit einem Klick auf die Schaltfläche ERSETZEN bzw. ALLE ERSETZEN. Word sucht jetzt nach der ersten Absatzendemarke und ersetzt sie nach einer Sicherheitsabfrage durch ein Leerzeichen.

Sonderzeichen per Tastatur eingeben

Wenn Sie häufig Sonderzeichen suchen und ersetzen, können Sie die Platzhalter natürlich auch direkt in die Texteingabefelder eingeben. Drücken Sie hierzu auf Ihrer Tastatur einfach das Caret-Zeichen „^“. Sobald Sie nun den folgenden Buchstaben wie „p“ für die Absatzendemarke, „t“ für Tabstopp oder „m“ für den manuellen Seitenumbruch eingeben, erscheinen im Texteingabefeld beide Zeichen. Da das Caret-Zeichen beim Suchen und Ersetzen als Hinweis auf den Platzhalter dient, müssen Sie beim Suchen und Ersetzen nach dem Caret-Zeichen selbst dieses zweimal eingeben! Nur dann kann Word es korrekt erkennen.

So positionieren Sie Text völlig flexibel

Nutzen Sie Textfelder zum schnellen Positionieren des Adressfeldes

Sie möchten Text völlig frei auf einer Seite positionieren, um beispielsweise eine Grußkarte oder ein Formular zu gestalten? Bevor Sie jetzt mithilfe von Returns, Tabstopps oder Leerzeichen Ihren Text umständlich an die gewünschte Stelle verschieben, nutzen Sie Textfelder.

Bei einem Textfeld handelt es sich um ein in der Größe frei wählbares Rechteck, in das Sie Text, Bilder oder andere Elemente wie Formeln, Tabellen oder Diagramme einfügen können. Die Position des Textfelds lässt sich ebenfalls frei bestimmen. Außerdem können Sie das Textfeld mit Rahmen und Schattierungen versehen. Darüber hinaus lassen sich Textfelder in den Hintergrund verschieben. Einzige Einschränkung: Ein Textfeld kann maximal eine Seite groß sein und sich nicht über mehrere Seiten erstrecken.

Beachten Sie: Word 2003/2002 fügt um ein Textfeld herum standardmäßig einen Zeichnungsbereich ein, der immer die ganze Seitenbreite belegt und so äußerst störend ist. Schalten Sie deshalb in Word 2003/2002 die Zeichnungsbereich-Funktion über EXTRAS-OPTIONEN, Registerkarte ALLGEMEIN, Kontrollkästchen AUTOMATISCH BEIM EINFÜGEN VON AUTOFORMEN EINEN NEUEN ZEICHNUNGSBEREICH ERZEUGEN aus.

Das folgende Beispiel zeigt exemplarisch, wie Sie Textfelder in der Praxis einsetzen können: Sie haben Ihr eigenes Briefpapier gestaltet und möchten rechts oben Ihre Absenderdaten platzieren. Da auf der linken Seite des Blatts die (unterschiedlich lange) Anschrift des Empfängers eingefügt wird, erreichen Sie dies am einfachsten mit einem Textfeld :

Laden Sie Ihr Briefpapier und rufen Sie das Menü EINFÜGEN-TEXTFELD auf. Der Mauszeiger verwandelt sich jetzt in ein kleines Kreuz.
Positionieren Sie den Mauszeiger an der Stelle, an der Sie mit Ihren Absenderdaten beginnen möchten, und drücken Sie die linke Maustaste.
Halten Sie die Maustaste gedrückt, während Sie mit der Maus ein Rechteck aufziehen. Sobald das Rechteck groß genug für Ihre Absenderdaten ist, lassen Sie die Maustaste los. Word fügt nun ein Textfeld in der gewählten Größe ein.
Das Textfeld ist standardmäßig mit einer einfachen Linie eingerahmt. Um die Linie zu entfernen, lassen Sie das Textfeld markiert und wechseln in das Menü FORMAT-TEXTFELD auf die Registerkarte FARBEN UND LINIEN. Wählen Sie bei FARBE die Auswahl KEINE FARBE und bestätigen das Dialogfenster mit OK.
Beachten Sie, dass Textfelder standardmäßig über dem Text liegen. Wenn Sie ein Textfeld in einen Bereich Ihres Briefpapiers verschieben, in dem sich bereits Text befindet, überlagert das Textfeld den Text. Möchten Sie dies verhindern, rufen Sie bei markiertem Textfeld das Menü FORMAT-TEXTFELD auf und wechseln auf die Registerkarte LAYOUT (Word 2003/2002/2000) bzw. TEXTFLUSS (Word 97). Klicken Sie jetzt auf RECHTECK und bestätigen Sie die Auswahl mit Ok. Anschließend fließt der Text um das Textfeld herum.
Geben Sie jetzt Ihren Absender in das Textfeld ein. Ist das Textfeld zu klein, können Sie die Größe nachträglich ändern: Klicken Sie bei markiertem Textfeld einfach auf eines der acht kleinen Kästchen, halten die Maustaste gedrückt und vergrößern/verkleinern das Textfeld indem Sie die Maus bewegen. Sobald Sie die Maustaste lösen, wird die neue Größe übernommen.
Möchten Sie im Nachhinein die Position des Textfelds ändern, klicken Sie bei markiertem Textfeld auf den schraffierten Textfeldrahmen und halten die Maustaste gedrückt. Wenn Sie jetzt die Maus bewegen, verschieben Sie das Textfeld mit. Sobald Sie die Maustaste lösen, wird das Textfeld an der neuen Position platziert.

Textfelder millimetergenau platzieren

Ein kleiner Trick ermöglicht Ihnen das millimetergenaue Platzieren von Textfeldern: Markieren Sie das Textfeld und drücken Sie die Strg-Taste gleichzeitig mit der Pfeil-Taste für die gewünschte Richtung.

Ähnlich wie beim Adressfeld können Sie Textfelder auch für Marginaltexte oder für Zitate nutzen, die in einem eigenen Kasten mitten im Text stehen sollen. Auch die typischen Portraits, bei denen zusammen mit einem Bild ein kurzer Text in einem eigenen Rahmen zusammengefasst ist, sind in einem Textfeld gut aufgehoben.

Machen Sie Ihrem Drucker Beine

So aktualisieren Sie Ihren Druckertreiber

Obwohl der Druckertreiber eine besonders wichtige Rolle spielt, wenn Sie Ihre Word-Dokumente zu Papier bringen, wird er von den meisten Anwendern nicht mehr beachtet, sobald ein Drucker erst einmal installiert ist und funktioniert. Mit einem alten Druckertreiber verzichten Sie nicht nur auf die Beseitigung von Fehlern, sondern häufig auch auf eine optimale Geschwindigkeit und individuelle Anpassungen an spezielle Windows-Versionen.

Treiber werden von den Druckerherstellern regelmäßig aktualisiert. Zwar können Sie einen Drucker ohne Probleme mit einem für Windows 2000 entwickelten Treiber auch unter Windows XP einsetzen, aber wenn Sie einen speziellen XP-Treiber entdecken, sollten Sie ihm immer den Vorzug geben. Bei der Suche nach dem aktuellsten Druckertreiber, gehen Sie in zwei Schritten vor:

Stellen Sie zunächst fest, welche Version Ihres Druckertreibers Sie einsetzen. Starten Sie dazu die Systemsteuerung und doppelklicken Sie auf das Drucker-Symbol. Sie erhalten daraufhin eine Liste aller auf Ihrem System installierten Drucker. Klicken Sie den gewünschten Drucker-Eintrag mit der rechten Maustaste an und rufen Sie EIGENSCHAFTEN aus dem Kontextmenü auf. Auf der ersten Registerkarte des nachfolgenden Dialogfensters klicken Sie auf die Schaltfläche TESTSEITE DRUCKEN.
Daraufhin wird eine Testseite ausgedruckt, auf der Sie einige wichtige Angaben zu Ihrem aktuellen Druckertreiber finden. Besonders interessant ist die Zeile „Treiberversion“, die Auskunft über den Stand Ihres Treibers gibt.
Wechseln Sie auf die Internet-Seite Ihres Druckerherstellers und suchen nach dem aktuellen Treiber Ihres Druckers. Anhand der soeben ermittelten Versionsnummer können Sie dann feststellen, ob inzwischen eine aktualisierte Version verfügbar ist, die Sie herunterladen und installieren sollten.

Wie Sie jetzt trotz Kopf- und Fußzeilen den gewünschten Seitenrand einhalten

So bestimmen Sie die Höhe des Seitenrands ohne Probleme

Auf den ersten Blick ist die Einstellung der Ränder eines Word-Dokuments keine große Sache: Menü wählen, gewünschte Zentimeter-Angaben eintippen und fertig. Wie so oft steckt der Teufel aber im Detail: Warum wird beispielsweise der obere Rand manchmal wesentlich höher als von Ihnen gewünscht eingestellt? Die Lösung dafür lesen Sie jetzt.

Was Sie bei Kopf- und Fußzeilen beachten müssen

Die allgemeinen Randeinstellungen nehmen Sie im Dialogfenster Seite einrichten vor. In den neueren Versionen (Word 2003/2002) befinden sich die Eingabefelder für oberen, unteren, linken und rechten Rand auf der Registerkarte Seitenränder. Die Maße für Kopf- und Fußzeile geben Sie dagegen auf der Registerkarte Layout ein. In Word 2000 und Word 97 stehen alle Maßangaben auf der Registerkarte Seitenränder.

Auch wenn die Einstellungen logisch und leicht verständlich erscheinen, kann es mitunter zu Verwirrungen kommen. Das betrifft vornehmlich die Wechselwirkung zwischen der Kopfzeile und dem oberen Seitenrand sowie zwischen Fußzeile und unterem Seitenrand.

Warum die Kopf-/Fußzeile manchmal Probleme macht

Standardmäßig ignoriert Word den oberen Seitenrand, wenn die Kopfzeile mehr Platz benötigt. Das kann bei mehrzeiligen Kopfzeilen der Fall sein oder bei Kopfzeilen, die eine Grafik enthalten. Unter diesen Voraussetzungen bestimmt die Höhe der Kopfzeile, an welcher Stelle der Haupttext beginnt.

Beispiel: Obwohl der obere Seitenrand auf den Standardwert von „2,5 cm“ eingestellt ist, fängt der Textkörper ungefähr vier Zentimeter weiter unten an. Grund dafür ist die mehrzeilige Kopfzeile, deren Höhe die Positionierung des Haupttextes beeinflusst.

Analog gilt dieses Prinzip auch für die Fußzeile und ihren Einfluss auf den unteren Seitenrand.

Lösen Sie die Abhängigkeit von Kopf-/Fußzeile und Textkörper

Mit einem kleinen Trick vermeiden Sie, dass sich Kopf- oder Fußzeile und Textkörper gegenseitig beeinflussen.

Beispiel: In der Kopfzeile des Dokuments stehen allgemeine Firmenangaben, die in eine Tabelle eingebunden sind. Um den optischen Reiz zu erhöhen, wurde die rechte Tabellenspalte grau hinterlegt. Ziel soll es nun sein, diesen grauen Balken bis zum Seitenende auszudehnen. Gleichzeitig soll der Textkörper direkt unter dem Infoblock beginnen und nicht erst weiter unten auf der Seite.

Die korrekte Positionierung des Textkörpers wird durch die bekannte Wechselwirkung zwischen Kopfzeilenhöhe und Dokumenttext verhindert. Darüber hinaus weigert sich Word aber auch, die Höhe der zweiten Tabellenzeile – und damit den grauen Balken – zu vergrößern. Grund dafür ist, dass die Kopfzeile nicht mehr als etwa die Hälfte der Seite einnehmen kann.

Der Trick: Versehen Sie den oberen Seitenrand mit einem negativen Wert

Um diese Beschränkungen zu umgehen, müssen Sie nichts weiter tun, als den oberen Seitenrand in einen negativen Wert umzukehren. In diesem Fall rufen Sie DATEI-SEITE EINRICHTEN auf und stellen den oberen Seitenrand gleich auf zum Beispiel „-6,2 cm“ ein. Damit beginnt der Haupttext an der richtigen Position unter dem Firmen-Infoblock.

Nun ist es auch kein Problem mehr, die rechte Tabellenspalte aus der Kopfzeile bis zum Seitenende zu verlängern: Wählen Sie ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILE und ziehen Sie den unteren Tabellenrand mit der Maus nach unten, bis die Zeile die gewünschte Höhe erreicht hat. Eine Maximalgröße der Kopfzeile gibt es nach Einstellen des negativen Seitenrands nicht mehr.

Führende Leerzeichen fix entfernen

Sie kämpfen mit unerwünschten Leerzeichen am Anfang von Zeilen? Das manuelle Entfernen ist viel zu mühsam und auch mit Suchen und Ersetzen ist Ihnen in der Regel nicht geholfen. Viel einfacher und schneller funktioniert der folgende Trick: Markieren Sie die Zeilen, vor denen Sie Leerzeichen entfernen möchten und klicken Sie auf das Symbol ZENTRIEREN. Beim Zentrieren werden jetzt automatisch die führenden Leerzeichen entfernt. Klicken Sie anschließend auf das Symbol LINKSBÜNDIG, um den Text wieder normal auszurichten.

Eintrag aus der Dateiliste löschen

Wenig bekannt ist die Möglichkeit, ganz gezielt einzelne Dateien aus der Datei-Liste im DATEI-Menü zu löschen. Mit zwei Schritten ist alles erledigt: Drücken Sie die Tastenkombination Strg+Alt+-, sodass sich der Mauszeiger in ein großes Minuszeichen verwandelt. Öffnen Sie das Menü DATEI und wählen Sie den Namen der Datei, die Sie aus der Liste löschen wollen.

