Excel-Tabellen effektiver in Word einbinden

Versionen: Word/Excel 2002 und 2003

Um beispielsweise Budget-Planungen oder Umsatz-Uebersichten einfacher zu erstellen, fuegen Sie regelmaessig mit Excel erstellte und berechnete Tabellen in Word-Dokumente ein. Ein Problem dabei ist immer wieder die Formatierung der eingebundenen Tabellen: Normalerweise wird die in Excel zugeordnete Formatierung verwendet, die nicht immer unbedingt in das Layout des Word- Dokumentes passt. Eine Aenderung der Formatierung oder des Layouts in Excel scheidet haeufig aus, weil die Daten dort ebenfalls ausgedruckt werden sollen und entsprechenden Anforderungen an Layout und Formatierung genuegen muessen. Ab Word 2002 laesst sich dieses Problem relativ einfach loesen. Hier haben Sie die Moeglichkeit, eingebundene Excel-Tabellen entweder mit deren Formatierung zu uebernehmen oder eine eigene Formatierung zu verwenden. Dabei koennen Sie weiterhin eine Verbindung zur Excel-Tabelle aufrechterhalten, so dass Aenderungen in der Excel-Tabelle sich auch automatisch im Word-Dokument widerspiegeln. Dieses Feature nutzen Sie wie folgt:

• Markieren Sie zunaechst in Excel den Bereich der Tabelle, die in das Word-Dokument eingebunden werden soll.
• Waehlen Sie das Menue BEARBEITEN-KOPIEREN an oder druecken Sie Strg+C, um die Daten in die Zwischenablage zu kopieren.
• Wechseln Sie nach Word und setzen Sie den Cursor an die Position, an der die Excel-Tabelle eingefuegt werden soll.
• Waehlen Sie das Menue BEARBEITEN-EINFUEGEN an oder druecken Sie Strg+V, um die Daten aus der Zwischenablage an der Cursor-Position einzufuegen.
• An der eingefuegten Tabelle finden Sie jetzt unten rechts das SmartTag-Symbol fuer eingefuegte Daten. Klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil und waehlen Sie ZIELTABELLENFORMAT UND VERKNUEPFUNG ZU EXCEL ANPASSEN im SmartTag-Menue an.

Durch diese Einstellung koennen Sie nun die Formatierung der eingefuegten Excel-Tabelle beliebig aendern – die Excel-Tabelle verhaelt sich quasi wie eine Word-interne Tabelle und unterstuetzt alle damit im Zusammenhang nutzbaren Funktionen und Moeglichkeiten fuer die Formatierung wie zum Beispiel einen individuellen Zellenhintergrund oder fett hervorgehobene Spaltenueberschriften. Die zugeordnete Formatierung speichert Word mit dem Dokument und ordnet sie nach einer eventuellen Aktualisierung der zugrunde liegenden Datenbasis automatisch wieder zu.

Doppelte Eingaben in Tabellen verhindern

Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003

Fuer viele Anwendungen muessen Sie sicherstellen, dass keine doppelten Werte in eine Spalte eingetragen werden. Das gilt zum Beispiel fuer Rechnungs-, Kunden- oder Artikelnummern,die immer eindeutig vergeben werden muessen. Mit wenig Aufwand koennen Sie dafuer sorgen, dass Excel diese Pruefung fuer Sie uebernimmt und doppelte Eingaben automatisch verhindert:

1. Markieren Sie die komplette Spalte, in der die Eingabe von doppelten Zahlen verhindert werden soll (zum Beispiel Spalte B).

2. Waehlen Sie das Menue DATEN-GUELTIGKEIT an.

3. Markieren Sie in der Liste ZULASSEN den Eintrag "Benutzerdefiniert" und geben Sie dann den folgenden Ausdruck in das Feld FORMEL ein (ersetzen Sie dabei "D" durch den Buchstaben der Spalte, die Sie in Ihrer Tabelle markiert haben):

=ZAEHLENWENN($D:$D;D1)<2

4. Wechseln Sie auf das Register "Fehlermeldung" und legen Sie Inhalt und Aussehen der Dialogbox fest, die den Anwender auf die Eingabe eines doppelten Wertes aufmerksam machen soll.

5. Bestaetigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

Ab sofort ist die Eingabe von doppelten Werten in der markierten Spalte nicht mehr moeglich. Der Trick bei dieser Technik ist die Formel, die Sie als Gueltigkeitskriterium eingeben. Ueber die Funktion ZAEHLENWENN koennen Sie ermitteln, wie oft der Inhalt einer Zelle in der kompletten Spalte vorkommt. Nur wenn das Ergebnis "<2" ist, liegt keine Doppeleingabe vor und Excel nimmt den Wert an.

Flexible Achsenbeschriftung fuer Ihre Excel-Diagramme

Versionen: Excel 2000, 2002 und 2003

Wenn Sie grosse Zahlen in Ihren Diagrammen darstellen, werden die Achsenbeschriftungen schnell unuebersichtlich. Eine Option ab Excel 2000 bietet die Moeglichkeit, die Einheiten per Mausklick zu veraendern und gleichzeitig eine entsprechende Beschriftung anzuzeigen. Und so geht's:

* Klicken Sie in dem gewuenschten Diagramm die Achse mit der rechten Maustaste an, an der die grossen Zahlenwerte zu sehen sind.

* Rufen Sie das Kontextmenue ACHSE FORMATIEREN auf und wechseln Sie in dem nachfolgenden Dialogfeld auf die Registerkarte "Skalierung".

* In der Dropdown-Liste EINHEITEN koennen Sie nun festlegen, wie Sie die Achse beschriften moechten.
Mit "Tausende" erreichen Sie beispielsweise eine Kuerzung um 3 Stellen. Der Wert "100.000" wird dann nur noch als "100" angezeigt und neben bzw. unter der Achse erscheint der Schriftzug "Tausende", sofern Sie das Kontrollkaestchen BESCHRIFTUNG IM DIAGRAMM ANZEIGEN nicht ausschalten.

* Nachdem Sie das Dialogfeld mit OK bestaetigt haben, werden die Werte an der Achse in der gewuenschten Einheit angezeigt. Mit wenigen Mausklicks schaffen Sie so Ueberblick in Ihren Diagrammen, ohne die zugrunde liegende Tabelle anpassen zu muessen.

Wochenenden in Excel-Tabellen hervorheben

Versionen: Excel 97, 2000, 2002 und 2003

Es gibt viele Gelegenheiten, zu denen Sie Kalender in Excel anlegen. Dabei ist es haeufig wuenschenswert, Wochenenden oder auf Wunsch auch andere Tage (beispielsweise wenn jeden Mittwoch eine wichtige Konferenz stattfindet oder jeden Dienstag ein Bericht erstellt werden muss) durch eine besondere Formatierung hervorzugeben.
Natuerlich koennen Sie die gewuenschten Tage einzeln markieren und dann formatieren, aber es geht auch automatisch:

* Legen Sie zunaechst die gewuenschte Datumsliste in einer Tabelle an (in der Regel verwenden Sie dazu das Ausfuellkaestchen) und markieren Sie sie.

* Waehlen Sie das Menue FORMAT-BEDINGTE FORMATIERUNG an.

* Nach wenigen Augenblicken erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie nun die Bedingungen festlegen koennen, unter denen Excel besondere Formatierungen vornehmen soll. In unserem Fall muss eine Pruefung auf den Wochentag durchgefuehrt werden, was sich nur mit einer Formel erreichen laesst. Markieren Sie daher in der ersten Dropdown-Liste den Eintrag "Formel ist".

