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Microsoft
Outlook Express
Häufig gestellte Fragen
Tipps rund um Outlook Express, Bugs, Pannenlösungen, Treiberprobleme,
Infos
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OUTLOOK-TIPP: So
bestimmen Sie das Verzeichnis fuer temporaer geoeffnete Anhaenge
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Versionen: Outlook 2000 und 2002/XP
Wenn Sie eine Datei als Anhang erhalten und aus der Mail zur Anzeige
oeffnen, speichert Outlook die Datei zunaechst in ein temporaeres
Verzeichnis auf der Festplatte. Spaeter wird die Datei wieder
geloescht. Wenn Sie nun aber auf Laufwerk C: wenig Platz zur
Verfuegung haben und zum Teil sehr grosse Dateien per Mail erhalten,
gibt es hier oft Probleme.
Wichtig waere daher eine Moeglichkeit, den Ordner zu beeinflussen, in
dem Anhaenge temporaer gespeichert werden.
Tatsaechlich koennen Sie dieses Verzeichnis aendern, aber das geht
nicht ueber ein Dialogfeld, sondern Sie muessen einen wenig bekannten
Eintrag in der Registrierungsdatenbank (Registry) veraendern. Gehen
Sie dazu folgendermassen vor:
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Verlassen Sie
Microsoft Outlook und waehlen Sie im Start-Menue den Punkt
AUSFUEHREN an.
-
Mit "regedit"
und Return starten Sie den Registrierungseditor, der saemtliche
Konfigurationseinstellungen von Windows und der installierten
Software in einer Baumstruktur verwaltet.
-
Im linken Teil
des Fensters erscheinen dabei die Struktur der Datenbank und rechts
die Eintraege des augenblicklich angewaehlten Schluessels. Fuer die
in diesem Fall gewuenschte Erweiterung klicken Sie zunaechst zweimal
auf "HKEY_CURRENT_USER" sowie anschliessend auf "Software" und
"Microsoft".
-
Klicken Sie
sich von dort aus weiter durch die Baumstruktur bis auf die Ebene,
die Ihrer Outlook-Version entspricht:
Outlook 2000:
\Office\9.0\Outlook\Security
Outlook 2002:
\Office\10.0\Outlook\Security
-
Hier finden
Sie den Eintrag "OutlookSecureTempFolder", den Sie einfach zweimal
anklicken. Daraufhin erscheint ein Dialogfeld, in dem der komplette
Pfad zum aktuell fuer temporaer geoeffnete Anhaenge
verwendeten Verzeichnis angezeigt wird. Geben Sie hier das gewuenschte
neue Verzeichnis ein (es muss bereits existieren!), bestaetigen Sie
mit OK, und verlassen Sie den Registrierungseditor mit
REGISTRIERUNG-BEENDEN.
Wenn Sie nun
Outlook neu starten, eine Mail oeffnen und dann einen Anhang per
Doppelklick anzeigen lassen, verwendet Outlook ab sofort das
gewuenschte Verzeichnis.
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OUTLOOK-TIPP: E-Mail per Drag
& Drop erstellen
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VERSIONEN:
Outlook 97, 98, 2000 und 2002/XP
Da Sie in
Outlook nicht nur Ihre E-Mails, sondern auch Termine, Kontakte und
beliebige andere Informationen verwalten koennen, gibt es zahlreiche
nuetzliche Moeglichkeiten, um diese Daten nutzbringend zu
kombinieren.
So koennen
Sie Ihre E-Mails mit zwei einfachen Maustechniken in Zukunft noch
schneller erstellen:
- Wenn Sie
beispielsweise waehrend eines Telefongespraechs eine Notiz in
Outlook angelegt haben, koennen Sie diese Information schnell per
E-Mail weiterleiten: Ziehen Sie dazu einfach die entsprechende
Notiz mit der Maus auf das Symbol "Posteingang" in der
Outlook-Leiste. Daraufhin wird eine E-Mail erstellt, in der der
Notiztext bereits vorgegeben ist. Sie muessen nur noch den
Empfaenger ergaenzen.
- Und noch
eine Drag & Drop-Technik: Wenn Sie eine Mail schreiben moechten,
gibt Outlook automatisch die entsprechende E-Mail-Adresse vor,
wenn Sie den Namen des Empfaengers aus der Ansicht "Kontakte" auf
das Symbol "Posteingang" ziehen.