So machen Sie aus Ihren DIN-A4-Seiten eine DIN-A5-Broschüre

Wie der „Buchdruck“ einfach gelingt

Problem: Wenn Sie sich mit der Ausgabe Ihres Textes als Broschüre im DIN-A5-Format beschäftigen, suchen Sie sicher zunächst einmal nach einer entsprechenden Funktion direkt in Word. Nur leider werden Sie dabei nicht fündig. Man sollte erwarten, dass wenige Mausklicks genügen, um das aktuelle Dokument bereits fix und fertig als Broschüre auszugeben, die man eigentlich nur noch zusammenheften muss. Leider ist es tatsächlich nicht ganz so einfach, denn es gibt eine Reihe von praktischen Problemen zu lösen:

Zunächst einmal müssen Sie Word dazu bringen, dass auf der DIN-A4-Seite nicht eine große, sondern zwei kleine Seiten ausgedruckt werden.
Der Ausdruck einer Broschüre ist nur möglich, wenn die Seitenzahl durch 4 teilbar ist.
Eine Broschüre kann nur funktionieren, wenn die Blätter auf beiden Seiten bedruckt werden.
Erschwerend kommt hinzu, dass Sie eine Broschüre nicht einfach beginnend mit Seite 1 in der normalen Reihenfolge ausdrucken können.
Schließlich werden Dokumente meistens nicht sofort als Broschüre, sondern ganz normal im DIN-A4-Format angelegt. Sie müssen noch einmal Umbrüche, Einzüge, Ränder usw. kontrollieren, sobald Sie auf das kleinere Papierformat umgestellt haben.

Lösung: Word verfügt ab der Version 2000 über eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine komfortable Ausgabe von Broschüren: die automatische Seitenverkleinerung im Dialogfenster Drucken.

Word kann den Ausdruck Ihres Dokuments mit dieser Funktion automatisch in das richtige Format verkleinern, auch wenn Sie Ihren Text wie gewohnt im DIN-A4-Format angelegt haben. Jedes beliebige Dokument lässt sich also jederzeit als Broschüre ausgeben, ohne dass Sie das vorher bei der Formatierung berücksichtigt haben.

Das einzige Problem besteht noch darin, die besondere Anordnung der Seiten zu berücksichtigen. Ausgehend davon, dass Sie einen Drucker einsetzen, der nicht beide Blattseiten in einem Durchgang bedrucken kann (Duplex), benötigen Sie außerdem zwei separate Druckvorgänge (einmal für die Vorder- und einmal für die Rückseite).

In der folgenden Tabelle haben wir für Sie die erforderlichen Seitenanordnungen für Broschüren zwischen 20 und 32 Seiten getrennt nach Vorder- und Rückseite zusammengestellt:

Gesamt	Vorderseite	Rückseite
20	20;1;18;3;16;5;14;7;12;9	2;19;4;17;6;15;8;13;10;11
24	24;1;22;3;20;5;18;7;16;9;14;11	2;23;4;21;6;19;8;17;10;15;12;13
28	28;1;26;3;24;5;22;7;20;9;18;11;16;13	2;27;4;25;6;23;8;21;10;19;12;17;14;15
32	32;1;30;3;28;5;26;7;24;9;22;11;20;13;18;15	2;31;4;29;6;27;8;25;10;23;12;21;14;19;16;17

Um nun ein auf DIN A4 formatiertes Dokument in Form einer DIN-A5-Broschüre auszugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie das gewünschte Dokument in Word und stellen Sie sicher, dass die Gesamtseitenzahl durch 4 teilbar ist. Ergänzen Sie bei Bedarf eine entsprechende Anzahl von Leerseiten am Ende des Textes oder ändern Sie die Formatierung entsprechend. Überlegen Sie beispielsweise, die Schriftgröße zu erhöhen.
Wählen Sie das Menü DATEI-DRUCKEN und markieren Sie im Feld SEITEN PRO BLATT den Eintrag 2 SEITEN. Der Parameter PAPIERFORMAT SKALIEREN bleibt auf KEINE SKALIERUNG, da Sie das dem Dokument zugrunde liegende DIN-A4-Format ja nicht ändern möchten.
Aktivieren Sie die Option SEITEN und geben Sie in das Feld die zu druckende Seitenfolge für die Vorderseite ein. Entnehmen Sie die entsprechende Zeichenkette der Tabelle. Starten Sie den Ausdruck mit OK.
Nehmen Sie das Papier aus dem Drucker, wenden Sie es und legen Sie es erneut ein, um die Rückseite zu bedrucken.
Rufen Sie erneut das Menü DATEI-DRUCKEN auf und wählen Sie den Eintrag 2 SEITEN im Feld SEITEN PRO BLATT.
Aktivieren Sie wieder die Option SEITEN und geben diesmal die Seitenfolge für die Rückseite ein. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.

Sobald der Ausdruck abgeschlossen ist, finden Sie im Drucker die fertige Broschüre, die Sie nur noch heften müssen.

Wie Sie schnell eine einzelne Adresse auf einen Umschlag bringen

So bedrucken Sie einen Briefumschlag ohne Sichtfenster

Zugegeben, Umschläge mit Sichtfenster sind äußerst praktisch, die Anschrift wird direkt im Briefkopf eingegeben und zusammen mit Ihrem Text gedruckt. Doch leider lassen sich nicht für alle Aufgaben Sichtfensterumschläge einsetzen. Sei es, weil Sie beispielsweise Einladungskarten versenden oder weil sich im Umschlag eine aktuelle Broschüre befindet.

Wie aber kommt die Anschrift auf einen normalen Briefumschlag? Von Hand? Mit speziellen Adressetiketten? Das muss nicht sein, denn Word bedruckt auch jeden beliebigen Briefumschlag. Einzige Voraussetzung: Der Umschlag muss in Ihren Drucker passen.

Um einen einzelnen Briefumschlag mit einer individuellen Anschrift zu bedrucken, gehen Sie so vor:

Öffnen Sie in Word 2003/2002 im Menü EXTRAS erst BRIEFE UND SENDUNGEN und dann UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN. Wenn Sie mit Word 2000/97 arbeiten, wählen Sie das Menü EXTRAS-UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN.
Wechseln Sie dann auf die Registerkarte UMSCHLÄGE und geben Sie im Feld EMPFÄNGER(ADRESSE) die gewünschte Briefanschrift ein. Beachten Sie: Wenn Sie mit Outlook arbeiten oder Adressen in das Windows-Adressbuch eingetragen haben, können Sie die Empfängerangaben direkt hieraus übernehmen. Klicken Sie auf das Adressbuchsymbol über dem Empfängerfeld. Nun müssen Sie nur noch den Namen des Empfängers aus Ihrem Adressbuch per Doppelklick auswählen.
Füllen Sie das Feld ABSENDER(ADRESSE) mit Ihrer eigenen Postanschrift aus. Falls kein Absender auf dem Umschlag erscheinen soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen WEGLASSEN (2003/2002) bzw. OHNE (Word 2000/97) über dem Absenderfeld.
Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Auf der Registerkarte UMSCHLAGOPTIONEN suchen Sie das passende Format im Dropdown-Feld UMSCHLAGFORMAT aus – beispielsweise C5 (zweifache Faltung einer A4-Seite). Eine Vorschaugrafik veranschaulicht jeweils, an welcher Position Absender- und Empfängeradresse erscheinen.
Wenn Sie mit der Positionierung nicht einverstanden sind, können Sie die Abstände VON LINKS und VON OBEN manuell einstellen – jeweils separat für EMPFÄNGERADRESSE und ABSENDERADRESSE. Noch einfacher ist es allerdings, Word die optimale Positionierung zu überlassen. Das erreichen Sie, indem Sie in alle Maßangabenfelder den Text AUTO eingeben. Word verwendet dann interne Vorgabewerte, die auf das gewählte Umschlagformat abgestimmt sind.
Unbedingt kontrollieren sollten Sie jetzt die Einstellungen auf der Registerkarte DRUCKOPTIONEN. Häufig sind Probleme beim Umschlagdruck auf eine falsche Papierausrichtung oder eine falsche Papierzufuhr zurückzuführen. Falls die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN (Word 2003/2002/2000) bzw. VORGABE (Word 97) abgeblendet dargestellt wird, sind die Standardeinstellungen des Druckers eingestellt. Kleine Vorschaubildchen zeigen jeweils, wie Sie den Umschlag in den Druckerschacht einlegen sollen. Meist sind die Standardeinstellungen am besten für Ihren Drucker geeignet. Andersherum bedeutet das: Sollte die Schaltfläche VORGABE bzw. ZURÜCKSETZEN aktiv sein, ist es empfehlenswert, sie anzuklicken, um die Werkseinstellungen des Druckers wieder herzustellen. Nur wenn Sie Umschläge über einen anderen Schacht zuführen wollen oder wenn Ihr Drucker mehrere Arten des Papierhandlings unterstützt, sind andere Druckoptionen überhaupt sinnvoll.
Nachdem Sie die Umschlag- und Druckoptionen mit OK bestätigt haben, starten Sie den Druckvorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche DRUCKEN.
Egal ob Sie den Umschlag sofort bedrucken oder erst dem Dokument hinzufügen, sofern Sie in Schritt 4 Änderungen an der Absenderadresse vorgenommen haben, fragt Sie Word, ob Sie eine neue Standard-Absenderadresse speichern wollen. Klicken Sie ruhig auf Ja, dann müssen Sie Ihre eigene Adresse nicht bei jedem Umschlagdruck neu eingeben.

Wie Sie beliebige Texte in Ihre Formulare eingeben

Nutzen Sie mehrere Abschnitte für flexible Formulare

Ein Formular ist schnell erstellt und noch schneller ausgefüllt: Formular-Symbolleiste aktivieren, Formularfelder einfügen, Formularfelder schützen – fertig.

Aber wie lässt sich jetzt ein Formularfeld zur freien Texteingabe einfügen, beispielsweise für die detaillierte Beschreibung eines Sachverhalts?

Wenngleich Formularfelder mehrzeilig sein und Sie Zeilenumbrüche mit Return einfügen können, sind Formularfelder hierfür dennoch ungeeignet.

Fügen Sie in diesem Fall für Ihren Text einfach einen eigenen, ungeschützten Abschnitt ein. Und so geht’s:

Positionieren Sie den Cursor in Ihrem Formular an der Stelle, an der Sie den Text einfügen möchten.
Rufen Sie das Menü EINFÜGEN-MANUELLER UMBRUCH bzw. WECHSEL auf und aktivieren Sie die Option FORTLAUFEND.
Wenn Sie das Dialogfenster mit OK bestätigen, fügt Word einen fortlaufenden Abschnittswechsel ein. Nachdem Sie mit Return einen leeren Abschnitt erzeugt haben, wiederholen Sie Schritt 2.
Um beim Formularschutz den mittleren Abschnitt ungeschützt zu lassen, schützen Sie das Formular nicht über das Symbol in der Formular-Symbolleiste, sondern über das Menü EXTRAS-DOKUMENT SCHÜTZEN.
Aktivieren Sie im Aufgabenbereich von Word 2003 das Kontrollkästchen NUR DIESE BEARBEITUNGEN IM DOKUMENT ZULASSEN. Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Feld den Eintrag AUSFÜLLEN VON FORMULAREN. Klicken Sie nun auf ABSCHNITTE AUSWÄHLEN. Schalten Sie im Schützen-Dialogfenster die Option FORMULARE (Word 2003/2002/2000) bzw. FORMULAREINGABE (Word 97) ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche ABSCHNITTE.
Im folgenden Dialogfenster werden jetzt alle Abschnitte aufgeführt, die in Ihrem Dokument enthalten sind. Wählen Sie hier einfach den mittleren Abschnitt aus.
Wenn Sie jetzt alle Dialogfenster mit OK schließen, ist Ihr Dokument mit Ausnahme des mittleren Abschnitts geschützt.

So beschränken Sie den ungeschützten Abschnitt

Der ungeschützte Abschnitt vergrößert sich mit jedem Drücken der Taste Return um eine Zeile. Möchten Sie den Abschnitt für den „freien Text“ auf eine bestimmte Größe beschränken, dann fügen Sie hier eine Tabelle bestehend aus einer Spalte und einer Zeile ein, der Sie eine bestimmte Höhe zuweisen.

Die Höhe der Zeile legen Sie über das Menü TABELLE-TABELLENEIGENSCHAFTEN (Word 2003/2002/2000) bzw. TABELLE-ZELLENHÖHE UND -BREITE (Word 97) auf der Registerkarte Zeile fest. In Word 2003/2002/2000 müssen Sie zuerst das Kontrollkästchen HÖHE DEFINIEREN einschalten, dann beispielsweise „5 cm“ eingeben und bei ZEILENHÖHE die Auswahl GENAU einstellen. In Word 97 wählen Sie bei HÖHE DER ZEILE 1 die Auswahl GENAU aus und geben dann im nebenstehenden Maßfeld „5 cm“ ein.

So haben Sie immer die richtige Anzahl Leerzeichen

Wenn Sie in einem Dokument einen Textteil ausschneiden, kommt es immer wieder vor, dass Sie ein Leerzeichen zuviel markiert haben und dann wieder eintippen müssen. Oder beim Einfügen stehen plötzlich zwei Leerzeichen vor dem Wort. Vermeiden Sie diesen Effekt, indem Sie EXTRAS-OPTIONEN wählen, auf die Registerkarte BEARBEITEN wechseln und die Option AUSSCHNEIDEN UND EINFÜGEN MIT LEERZEICHENAUSGLEICH aktivieren.

Wie Sie an die letzte Bearbeitungsstelle gelangen

Sie möchten nach dem Öffnen eines Dokuments genau an der Stelle fortfahren, an der Sie zuletzt gearbeitet haben? Dann drücken Sie die Tastenkombination Umschalt+F5. Wenn Sie die Tastenkombination erneut drücken, springen Sie der Reihe nach die Positionen der letzten fünf Änderungen an.

Wie Sie ab sofort das Erstelldatum ohne Uhrzeit einfügen

So nutzen Sie Ihre individuelle Feldfunktion

Wenn Sie für Ihre Briefvorlage das Erstelldatum über EINFÜGEN-FELD eintragen, stört Sie dann auch die Uhrzeit?