* Dann geben Sie die folgende Formel ein:

=WOCHENTAG(B5;2)=6

Wichtig dabei: B5 muss der Bezug der ersten Zelle des markierten Bereiches sein. Fuer die uebrigen Zellen passt Excel den Bezug automatisch an. Die Funktion WOCHENTAG liefert eine Nummer zwischen 1 und 7 fuer den Wochentag eines Datums, das Sie als ersten Parameter uebergeben. Der zweite Parameter bestimmt die Umsetzung des Wochentags in Zahlen.
Der Wert "2" sorgt dafuer, dass die Woche von "1 = Montag" bis "7 = Sonntag" durchnummeriert wird. Die eingegebene Formel ist also immer dann "WAHR", wenn das Datum auf einen Samstag faellt.

* Klicken Sie auf FORMAT, um die Formatierung fuer alle Samstage festzulegen (beispielsweise eine blaue Schriftart).

* Mit HINZUFUEGEN erweitern Sie das Dialogfeld um eine weitere Bedingung. Markieren Sie wieder den Eintrag "Formel ist" und geben Sie diesmal die folgende Formel ein:

=WOCHENTAG(B5;2)=7

* Nach einem Mausklick auf FORMAT suchen Sie noch eine Formatierung fuer Sonntage aus und bestaetigen Sie die Einstellungen mit OK.

Excel hebt daraufhin automatisch alle Samstage und Sonntage farbig hervor. Sie koennen die Liste jederzeit mit dem Ausfuellkaestchen erweitern, wobei die bedingte Formatierung automatisch kopiert und auch auf die neuen Datumsangaben angewendet wird.
 

Grosse Tabellenbereiche komfortabel markieren

Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003

Wenn Sie einen groesseren Tabellenausschnitt mit der Maus auswaehlen moechte, wird die Markierung mit hoher Geschwindigkeit erweitert, sobald der rechte oder untere Fensterrand erreicht ist. Das ganze laesst sich schwer kontrollieren, denn auch der Versuch, die Markierung zu verkleinern, laeuft wieder mit hoher Geschwindigkeit ab. Fuer die Markierung von umfangreichen Bereichen gibt es daher drei empfehlenswerte Techniken:

• Wenn Sie die Markierung im sichtbaren Tabellenausschnitt nur langsam spalten- oder zeilenweise erweitern, erhoeht sich die Geschwindigkeit nur geringfuegig, sobald Sie an den Fensterrand gelangt sind. So laesst sich sehr genau kontrollieren, welche Zellen ausgewaehlt werden.
• Eine wenig bekannte Technik sieht folgendermassen aus:
  Klicken Sie auf die Zelle in der linken oberen Ecke der gewuenschten Markierung. Dann verwenden Sie die  Bildlaufleisten, um in die rechte untere Ecke der gewuenschten Markierung zu scrollen. Schliesslich druecken Sie die Umschalt-Taste und halten sie gedrueckt, waehrend Sie in die rechte untere Ecke der Markierung klicken.
• Sollten Sie den genauen Bezug der Zelle in der rechten unteren Ecke der Markierung kennen, geht es auch folgendermassen:
  Klicken Sie auf die Zelle in der linken oberen Ecke der Markierung. Dann druecken Sie F5, geben den Bezug der Zelle in der rechten unteren Ecke der gewuenschten Markierung ein, druecken die Umschalt-Taste und halten sie gedrueckt, waehrend Sie auf OK klicken.

Bereichsnamen in der Tabelle anzeigen

Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003

Fuer uebersichtlichere Formeln und zur gezielten Auswahl bestimmter Tabellenbereiche, lassen sich in Excel bekanntlich Namen definieren. Anstelle von Bezuegen wie "A1:C45" koennen Sie dann aussagekraeftige Bezeichnungen wie "Umsatz_Januar" oder "Budget" verwenden. Um sich einen Ueberblick ueber alle definierten Namen mit den zugehoerigen Bezuegen zu verschaffen, kommt in der Regel das Dialogfeld EINFUEGEN-NAMEN-EINFUEGEN zum Einsatz. Auf diesem Weg erhalten Sie allerdings nur eine Liste, die sich zur Dokumentation Ihrer Tabelle eignet.

Wesentlich effizienter und nuetzlicher fuer die taegliche Arbeit ist der folgende wenig bekannte Trick: Klicken Sie in der Symbolleiste "Standard" in das Feld, ueber das der aktuelle Zoomfaktor festgelegt wird, und geben Sie den Wert "39" ein. Nachdem Sie die Eingabe mit Return bestaetigt haben, wird nicht nur der Zoomfaktor auf 39% eingestellt, sondern Excel zeigt in diesem speziellen Modus auch alle verwendeten Namen in Ihrer Tabelle direkt hinter den zugehoerigen Bereichen an. Sie erkennen also auf einen Blick, welche Teile Ihrer Tabelle bereits ueber Namensdefinitionen abgedeckt werden. Wichtig dabei zu beachten: Excel zeigt nur Namen an, die sich auf Bereiche mit zwei oder mehr Zellen beziehen!

Warnmeldungen in Excel-Makros unterdruecken

Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003

Excel verfuegt ueber verschiedene Schutzmechanismen um versehentlichem Datenverlust vorzubeugen. Wenn Sie beispielsweise ein Tabellenblatt aus einer Arbeitsmappe loeschen wollen, muessen Sie zunaechst eine Sicherheitsabfrage bestaetigen, bevor dieser Vorgang tatsaechlich ausgefuehrt wird. Diese Abfragen haben natuerlich Ihren Sinn, aber zum Problem werden sie, wenn per VBA-Prozedur ein Vorgang ausgefuehrt werden solle, der normalerweise eine Bestaetigung erfordert.

Wenn Sie beispielsweise mit einer Prozedur eine Tabelle erstellen, temporaer Berechnungen durchfuehren, die Ergebnisse auslesen und das Ganze dann wieder loeschen wollen, wird die unvermittelt auftauchende Abfrage beim Anwender fuer Verwirrung sorgen. Excel verfuegt ueber eine wenig bekannte Eigenschaft, mit der Sie dieses Problem elegant umgehen koennen: Sobald Sie die Eigenschaft "DisplayAlerts" des Application- Objektes auf "False" setzen, werden die Sicherheitsabfragen, die durch die nachfolgenden Anweisungen hervorgerufen werden koennten, unterdrueckt. Also beispielsweise:

Sub BlattLoeschen()
  Application.DisplayAlerts=False
  ActiveSheet.Delete
End Sub

Mit dieser kleinen Prozedur wird das aktuelle Tabellenblatt ohne jede weitere Nachfrage geloescht. Aber Achtung: Dieser Vorgang kann nicht wieder rueckgaengig gemacht werden; Sie sollten die Beispiel-Prozedur daher mit Vorsicht einsetzen.
 