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OUTLOOK-TIPP:
Adresstyp 'Privat' dauerhaft einstellen
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Version: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Haeufig wird Outlook zur Verwaltung rein privater Kontakte verwendet. In
solchen Faellen muss der Adresstyp bei jedem neuen Kontakt von dem
vorgegebenen "Geschaeftlich" auf "Privat" umgestellt werden. Damit
grundsaetzlich der "Privat" fuer neue Kontakte vorgegeben wird, gehen
Sie wie folgt vor:
1. Legen Sie einen neuen Kontakt an.
2. Stellen Sie den Adresstyp auf "Privat" ein, geben Sie im Feld
"Adresse" ein "X" ein und aktivieren Sie die Option DIES IST DIE
POSTANSCHRIFT. Alle anderen Felder lassen Sie leer! Eine Eingabe im Feld
"Adresse" und die Aktivierung o.g. Option ist notwendig, weil Outlook
das Formular sonst als "Leer" betrachten und nicht veroeffentlichen
wuerde.
3. Waehlen Sie das Menue EXTRAS-FORMULARE-FORMULAR VEROEFFENTLICHEN an
und beantworten Sie die folgende Abfrage bezueglich der
Adressueberpruefung mit OK! Veroeffentlichen Sie das Formular dann
beispielsweise unter dem Namen "Private Kontakte".
4. Schliessen Sie den neuen, leeren Kontakt, ohne ihn zu speichern.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Kontakte" und
waehlen Sie EIGENSCHAFTEN im Kontextmenue an.
6. Stellen Sie in der Liste BEREITSTELLEN IN DIESEM ORDNER MIT den
Eintrag "Private Kontakte" ein und uebernehmen Sie die Aenderungen mit
OK.
In Zukunft wird ein neuer Kontakt immer mit dem Adresstyp "Privat"
angelegt. Zur Eingabe der Adresse markieren Sie einfach das vorgegebene
"X" per Doppelklick und ueberschreiben es.
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OUTLOOK-TIPP:
Outlook-Daten in die Datensicherung einbeziehen
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Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
Wenn Sie Outlook-Daten in Ihre automatische Datensicherung einbeziehen
moechten, muessen Sie wissen, wo genau Outlook Ihre Adressen, Termine,
Aufgaben und andere Informationen speichert.
Outlook legt alle Daten innerhalb einer einzigen Datei ab. Das hat
einerseits den Vorteil, dass nur eine Datei zu sichern ist, kann aber
andererseits dazu fuehren, dass eine Sicherung auf CD scheitert, weil
die Datei zu gross (groesser 650 MB) ist. Wenn das Brennprogramm eine
Verteilung ueber mehrere CDs nicht unterstuetzt, ist die Sicherung nicht
moeglich. Um den Speicherort der Outlook- Datendatei zu ermitteln, gehen
Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Outlook Heute [Persoenlicher
Ordner]" und waehlen Sie das Kontextmenue EIGENSCHAFTEN an.
2. Klicken Sie auf ERWEITERT.
3. Im nachfolgenden Dialog koennen Sie Pfad und Dateiname der
Outlook-Datendatei im Feld PFAD ablesen bzw. markieren und fuer die
Uebertragung in Ihr Datensicherungs-Programm markieren und kopieren.
Sollte der Pfad nicht komplett lesbar sein, setzen Sie den Cursor in das
Feld und bewegen Sie ihn mit den Cursortasten Richtung Ende des Feldes,
der Inhalt wird dann entsprechend nach links gescrollt.
Bitte beachten Sie, dass Outlook benutzerdefinierte Kategorien in der
Registry speichert! Eine manuelle Sicherung der benutzerdefinierten
Kategorien nehmen Sie bei Bedarf wie folgt vor:
1. Waehlen Sie das Menue START-AUSFUEHREN an, geben Sie "regedit" ein
und druecken Sie die Return-Taste. Lokalisieren Sie den folgenden
Abschnitt:
HKEY_CURRENT_USER\Software\\Microsoft\Office x.0\Outlook\Categories
"x" Ersetzen Sie dabei durch "8" fuer Outlook 98, "9"
fuer Outlook 2000, "10" fuer Outlook 2002 oder "11" fuer
Outlook 2003.
2. Markieren Sie diesen Abschnitt und waehlen Sie das Menue REGISTRIERUNG-REGISTRIERUNGSDATEI
EXPORTIEREN an.
3. Geben Sie einen Namen und ein Verzeichnis fuer die zu exportierende
Datei an und klicken Sie auf SPEICHERN.
Das Ergebnis ist eine .REG-Datei, die Sie nun sichern und im Falle eines
Falles per Doppelklick oeffnen und so wieder in die Registry einbinden
koennen.
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OUTLOOK-TIPP: Alle
Geburtstage eines Monats auflisten
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Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
Praktisch ist, dass Outlook einen Geburtstag, den Sie im Kontaktformular
auf der Registerkarte DETAILS eintragen, automatisch in den Kalender
uebernimmt. So werden Sie immer mit einem ganztaegigen Ereignis an den
betreffenden Termin erinnert - und das jedes Jahr aufs Neue.