Die Feldfunktion CREATEDATE (Word 2003/2002/2000) bzw. ERSTELLDAT (Word 97) fügt das aktuelle Datum standardmäßig mit der Uhrzeit ein.

Wenn Sie ein Datumsfeld in Ihrer Briefvorlage nutzen, können Sie ihm jedes beliebige Format zuweisen, sodass das Datum stets in der gewünschten Form in Ihrem Brief steht. Für Ihre Datums-Feldfunktion möchten Sie zum Beispiel die Form „13. Februar 2010“ verwenden. In diesem Fall weisen Sie der Feldfunktion ERSTELLDAT bzw. CREATEDATE einfach einen speziellen Schalter zu, der das gewünschte Format erzeugt. Und so gehen Sie dazu vor:

Öffnen Sie die Briefvorlage, und rufen Sie den Befehl FELD im Menü EINFÜGEN auf. Daraufhin wird das Dialogfenster FELD geöffnet, das alle Feldfunktionen aufführt.
Wählen Sie unter FELDNAMEN den Eintrag ERSTELLDAT (Word 97) bzw. CREATEDATE (Word 2000/2002/2003). Unter BESCHREIBUNG zeigt Ihnen Word die Funktion des Feldes an, in diesem Fall „Fügt das Erstelldatum des Dokuments ein.“.
Klicken Sie anschließend auf OPTIONEN. In Word 2002/2003 müssen Sie vorab auf die Schaltfläche FELDFUNKTIONEN klicken.
Daraufhin gelangen Sie in das Dialogfenster FELDEROPTIONEN, in dem Sie jetzt das Datumsformat festlegen. Wechseln Sie auf die Registerkarte ALLGEMEINE SCHALTER.
Wählen Sie unter DATUM/UHRZEIT den Eintrag „t. MMMM jjjj“ (Word 97) bzw. „d. MMMM yyyy“ (Word 2000/2002/2003) und klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Daraufhin steht im Feld FELDFUNKTIONEN der folgende Ausdruck:
Word 2003/2002/2000: CREATEDATE \@ "d. MMMM yyyy"
Word 97: ERSTELLDAT \@ "t. MMMM jjjj"
Bestätigen Sie alle Dialogfenster mit OK.

Daraufhin fügt Word ein Datumsfeld an der Cursorposition in Ihr Dokument ein, das das Datum in der gewünschten Form ohne Uhrzeit zeigt.

Beachten Sie: Wenn Sie später einen Brief, der auf Basis dieser Vorlage erstellt wurde, wieder öffnen, ändert sich das Datum nicht. Anders das Feld AKTUALDAT (Word 97) bzw. DATE (Word 2000/2002/2003), das immer das aktuelle Tagesdatum erzeugt. Sie erzielen damit denselben Effekt wie über EINFÜGEN-DATUM UND UHRZEIT oder mit der Schaltfläche DATUM EINFÜGEN von der Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE.

So wird aus der Jahreszahl nicht automatisch das aktuelle Datum

Je nach PC-Konfiguration generiert Word aus der aktuellen Jahreszahl nach dem Drücken der Return-Taste das aktuelle Datum. Das verhindern Sie, indem Sie EXTRAS-AUTOKORREKTUR-(OPTIONEN) wählen, auf die Registerkarte AUTOTEXT wechseln und das Kontrollkästchen AUTOAUSFÜLLENVORSCHLÄGE ANZEIGEN (Word 2003/2002) bzw. REST DES WORTES ODER DES DATUMS WÄHREND DER EINGABE ALS TIPP (Word 2000/97) deaktivieren.

So erhalten alle Bilder schnell eine einheitliche Beschriftung

Wie Sie fast automatisch Bildunterschriften erzeugen

Ihre Seminararbeit ist endlich geschrieben. Jetzt müssen nur noch die Bilder beschriftet werden. Da sich über 50 Abbildungen in dem Dokument befinden, ist das richtige Beschriften aller Bilder von Hand doch recht mühsam.

Sie haben jetzt die Möglichkeit, mit wenigen Mausklicks immer dieselbe Beschriftung wie „Bild“ und anschließend die laufende Nummer zu vergeben. Dieser Ausdruck kann entweder alleine stehen oder vor der individuellen Bildunterschrift. Und so gehen Sie dazu vor:

Setzen Sie den Cursor unter das erste Bild – an die gewünschte Stelle für die Beschriftung.
Wählen Sie in Word 97/2000 EINFÜGEN-BESCHRIFTUNG bzw. in Word 2002/2003 EINFÜGEN-REFERENZ-BESCHRIFTUNG.
Klicken Sie auf NEUE KATEGORIE (Word 97) bzw. in Word 2000/2002/2003 auf NEUE BEZEICHNUNG.
Geben Sie im folgenden Dialogfenster die gewünschte Beschriftung ein, zum Beispiel „Bild“, und klicken Sie auf OK.
Bei KATEGORIE (Word 97) bzw. BEZEICHNUNG (Word 2000/2002/2003) ist jetzt die neue Beschriftung „Bild“ ausgewählt und im Feld BESCHRIFTUNG wird der Eintrag „Bild 1“ angezeigt. Beenden Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
Word fügt jetzt die Beschriftung „Bild 1“ an der Cursor-Position ein.
Setzen Sie den Cursor unter das zweite Bild, und wählen Sie erneut in Word 97/2000 EINFÜGEN-BESCHRIFTUNG bzw. in Word 2002/2003 EINFÜGEN-REFERENZ-BESCHRIFTUNG. Das folgende Dialogfenster zeigt jetzt automatisch alle notwendigen Einstellungen für die zweite Beschriftung, sodass Sie es gleich mit OK bestätigen können.
Wiederholen Sie Schritt 7 – in der richtigen Reihenfolge der Bilder – für alle Bildunterschriften in Ihrem Dokument.

Word versieht so alle Bilder mit der einheitlichen Beschriftung „Bild“ und vergibt als Nummerierung die Ziffern ab 1.

Wenn Sie Bilder gelöscht haben – So aktualisieren Sie die Nummerierungen

Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass Sie zwei Bilder gelöscht haben. In diesem Fall stimmt die Abbildungsnummerierung nicht mehr. Das haben Sie schnell wieder korrigiert.

Markieren Sie Ihr gesamtes Dokument mit Strg+A.

Drücken Sie die Taste F9. Word weist daraufhin allen Beschriftungen die neue, richtige Nummerierung zu.

Texte zu einem neuen Dokument zusammenstellen

Erstellen Sie aus bereits vorhandenen Textabschnitten schnell ein neues Dokument. Markieren Sie dazu in den Quelldokumenten hintereinander die gewünschten Textteile und drücken Sie dann jeweils die Tastenkombination Strg+F3. Wechseln Sie in ein neues Dokument und drücken Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+F3. Alle ausgewählten Textteile werden nun in das neue Dokument eingefügt.

So erzielen Sie perfekte Seitenumbrüche in Tabellen

Wie Sie eine Tabelle korrekt trennen

Nach dem Einfügen einer Tabellenzeile verschiebt Word die komplette Tabelle auf die nächste Seite – allerdings ohne die Spaltenüberschriften.

Der Grund für dieses Problem ist die Option ABSÄTZE NICHT TRENNEN, die für die einzelnen Absätze des Tabellentextes aktiviert ist. Da die Tabelle durch das Einfügen der neuen Zeile nicht mehr komplett auf die Seite passt, verschiebt Word alle Zeilen bis auf die Spaltenüberschriften auf die nächste Seite.

Lösen Sie dieses Problem wie folgt:

Wählen Sie das Menü TABELLE-TABELLE MARKIEREN (Word 97) bzw. TABELLE-MARKIEREN-TABELLE (Word 2000/2002/2003).
Rufen Sie das Menü FORMAT-ABSATZ auf, und wechseln Sie auf die Registerkarte TEXTFLUSS (Word 97) bzw. ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH (Word 2000/2002/2003).
Deaktivieren Sie die Option ABSÄTZE NICHT TRENNEN.
Aktivieren Sie die Option SEITENWECHSEL OBERHALB bzw. SEITENUMBRUCH OBERHALB, und bestätigen Sie mit Ok.
Wählen Sie das Menü TABELLE-ZEILENHÖHE UND -BREITE (Word 97) beziehungsweise TABELLE-TABELLENEIGENSCHAFTEN (Word 2000/2002/2003).
Wechseln Sie auf die Registerkarte ZEILE, und prüfen Sie, ob die Option SEITENWECHSEL IN DER ZEILE ZULASSEN bzw. ZEILENWECHSEL AUF SEITEN ZULASSEN aktiviert ist.
Setzen Sie den Cursor in die Tabellenzeile mit den Spaltenüberschriften.
Wählen Sie das Menü TABELLE-ÜBERSCHRIFT (Word 97) bzw. TABELLE-ÜBERSCHRIFTENZEILEN WIEDERHOLEN (Word 2000/2002/2003).

Ab sofort trennt Word die Tabelle korrekt am Seitenende. Die überzähligen Zeilen werden auf der Folgeseite platziert und die Spaltenüberschriften wiederholt

Wie Sie Fußnoten ohne Trennlinie einsetzen

So entfernen Sie die lästige Fußnotentrennlinie

Das Format Ihrer Trennlinien lässt sich ganz individuell vorgeben. Statt der waagerechten Linie können Sie beispielsweise auch Sternchen als Trennzeichen einsetzen oder aber die Trennlinie ganz weglassen. Und so gehen Sie dazu vor:

Wählen Sie das Menü ANSICHT und anschließend den Befehl FUSSNOTEN.
Wählen Sie in der Liste FUSSNOTEN den Eintrag FUSSNOTENTRENNLINIE.
Doppelklicken Sie auf die Trennlinie, um diese komplett zu markieren, und drücken Sie die Entf-Taste.

Ab sofort werden Ihre Fußnoten ohne Trennlinien eingefügt.

Tipp: Wenn Sie in Zukunft die Trennlinie wieder benötigen, klicken Sie einfach auf ZURÜCKSETZEN.

Wie Sie Kommentartexte größer anzeigen lassen

So ändern Sie den Zoom für die Schriftgröße

Wenn Sie in Word mit Kommentaren arbeiten, wird der Kommentartext immer in der Standard-Schrift (Times New Roman, 10 Punkt) angezeigt. Das ist meist nicht besonders komfortabel. Besser wäre es, wenn zum Bearbeiten der Kommentare eine größere Schrift zur Verfügung stände.

Statt die Schrift zu vergrößern, nutzen Sie einfach einen höheren Zoom-Faktor für das Kommentarfenster. Und so gehen Sie dazu vor:

Wählen Sie das Menü ANSICHT-KOMMENTARE (Word 97/2000) bzw. ANSICHT-MARKUP (Word 2002/2003).
Stellen Sie sicher, dass sich der Cursor im Kommentar-Fenster befindet.
Stellen Sie über das Menü ANSICHT-ZOOM den gewünschten Zoom-Faktor ein.

Anschließend lässt sich Ihr Dokument in Originalgröße (Zoom=100 %) bearbeiten, während die Kommentare beispielsweise mit einem Zoom-Faktor von 200 % angezeigt werden.

Wie Sie Formatierungen ganz schnell im gesamten Dokument ändern

So lassen Sie falsche Formatierungen anzeigen

Manchmal entdecken Sie vielleicht erst kurz bevor Sie einen Text ausdrucken wollen, dass einige Absätze falsch formatiert sind. Wenn es sich um einen durchgehenden Fehler handelt, der mehrmals vorkommt, können Sie ihn mit der Formatierungsleiste in Word 2002/2003 ganz schnell beheben:

Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle innerhalb des falsch formatierten Absatzes.
Öffnen Sie das Menü FORMAT und wählen Sie den Befehl FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG.
Daraufhin blendet Word auf der rechten Seite den Aufgabenbereich ein, in dem alle Formatierungen aus dem aktuellen Dokument aufgelistet werden. Es ist automatisch die Formatierung des Absatzes markiert, in dem sich der Cursor befindet. Zeigen Sie mit der Maus auf die – mit einem blauen Rahmen – markierte Formatierung, sodass ein grauer Dropdown-Pfeil erscheint.
Klicken Sie auf diesen Dropdown-Pfeil und wählen Sie im aufklappenden Kontextmenü den Befehl ALLE X INSTANZEN AUSWÄHLEN.
Word markiert nun alle falsch formatierten Absätze im Dokument. Mit den üblichen Formatierungsbefehlen können Sie ihnen nun das richtige Format zuweisen. Es wird automatisch auf alle markierten Absätze angewendet.

So nehmen Sie Bearbeitungen in der Seitenvorschau vor

Korrekturen schneller erledigen

Wenn Sie die Gestaltung Ihrer Word-Dokumente in der Seitenvorschau kontrollieren, hat es Sie vielleicht auch schon gestört, dass Sie zum Beheben von Fehlern erst wieder in die Normal- oder Seitenlayout-Ansicht zurückschalten müssen. Das ist aber gar nicht nötig.

Um Korrekturen in der Seitenvorschau vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

Zum Umschalten in die Seitenvorschau klicken Sie in der Word-Symbolleiste auf das Symbol SEITENANSICHT.
Sollte Ihnen jetzt ein Fehler auffallen, klicken Sie auf das Symbol LUPE.
Nun können Sie den Text wie gewohnt bearbeiten oder formatieren und damit den Fehler korrigieren.
Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, schalten Sie durch erneutes Anklicken des Symbols LUPE wieder in die normale Seitenvorschau, oder Sie kehren mit der Symbolschaltfläche SCHLIESSEN zur Normal- oder Seitenlayout-Ansicht zurück.

Wie Sie Sonderzeichen einfach auf Tastendruck einfügen

So gelangt der Smiley schnell in Ihr Dokument

Wenn Sie häufig Sonderzeichen, Symbole und Piktogramme einfügen, dann wissen Sie, wie umständlich es ist, das gewünschte Zeichen immer wieder per EINFÜGEN-SYMBOL (oder in Word 97 per EINFÜGEN-SONDERZEICHEN) auszuwählen und in den Text einzusetzen.