Arbeitsmappen per VBA versenden

Versionen: Excel 97, 2000, 2002, 2003

In Access gibt es bekanntlich die Moeglichkeit, einen Bericht oder ein anderes Objekt mit "DoCmd.SendObject" per VBA automatisiert zu versenden. Eine Funktion "SendObject" kennt VBA in Excel aber nicht. Es gibt jedoch eine vergleichbare Funktion auf Ebene der Arbeitsmappe. Das Objekt "Workbook" stellt eine Methode "SendMail" zur Verfuegung, die Sie in einem Makro beispielsweise wie folgt aufrufen und so die aktuelle Arbeitsmappe direkt per E-Mail weiterleiten koennen:

Sub SendWorkbook()

  ActiveWorkbook.SendMail "schmidt@mueller.de", _
                 "Anbei die aktuelle Planung.", _
                 False
End Sub

Der erste Parameter definiert den oder die Empfaenger, wobei Sie mehrere Empfaengeradressen als Array uebergeben muessen:

varEmpf= Array("j.mueller@hansen-kg.de", _
               "s.schmidt@kollar-gmbh.de", _
               "t.meier@weiss-ag.de")

ActiveWorkbook.SendMail varEmpf, _
               "Anbei die aktuelle Preisliste.", _
               False

Der zweite Parameter legt den Text fuer die Betreffzeile der Nachricht fest. Ueber den dritten Parameter koennen Sie steuern, ob eine Empfangsbestaetigung benoetigt wird (True) oder nicht (False).
 

Datumsdifferenzen schnell berechnen

Versionen: Excel 97, 2000, 2002 und 2003

Haeufig muessen Sie beim Ausfuellen eines Kalkulationsmodells die Differenz in Tagen zwischen zwei Datumsangaben eingeben. Meistens greifen Sie dann zum Kalender und zaehlen die Tage muehsam ab. Einfacher geht es wie folgt:

* Aktivieren Sie eine unbenutzte Zelle in der Tabelle wie zum Beispiel "AA1".

* Geben Sie das erste Datum ein und bestaetigen Sie mit Return. Der Cursor springt in die naechste Zelle ("AA2").

* Geben Sie das zweite Datum ein und druecken Sie Return.

* Geben Sie die folgende Formel ein:

=AA2-AA1

* Markieren Sie die Zelle, waehlen Sie das Menue FORMAT-ZELLE an und markieren Sie das Zahlenformat "Standard".

In der Zelle mit der Formel (hier "AA3") wird daraufhin die Differenz in Tagen ausgegeben.
Muessen Sie kuenftig eine neue Berechnung der Differenz vornehmen, ueberschreiben Sie die Inhalte der Zellen AA1 und AA2 einfach mit den gewuenschten Datumsangaben.
 

So loesen Sie die Verknuepfung zwischen Diagramm und Tabelle

Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003

Jedes Diagramm, das Sie in Excel erstellen, ist standardmaessig mit dem Tabellenbereich verknuepft, auf deren Grundlage Sie die Grafik erstellt haben. Der Vorteil: Wenn Sie eine oder mehrere Zahlen in Ihrer Tabelle anpassen, wird das Diagramm automatisch auf den neuesten Stand gebracht. Nun gibt es aber Situationen, in denen Sie zwar Daten aendern, das Diagramm aber (beispielsweise aus Dokumentationsgruenden) in seinem alten Zustand erhalten moechten. Zu diesem Zweck muessen Sie die Verknuepfung zwischen dem Diagramm und den Daten entfernen. Sie haben dazu zwei Moeglichkeiten, die wir Ihnen in diesem Tipp vorstellen moechten:

Bei der ersten Technik machen Sie sich die wenig bekannte Tatsache zu Nutze, dass Excel sowohl Tabellenbereiche als auch Diagramme als Bitmap-Grafik in die Zwischenablage kopieren kann: Zu diesem Zweck markieren Sie das gewuenschte Diagramm, druecken Sie die Umschalt-Taste und halten Sie sie gedrueckt, waehrend Sie das Menue BEARBEITEN-BILD KOPIEREN anwaehlen (dieses Menue steht nur zur Verfuegung, wenn Sie die Umschalt-Taste gedrueckt halten; daher haben Sie es wahrscheinlich bisher noch nicht bemerkt). Bestaetigen Sie im nachfolgenden Dialogfeld einfach die Standardeinstellungen mit OK und schon befindet sich eine Kopie Ihres Diagramms als Bitmap-Grafik in der Zwischenablage. Ueber das Menue BEARBEITEN-EINFUEGEN bzw. Strg+V koennen Sie die Grafik auf jedem beliebigen Tabellenblatt einfuegen.

Damit steht Ihnen nun eine Kopie Ihres Diagramms zur Verfuegung, die keinerlei Verbindung zum urspruenglichen Datenbereich hat. Wenn Sie Werte in Ihrer Tabelle aendern, wird die urspruengliche Version des Diagramms angepasst und die Kopie bleibt unveraendert. Der Nachteil bei dieser Vorgehensweise besteht allerdings darin, dass die Diagrammkopie als Bitmap-Grafik in keiner Weise mehr bearbeitet werden kann. Sie haben also beispielsweise nicht die Moeglichkeit, den Diagrammtitel zu aendern, eine Legende einzufuegen oder die Farben der Datenreihen anzupassen. Hier kann aber unsere zweite Technik weiterhelfen: Bei genauerer Betrachtung basiert ein Diagramm wie ein Kalkulationsmodell auf Formeln. Wenn Sie in einem beliebigen Diagramm einmal eine Datenreihe anklicken, so werden Sie feststellen, dass in der Bearbeitungszeile eine Formel "=DATENREIHE" erscheint.

Ueber die Parameter dieser Formel wird die Verknuepfung zwischen Tabelle und Diagramm hergestellt sowie Excel mitgeteilt, wo Beschriftungen und Daten zu finden sind. Sie koennen nun wie in einer Tabelle die Formeln im Diagramm durch ihre aktuellen Ergebnisse ersetzen. Auf diese Weise loesen Sie die Verknuepfung zwischen Tabelle und Diagramm, so dass wie gewuenscht die aktuelle Darstellung unabhaengig von einer Aktualisierung der Daten erhalten bleibt:

1. Klicken Sie die erste Datenreihe in Ihrem Diagramm an, so dass in der Bearbeitungszeile die DATENREIHE-Formel zu sehen ist.

2. Markieren Sie die komplette Formel in der Bearbeitungszeile mit der Maus.

3. Druecken Sie F9 und bestaetigen Sie mit Return. Excel ersetzt die Formel daraufhin durch eine Matrix mit den Werten, auf deren Basis das Diagramm zurzeit dargestellt wird.

4. Beginnen Sie fuer jede weitere Datenreihe in Ihrem Diagramm wieder mit Schritt 1. Das Ergebnis ist ein Diagramm ohne Verbindung zu Ihrer Tabelle, das sich aber dennoch mit den gewohnten Funktionen bearbeiten und aendern laesst.

Uebrigens: Wenn Sie wie bei unserer ersten Technik das Diagramm sowohl mit als auch ohne Verknuepfungen benoetigen, legen Sie einfach vor dem Entfernen der DATENREIHE-Formeln eine Kopie an. Verwenden Sie dazu die gewohnten Menues BEARBEITEN-KOPIEREN und BEARBEITEN-EINFUEGEN.
 

So koennen Sie auf Tabellen in Add-Ins zugreifen

Versionen: Excel 97, 2000 und 2002

Im Internet oder auf Heft-CDs von Fachmagazinen finden Sie jede Menge nuetzlicher Excel-Add-Ins.
Oftmals sind diese aber nicht in Deutschland einsetzbar, weil zum Beispiel englische Begriffe wie "Invoice" statt "Rechnung" verwendet werden.
In der Regel sind solche Begriffe in einer Tabelle der Arbeitsmappe des Add-Ins definiert und sollten dort anpassbar sein. Beim Laden eines solchen Add-Ins wird allerdings keine Arbeitsmappe und kein Arbeitsblatt angezeigt. Das liegt an einer speziellen Einstellung, die Sie wie folgt zuruecksetzen und so die Arbeitsmappe bearbeiten und anpassen koennen:

* Oeffnen Sie zunaechst das betreffende Add-In.

* Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung und oeffnen Sie im Projekt-Explorer das VBA-Projekt des Add-Ins per Doppelklick.

* Oeffnen Sie den Ordner "Microsoft Excel Objekte", klicken Sie dort auf "Diese Arbeitsmappe" und druecken Sie, sofern noch nicht angezeigt, F4 fuer das Eigenschaftenfenster.

* Im Eigenschaftenfenster finden Sie eine Eigenschaft "IsAddin", die Sie einfach von "True" auf "False" setzen.

* Das Add-In erscheint daraufhin als "normale" Arbeitsmappe in Excel, sodass Sie die gewuenschten Anpassungen in den Arbeitsblaettern vornehmen koennen.

* Abschliessend wechseln Sie wieder in die VBA-Entwicklungsumgebung, aendern die Eigenschaft "IsAddin" zurueck auf "True" und waehlen das Menue DATEI-<ADD-IN-NAME>.XLA SPEICHERN an, um die angepasste Version des Add-Ins zu sichern.
 

Import von Excel-Daten nach Access optimieren

Versionen: Access/Excel 97, 2000 und 2002

In Makros koennen Sie bekanntlich die Aktion "TransferDatenblatt" verwenden, um Daten aus einer Excel-Arbeitsmappe in eine Access-Tabelle zu importieren. Analog dazu stellt VBA die Anweisung "DoCmd.TransferSpreadsheet" zur Verfuegung. In der Praxis ist beim Einsatz dieser Aktion oder Funktion immer wieder zu beobachten, dass dabei komplette Excel-Tabellen importiert und anschliessend die davon nicht benoetigten Spalten beziehungsweise Felder in der Access-Tabelle muehsam wieder geloescht oder die in der Excel- Tabelle vorhandenen Zeilen gezaehlt werden, um eine Bereichsangabe der Form "A1:C1745" angeben zu koennen. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass bei "TransferDatenblatt" beziehungsweise "DoCmd.TransferSpreadsheet" neben Bereichen einzelner Zellen im Format "A1:C1745" auch komplette Spalten direkt adressiert werden koennen.

Beispiel: Aus einer Excel-Tabelle mit Bestelldaten interessieren fuer eine Statistik nur die Spalten "P" und "Q" mit dem Artikelpreis und der Anzahl bestellter Artikel. Gehen Sie fuer einen solchen Import wie folgt vor:

* Oeffnen Sie das Makro, ueber das Sie Excel-Daten importieren, im Entwurfsmodus und aktivieren Sie die Zeile mit der Aktion "TransferDatenblatt".

* Ueber den letzten Parameter "Bereich" koennen Sie den zu importierenden Bereich spezifizieren. Geben Sie hier beispielsweise "P:Q" ein, um nur diese beiden Spalten in eine Access-Tabelle zu importieren.

Analog dazu spezifizieren Sie die gewuenschten Spalten in VBA beim Einsatz von "DoCmd.TransferSpreadsheet" wie folgt:

DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, _ acSpreadsheetTypeExcel97, _ "ImportTest", _ "Z:\Datenaustausch\Bestellungen 1996.xls", _ True, _ "P:Q"

In der daraus resultierenden Tabelle sind jetzt nur die beiden im Makro beziehungsweise in der VBA-Routine spezifizierten Spalten "P" (Einzelpreis) und "Q" (Anzahl) vorhanden, die Sie nun direkt weiterverarbeiten koennen.

Kopf- und Fusszeilen einfacher uebernehmen

Versionen: Excel 97, 2000, 2002

Bei der Bearbeitung von Arbeitsmappen kommt es immer wieder vor, dass nachtraeglich neue Tabellen fuer zusaetzliche Kalkulationen oder Diagramme hinzugefuegt werden. Beim Ausdruck fehlen zuvor definierte Kopf- und Fusszeilen. Meist definieren Sie diese dann einzeln fuer jede neu hinzugefuegte Tabelle. Einfacher geht das wie folgt:

* Wechseln Sie zunaechst in eine Tabelle, fuer die Sie bereits Kopf-/Fusszeilen definiert haben.

* Halten Sie die Strg-Taste gedrueckt und markieren Sie nun die neu hinzugefuegten Tabellen. In der Titelleiste zeigt Excel den Zusatz "[Gruppe]" an, um die gemeinsame Markierung kenntlich zu machen.

* Waehlen Sie nun das Menue DATEI-SEITE EINRICHTEN an. Excel zeigt hier die bereits definierten Kopf-/Fusszeilen fuer die erste, markierte Tabelle an.

* Klicken Sie auf OK. Die Definitionen werden daraufhin fuer alle markierten Tabellen uebernommen.

Rabattstaffel abfragen

Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003

Nehmen wir an Sie erstellen Rechnungen mit Excel und moechten einen Rabatt auf Grundlage der Rechnungssumme ermitteln. Zum Beispiel: ab 1.000 Euro gibt es 2 Prozent, ab 2.000 Euro 4 Prozent und ab 5.000 Euro 6 Prozent.

Besonders flexibel koennen Sie eine solche Loesung umsetzen, indem Sie in einem Tabellenbereich die gewuenschte Rabattstaffelung eingeben und dann in den Formeln, die die Rabattsumme ausgeben sollen, eine SVERWEIS-Funktion heranziehen, um den passenden Prozentsatz zu suchen.

Geben Sie zum Beispiel in Zelle A1 die Ueberschrift "Bestellsumme ab" und in Zelle B1 die Ueberschrift "Rabattsatz" ein. Dann tragen Sie darunter die gewuenschten Staffelungen ein, wobei Sie auf jeden Fall eine Stufe ohne Rabatt angeben muessen. Ausserdem muss die erste Spalte aufsteigend sortiert sein. Somit tragen Sie in Ihrem Fall in die Zellen A2 und B2 diese Werte ein:

A2: 0
B2: 0%

Darunter stehen folgende Rabattstaffelungen:

A3: 1000
B3: 2%
A4: 2000
B4: 4%
A5: 5000
B5: 6%

Jetzt koennen Sie in einem anderen Tabellenteil die Rechnungsdetails erfassen. Angenommen, die Gesamtsumme steht in Zelle D20. Diese Summe muessen Sie mit dem passenden Rabattsatz multiplizieren, um den entsprechenden Rabattbetrag zu errechnen. Den Prozentsatz erhalten Sie mit einer SVERWEIS-Funktion, die in der Liste mit den Staffelungen nach der aktuellen Rechnungssumme sucht. Dabei greift die Funktion den Grenzwert heraus, der kleiner oder gleich der Rechnungssumme ist. Als Ergebnis liefert sie den zugeordneten Rabattsatz in der zweiten Spalte der Staffelliste.

Die Excel-Formel dazu lautet:

=D20*SVERWEIS(D20;A3:B6;2)

In Ihren Tabellenmodellen muessen Sie D20 durch die Zelle mit der Rechnungssumme ersetzen und den Bereich A3:B6 durch die Adresse der Referenzliste mit den Rabattstaffelungen.
Der dritte Funktionsparameter "2" besagt, dass der Wert aus der 2. Spalte der Referenzliste zurueckgegeben wird.
 