Natuerlich bewahrt Sie diese Methodik nicht davor, einen Geburtstag zu
vergessen oder ihn erst am jeweiligen Datum zu bemerken, wenn es fuer
den Geschenkekauf womoeglich schon zu spaet ist. Um vorzubeugen, sollten
Sie sich eine Geburtstagsliste fuer den aktuellen oder den jeweils
kommenden Monat zusammenstellen. Dafuer bietet Outlook von Haus aus zwar
keine Funktion, Sie koennen aber eine Ansicht definieren, die Ihnen das
Heraussuchen der Termine abnimmt. Das Verfahren funktioniert allerdings
nur dann zuverlaessig, wenn die Geburtstage - wie anfangs erwaehnt - von
Outlook aus den Kontakten uebernommen worden sind.
Hier die schrittweise Anleitung zum Anlegen einer monatlichen
Geburtstagsliste:
1. Wechseln Sie in den Outlook-Kalender und rufen Sie ANSICHT-AKTUELLE
ANSICHT-ANSICHTEN DEFINIEREN auf.
2. Legen Sie eine neue Ansicht auf Basis der Standardansicht "Jaehrliche
Ereignisse" fest, indem Sie "Jaehrliche Ereignisse" in der Liste
markieren und auf KOPIEREN klicken. Im Feld NAME DER NEUEN ANSICHT
geben Sie "Geburtstage" ein, was Sie mit OK bestaetigen.
3. Klicken Sie die Schaltflaeche FILTERN an und wechseln Sie im
zugehoerigen Dialogfeld auf die Registerkarte ERWEITERT.
4. Loeschen Sie mit der Schaltflaeche ALLES LOESCHEN alle vorhandenen
Kriterien.
5. Definieren Sie einen neuen Filter, indem Sie im unteren Bereich auf
FELD klicken. Im Auswahlmenue zeigen Sie auf ALLE TERMINFELDER,
woraufhin sich eine Feldliste oeffnet. Darin waehlen Sie BETREFF an. Der
Feldname wird in die Kriteriendefinition uebernommen und im mittleren
Feld BEDINGUNG steht automatisch "enthaelt". Das kann so bleiben;
Sie muessen im Feld WERT nur noch "Geburtstag" eintragen. Danach
klicken Sie auf ZUR LISTE HINZUFUEGEN.
6. Das erste Kriterium sucht alle Geburtstagseintraege heraus. Um die
Auswahl auf einen einzelnen Monat zu beschraenken, waehlen Sie erneut
FELD sowie ALLE TERMINFELDER an. Als Feldnamen uebernehmen Sie dieses
Mal SERIENMUSTER. Wie bei der ersten Bedingung lassen Sie den
Vergleichsoperator "enthaelt" unveraendert. Tragen Sie unter Wert
jetzt aber den ausgeschriebenen Monatsnamen ein - beispielsweise
"Februar". Danach uebertragen Sie das Kriterium mit der
Schaltflaeche ZUR LISTE HINZUFUEGEN in die Bedingungsliste.
7. Schliessen Sie die beiden zuletzt geoeffneten Dialogfelder mit OK. Im
Fenster mit den verfuegbaren Kalenderansichten klicken Sie auf ANSICHT
UEBERNEHMEN. So erhalten Sie die gewuenschte Uebersicht, in der Sie alle
Geburtstage des angegebenen Monats finden.
Wenn Sie eine Liste fuer einen anderen Monat anlegen wollen, aktivieren
Sie zunaechst die alte Ansicht. Dann waehlen Sie das Menue
ANSICHT-AKTUELLE ANSICHT-AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN an. Mit der
Schaltflaeche FILTERN oeffnen Sie wie oben in Schritt 3 das Dialogfeld
mit den Auswahlkriterien, in dem Sie wieder auf die Registerkarte
ERWEITERT wechseln.
Markieren Sie den Listeneintrag mit der Monatsangabe und klicken Sie auf
ENTFERNEN. Die Bedingung verschwindet daraufhin nicht ganz aus dem
Dialogfeld. Sie erscheint im unteren Bereich als Vorauswahl fuer ein
neues Kriterium. Das bedeutet, dass Sie nur noch den Monatsnamen
ueberschreiben und auf ZUR LISTE HINZUFUEGEN klicken muessen, um einen
anderen Monat zu aktivieren. Nachdem Sie alle Dialogfelder mit OK
bestaetigt haben, aktualisiert Outlook automatisch Ihre
Geburtstagsliste.