Das geht deutlich schneller! Dafür müssen Sie den häufig benutzten Sonderzeichen lediglich ein Tastaturkürzel zuweisen. Anschließend genügt eine simple Tastenkombination, um ein Symbol in das aktuelle Dokument einzufügen. Hier die Details:

Öffnen Sie ein neues, leeres Word-Dokument.
Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl SYMBOL – oder in Word 97 den Befehl SONDERZEICHEN.
Suchen Sie das Symbol aus, dem Sie eine Tastenkombination zuweisen wollen. Zu Testzwecken aktivieren Sie beispielsweise die SCHRIFTART „Wingdings“ und wählen dann per Mausklick den „lachenden Smiley“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche TASTENKOMBINATION – oder in Word 97 auf SHORTCUT.
Im daraufhin eingeblendeten Dialogfenster ist automatisch das Feld NEUE TASTENKOMBINATION (DRÜCKEN) bzw. in Word 97 NEUEN SHORTCUT DRÜCKEN aktiviert. Sie müssen also nur noch die Tasten drücken, mit denen Sie in Zukunft das Smiley-Symbol einfügen wollen.
Achten Sie aber darauf, dafür keine bereits vergebene Tastenkombination zu verwenden. Word zeigt die aktuelle Belegung in einem Infofeld namens DERZEIT ZUGEWIESEN AN bzw. DERZEIT ZUGEORDNET zu an. Gegebenenfalls können Sie Ihre Eingabe mit der Rücktaste rückgängig machen. Nutzen Sie die Möglichkeit, im Tastenkürzel mehr als einen Buchstaben zu verwenden. So können Sie zum Beispiel eine Tastenkombination wie Alt+S, U (Alt-Taste festhalten und dann erst „s“ und danach „u“ drücken) benutzen. Konsequent wäre es dann, alle Symbolkürzel mit den Tasten Alt+S einzuleiten und dann jeweils einen zweiten Buchstaben für das jeweilige Symbol festzulegen.
Nach Eingabe der Tastenkombination klicken Sie auf die Schaltfläche ZUORDNEN und danach auf SCHLIESSEN.
Wenn Sie wollen, können Sie jetzt weitere Kürzel zuweisen, indem Sie die Schritte 3 bis 6 wiederholen.
Am Ende verlassen Sie das Dialogfenster, in dem die Symbole/Sonderzeichen angezeigt werden, mit der Schaltfläche SCHLIESSEN.

Die zugewiesenen Tastenkürzel sind sofort einsatzbereit und in allen Word-Dokumenten nutzbar. Probieren Sie es aus!

So wandeln Sie Fußnoten per Mausklicks in Endnoten um

Wie alle Fußnoten am Ende des Textes stehen

Endlich ist der Abschlussbericht fertig formatiert, jetzt muss er nur noch ausgedruckt werden. Da fällt Ihnen in letzter Minute auf, dass die Fußnoten nicht unten auf jeder Seite, sondern als Block am Ende des Textes stehen sollten.

Mit Word sind Ihre Fußnoten im Handumdrehen in Endnoten umgewandelt. Öffnen Sie zunächst das Dokument mit den zu ändernden Fußnoten. Dann gehen Sie je nach Word-Version wie folgt vor:

Word 97/2000:

Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl FUSSNOTEN.
Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfenster auf die Schaltfläche OPTIONEN.
Wechseln Sie auf die Registerkarte ALLE ENDNOTEN.
Kontrollieren Sie, ob das ZAHLENFORMAT und die Nummerierung der Endnoten Ihren Vorstellungen entsprechen. Wichtig ist auch die POSITION der Endnoten: Sie haben die Wahl zwischen ENDE DES DOKUMENTS und ABSCHNITTSENDE. Letzteres ist interessant, wenn Sie nach dem Haupttext des Dokuments einen Abschnittswechsel eingefügt haben, um ihn von den Anhängen zu trennen. Die Endnoten sollten dann nach dem Haupttext (dem ersten Abschnitt) und nicht ganz am Ende des Dokuments stehen.
Wenn Sie alle Optionen angepasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche KONVERTIEREN.
Aktivieren Sie die Option ALLE FUSSNOTEN IN ENDNOTEN UMWANDELN und starten Sie die Aktion mit OK.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit den OPTIONEN FÜR FUSS- UND ENDNOTEN mit OK und verlassen Sie das allgemeine Dialogfenster FUSSNOTE UND ENDNOTE mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIESSEN.

Word 2002/2003:

Wählen Sie im Menü EINFÜGEN erst REFERENZ und dann FUSSNOTE.
Aktivieren Sie die Option ENDNOTEN.
Überprüfen Sie die daraufhin angezeigten Format- und Positionsoptionen. Passen Sie die Endnoten-Einstellungen an Ihre Bedürfnisse an (siehe auch Schritt 4 oben). Damit die Optionen wirksam werden, klicken Sie auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN.
Wählen Sie erneut den Befehl EINFÜGEN-REFERENZ-FUSSNOTE.
Klicken Sie auf die Schaltfläche KONVERTIEREN.
Wählen Sie ALLE FUSSNOTEN IN ENDNOTEN UMWANDELN und starten Sie die Aktion mit OK.
Verlassen Sie das Dialogfenster FUSS- UND ENDNOTE mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIESSEN.

Ihre Fußnoten stehen jetzt am neuen Ort – je nach Auswahl am Ende des Dokuments oder am Ende des Abschnitts.

Und falls Sie es sich später doch noch einmal anders überlegen, können Sie die oben genannten Schritte auch dazu nutzen, Endnoten wieder in Fußnoten umzuwandeln. Word bietet beim Konvertieren automatisch die entsprechende Option an.

Wie Sie ganz schnell zu einer bestimmten Grafik springen

So nutzen Sie Symbolschaltflächen zum fixen Suchen

Haben Sie auch schon einmal verzweifelt nach einer Abbildung, einer Tabelle, einem Kommentar oder einer Fußnote gesucht? Beim normalen Blättern durch ein umfangreiches Word-Dokument kann das zur berühmten Suche nach der Nadel im Heuhaufen werden. Versuchen Sie es beim nächsten Mal doch mit den kleinen Symbolschaltflächen, die unten rechts am Ende der vertikalen Bildlaufleiste angezeigt werden.

Um zum Beispiel ein Bild zu suchen, klicken Sie zuerst auf das Symbol BROWSEOBJEKT AUSWÄHLEN (in Word 97 hat es die Bezeichnung NACH OBJEKT SUCHEN). Sie sehen daraufhin ein kleines Fenster mit Symbolen für verschiedene Objekte. Klicken Sie auf das Symbol NACH GRAFIK DURCHSUCHEN. Falls Ihr Dokument eine Grafik enthält, springt Word sofort zur nächsten Fundstelle.

Die nächste Grafik finden Sie, auch ohne die Objektsymbole erneut einblenden zu müssen. Klicken Sie einfach auf das Doppelpfeil-Symbol NÄCHSTE GRAFIK (bei der Suche nach anderen Elementen steht anstelle von GRAFIK der entsprechende Elementname – etwa NÄCHSTE FUSSNOTE). Auch eine rückwärts gerichtete Suche ist jederzeit möglich. Dazu klicken Sie auf das Doppelpfeil-Symbol VORHERIGE GRAFIK (oder sonstige Objektbezeichnung).

So werden Sie mit wenigen Mausklicks genau zu dem Textelement gelangen, das Sie gerade bearbeiten wollen.

So wird aus einer einfachen Grafik ein professioneller Texthintergrund

Wie Ihr Dokument zum echten Hingucker wird

Sie möchten Ihre eher schmucklosen Word-Dokumente ein wenig aufpeppen? Ihre Schriftstücke sollen sich aus dem alltäglichen Einerlei hervorheben? Dann versuchen Sie es einmal mit einem echten Hingucker und legen Sie eine Grafik oder ein Bild hinter den Text.

Damit die Grafik hinter Ihrem Text liegt, müssen Sie sie nach dem Einfügen wie folgt bearbeiten:

Word 97:

Markieren Sie die Grafik und rufen Sie den Befehl FORMAT-GRAFIK auf. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte POSITION das Kontrollkästchen ÜBER DEN TEXT LEGEN eingeschaltet ist.
Wechseln Sie auf die Registerkarte TEXTFLUSS und wählen Sie hier bei UMBRUCHART die Auswahl OHNE. Bestätigen Sie mit OK.
Klicken Sie die markierte Grafik mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü REIHENFOLGE-HINTER TEXT BRINGEN.

Word 2000/2002/2003:

Markieren Sie die Grafik und rufen Sie den Befehl FORMAT-GRAFIK auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte LAYOUT und klicken Sie bei Umbruchart auf die Auswahl HINTER DEN TEXT.
Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK.
In Word 2000 klicken Sie die markierte Grafik mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü REIHENFOLGE-HINTER TEXT BRINGEN.

Jetzt befindet sich die Grafik hinter dem Text und kann frei auf der Seite verschoben werden.

Tipp: Wenn Sie eine Grafik hinter den Text legen, müssen Sie beachten, dass die Grafik nicht zu dunkel ist oder große schwarze Flächen enthält. Sonst kann der Text im Vordergrund nicht mehr entziffert werden.

Mit dem folgenden Trick können Sie die Grafik direkt in Word aufhellen: Lassen Sie die Grafik markiert und klicken Sie in der Grafik-Symbolleiste mehrfach auf die Schaltfläche Mehr Helligkeit. Daraufhin wird die Grafik aufgehellt und der Text besser lesbar.

Wichtig: Leider unterstützt nicht jeder Drucker das Aufhellen. Obwohl die Grafik auf dem Bildschirm korrekt dargestellt wird, erscheint sie dann auf dem Ausdruck wieder dunkel. In diesem Fall müssen Sie die Grafik vor dem Einfügen in Word in einem Grafikprogramm aufhellen.

So gelangt Ihre Unterschrift schnell per Mausklick in den Brief

Wie Sie einen AutoText für eine Grafik anlegen

„In meiner Korrespondenz setze ich meine Unterschrift immer häufiger als eingescanntes Bild ein. Nur finde ich das Einfügen per Menü recht umständlich und zeitaufwändig. Gibt es nicht einen schnelleren Weg?“

Ja, den gibt es. Dazu legen Sie die Unterschrift einfach als AutoText ab. Dann reicht zum Einfügen Ihrer Unterschrift eine leicht zu merkende Buchstabenfolge und das Drücken der Taste F3. Und so gehen Sie vor:

Fügen Sie Ihre Unterschrift über EINFÜGEN-GRAFIK-AUS DATEI wie gewohnt ein.
Markieren Sie die Unterschrift mit einem Mausklick darauf, sodass die Ziehpunkte sichtbar sind.
Rufen Sie jetzt den Befehl EINFÜGEN-AUTOTEXT-AUTOTEXT auf. Sie sehen jetzt im folgenden Dialogfenster Ihre Unterschrift.
Geben Sie im Feld BEI EINGABE DIESES TEXTES TIPP ANZEIGEN (Word 97/2000) bzw. AUTOTEXT-EINTRÄGE HIER EINGEBEN (Word 2002/2003) eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Unterschrift“.
Klicken Sie abschließend auf HINZUFÜGEN.

Sobald Sie jetzt „Unterschrift“ schreiben und anschließend die Taste F3 drücken, wird die Unterschrift automatisch in Ihr Dokument eingefügt. Schneller geht es nicht!

Seitenumbruch in verknüpfter Excel-Tabelle

Wie Sie längere Excel-Tabellen mehrseitig in Word einfügen

Das Einfügen einer Excel-Tabelle in ein Word-Dokument ist kein Problem. Schwieriger wird es, wenn die Excel-Tabelle größer als eine Seite ist.

Eine normale Word-Tabelle wird in einem solchen Fall auf die nächste Seite umgebrochen. Bei der Excel-Tabelle funktioniert das leider nicht.

Der Grund dafür liegt darin, dass die Excel-Tabelle, die Sie einfügen, in Word ein Objekt ist. Ein Objekt ist nur komplett darstellbar und kann nicht unterteilt werden. Sie können das Problem folgendermaßen umgehen:

Markieren Sie die Daten, die Sie in das Dokument einfügen wollen, in Ihrer Tabelle.
Kopieren Sie den markierten Bereich in die Zwischenablage.
Anschließend markieren Sie in Ihrem Word-Dokument die Position, an der die Tabelle erscheinen soll.
Rufen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Inhalte einfügen" auf. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:

In der Box aktivieren Sie unter "Als" die Option "Formatierten Text (RTF)". Wenn Sie zusätzlich die Option "Verknüpfung einfügen" aktivieren, werden die Daten in Word zudem künftig aktualisiert, sobald Sie die Quelldatei in Excel bearbeiten.

Die Auswahl der Optionen bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK". Ihre Daten befinden sich jetzt in Form einer Word-Tabelle in Ihrem Dokument. Bei Bedarf können Sie Seitenumbrüche einfügen oder andere Bearbeitungen vornehmen.

Wie Sie einen Serienbrief fix in ein normales Dokument umwandeln

So lassen sich Hauptdokumente von Serienbriefen auch noch nach langer Zeit nutzen

Wenn Sie die Hauptdokumente von Serienbrief-Aktionen archivieren, gibt es ein Problem: Die zugehörigen Daten sind meistens nicht mehr vorhanden, sodass beim Öffnen Fehlermeldungen erscheinen. Dabei können Sie aus einem Hauptdokument auch wieder eine ganz normale Word-Datei ohne Datenquelle machen.

Dazu blenden Sie in Word 2003 und 2002 die Symbolleiste SERIENDRUCK ein. Hier klicken Sie auf das Symbol HAUPTDOKUMENT-SETUP, wählen dann die Option NORMALES WORD-DOKUMENT und bestätigen mit OK.

In Word 2000 und 97 wählen Sie das Menü EXTRAS-SERIENDRUCK, klicken auf die Schaltfläche ERSTELLEN und wählen den Eintrag STANDARD-WORD-DOKUMENT WIEDERHERSTELLEN. Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage.