Import von Excel-Daten nach Access optimieren

Versionen: Access/Excel 97, 2000 und 2002

In Makros koennen Sie bekanntlich die Aktion "TransferDatenblatt" verwenden, um Daten aus einer Excel-Arbeitsmappe in eine Access-Tabelle zu importieren. Analog dazu stellt VBA die Anweisung "DoCmd.TransferSpreadsheet" zur Verfuegung. In der Praxis ist beim Einsatz dieser Aktion oder Funktion immer wieder zu beobachten, dass dabei komplette Excel-Tabellen importiert und anschliessend die davon nicht benoetigten Spalten beziehungsweise Felder in der Access-Tabelle muehsam wieder geloescht oder die in der Excel- Tabelle vorhandenen Zeilen gezaehlt werden, um eine Bereichsangabe der Form "A1:C1745" angeben zu koennen. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass bei "TransferDatenblatt" beziehungsweise "DoCmd.TransferSpreadsheet" neben Bereichen einzelner Zellen im Format "A1:C1745" auch komplette Spalten direkt adressiert werden koennen.

Beispiel: Aus einer Excel-Tabelle mit Bestelldaten interessieren fuer eine Statistik nur die Spalten "P" und "Q" mit dem Artikelpreis und der Anzahl bestellter Artikel. Gehen Sie fuer einen solchen Import wie folgt vor:

* Oeffnen Sie das Makro, ueber das Sie Excel-Daten importieren, im Entwurfsmodus und aktivieren Sie die Zeile mit der Aktion "TransferDatenblatt".

* Ueber den letzten Parameter "Bereich" koennen Sie den zu importierenden Bereich spezifizieren. Geben Sie hier beispielsweise "P:Q" ein, um nur diese beiden Spalten in eine Access-Tabelle zu importieren.

Analog dazu spezifizieren Sie die gewuenschten Spalten in VBA beim Einsatz von "DoCmd.TransferSpreadsheet" wie folgt:

DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, _
acSpreadsheetTypeExcel97, _
"ImportTest", _
"Z:\Datenaustausch\Bestellungen 1996.xls", _
True, _
"P:Q"

In der daraus resultierenden Tabelle sind jetzt nur die beiden im Makro beziehungsweise in der VBA-Routine spezifizierten Spalten "P" (Einzelpreis) und "Q" (Anzahl) vorhanden, die Sie nun direkt weiterverarbeiten koennen.
 

Zeilen abwechselnd farbig markieren – vollautomatisch

Wenn Sie möchten, dass jede zweite Zeile in einem Tabellenblatt farbig hervorgehoben wird, können Sie sich über einen Trick die bedingte Formatierung zu Nutze machen.

Dazu gehen Sie so vor:

Markieren Sie den Bereich, in dem die Zeilen unterschiedliche Farben bekommen sollen. Aktivieren Sie den Befehl "Format – Bedingte Formatierung". Daraufhin erscheint die Dialogbox "Bedingte Formatierung".

In dieser Box aktivieren Sie im linken Listfeld die Option "Formel ist". Dann geben Sie in das Eingabefeld die folgende Formel ein:

=REST(ZEILE(A2);2)=0

Passen Sie die Formel auf Ihren Zellbereich an. Im Beispiel oben ist die aktive Zelle die Zelle A2. Für eine anderen aktive Zelle passen Sie diesen Bezug bitte an.

Anschließend klicken Sie die Schaltfläche "Format" an. In dieser Box wählen Sie die gewünschten Farben aus und bestätigen das mit "OK". Diese Farben werden anschließend alle "zweiten" Zellen erhalten. Die Box "Bedingte Formatierung" schließen Sie dann mit der Schaltfläche "OK".

Die Zeilen des markierten Bereichs erscheinen dann in der gewünschten Darstellung.

Und noch ein Tipp: Wenn Sie eine Tabelle erstellen möchten, in der die Zeilenformatierung nach diesem Muster erst vorgenommen werden soll, wenn Sie in eine Zelle des Bereichs etwas eingeben, verwenden Sie bei der bedingten Formatierung diese erweiterte Formel:

=WENN(NICHT(ISTLEER(A2)); REST(ZEILE(A2);2)=0)

Achten Sie auch hier darauf, die Auswahl "Formel ist" einzustellen und die Zellbezeichnung A2 auf die Zelle anzupassen, in der Sie die bedingte Formatierung einsetzen.

Wochentag und Datum auf einen Blick

Mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat können Sie Datumsangaben so formatieren, dass in einer Zelle linksbündig der Wochentag und in der gleichen Zelle rechtsbündig das Datum ausgegeben werden. Dazu rufen Sie die Dialogbox "Format – Zellen" auf und aktivieren dort die Kategorie "Benutzerdefiniert".

In das Eingabefeld geben Sie dann das folgende benutzerdefinierte Zahlenformat ein:

TTT * TT.MM.JJ

Diese Eingabe bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK". Als Ergebnis stellt Excel die Inhalte der Zellen wie folgt dar:

Mo 13.12.04

Di 14.12.04

Natürlich funktioniert das nur, wenn Sie Datumswerte in den Zellen stehen oder Sie solche Werte eintragen.

Noch ein Tipp: Wenn Sie das folgende Format verwenden, werden die Tage nicht abgekürzt, sondern ausgeschrieben:

TTTT * TT.MM.JJ

Wochentag eines Datums ermitteln

So bestimmen Sie, auf welchen Wochentag ein Datum fällt

Sie möchten den Wochentag zu einem bestimmten Datum feststellen? Excel stellt Ihnen dafür die Tabellenfunktion WOCHENTAG zur Verfügung.

Die Arbeit mit Zeiten und Datumsangaben ist immer mit Besonderheiten verbunden - so gibt es auch beim Einsatz der Funktion WOCHENTAG einiges zu beachten.

Grundsätzlich ermitteln Sie mit der Funktion, auf den wievielten Tag der Woche ein angegebenes Datum fällt. Als Ergebnis wird dann eine ganze Zahl zwischen null und sieben geliefert. Welcher Zahl dann welcher Wochentag zugeordnet wird, ist davon abhängig, welches Argument Sie als TYP angegeben haben.

Wenn Sie keine Zahl oder die „1" als Argument angeben, entspricht die Eins dem Sonntag und die Sieben dem Samstag. Das Argument „2" beginnt beim Montag mit der Eins. Wenn Sie eine „3" als Argument verwenden, beginnt die Woche ebenfalls am Montag, allerdings mit dem Wert Null und endet am Sonntag mit der Sechs.

Wie Sie WOCHENTAG sinnvoll einsetzen

Mit der Funktion WOCHENTAG ermitteln Sie den Tag einer Woche. Dabei müssen Sie bei der Auswahl des Typs beachten, dass verschiedene Ergebnisse geliefert werden können.

Die mit der Funktion ermittelte Zahl für den Wochentag müssen Sie dann noch in den entsprechenden Text umwandeln. Das erreichen Sie über die das Dialogfenster "Format - Zellen".

Dort aktivieren Sie im Register "Zahlen" die Kategorie "Benutzerdefiniert" und geben in die Zeile "Format" den Text "TTTT" ein. Das führt dazu, dass die Wochentage in Textform ausgegeben werden.

Je nachdem, welche Zahl Sie als Argument für den Typ angeben, erscheint ein anderer Wochentag als Ergebnis.

Gewusst wie: So verwaltet Excel Datumswerte

Intern verwaltet Excel alle Datumsangaben in serielle Zahlen. In der Standardeinstellung beginnt das Programm am 2. 1. 1904 und zählt von dort an die folgenden Tage. Der 24. 12. 1995 entspricht beispielsweise dem Wert 35057.

Sie können Excel anweisen, das Zählen der Tage nicht am 2. 1. 1904 zu beginnen, sondern stattdessen am 1. 1. 1900. Das hat den Vorteil, dass dieser Tag ein Sonntag war. Deshalb liefert die Funktion WOCHENTAG in dieser Einstellung das richtige Ergebnis, wenn Sie als Argument für den Typ nichts oder eine Eins eingeben.