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TIPP: Aufgabe als
Termin in den Kalender eintragen
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Versionen: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003
Haeufig bietet
es sich an, eine Aufgabe als Termin in den Kalender zu uebernehmen,
damit Sie beispielsweise automatisch an die Erledigung erinnert werden
oder ein entsprechender Zeitraum in Ihrem Kalender fuer andere Termine
blockiert ist. Ziehen Sie dazu die gewuenschte Aufgabe ganz einfach mit
der Maus aus dem Aufgabenordner auf das Kalendersymbol in der
Outlook-Leiste. Outlook erstellt daraufhin einen neuen Termin, dem die
wichtigsten Aufgabendaten bereits in Textform beigefuegt sind. Sie
muessen nur noch Datum und Uhrzeit einstellen, denn standardmaessig
setzt Outlook die aktuelle Zeit ein.
Wenn Sie den
Aufgabeneintrag nicht mit der linken, sondern mit der rechten Maustaste
auf das Kalendersymbol ziehen, stellt Ihnen Outlook sogar verschiedene
Aktionen zur Auswahl: Sie koennen die Aufgabeninhalte als Text beifuegen
(wie beim Ziehen mit der linken Maustaste) oder sie als Verknuepfung
oder als Anlage einfuegen. Die vierte Option erlaubt das Verschieben der
Aufgabe, womit Sie die Moeglichkeit haben, eine Aufgabe in einen Termin
umzuwandeln. |
OUTLOOK/TIPP:
Faelligkeitsdatum fuer mehrere Aufgaben neu setzen
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Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
In vielen
Situationen moechten Sie die Faelligkeit von mehreren Aufgaben auf den
naechsten oder einen anderen Tag verschieben. Mit einem kleinen Trick
muessen Sie dazu aber nicht das Faelligkeitsdatum einzeln fuer jede
Aufgabe aendern:
1. Wechseln Sie
in den Aufgabenordner und klicken Sie eine beliebige Spaltenueberschrift
mit der rechten Maustaste an.
2. Rufen Sie
das Kontextmenue AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN auf.
3. Klicken Sie
auf GRUPPIEREN und markieren Sie in der ersten Dropdown-Liste den
Eintrag "Faellig am".
4. Nachdem Sie
mit OK bestaetigt haben, werden alle Aufgaben gruppiert nach dem
Faelligkeitsdatum angezeigt. Pruefen Sie, ob das neue Faelligkeitsdatum
bereits vergeben wurde und als Gruppenueberschrift angezeigt wird. Wenn
das der Fall ist, machen Sie weiter mit Schritt 5. Andernfalls oeffnen
Sie eine der Aufgaben per Doppelklick und waehlen das neue
Faelligkeitsdatum manuell aus. Bestaetigen Sie mit SPEICHERN UND
SCHLIESSEN.
5. Markieren
Sie die Aufgaben, fuer die Sie das Faelligkeitsdatum verschieben
moechten und ziehen Sie sie bei gedrueckter linker Maustaste in die
Gruppierungsebene des neuen Datums. Sobald Sie die linke Maustaste
loslassen, ist das Faelligkeitsdatum fuer alle markierten Aufgaben
geaendert.
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OUTLOOK-TIPP:
Betreffzeilen von E-Mails bearbeiten
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2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
Fuer die
Organisation und Sortierung Ihrer Mails waere es manchmal hilfreich,
wenn Sie die Betreffzeile bearbeiten koennten. Sie moechten
beispielsweise ein Kuerzel, ein Stichwort oder einen kurzen Kommentar
ergaenzen. Nur wenige Anwender wissen, dass Outlook genau das mit wenig
Aufwand moeglich macht: Oeffnen Sie einfach eine beliebige Mail und
klicken Sie in die Betreffzeile. Auch wenn es sich nicht um ein
Eingabefeld handelt, koennen Sie jetzt Text hinzufuegen oder loeschen.
Bestaetigen Sie dann einfach die Frage nach der Speicherung der
Aenderungen und schon ist die Betreffzeile geaendert.
Auf Wunsch
laesst sich eine Betreffzeile aber auch aendern, ohne dass Sie die
E-Mail oeffnen:
1. Waehlen Sie
das Menue ANSICHT-AKTUELLE ANSICHT-AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN (Outlook
98, 2000 und 2002/XP) bzw. ANSICHT-ANORDNEN NACH-AKTUELLE
ANSICHT-AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN (Outlook 2003) an.
2. Klicken Sie
auf WEITERE EINSTELLUNGEN und aktivieren Sie das Kontrollkaestchen
BEARBEITEN IN DER ZELLE ERMOEGLICHEN.
3. Nachdem mit
zweimal OK bestaetigt haben, koennen Sie direkt im Posteingang auf den
Betreff (und uebrigens auch auf jede andere Information) klicken und
sofort bearbeiten.
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