Der aktuelle Text wird jetzt wieder in ein ganz normales Word-Dokument ohne Verbindung zu einer Datenquelle umgewandelt. Die Seriendruckfelder bleiben allerdings erhalten, sodass Sie die Datei jederzeit wieder als Vorlage für einen neuen Serienbrief verwenden können.

So lassen sich Wasserzeichen endlich beliebig drehen

Wie Sie Ihr Wasserzeichen jetzt noch individueller gestalten

Im Menü FORMAT-HINTERGRUND-GEDRUCKTES WASSERZEICHEN können Sie ein beliebiges Bild oder einen Schriftzug als Wasserzeichen festlegen. Dabei stehen Ihnen allerdings nur die Layoutoptionen DIAGONAL (Drehung um 45°) und HORIZONTAL (keine Drehung) zur Verfügung.

Trotzdem können Sie sie individuell drehen: Wasserzeichen werden von Word in der Kopfzeile als WordArt-Objekte eingefügt und so positioniert, dass sie in der Seitenmitte im Hintergrund erscheinen. WordArt-Objekte können Sie beliebig rotieren – und damit auch Ihr Wasserzeichen!

Fügen Sie zunächst über FORMAT-HINTERGRUND-GEDRUCKTES WASSERZEICHEN das gewünschte Wasserzeichen (Bild oder Text) in Ihr Dokument ein.
Rufen Sie den Befehl ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILEN auf.
Markieren Sie das als Wasserzeichen verwendete Bild bzw. den Text.
Über dem Element sehen Sie nun einen runden, grünen Ankerpunkt. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Ankerpunkt setzen, verwandelt sich der Mauszeiger in das ROTIEREN-Symbol.
Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger nach links oder rechts. Eine gestrichelte Linie zeigt jetzt die aktuelle Rotation Ihres Wasserzeichens an. Sobald Sie die gewünschte Position erreicht haben, lassen Sie die Maustaste los.
Klicken Sie in der Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILEN auf SCHLIESSEN, um wieder in den normalen Bearbeitungsmodus zu gelangen.

Möchten Sie die Drehung auf den Grad genau einstellen? So geht’s:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wasserzeichen und wählen Sie das Kontextmenü WORDART FORMATIEREN (bei einem Textwasserzeichen) bzw. GRAFIK FORMATIEREN (bei einem Bildwasserzeichen).
Wechseln Sie auf die Registerkarte GRÖSSE. Hier geben Sie nun im Feld DREHUNG die gewünschte Rotation direkt ein.

Wie Sie unnötige doppelte Eingaben in Formularen vermeiden

So übernehmen Sie Formular-Einträge automatisch

Ärgert es Sie auch, wenn Sie in Ihren Formularen mehrmals dieselbe Eingabe machen müssen? Zum Beispiel muss der Abteilungsname 4-mal eingegeben werden. Das muss sich doch automatisieren lassen, oder?

Richtig! Auch hier lässt sich Word automatisieren. Fügen Sie dazu einfach einen Verweis auf das erste Formularfeld ein, Word überträgt den dortigen Eintrag dann an die von Ihnen gewünschte Stelle. Und so geht’s:

Öffnen Sie Ihr Formular und blenden Sie die FORMULAR-Symbolleiste über ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-FORMULAR ein.
Heben Sie den Formularschutz auf, indem Sie auf das Symbol FORMULAR SCHÜTZEN in der FORMULAR-Symbolleiste klicken. Das Symbol erscheint anschließend nicht mehr abgeblendet.
Doppelklicken Sie auf das erste Formularfeld für den Abteilungsnamen. Daraufhin öffnet sich das OPTIONEN-Dialogfenster.
Merken Sie sich den Eintrag im Feld TEXTMARKE; dort steht zum Beispiel „Text1“. Schließen Sie das Dialogfenster dann mit ABBRECHEN.
Markieren Sie dann das zweite Formularfeld für den Abteilungsnamen und rufen Sie EINFÜGEN-FELD auf.
Im folgenden Dialogfenster wählen Sie aus der Liste FELDNAMEN den Eintrag REF – er steht in Word 97/2000 anschließend in dem Textfeld.
In Word 97/2000 klicken Sie hinter REF im Textfeld und geben jetzt den in Schritt 4. notierten Namen der Textmarke ein, hier „Text1“. In Word 2002/2003 markieren Sie unter TEXTMARKENNAME den in Schritt 4. notierten Eintrag Text1.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen FORMATIERUNG BEI AKTUALISIERUNG BEIBEHALTEN und bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok.

Daraufhin fügt Word einen Verweis auf den Inhalt des ersten Formularfelds mit dem Abteilungsnamen ein. Schützen Sie Ihr Formular jetzt noch mit einem Klick auf das Symbol FORMULAR SCHÜTZEN.

So wird der Inhalt eines Formularfelds wiederholt

Geben Sie in das erste Formularfeld für den Abteilungsnamen eine Bezeichnung ein. Damit das zweite Formularfeld diesen Eintrag jetzt automatisch übernimmt, schalten Sie einmal über das entsprechende Symbol in der Standard-Symbolleiste in die Seitenansicht und mit Schließen wieder zurück. Das geht auf alle Fälle schneller als die manuelle Eingabe, erst recht, wenn Sie mehrere Formularfelder mit demselben Inhalt auf diese Weise ausfüllen lassen.

So wählen Sie Seriendruckfelder noch komfortabler aus

Wie Sie ein Dialogfenster nur für Seriendruckfelder öffnen

Wenn Sie ein Seriendruckdokument erstellen, müssen Sie an geeigneten Stellen Seriendruckfelder einfügen – etwa als Platzhalter für Adressinformationen wie Name, Vorname, Postleitzahl, Ort usw. Das kann recht mühsam sein, wenn Ihre Datenquelle sehr viele Felder enthält. Dann öffnen Sie mit der Seriendruck-Symbolleistenschaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN nämlich eine endlos lange Liste, die Sie immer wieder nach dem gerade benötigten Feld absuchen müssen. Ärgerlich ist vor allem, dass Sie diese Liste nur mit der Maus durchblättern können.

Wesentlich schneller ans Ziel kommen Sie mit dem Dialogfenster, das Sie über die Tastenkombination Alt+Umschalt+f aufrufen. Dieses Dialogfenster enthält eine Liste aller Seriendruckfelder, in der Sie per Tastatureingabe schnell zum gewünschten Anfangsbuchstaben blättern können. Zusätzlich enthält es eine Liste mit den Bedingungsfeldern für den Seriendruck. Sie müssen nur das gerade benötigte Feld auswählen und OK anklicken, um es in das Seriendruckdokument einzufügen. Anschließend wiederholen Sie den Vorgang für das nächste Feld.

Beachten Sie, dass die Tastenkombination Alt+Umschalt+f nur in einem Seriendruckdokument zur Verfügung steht.

Wie Sie eine Tabellenzeile schnell verschieben

Mit dieser Tastenkombination arbeiten Sie noch fixer

Aber das Verschieben ist ganz schön mühsam, wenn man jede Zeile auf die herkömmliche Weise markiert, ausschneidet und anderswo wieder einfügt. Viel schneller geht es so:

Setzen Sie den Mauszeiger in eine beliebige Zelle der Zeile, die Sie verschieben wollen.
Drücken Sie Alt+Umschalt und halten Sie beide Tasten gedrückt.
Bewegen Sie die Zeile dann mit Pfeiltaste unten/Pfeiltaste oben an die gewünschte Position.
Lassen Sie die Tasten wieder los und die Zeile steht an ihrer neuen Position.

Wie Sie Ihr Dokument auch im Bearbeitungsmodus fix auf eine Seite bringen

So erweitern Sie die Standard-Symbolleiste um ein neues Symbol

In der Seitenansicht steht Ihnen für diesen Fall in der Symbolleiste das Symbol GRÖSSE ANPASSEN zur Verfügung. Damit unterdrücken Sie wenige Zeilen auf der Folgeseite.

Bei GRÖSSE ANPASSEN verringert Word die Schriftgröße um einen halben bis einen ganzen Punkt. Aus einer 10-Punkt-Schrift wird dann eine 9,5-Punkt-Schrift, aus 14 Punkt werden 13 Punkt usw. Die Reduktion der Schriftgröße wird dabei einheitlich für das ganze Dokument angewandt. Dort können beliebig viele Schriftgrößen und Schriftarten im Einsatz sein, die Änderung wirkt sich auf das komplette Dokument aus.

Im normalen Bearbeitungsmodus ist diese Funktion leider nicht zugänglich.

Ändern Sie das, indem Sie das Symbol GRÖSSE ANPASSEN in die STANDARD-Symbolleiste einfügen. Dann steht die Funktion auch in der Normal- oder in der Seitenlayout-Ansicht zur Verfügung. Und so geht’s:

Starten Sie Word, es sollte noch kein Dokument geladen sein.
Rufen Sie jetzt das Menü ANSICHT-SYMBOLLEISTEN, den Befehl ANPASSEN auf, und wechseln Sie auf die Registerkarte BEFEHLE. Stellen Sie sicher, dass im Dropdown-Listenfeld SPEICHERN IN am unteren Rand des Dialogfensters der Eintrag NORMAL.DOT ausgewählt ist.
Im Listenfeld KATEGORIEN werden jetzt alle Word-Menüs aufgelistet. Markieren Sie hier den Eintrag EXTRAS.
Auf der linken Seite im Dialogfenster erscheinen im Listenfeld BEFEHLE nun alle Einträge des Menüs EXTRAS. Blättern Sie in der Liste nach unten, bis der Eintrag UM EINE SEITE VERKLEINERN angezeigt wird. Klicken Sie auf den Eintrag, und ziehen Sie ihn bei gedrückter linker Maustaste an die neue Position, beispielsweise zwischen zwei vorhandene Symbole in der STANDARD-Symbolleiste.
Sobald Sie die Maustaste lösen, wird das neue Symbol in der Symbolleiste angezeigt. Verlassen Sie nun das ANPASSEN-Dialogfenster mit SCHLIESSEN.
Schließen Sie Word, und beantworten Sie eine eventuell angezeigt Meldung, ob die Änderungen in der Normal.dot gespeichert werden sollen, mit JA.

Ab sofort steht das Symbol zum Anpassen der Größe jederzeit zur Verfügung.

So werden Seitenzahlen aus dem A4-Format automatisch in Ihre DIN-A5-Broschüre übernommen

Wie Sie die Seiten Ihrer Broschüre professionell nummerieren

Wussten Sie, dass Word von Haus aus zwei Seiten im DIN-A5-Format auf ein DIN-A4-Blatt drucken kann? Das ist überaus praktisch, wenn Sie einmal einen Flyer oder eine Info-Broschüre drucken wollen. Ein besonderes Highlight dieser Druckoption ist, dass Word dabei automatisch die Seitenzahlen auf das DIN-A5-Format umsetzt. Probieren Sie es doch einfach aus:

Öffnen Sie ein Dokument, das Sie im DIN-A5-Format ausdrucken wollen, oder erstellen Sie ein neues Dokument mit beliebigem Text.
Wählen Sie im Menü DATEI den Befehl SEITE EINRICHTEN.
Wechseln Sie in Word 2002 und 2003 auf die Registerkarte SEITENRÄNDER. Dort aktivieren Sie als Erstes die Seitenorientierung QUERFORMAT. In Word 2000 gehen Sie zur Registerkarte PAPIERFORMAT und stellen dort das QUERFORMAT ein.
Nun folgt der Trick für den Druck im DIN-A5-Format: In Word 2003 und 2002 bleiben Sie auf der Registerkarte SEITENRÄNDER. Öffnen Sie die Dropdown-Liste MEHRERE SEITEN, und wählen Sie den Eintrag 2 SEITEN PRO BLATT aus. In Word 2000 wechseln Sie jetzt auf die Registerkarte SEITENRÄNDER. Danach aktivieren Sie das Kontrollkästchen 2 SEITEN PRO BLATT.
Bestätigen Sie die Layoutänderung mit OK.

Wenn Sie das neue Layout kontrollieren wollen, klicken Sie in der Word-Symbolleiste auf das Symbol SEITENANSICHT. Word zeigt automatisch zwei nebeneinander stehende Seiten im DIN-A5-Format an.

Die Seiten werden dann aber gemeinsam auf ein DIN-A4-Blatt gedruckt. Die Seitennummern werden dabei an das DIN-A5-Format angepasst.

Wie Nummerierungen rechtsbündig untereinander stehen

So erhalten Ihre Aufzählungen endlich das richtige Format

Wenn Sie häufig umfangreiche Aufzählungen automatisch von Word nummerieren lassen, werden Sie sich sicher auch schon einmal darüber geärgert haben, dass zwar die Zahlen „1“ bis „9“ korrekt untereinander stehen (linksbündig), die zweistelligen Zahlen dann allerdings aus dem Rahmen fallen.

Hier wäre eine rechtsbündige Ausrichtung vorteilhafter. Wie Sie die Vorgabe der linksbündigen Nummerierung ändern, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Markieren Sie alle nummerierten Absätze in Ihrem Dokument und rufen Sie den Befehl FORMAT-NUMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGEN (Word 97) bzw. FORMAT-NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN (Word 2000/2002/2003) auf.
Wechseln Sie auf die Registerkarte NUMMERIERUNG und wählen Sie hier das aktuelle Nummerierungsformat aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ANPASSEN.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil des Feldes NUMMERNPOSITION und wählen Sie die Option RECHTS.
Schließen Sie alle Dialogfenster mit OK.

Alle Nummern Ihrer Aufzählung sind daraufhin rechtsbündig ausgerichtet.

So vermeiden Sie störende Lücken in Serienbriefadressen

Mit diesem Trick überlisten Sie die Seriendruckfunktion

Sicher wissen Sie wie Sie die Seriendruckfelder für Ihre Serienbriefadressen anlegen müssen. Solange jeder Adressdatensatz vollständig ist, gibt es auch weiter keine Probleme.

Was ist aber, wenn in einer Adresse der Vorname fehlt? Das kommt leider häufiger vor, als es einem lieb ist.