Die Einstellung, welche Art der Datumsermittlung Excel verwenden soll, nehmen Sie über die Dialogbox "Extras - Optionen" vor. Im Register "Berechnen" können Sie die passende Option ein- oder ausschalten.

Zeiten sicher runden

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der bei der Eingabe von Uhrzeiten in einer anderen Zelle als Ergebnis die Zeitangabe jeweils auf fünf Minuten abgerundet werden soll.

Dazu verwenden Sie die Funktion: UNTERGRENZE. Die Schrittweite legen Sie über den Parameter "0:05" (mit Anführungszeichen) fest. Mit der folgenden Formel runden Sie eine Zeitangabe in der Zelle A1 auf die nächsten fünf Minuten ab:

=UNTERGRENZE(A1;"0:05")

Analog können Sie mit der Funktion OBERGRENZE Zeiten auch aufrunden. Mit der folgenden Formel runden Sie eine Zeitangabe in der Zelle A2 auf die nächsten 15 Minuten auf:

=OBERGRENZE(A2);"0:15")
 

Externe Verknüpfungen in Ihren Tabellen finden

Externe Verknüpfungen sind sehr hilfreich bei tabellenübergreifenden Berechnungen. So weit, so gut.

Problematisch kann es werden, wenn Sie bei Tabellen, die Sie vor längerer Zeit erstellt haben, nicht mehr genau wissen, in welchen Formeln Sie Verknüpfungen verwendet haben. Das ist vor allem dann ärgerlich, wenn Sie gezielt die Bezüge auf externe Dateien entfernen wollen, doch ein oder zwei Verknüpfungen sich einfach nicht ausfindig machen lassen. Beim Öffnen der Datei werden Sie dann jedes Mal wieder gefragt, ob die Verknüpfung, die Sie gar nicht mehr verwenden möchten, aktualisiert werden soll.

Mit der folgenden Methode suchen Sie gezielt nach den Formeln, die einen externen Bezug auf eine andere Arbeitsmappe enthalten. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie den Bereich, den Excel durchsuchen soll. Wenn Sie alle Zellen und Formeln eines Tabellenblatts durchsuchen möchten, müssen Sie keine Markierung vornehmen. Anschließend rufen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Suchen" auf. Alternativ können Sie auch gleichzeitig die Tasten <Strg> und <F> drücken.

Nun zeigt Ihnen Excel ein Dialogfenster an. Geben Sie nun in das Feld "Suche nach" das Ausrufezeichen (!) ein. Das Ausrufezeichen verwenden Sie als Suchkriterium, weil es in allen externen Bezügen in einer Formel für die Bezeichnung einer externen Tabelle verwendet werden muss.

Dann markieren Sie in der Auswahl-Liste "Suchen in" den Eintrag "Formeln". Abschließend stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Nur ganze Zellen suchen" (Excel 2000) oder "Gesamten Zelleninhalt vergleichen" (Excel XP und Excel 2003) nicht aktiviert ist.

Zum Start der Suche klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitersuchen". Excel setzt daraufhin den Cursor auf die erste Zelle, die eine Formel mit einer Verknüpfung enthält. Wenn es sich dabei um eine Verknüpfung handelt, die Sie entfernen möchten, verlassen Sie die Suchen-Dialogbox mit der Schaltfläche "Schließen". Dann ersetzen Sie den externen Bezug durch einen konstanten Wert. Danach können Sie bei Bedarf die Suche fortsetzen.

Zellinhalte komfortabel aufteilen

Versionen: Excel 97, 2000, 2002

Nach dem Import externer Daten beispielsweise aus einer Access- oder dBase-Datenbank, befinden sich in einzelnen Spalten haeufig Texte wie "Nachname, Vorname" oder "Kategorie: Artikelname". Zur einfacheren Verarbeitung oder gezielten Sortierung moechten Sie diese Daten lieber in einzelnen Spalten wie "Vorname", "Nachname", "Kategorie" und/oder "Artikelname" aufteilen. Hier kann eine kaum bekannte Funktion von Excel helfen:

1. Markieren Sie zunaechst die Spalte mit den Daten, die aufgeteilt werden sollen.

2. Waehlen Sie das Menue DATEN-TEXT IN SPALTEN. Excel startet nun einen Assistenten zur Abfrage weiterer Informationen und Einstellungen.

3. Stellen Sie die Option GETRENNT ein und klicken Sie auf die Schaltflaeche WEITER.

4. Waehlen Sie das Zeichen, dass die Daten in der markierten Spalte trennt, also beispielsweise das Komma ueber das gleichnamige Kontrollkaestchen oder den Doppelpunkt durch Eingabe im Feld "Anderes" und klicken Sie auf WEITER.

5. Wenn Sie nun direkt auf die Schaltflaeche ENDE klicken, teilt Excel die Daten ausgehend von der aktuellen Spalte auf und ueberschreibt dabei eventuell, selbstverstaendlich nach Rueckfrage, benachbarte Spalten.

6. Sollen die aufgeteilten Daten hingegen an einer neuen Position abgelegt werden, klicken Sie auf das kleine Symbol hinter dem Feld "Zielbereich" und markieren die erste Zelle entsprechend. Ein Klick auf ENDE teilt die Daten dann auf und legt sie im gewuenschten Bereich ab. Die Inhalte der markierten Spalte bleiben unveraendert.

Aktuelles Alter in Jahren ermitteln

Stellen Sie sich vor, Sie möchten das Alter einer Person in Abhängigkeit vom aktuellen Datum berechnen. Dabei ist nicht nur der Geburtsjahrgang, sondern auch das genaue Geburtsdatum der Person wichtig.

Dieses Problem lösen Sie über eine Formel in der eine WENN-Abfrage mit einigen Datumsfunktionen kombiniert wird. Die folgende Formel berechnet das Alter in Jahren in Abhängigkeit vom aktuellen Datum:

=WENN(DATUM(JAHR(HEUTE()); MONAT(A2);TAG(A2))<=HEUTE(); JAHR(HEUTE())-JAHR(A2); JAHR(HEUTE())-JAHR(A2)-1)

Falls Sie nicht das aktuelle Alter, sondern das Alter zu einem bestimmten Datum ermitteln möchten, müssen Sie die HEUTE-Funktion in der Formel durch dieses Datum oder den Bezug auf das Datum ersetzen.

Wenn das Geburtsdatum in Zelle A2 steht und das andere Datum in der Zelle B2, lautet die Formel folgendermaßen:

=WENN(DATUM(JAHR(B2); MONAT(A2);TAG(A2))<=B2; JAHR(B2)-JAHR(A2);JAHR(B2)-JAHR(A2)-1)

Denken Sie an die korrekte Formatierung der Ergebniszelle – über das Format "Standard".

Nur Zahlen einer bestimmten Größe anzeigen

Wenn Sie über die Zellformatierung bestimmen möchten, dass nur Zahlen angezeigt werden, die eine bestimmte Größe haben, können Sie dazu keines der Standard-Formate verwenden. Abhilfe schaffen hier benutzerdefinierte Zahlenformate.

Wenn Sie beispielsweise nur die Zahlen anzeigen möchten, die größer als 200 sind, geben Sie das folgende benutzerdefinierte Zahlenformat in die Dialogbox ein:

[<200]"";Standard

Nach der Eingabe bestätigen Sie das Format mit der Schaltfläche "OK". Anschließend werden in den Zellen, die Sie mit diesem Format versehen haben, nur noch die Werte angezeigt, die größer sind als 200.