Angenommen, in der ersten Zeile steht die Anrede, dann in der nächsten Zeile Vorname und Nachname und in der Folgezeile die Firma.

Wie können Sie jetzt bei fehlendem Vornamen Anrede und Nachname in eine Zeile rücken?

In diesem Fall müssen Sie die Bedingungsfelder wie folgt in das Adressfeld Ihres Serienbriefs eintragen. Beachten Sie dabei, dass Sie die geschweiften Klammern unbedingt mit der Tastenkombination Strg+F9 einfügen:

{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herr" "Herrn " "" }{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Frau" "Frau " "" }{ IF { MERGEFIELD Vorname }= "" "" "

{ MERGEFIELD Vorname } " }{MERGEFIELD Name }

{ MERGEFIELD Firma }

{ MERGEFIELD Strasse }

{ MERGEFIELD PLZ } {MERGEFIELD Ort }

Word 97: Ersetzen Sie den Ausdruck „MERGEFIELD“ durch „SERIENDRUCKFELD“ und „IF“ durch „WENN“ in den Bedingungsfeldern.

Ab sofort wird aus der Zeile „Anrede“ und der Zeile „Name“ eine Zeile, wenn der Vorname fehlt.

So erhalten Sie Tabstopps an vernünftigen Positionen

Wie Sie die Standard-Position von Tabstopps selbst bestimmen

Um einen Tabstopp zu setzen, brauchen Sie nur mit der Maus im horizontalen Lineal zu klicken. Aber haben Sie schon einmal überprüft, an welchen Positionen Word die Tabstopps einfügt? Word verwendet durchweg „krumme“ Werte wie „1,27 cm“ und keinesfalls Positionen, die für das metrische System sinnvoll wären – wie etwa „1,25 cm“. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt, wie Sie das ändern können.

Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument.
Wählen Sie ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-ZEICHNEN, um die entsprechende Symbolleiste anzuzeigen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche ZEICHNEN und im aufklappenden Menü auf den Befehl GITTERNETZ.
Im daraufhin angezeigten Dialogfenster schalten Sie das Kontrollkästchen SEITENRÄNDER VERWENDEN aus.
Damit sich Word die Änderung merkt, klicken Sie auf die Schaltfläche STANDARD. Die anschließende Frage, ob Sie die Standardeinstellungen für Gitternetzlinien ändern wollen, beantworten Sie mit JA.
Das Dialogfenster ZEICHNUNGSRASTER verlassen Sie mit einem Mausklick auf OK.
Sofern Sie die Symbolleiste ZEICHNEN nicht weiter benötigen, blenden Sie sie aus, indem Sie ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-ZEICHNEN anwählen.
Beim nächsten Beenden von Word kann es sein, dass Sie zum Speichern der Vorlage NORMAL.DOT aufgefordert werden. Bestätigen Sie dann das Speichern der Änderungen.

Beachten Sie, dass sich die Anpassungen nur auf neue Dokumente auswirken. Wenn Sie in bereits gespeicherten Dokumenten sinnvolle Tabstopp-Positionen einstellen wollen, müssen Sie die genannten Schritte in diesen Dokumenten noch einmal durchführen.

So passen Sie die Spaltenbreite bei nicht zusammenhängenden Spalten ganz einfach an

Wenn Sie mit Word 2003 oder Word 2002 arbeiten, können Sie sich das manuelle Anpassen jeder einzelnen Spalte stark vereinfachen. Denn hier lassen sich mehrere, nicht zusammenhängende Spalten markieren und diesen dann auf einmal die Breite zuweisen. Und so geht’s:

Fügen Sie die gewünschte Tabelle im Word-Dokument über das Menü TABELLE-EINFÜGEN, Befehl TABELLE ein. Legen Sie als Spaltenbreite am besten schon gleich die Breite der schmalsten Spalte (= 1 Zentimeter) fest. So müssen Sie im nächsten Schritt nur noch die Breite der anderen Spalten anpassen.
Sobald die Tabelle eingefügt ist, platzieren Sie den Mauszeiger am oberen Rand der ersten Spalte, deren Breite Sie ändern möchten. Der Mauszeiger verwandelt sich daraufhin in einen nach unten zeigenden schwarzen Pfeil. Drücken Sie jetzt die linke Maustaste, um die komplette Spalte zu markieren.
Drücken Sie nun die Strg-Taste und lassen Sie diese gedrückt. Platzieren Sie den Mauszeiger am oberen Rand der nächsten Spalte, deren Breite angepasst werden muss. Drücken Sie erneut die linke Maustaste, um die komplette Spalte zu markieren. Wiederholen Sie das Markieren bei gedrückter Strg-Taste mit allen weiteren Spalten, deren Breite Sie auf einmal anpassen möchten. Lassen Sie nun die Strg-Taste los.
Rufen Sie jetzt das Menü TABELLE, Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN auf und wechseln Sie auf die Registerkarte SPALTE. Hier muss das Kontrollkästchen BEVORZUGTE BREITE eingeschaltet sein. Tragen Sie in dem Texteingabefeld hinter dem Kontrollkästchen die gewünschte Breite ein, beispielsweise „3 cm“ (die Angabe der Maßeinheit ist nicht zwingend notwendig).
Wenn Sie jetzt das Dialogfenster mit OK schließen, werden alle markierten Spalten in der neuen Breite angezeigt. Klicken Sie in eine beliebige Zelle, um die Markierung – die nach der Änderung der Spaltenbreite jetzt auf völlig andere Spalten gewechselt hat – aufzuheben.

Beachten Sie: Das selektive Markieren in Tabellen ist in Word 2003 und 2002 nicht nur auf Spalten beschränkt. Sie können auf die gleiche Weise auch unterschiedliche, nicht zusammenhängende Zeilen markieren, um beispielsweise die Zeilenhöhe anzupassen.

Warum fehlen einige Sonderzeichen in der Normal-Ansicht?

Frage: Beim Arbeiten mit Word wechsle ich regelmäßig zwischen der Normal- und Seitenlayout-Ansicht. Beim reinen Texterfassen ist mir die Normalansicht sympathischer, da ich hier nicht durch Ränder, Kopf-/Fußzeilen etc. abgelenkt werde. Erst wenn ich das fertige Layout prüfe, schalte ich in die Seitenlayout-Ansicht.

Nun gibt es seit kurzem aber ein Problem, da ich griechische Buchstaben aus der Schriftart »Symbol« nutze. In der Normal-Ansicht zeigt Word nur kleine Quadrate anstelle der griechischen Buchstaben an. Erst beim Wechsel in die Layoutansicht bekomme ich die richtigen Zeichen angezeigt. Auch auf dem Ausdruck ist alles in Ordnung. Was ist hier los?

Ursache: Das von Ihnen geschilderte Problem tritt insbesondere in Word 2003 und Word 2002/XP auf. Denn hier kann für die Normalansicht eine eigene Konzeptschriftart festgelegt werden. Das hat zur Folge, dass nicht nur Ränder, Kopf-/Fußzeilen etc. nicht sichtbar sind. Der komplette Text wird auch in einer einheitlichen Schriftart angezeigt – standardmäßig ist dies die Windows-eigene Schriftart »Courier New«. Mit dem Erfolg, dass anstelle von Zeichen nur kleine Quadrate erscheinen. Denn die griechischen Buchstaben liegen bei der Symbol-Schriftart in einem Bereich, der in der Courier-Schriftart nicht belegt ist.

Lösung: Schalten Sie den Einsatz der Konzeptschriftart aus. Dann werden in der Normal-Ansicht (Menü ANSICHT, Befehl NORMAL) alle genutzten Schriftarten angezeigt. Dies verlangsamt die Normal-Ansicht zwar etwas, aber das Arbeiten ist dennoch deutlich schneller als in der Layoutansicht.

Und so schalten Sie die Konzeptschriftart aus:

Rufen Sie das Menü EXTRAS, Befehl OPTIONEN auf.
Daraufhin erscheint das Dialogfenster OPTIONEN, in dem Sie auf die Registerkarte »Ansicht« wechseln.
Schalten Sie am unteren Rand des Dialogfensters das Kontrollkästchen KONZEPTSCHRIFT aus.
Bestätigen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.

Ab sofort werden in der Normal-Ansicht alle Symbole und andere Sonderzeichen korrekt angezeigt.

Hintergrund: In Word 97 steht die Konzeptschriftart-Funktion nicht zur Verfügung. Eine Besonderheit stellt auch Word 2000 dar: Hier lässt sich im Gegensatz zu Word 2003 sowie Word 2002/XP die Schriftart für die Normal-Ansicht nicht festlegen. Word 2000 nutzt immer Courier New, zeigt aber Text in der Schriftart Symbol, Wingdings etc. korrekt an. Lediglich Windows-fremde Symbolschriftarten werden auch hier nicht korrekt angezeigt.

So stellen Sie leicht fest, ob sich Makros in einem Word-Dokument befinden

Sie möchten gerne auf Nummer Sicher gehen und in Erfahrung bringen, ob sich in einem Word-Dokument ein »Makro« befindet? Dann gehen Sie wie folgt vor:

Word 2003/2002/2000: Rufen Sie das Menü EXTRAS-MAKRO, Befehl SICHERHEIT auf. Jetzt erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie auf die Registerkarte »Sicherheitsstufe« wechseln. Schalten Sie hier das Optionsfeld SEHR HOCH (Word 2003) bzw. HOCH (Word 2002/2000) ein. Schließen Sie das Dialogfenster jetzt mit einem Klick auf OK.
Word 97: Rufen Sie das Menü EXTRAS, Befehl OPTIONEN auf. Jetzt erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie auf die Registerkarte »Allgemein« wechseln. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen MAKROVIRUS-SCHUTZ ein. Schließen Sie jetzt das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
Öffnen Sie nun die Word-Datei. Da Sie im ersten Schritt den Makroschutz auf die höchste Sicherheitsstufe eingestellt haben, wird ein eventuell in der Word-Datei enthaltenes Makro nicht ausgeführt. In Word 2003/2002/2000 wird die Datei entsprechend kommentarlos geladen. In Word 97 erscheint – sofern sich in der Datei ein Makro befindet – eine Meldung, die Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche MAKROS DEAKTIVIEREN bestätigen.
Rufen Sie jetzt das Menü EXTRAS-MAKRO, Befehl VISUAL BASIC-EDITOR auf. Daraufhin wird der Editor geladen und alle zurzeit geöffneten Dokumente und Add-Ins werden im Projekt-Explorer des Visual Basic-Editor angezeigt.
Wenn Sie das Projekt, das zum aktuellen Dokument gehört, öffnen, befinden sich darin mehrere Elemente. Die Elemente sind hierarchisch organisiert, es sind jeweils alle Module (enthalten Programmroutinen), Klassenmodule (enthalten Code-Klassen), Formulare (enthalten die Dialogfenster), Verweise (enthalten Verweise auf andere Projekte) etc. zu einer Einheit zusammengefasst.

So prüfen Sie richtig

Befindet sich in einer Datei nur das Element »Microsoft Word Objekt« mit dem Element »ThisDocument« und die »Verweise« mit dem Element »Verweis auf <Dokumentvorlage>« und ein Doppelklick auf »ThisDocument« gibt ein leeres Objektfenster mit keinem Programmcode aus? Dann befindet sich in der Word-Datei kein Makro. Sie können die Schutzeinstellungen wieder zurückstellen und die Word-Datei ganz normal öffnen.

Befindet sich in der Word-Datei hingegen Programmcode, dann kann dieser analysiert und dessen Funktion geprüft werden. Hierzu sind allerdings entsprechenden VBA-Kenntnisse notwendig.

Vorsicht Falle: Wenn Sie in Word das Menü EXTRAS-MAKRO, Befehl MAKROS aufrufen, können Sie in dem Makro-Dialogfenster über das Dialogfenster MAKROS IN die aktuelle Datei auswählen. Dann führt Word in der Liste ebenfalls die Makros auf, die sich in der Datei befinden. Beachten Sie, dass hier aber nur die Makros aufgeführt werden, die im Visual Basic-Editor nicht als »Privat« gekennzeichnet wurden. Resümee: Eine echte Kontrolle haben Sie nur dann, wenn Sie wie in den Schritten 1 bis 4 die Word-Datei prüfen.

Beachten Sie: Wenn in einer Word-Datei einmal ein Makro gespeichert war, wird diese Word-Datei dauerhaft als »Makro-enthaltend« gekennzeichnet. Auch wenn Sie das Makro vollständig wieder entfernt haben und im Projekt-Explorer nichts mehr zu finden ist!

Achtung! In diesen Fällen werden persönliche Daten in Word-Dateien ohne Ihr Wissen weitergereicht

Sie werden es kaum glauben, aber in Ihren Word-Dokumenten werden zahlreiche persönliche Informationen ohne Ihr Wissen abgelegt. Diese können dann womöglich von einem Dritten ausgelesen werden.

Wenn Sie ein Word-Dokument speichern, werden darin neben dem Text und den Formatierungen zahlreiche weitere Informationen gespeichert. So wird beispielsweise der Pfad und Dateiname der genutzten Dokumentvorlage in der Word-Datei abgespeichert. Auch die im Menü EXTRAS, Befehl OPTIONEN auf der Registerkarte »Benutzerinformationen« hinterlegten Benutzerdaten werden in der Word-Datei gespeichert. Sowie alle im Menü DATEI, Befehl EIGENSCHAFTEN auf der Registerkarte »Zusammenfassung« hinterlegten Informationen.

Diese Daten lassen sich insbesondere im Windows-Explorer durchsuchen, um so schneller die gewünschten Dateien zu finden.

Versteckte Kommentare & Änderungen

Doch damit nicht genug: Wenn Sie in einem Dokument die Änderungsfunktion nutzen und die Änderungen »ausgeblendet« haben (in der Symbolleiste ÜBERARBEITEN ist bei ANZEIGE ZUR ÜBERARBEITUNG die Auswahl ENDGÜLTIG eingestellt), werden die Änderungen und Kommentare nicht angezeigt. Dann bleiben beim Speichern natürlich auch die Änderungen vollständig im Dokument gespeichert. Und zu guter Letzt sind in einer Word-Datei unter Umständen auch gelöschte Textpassagen noch zu finden – insbesondere, wenn Sie die Option SCHNELLSPEICHERUNG ZULASSEN im Menü EXTRAS, Befehl OPTIONEN auf der Registerkarte »Speichern« eingeschaltet haben. Denn dann hängt Word Ihre Textänderungen immer nur ans Ende der Datei an und belässt »alte« Informationen einfach in der Datei bestehen. Wenngleich nicht alle versteckten Informationen für den Empfänger Ihrer Word-Datei sofort direkt sichtbar sind, mit einem beliebigen Editor lassen sich alle diese Daten problemlos auslesen.

Lösung für Word 2002/2003

Zur Lösung dieses Problems hat Microsoft für Word 2003 und 2002 das Tool »Remove Hidden Data« zum Löschen der Daten veröffentlicht. Das Programm steht im Internet unter folgender Adresse zum Download zur Verfügung:

www.microsoft.com/downloads/details.aspx? displaylang=de&FamilyID=144E54ED-D43E-42CA-BC7B-5446D34E5360

Daten automatisch entfernen

Außerdem lässt sich in diesen beiden Office-Versionen sowohl in Word als auch in Excel und PowerPoint über das Menü EXTRAS, Befehl OPTIONEN auf der Registerkarte »Sicherheit« das Kontrollkästchen BEIM SPEICHERN PERSÖNLICHE DATEN AUS DATEIEIGENSCHAFTEN ENTFERNEN einschalten.

Das hat zur Folge, dass in der Office-Datei nicht nur der Benutzername verschwindet. Auch als verborgen gekennzeichneter Text oder Kommentare bzw. Änderungen, die mit der Überarbeitungsfunktion eingefügt wurden, verschwinden dauerhaft.

Informationen bleiben erhalten

Werden die persönlichen Informationen nicht wie zuvor beschrieben entfernt, stehen diese in der Office-Datei und sind entweder über das Menü DATEI, Befehl EIGENSCHAFTEN zu lesen. Oder über jeden Editor, der die Word-Datei als normale binäre Datei öffnet.

Resümee für Word 2003 und 2002

Schalten Sie im Menü EXTRAS, Befehl OPTIONEN auf der Registerkarte »Sicherheit« das Kontrollkästchen BEIM SPEICHERN PERSÖNLICHE DATEN AUS DATEIEIGENSCHAFTEN ENTFERNEN ein. Dann werden bei der Weitergabe von Office-Dateien keine persönlichen Informationen mehr in die Dateien gepackt. Außerdem schalten Sie auf der Registerkarte »Speichern« das Kontrollkästchen SCHNELLSPEICHERUNG ZULASSEN aus, sodass Word ihre Datei jedes Mal komplett speichert und keine »Reste« mehr in der Datei verbleiben.

Lösung für Word 2007

Word 2007 stellt Ihnen einen speziellen »Dokumentinspektor« zur Verfügung, der Ihr Dokument auf Herz und Nieren prüft und alle versteckten Informationen entfernt.

Speichern Sie zuerst das zu überprüfende Dokument ab. Beachten Sie, dass der Dokumentinspektor alle versteckten Informationen löscht. Falls Sie diese Informationen »intern« noch benötigen, sollten Sie von Ihrer Datei eine Kopie anlegen, die mit dem Dokumentinspektor bearbeitet und dann weitergegeben wird. Die Original-Datei verbleibt bei Ihnen.
Um den Dokumentinspektor zu starten, klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche. Daraufhin öffnet sich das Office-Menü.
Im Office-Menü klicken Sie auf das Menü VORBEREITEN und dann auf den Befehl DOKUMENT PRÜFEN.
Jetzt öffnet sich das Dialogfenster des Dokumentinspektors. Lassen Sie hier alle Kontrollkästchen abgehakt und klicken Sie auf die Schaltfläche PRÜFEN.
Ihr Dokument wird daraufhin kontrolliert. Während der Prüfung erscheint ein Dialogfenster mit einem Fortschrittsbalken, der Sie über den Verlauf informiert.
Ist die Prüfung abgeschlossen, löschen Sie mit einem Klick auf die jeweilige Schaltfläche ALLE ENTFERNEN die versteckten Informationen.
Wenn Sie alle Daten entfernt haben, verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIESSEN.

Resümee für Word 2007

Prüfen Sie Ihre Dokumente vor der Weitergabe mit dem Dokumentinspektor und entfernen Sie alle versteckten Informationen. Dann werden bei der Weitergabe von Office-Dateien keine persönlichen Informationen mehr in den Dateien vorhanden sein.

So vermeiden Sie störende Abstände vor Überschriften

Problem: Wenn Sie die Word-eigenen Formatvorlagen für Überschriften nutzen, dann kann es zu unschönen Abständen am Seitenanfang kommen.

Das gleiche passiert auch bei mehrspaltigem Text, hier sind einige Spalten, die mit der Überschrift-Formatvorlage beginnen, Richtung Seitenmitte vorgerückt, andere nicht.

Überschriften enthalten Vor- und Nach-Abstand

Ursache: In Word können Sie einem Absatz »Abstände« zuweisen. Das hat den Vorteil, dass Sie keine manuellen »Leerzeilen« (= leere Absätze) nach einem Absatz einfügen müssen, um den Text professionell zu formatieren. Denn Word fügt nach dem Drücken der Return-Taste automatisch den Abstand ein. Word ermöglicht dabei nicht nur einen Abstand nach dem Absatz, sondern auch einen Abstand vor dem Absatz.

Den Word-eigenen Überschriften ist sowohl ein Vor- als auch ein Nach-Absatz-Abstand zugewiesen. So verfügen die Überschriften 1 bis 3 beispielsweise über einen Vor-Abstand von 12 Punkten und einen Nach-Abstand von 3 Punkten. Und genau der Vor-Abstand sorgt am Seiten- bzw. Spaltenanfang dafür, dass der Text nicht bündig mit dem oberen Rand beginnt, sondern entsprechend um 12 Punkte Richtung Seitenmitte vorgerückt ist.

Vor-Abstand entfernen

Lösung 1: Beginnt Ihr Dokument nicht direkt mit einem Absatz in dem ein Vor-Abstand eingestellt ist? Dann können Sie das Problem wie folgt lösen:

Rufen Sie das Menü EXTRAS auf und klicken Sie auf den Befehl OPTIONEN. Wechseln Sie nun auf die Registerkarte »Kompatibilität«.
Schalten Sie in der Liste OPTIONEN das Kontrollkästchen vor dem Eintrag "ABSTAND VOR" NACH SEITEN- ODER SPALTENWECHSEL UNTERDRÜCKEN ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
Fügen Sie nun vor allen Überschriften die direkt nach einem Seiten- und Spaltenwechsel folgen einen manuellen Seiten- bzw. Spaltenwechsel ein. Rufen Sie hierzu das Menü EINFÜGEN, Befehl MANUELLER UMBRUCH (Word 2003/2002) bzw. MANUELLER WECHSEL (Word 2000/97) auf.

Durch das Einschalten des Kompatibilitäts-Kontrollkästchen werden jetzt alle Abstände vor den Überschriften entfernt, die direkt nach einem Seiten- bzw. Spaltenwechsel stehen. Ihre Überschrift beginnt bündig am oberen Rand. Beachten Sie, dass die Kompatibilitäts-Einstellung nur für das aktuelle Dokument gilt. Die Einstellung müssen Sie bei Bedarf für jedes Dokument erneut einstellen.

Überschrift-Formatvorlage anpassen

Lösung 2: Beginnt Ihr Dokument auf der ersten Seite bzw. in der ersten Spalte sofort mit einer Überschrift? Dann funktioniert der obige Trick nicht, da hier kein manueller Wechsel vorhanden ist. Die erste Überschrift ist demnach immer eingerückt.

In diesem Fall müssen Sie die Überschrift-Formatvorlagen anpassen: Setzen Sie dort den Vor-Absatz-Abstand auf „0 Punkte“ und den Nach-Absatz-Abstand auf 12 Punkte. Und so geht’s:

Word 2003/2002: Rufen Sie das Menü FORMAT auf und klicken Sie auf den Befehl FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG. Jetzt erscheint auf der rechten Seite der Formatvorlagen-Aufgabenbereich.
Word 2000/97: Rufen Sie das Menü FORMAT auf und klicken Sie auf den Befehl FORMATVORLAGE. Jetzt erscheint das Formatvorlagen-Dialogfenster. Damit alle Formatvorlagen angezeigt werden, wählen Sie im Dropdown-Listenfeld AUFLISTEN (Word 2000) bzw. ANZEIGEN (Word 97) die Auswahl ALLE FORMATVORLAGEN.
Word 2003/2002: Klicken Sie mit der rechten Maustaste die anzupassende Überschrift-Formatvorlage an. Wählen Sie im Kontextmenü die Option ÄNDERN.
Word 2000/97: Klicken Sie in der Liste FORMATVORLAGEN die anzupassende Überschrift-Formatvorlage an. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche BEARBEITEN.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche FORMAT und wählen in dem aufgeklappten Menü ABSATZ. Daraufhin erscheint das Absatz-Dialogfenster, in dem Sie auf die Registerkarte »Einzüge und Abstände« wechseln.
Geben Sie bei ABSTAND – VOR den Wert »0« und bei ABSTAND - NACH den Wert »12« ein. Verlassen Sie das Dialogfenster mit OK. Schließen Sie auch das Dialogfenster FORAMTVORLAGE ÄNDERN mit einem Klick auf OK.
Falls Sie in Ihrem Dokument mehrere Überschrift-Formatvorlagen im Einsatz haben, wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 für die anderen Formatvorlagen.
In Word 2003/2002 können Sie zum Schluss den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN über das Menü ANSICHT-AUFGABENBEREICH ausblenden. In Word 2000/97 schließen Sie das Dialogfenster FORMATVORLAGE mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIESSEN.

Ab sofort beginnen alle Überschriften bündig mit dem oberen Seitenrand und sind nicht mehr eingerückt. Die fehlenden Absatz-Vor-Abstände müssen Sie nun bei Bedarf mit einer Leerzeile einfügen.

Warum erscheint der Word-Text nach dem Wechsel auf einen TFT-Bildschirm »pixelig«?

Frage: Vor kurzem habe ich meinen alten analogen Bildschirm gegen einen neuen, großen TFT-Bildschirm ausgetauscht. Doch so ganz zufrieden bin ich mit dem neuen Bildschirm nicht. Da der Bildschirm mit 19 Zoll sehr groß ist, arbeite ich in Word mit einem Zoom-Faktor von 150 Prozent (Menü ANSICHT, Befehl ZOOM). Der Text ist jetzt sehr groß, erscheint auf dem Bildschirm aber sehr »pixelig«. Je nach Schriftart ist beispielsweise ein »O« nicht mehr richtig rund, sondern die einzelnen Bildschirmpunkte sind zu erkennen. Dies ist sehr störend, ich kann mich einfach nicht daran gewöhnen. Gibt es in Word eine Möglichkeit, die Darstellung zu beeinflussen?

Lösung: Das Problem tritt mit allen auf Ihrem PC installierten Programmen auf. In Word wird es aber durch den weißen Hintergrund und den schwarzen Text besonders deutlich. Da es sich um kein Word-Problem handelt, finden Sie in Word auch keine Lösung oder Einstellmöglichkeit. Diese ist vielmehr direkt in Windows zu finden.

Einzige Voraussetzung: Auf Ihrem PC muss Windows XP (Home-Edition, Professionell oder Media Center), Windows 2000 oder Windows ME installiert sein:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich des Windows-Desktops. Daraufhin öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie den Befehl EIGENSCHAFTEN mit der linken Maustaste anklicken.
Jetzt öffnet sich das Dialogfenster EIGENSCHAFTEN VON ANZEIGE. Wechseln Sie hier auf die Registerkarte »Darstellung« (Windows XP) bzw. »Effekte« (Windows 2000 & Windows ME).
Windows XP: Klicken Sie auf die Schaltfläche EFFEKTE. Es öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie das Kontrollkästchen FOLGENDE METHODE ZUM KANTENGLÄTTEN VON BILDSCHIRMSCHRIFTARTEN VERWENDEN einschalten. Wählen Sie anschließend in dem darunter liegenden Dropdownlistenfeld die Auswahl CLEAR TYPE.
Windows 2000 und Windows ME: Schalten Sie das Kontrollkästchen BILDSCHIRMSCHRIFTARTEN GLÄTTEN ein.
Schließen Sie alle Dialogfenster mit OK.

Ab sofort nutzt Windows die als »Antialiasing« bezeichnete Technik zur Darstellung der Schriften: Das Antialiasing-Verfahren ändert die Farbe der Pixel, die an den äußeren Rändern der Schriftart liegen. Die Pixel werden in einer Farbe eingefärbt, die in der Farbpalette zwischen der Textfarbe und der Hintergrundfarbe liegt. Für das Auge erscheint die Schrift aufgrund des fließenden Übergangs »weicher«, die einzelnen Pixel stören nicht mehr.

Bildschirmauflösung kontrollieren

Beachten Sie, dass auf dem PC immer exakt die Bildschirmauflösung eingestellt ist, für die der Bildschirm hergestellt wurde. Aktuelle TFT-Bildschirme verfügen über folgende Auflösungen:

15-Zoll-TFT-Bildschirm: 1024 x 768 Bildpunkte
17-Zoll-TFT-Bildschirm: 1280 x 1024 Bildpunkte
19-Zoll-TFT-Bildschirm: 1280 x 1024 Bildpunkte
20-/21-Zoll-Bildschirm: 1600 x 1200 Bildpunkte

So vermeiden Sie Datenverlust bei Programm- oder PC-Abstürzen

Wird Word aufgrund eines Windows- oder Programmfehlers unerwartet beendet, gehen alle bislang noch nicht gespeicherten Daten verloren. Ohne zusätzliche Sicherungsfunktion können Sie nur zu dem Stand Ihres Dokumentes zurückkehren, den Sie zuletzt gespeichert haben. Alle Änderungen, die Sie seit dem letzten Speichern an Ihrem Dokument durchgeführt haben, gehen verloren.