Das bezieht sich allerdings nur auf Zahlen. Texte werden grundsätzlich wie gewohnt in den so formatierten Zellen angezeigt.

Auf diese Art und Weise können Sie statt eines Grenzwerts auch einen Bereich angeben, so dass nur Zahlen angezeigt werden, die innerhalb dieses Bereichs liegen. Um nur die Zahlen anzuzeigen, die zwischen 50 und 100 liegen, verwenden Sie das folgende benutzerdefinierte Zahlenformat:

[<50]"";[>100]"";Standard

Kopieren, ohne Werte durch Leerzellen zu überschreiben

Wenn Sie einen großen Bereich, in dem nicht alle Zellen einen Inhalt besitzen, kopieren wollen, stehen Sie mitunter vor folgendem Problem: Der Bereich, der die Daten aufnehmen soll, ist nicht leer; die Leerzellen aus dem Quellbereich sollen jedoch im Zielbereich keine Daten löschen.

Zur Lösung dieses Problems besitzt Excel ein Optionsfeld, das sich in der Dialogbox "Inhalte einfügen" aus dem Menü "Bearbeiten" befindet. Gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie den Bereich, den Sie kopieren wollen, und aktivieren Sie den Befehl "Kopieren" aus dem Menü "Bearbeiten".

Dann bewegen Sie den Cursor auf die Zelle, an der Sie den kopierten Bereich einfügen wollen, und rufen den Befehl "Inhalte einfügen" aus dem Menü "Bearbeiten" auf. In der Dialogbox "Inhalte einfügen" aktivieren Sie das Optionsfeld "Leerzellen überspringen". Das bestätigen Sie mit "Ok". Der Inhalt der Zwischenablage wird dann ohne die beschriebenen Probleme auf dem Tabellenblatt eingefügt.

Mehrere Dokumente schneller schließen

Wenn Sie bei der Arbeit mit Excel mehrere Arbeitsmappen gleichzeitig geöffnet haben und dann das Programm beenden, fragt Excel Sie automatisch für jede Datei, ob Sie die Änderungen speichern möchten.

Wollen Sie dagegen nur alle Mappen schließen, ohne Excel zu beenden, müssen Sie die Dateien einzeln schließen.

Das können Sie allerdings mit einem kleinen Trick umgehen. Halten Sie dazu die Shift-Taste gedrückt, und öffnen Sie erst dann mit einem Mausklick das Menü "Datei". Der Befehl "Schließen" erscheint nun als "Alle schließen".

Ein Klick auf "Alle schließen" genügt, und Excel fragt wie beim normalen Beenden, ob Sie die Änderungen speichern möchten.

Der Trick funktioniert übrigens auch bei der Arbeit mit Word für Windows ab der Version 6.0.

Anzahl der Monate zwischen zwei Datumsangaben berechnen

Wenn Sie die Anzahl der Monate zwischen zwei Datumsangaben berechnen möchten, können Sie leider nicht auf eine fertige Funktion zurückgreifen.

Unter der Bedingung, dass das Enddatum in Zelle A2 und das Startdatum in Zelle B1 stehen, sieht die Formel für diese Berechnung folgendermaßen aus:

=(JAHR(A2-B2)-1900)*12+MONAT(A2-B2)

Beachten Sie unbedingt, dass diese Formel nur dann ein korrektes Ergebnis liefert, wenn in der Dialogbox "Extras – Optionen – Berechnungen" die Option "1904-Datumswerte" deaktiviert ist. Das ist allerdings auch die Standardeinstellung.

Mehrere Tabellen schneller ausdrucken

Excel sendet mehrere einzelne Druckjobs zum Drucker, wenn Sie Arbeitsmappen mit einer Anzahl von Blättern in jeweils mehr als einem Exemplar ausdrucken wollen. Auf diese Weise erhalten Sie zwar einen bereits vorsortierten Ausdruck, doch die gesamte Aktion kann relativ lange dauern.

Sie können den Ausdruck erheblich beschleunigen. Rufen Sie dazu im Menü "Datei" den Befehl "Drucken" auf. In der erscheinenden Dialogbox deaktivieren Sie das Optionsfeld "Sortieren".

In diesem Fall müssen Sie die einzelnen Blätter allerdings manuell sortieren.

Immer komplette Menüs anzeigen

Seit der Version 2000 ist Excel mit so genannten interaktiven Menüs ausgestattet. Diese haben die Eigenschaft, Menüpunkte, die länger nicht mehr genutzt wurden, auszublenden.

Das komplette Menü erscheint dann erst nach einigen Sekunden oder kann mit einem zusätzlichen Mausklick aktiviert werden. Wer diese Art der Benutzerführung nicht mag, kann problemlos zur alten, starren Menüstruktur zurückkehren. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Anpassen" auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Optionen". Deaktivieren Sie die Option "Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst an". Ab Excel 2002 heißt diese Option "Menüs immer vollständig anzeigen". Bestätigen Sie diese Einstellung mit der Schaltfläche "Schließen".

Mehrere Zellen mit gleichem Inhalt füllen

Wenn Sie mehrere markierte Zellen in einem Tabellenblatt mit demselben Inhalt füllen möchten, gibt es einen sehr schnellen Weg.

Markieren Sie den Bereich oder die Zellen, die mit denselben Werten oder Texten gefüllt werden sollen. Dann geben Sie den Wert oder den Text mit der Tastatur ein. Nun halten Sie die <Strg>-Taste gedrückt und betätigen dann die <Enter>-Taste. Fertig!

Schneller Zugriff auf die Schriftfarbenpalette

Wenn Sie in einer umfangreichen Tabelle viel mit verschiedenen Schriftfarben arbeiten, kann es lästig sein, immer wieder für die Zuweisung einer Farbe die Schriftfarbenpalette aus der Symbolleiste zu öffnen.

Genau deshalb gibt es die Möglichkeit, die Palette aus der Format-Symbolleiste zu lösen und frei auf der Arbeitsfläche zu positionieren.

Dazu öffnen Sie die Palette aus der Symbolleiste mit einem Mausklick auf den daneben liegenden Pfeil. Dann bewegen Sie den Mauszeiger auf den oberen Rand der geöffneten Palette bis er sich zu einem Kreuz mit vier Pfeilen verändert. Drücken Sie nun die linke Maustaste und ziehen die Palette mit gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Position auf dem Tabellenblatt.

Wenn Sie die Formatierung abgeschlossen haben, schließen Sie die Palette mit der Kreuz-Schaltfläche rechts oben. Sie steht Ihnen dann wieder auf der Symbolleiste zur Verfügung.

Tipp: Auf die gleiche Art und Weise können Sie auch andere Listfelder – zum Beispiel die Rahmen oder die Füllmuster – oder ganze Symbolleisten bei Bedarf auf dem Tabellenblatt positionieren.

Benutzerdefinierte Zahlenformate in allen Tabellen

Immer, wenn Sie in einer Excel-Tabelle ein benutzerdefiniertes Zahlenformat festlegen, wird dieses zusammen mit der Tabelle gespeichert, in der Sie es definiert haben. Wenn Sie es zukünftig in allen Tabellen einsetzen möchten, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

Kopieren Sie eine Zelle, der das Format zugewiesen ist, in die Zwischenablage. Öffnen Sie mit gedrückt gehaltener <Shift>-Taste die Datei MAPPE.XLT aus dem Verzeichnis XLSTART. In eine beliebige Zelle dieser Mappe fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage mit dem Befehl "Bearbeiten – Inhalte einfügen" ein. Dabei aktivieren Sie in der Dialogbox "Inhalte einfügen" die Option "Formate". Anschließend speichern Sie die Tabelle ab. Von nun an wird Ihnen Ihr benutzerdefiniertes Zahlenformat in allen Tabellen angeboten.