Vermeiden Sie Datenverlust bei Programm- oder PC-Abstürzen, und nutzen Sie die Word-eigene AutoWiederherstellen-Funktion. Denn hier können Sie angeben, in welchen Minuten-Intervallen Word die Änderungen des Dokumentes automatisch speichert. Um die Option einzuschalten, gehen Sie wie folgt vor:

Word 2007:

Klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche. Daraufhin öffnet sich das Office-Menü, in dem Sie am unteren Rand auf die Schaltfläche WORD-OPTIONEN klicken.
Sobald das Dialogfenster WORD-OPTIONEN angezeigt wird, klicken Sie auf der linken Seite des Fensters auf den Befehl SPEICHERN. Daraufhin werden rechts alle zu diesem Befehl gehörenden Optionen angezeigt.
Schalten Sie das Kontrollkästchen AUTOWIEDERSTELLEN-INFORMATIONEN SPEICHERN ein. Geben Sie in dem Texteingabefeld die Zahl »5« ein.
Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.

Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97:

Rufen Sie das Menü EXTRAS, Befehl OPTIONEN auf.
Sobald das Optionen-Dialogfenster angezeigt wird, wechseln Sie auf die Registerkarte »Speichern«.
Schalten Sie das Kontrollkästchen AUTOWIEDERSTELLEN-INFOS SPEICHERN ein. Geben Sie in dem Texteingabefeld die Zahl »5« ein.
Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.

Alle Word-Versionen

Ab sofort speichert Word den aktuellen Stand Ihres Dokumentes alle 5 Minuten ab – sofern Sie nicht selbst das Dokument speichern. Dabei wird für jedes geöffnete Word-Dokument eine eigene Autowiederherstellen-Datei angelegt. Diese befindet sich je nach Word- und Windows-Version an einem anderen Speicherplatz.

Windows-/Word-Version:

Kommt Word 2007, 2003, 2002/XP oder 2000 unter Windows Vista zum Einsatz? Dann werden die Autowiederherstellen-Dateien unter C:\Besitzer\<Anmeldename>\AppData\Roaming\Microsoft\Word abgelegt.

Wird eine der genannten Word-Versionen unter Windows XP oder Windows 2000 betrieben? Dann legt Word die Autowiederherstellen-Datei im Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\<Anmeldename>\Anwendungsdaten\Microsoft\Word ab.

Eine Sonderrolle spielt Word 97: Hier werden die Autowiederherstellen-Dateien im Temp-Ordner des Windows-Verzeichnisses abgelegt, also unter C:\Windows\Temp.

Hier sichert Word Ihre Daten automatisch

Der Dateiname einer Autowiederherstellen-Datei wird aus dem Text »Autowiederherstellen-Speicherung von«, dem Original-Dateinamen sowie der Dateinamenerweiterung ASD gebildet. Haben Sie beispielsweise das Dokument »Beispiel.doc« geöffnet, dann lautet der Name der zugehörigen Autowiederherstellen-Datei »Autowiederherstellen-Speicherung von Beispiel.asd«.

Von einer Word-Datei gibt es immer nur eine einzige Autowiederherstellen-Datei. Darin wird – sofern Sie nicht manuell speichern – alle 5 Minuten der aktuelle Stand abgelegt (sofern Sie »5« als Intervall eingestellt haben). Je nach Word-Version wird die Autowiederherstellen-Datei erst beim Beenden von Word gelöscht. Oder die Autowiederherstellen-Datei verschwindet, sobald Sie das Dokument selbst speichern.

So gelangen Sie an die gesicherte Datei

Stürzt Word oder Windows ab und die Autowiederherstellen-Datei ist bei einem Neustart des PCs noch vorhanden? Dann erhalten Sie bei Word 2007, Word 2003 und Word 2002/XP direkt nach dem Neustart von Word eine entsprechende Meldung und können jetzt auf die »gesicherte(n)« Datei(en) zugreifen.

Oder die Autowiederherstellen-Datei wird wie in Word 2000 und Word 97 automatisch nach dem Start von Word geladen, sodass Sie diese jetzt mit dem letzten von Ihnen gesicherten Stand vergleichen können.

Beachten Sie: Beim nächsten Start von Word erscheint die Autowiederherstellen-Datei nicht mehr.

So stellen Sie leicht fest, ob sich Makros in einem Word-Dokument befinden

Sie möchten gerne auf Nummer Sicher gehen und in Erfahrung bringen, ob sich in einem Word-Dokument ein »Makro« befindet? Dann gehen Sie wie folgt vor:

Word 2003/2002/2000: Rufen Sie das Menü EXTRAS-MAKRO, Befehl SICHERHEIT auf. Jetzt erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie auf die Registerkarte »Sicherheitsstufe« wechseln. Schalten Sie hier das Optionsfeld SEHR HOCH (Word 2003) bzw. HOCH (Word 2002/2000) ein. Schließen Sie das Dialogfenster jetzt mit einem Klick auf OK.
Word 97: Rufen Sie das Menü EXTRAS, Befehl OPTIONEN auf. Jetzt erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie auf die Registerkarte »Allgemein« wechseln. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen MAKROVIRUS-SCHUTZ ein. Schließen Sie jetzt das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
Öffnen Sie nun die Word-Datei. Da Sie im ersten Schritt den Makroschutz auf die höchste Sicherheitsstufe eingestellt haben, wird ein eventuell in der Word-Datei enthaltenes Makro nicht ausgeführt. In Word 2003/2002/2000 wird die Datei entsprechend kommentarlos geladen. In Word 97 erscheint – sofern sich in der Datei ein Makro befindet – eine Meldung, die Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche MAKROS DEAKTIVIEREN bestätigen.
Rufen Sie jetzt das Menü EXTRAS-MAKRO, Befehl VISUAL BASIC-EDITOR auf. Daraufhin wird der Editor geladen und alle zurzeit geöffneten Dokumente und Add-Ins werden im Projekt-Explorer des Visual Basic-Editor angezeigt.
Wenn Sie das Projekt, das zum aktuellen Dokument gehört, öffnen, befinden sich darin mehrere Elemente. Die Elemente sind hierarchisch organisiert, es sind jeweils alle Module (enthalten Programmroutinen), Klassenmodule (enthalten Code-Klassen), Formulare (enthalten die Dialogfenster), Verweise (enthalten Verweise auf andere Projekte) etc. zu einer Einheit zusammengefasst.

So prüfen Sie richtig

Befindet sich in der Word-Datei hingegen Programmcode, dann kann dieser analysiert und dessen Funktion geprüft werden. Hierzu sind allerdings entsprechenden VBA-Kenntnisse notwendig.

Wie Sie Tabellenzeilen und Listen schneller umstellen

Problem: Wenn Sie häufig Listen und Tabellen erstellen, dann kennen Sie sicher das Problem, dass sich beim Umstellen ergibt. Jede Zeile einzeln markieren, ausschneiden und an der gewünschten Position wieder einfügen. Die Gefahr dabei etwas zu überschreiben ist sehr groß. Und das Verschieben per Maus ist auch nicht die optimale Lösung, besonders wenn man mal versehentlich nicht die ganze Zeile markiert hat. Ein falscher Klick, und die Liste oder Tabelle ist durcheinander.

Lösung: Um das lästige und fehleranfällige Ausschneiden und Einfügen zu umgehen, nutzen Sie zum neuen Platzieren ganzer Tabellenzeilen einfach den folgenden Trick. Dann kommen Sie im Nu ans Ziel und Ihre Daten bleiben garantiert fehlerfrei erhalten:

Platzieren Sie den Cursor in der Zeile, die Sie neu platzieren = verschieben möchten. Dabei genügt es, wenn sich der Cursor an irgendeiner Stelle in der Zeile befindet; es muss keineswegs die ganze Zeile markiert sein.
Um die aktuelle Zeile eine Position nach oben zu verschieben, drücken Sie jetzt die Tastenkombination Alt + Umschalt + Cursor nach oben. Daraufhin wandert die ganze Zeile sofort eine Position nach oben.
Möchten Sie die aktuelle Zeile eine Position nach unten verschieben, drücken Sie entsprechend die Tastenkombination Alt + Umschalt + Cursor nach unten.
Durch mehrmaliges Drücken der aufgeführten Tastenkombinationen können Sie die ganze Zeile komfortabel neu platzieren.

Beachten Sie, dass Sie keine Tabellenzeile »über das Tabellenende« hinaus verschieben. Sonst wird die entsprechende Tabellenzeile zu einer eigenen Tabelle, die völlig unabhängig von der Ursprungstabelle ist.

Tipp: Das Verschieben funktioniert nicht nur bei Tabellenzellen sondern auch bei »normalen« Absätzen. Deshalb können Sie diese Methode auch nutzen, um Listen oder Textpassagen schnell und umkompliziert umzustellen.

So schützen Sie Ihre Kopfzeile vor willkürlichen Veränderungen

Wenn Sie häufig Dokumentvorlagen erstellen, kennen Sie das sicherlich: Sie suchen ach einer Lösung, wie Sie Ihre die Kopf- und/oder Fußzeile vor Veränderungen Dritter schützen können.

Beispiel: Gleichgültig, ob es sich um ein normales Word-Dokument, eine Dokumentvorlage oder ein Dokument, das auf Basis einer Dokumentvorlage erstellt wurde, handelt: Darin lassen sich standardmäßig sämtliche Textpassagen beliebig ändern. Dies ist immer dann störend, wenn Sie beispielsweise in der Kopfzeile Ihr Firmenlogo eingefügt haben und vermeiden möchten, dass das Logo dort entnommen wird. Oder wenn in der Fußzeile Revisionsdaten enthalten sind, die nicht verändert werden dürfen.

Lösung: Schützen Sie Ihr Dokument mithilfe der Word-eigenen Funktion DOKUMENT SCHÜTZEN. Damit nicht das ganze Dokument dadurch »blockiert« ist, müssen Sie zuvor Abschnittswechsel einfügen und den Schutz auf bestimmte Abschnitte eingrenzen. Und so geht’s:

Öffnen Sie das Worddokument, zum Beispiel Ihren Briefbogen. Wechseln Sie nicht in die Kopfzeile oder die Fußzeile des Dokuments!
Stellen Sie sicher, dass Sie sich ganz am Anfang Ihres Worddokuments befinden. Drücken Sie hierzu am besten die Tastenkombination Strg + Pos1.
Rufen Sie nun das Menü EINFÜGEN, Befehl MANUELLER UMBRUCH (Word 2003 und 2002/XP) bzw. MANUELLER WECHSEL (Word 2000 und 97) auf.
Aktivieren Sie in dem jetzt angezeigten Dialogfenster bei ABSCHNITTSUMBRUCH (Word 2003 und 2002/XP) bzw. ABSCHNITTSWECHSEL (Word 2000 und 97) die Option FORTLAUFEND und bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
Rufen Sie nun das Menü EXTRAS auf und wählen Sie den Befehl DOKUMENT SCHÜTZEN.

Die nächsten Schritte unterscheiden sich je nach Word-Version:

Word 2003

Aktivieren Sie im Aufgabenbereich im zweiten Abschnitt BEARBEITUNGSEINSCHRÄNKUNGEN das Kontrollkästchen NUR DIESE BEARBEITUNGEN IM DOKUMENT ZULASSEN.
Öffnen Sie nun das darunter liegende Dropdown-Listenfeld und wählen Sie hier den Eintrag AUSFÜLLEN VON FORMULAREN aus.
Klicken Sie anschließend auf den blauen Link ABSCHNITTE AUSWÄHLEN.
Nun erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das zweite Kontrollkästchen für ABSCHNITT 2 deaktivieren. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
Klicken Sie jetzt unter 3. SCHUTZ ANWENDEN auf die Schaltfläche JA, SCHUTZ JETZT ANWENDEN.
Es erscheint ein weiteres Dialogfenster. Hier geben Sie im oberen Texteingabefeld ein Kennwort ein und wiederholen es im Feld darunter. Klicken Sie nun auf OK.

Word 97/2000/2002

Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie zuerst das Kontrollkästchen FORMULARE aktivieren. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche ABSCHNITTE.
Schalten Sie im nächsten Dialogfenster das zweite Kontrollkästchen für ABSCHNITT 2 aus. Verlassen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
Zurück im Dialogfenster aus Schritt 5 geben Sie im Texteingabefeld KENNWORT ein Kennwort ein und klicken dann auf OK. Jetzt werden Sie aufgefordert, das Kennwort nochmals einzutragen.

Alle Word-Versionen

Kehren Sie zu Ihrem Dokument zurück. Word hat in Ihrem Dokument über Ihrem Cursor eine Linie mit der Bezeichnung ENDE DES GESCHÜTZTEN ABSCHNITTS eingefügt. Das Menü ANSICHT, Befehl KOPF- UND FUSSZEILE lässt sich jetzt nicht mehr aufrufen. Auch ein Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile führt nicht mehr in den Bearbeitungsmodus zur Änderung der Kopf- oder Fußzeile.

Hintergrund: Der Abschnittswechsel ganz am Anfang des Dokumentes hat zur Folge, dass die Kopf- und Fußzeile geschützt ist. Denn die Kopf- und Fußzeile ist automatisch dem ersten Abschnitt zugewiesen. Da beim Dokumentschutz der zweite Abschnitt nicht geschützt wurde, kann dieser frei bearbeitet werden.

Wenn Sie selbst die Kopfzeile später ändern möchten, dann rufen Sie das Menü EXTRAS, Befehl DOKUMENTSCHUTZ AUFHEBEN auf. Nach Eingabe des Kennworts können Sie jetzt wieder wie gewohnt in die Kopf- und Fußzeilen-Ansicht wechseln und den Text bearbeiten.

Stand: 02.11.08

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