Hinweis: Für den Fall, dass sich im Verzeichnis XLSTART keine Datei mit dem Namen MAPPE.XLT befindet, öffnen Sie mit der entsprechenden Schaltfläche eine leere Arbeitsmappe, führen dann die oben beschriebenen Schritte durch und speichern sie anschließend als Mustervorlage unter dem Namen MAPPE.XLT im Verzeichnis XLSTART.

Bilder und Grafiken als Zellkommentare

Sie können Zellen in Ihren Excel-Tabellen mit Kommentaren versehen. Dazu setzen Sie das Kommando "Einfügen – Kommentar" ein. Damit können Sie zum Beispiel anderen Anwendern die erforderlichen Eingaben erläutern oder die Funktionsweise einer Formel erklären.

Wenig bekannt ist, dass Sie auch eine Grafik oder ein Bild als Kommentar hinterlegen können. Und das geht so:

1. Erstellen Sie als Erstes in der gewünschten Zelle einen Kommentar.
2. Dann markieren Sie den Kommentar und drücken auf der Umrandung die rechte Maustaste.
3. Im erscheinenden Kontextmenü rufen Sie dann den Befehl "Kommentar formatieren" auf.
4. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Farben und Linien" und klicken hier auf die Liste "Farbe".
5. Dann wählen Sie in dieser Liste den Eintrag "Fülleffekte".
6. Daraufhin öffnet Excel eine weitere Dialogbox. Hier aktivieren Sie das Register "Grafik".
7. Nach dem Anklicken der Schaltfläche "Grafik auswählen" erscheint eine weitere Box, in der Sie festlegen, welche Grafik von Ihrer Festplatte verwendet werden soll.
8. Die Auswahl bestätigen Sie mit "OK".
9. Nun schließen Sie die noch offenen Boxen jeweils mit "OK".

Die ausgewählte Grafik wird dann als Hintergrund des Kommentars angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darauf bewegen.

Doppelte Werte automatisch farbig markieren

Wer regelmäßig in Excel mit Listen arbeitet, ist immer wieder mit der Problematik doppelter Listeneinträge konfrontiert.

Der vorgestellte Weg führt über die bedingte Formatierung. Sie hat den Vorteil, dass sie sowohl für bestehende als auch für noch zu erstellende Listen und eine Kombination aus beiden eingesetzt werden kann.

In einem markierten Bereich werden mit dieser Methode alle Werte, die doppelt vorkommen, farbig markiert. Wird ein neuer Wert eingetragen, der bereits vorhanden ist, werden dieser sowie der gleiche Wert, der sich schon vorher in der Tabelle befunden hat, farbig hinterlegt.

Für den Einsatz der bedingten Formatierung in der beschriebenen Form gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die erste Zelle, auf die die bedingte Formatierung angewandt werden soll. Rufen Sie dann im Menü "Format" den Befehl "Bedingte Formatierung" auf.
2. Daraufhin wird eine Dialogbox eingeblendet. Hier aktivieren Sie das Listfeld unter "Bedingung 1" und wählen dort mit einem Mausklick die Option "Formel ist" aus.
3. In das Eingabefeld tragen Sie anschließend die folgende Formel als Bedingung ein: =ZÄHLENWENN($A$1:$B$10;A1)>1

Diese Formel geht davon aus, dass sich Ihre Liste im Zellbereich von A1 bis B10 befinden. Passen Sie diesen Bereich an die Liste an, in der Sie doppelte Einträge markieren möchten.

Im nächsten Schritt müssen Sie festlegen, in welcher Form die doppelten Listeneinträge hervorgehoben werden sollen. Das geht so:

Klicken Sie die Schaltfläche "Format" an. In der Format-Dialogbox können Sie eine Farbe und/oder ein Muster auswählen. In dieser Form werden dann die doppelten Einträge der Liste hervorgehoben. Wenn Sie die Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie das mit der Schaltfläche "OK".

Als Nächstes müssen Sie die definierte bedingte Formatierung auf die anderen Zellen des Bereichs übertragen:

1. Klicken Sie das Symbol "Format übertragen" in der Standard-Symbolleiste an. Es ist das Symbol, das wie ein Malerpinsel aussieht.
2. Mit dem Mauszeiger, der sich in einen Pinsel verwandelt hat, markieren Sie nun die anderen Zellen des Bereichs.

Sie sehen: alle Einträge, die mehrfach in der Liste auftauchen, werden nun von Excel in der Farbe Ihrer Wahl angezeigt.

Sie können bei der Definition der Formatierung auch Bereiche einbeziehen, die noch keine Daten enthalten. Erst wenn Sie dann dort etwas eintragen, werden die doppelten Einträge wie gewünscht markiert.

Brüche schnell eingeben

Der Versuch, einen Bruch in eine Zelle einzugeben, endet immer bei einem Datum. Es geht aber doch:

Um einen Bruch in eine Zelle eingeben und weiterberechnen zu können, geben Sie davor einfach die Zahl 0 und anschließend ein Leerzeichen ein, also beispielsweise:

0 3/4

Daraus macht Excel sofort den korrekten, gewünschten Bruch, mit dem Sie auch weiterrechnen können – im Beispiel entspricht das dem dezimalen Wert 0,75.

Zahlen mit Trennzeichen versehen

Für verschiedene Aufgabenstellungen ist es erforderlich, Zahlen aus einer Excel-Tabelle so darzustellen, dass die einzelnen Ziffern einer Zahl durch ein vorgegebenes Trennzeichen getrennt ausgegeben werden.

Aus der Zahl 123456 kann so dann die folgende Zahl werden:

1-2-3-4-5-6

Diese Aufgaben können Sie mit einer Formel lösen, in der verschiedene Text-Funktionen miteinander kombiniert werden.

Wenn die darzustellende Zahl in der Zelle A1 steht und das Trennzeichen ein Bindestrich sein soll, sieht die Formel folgendermaßen aus:

=TEIL(TEXT(A1;WIEDERHOLEN("0-"; LÄNGE(A1)));1;LÄNGE(A1)*2-1)

Für den Fall, dass Sie statt des Bindestrichs ein anderes Trennzeichen verwenden möchten, ersetzen Sie in der Formel den Bindestrich, der als Argument hinter der Funktion WIEDERHOLEN steht, durch das entsprechende Zeichen, etwa den Buchstaben X. Die Formel sieht dann so aus:

=TEIL(TEXT(A1;WIEDERHOLEN("0X"; LÄNGE(A1)));1;LÄNGE(A1)*2-1)

Die Darstellung von Zahlen in der beschriebenen Form funktioniert bis zur Zahl 9.999.999.999.999.990, was in der Praxis wohl ausreichend sein sollte. Bei größeren Zahlen wird die Fehlermeldung #WERT! ausgegeben.

Beachten Sie bitte: Die Formel liefert als Ergebnis einen Text. Damit können Sie anschließend keine weiteren Berechnungen durchführen.

Beliebige Listen automatisch ausfuellen

Versionen: Excel 97, 2000, 2002/XP und 2003

Durch einfaches Ziehen mit der Maus koennen Sie in Excel bekanntlich ganze Datenreihen in Tabellen ausfuellen. Beispielsweise muessen Sie nur "Mo" und "Di" in zwei benachbarte Zellen eingeben und die beiden Zellen markieren, um dann durch Ziehen der unteren rechten Ecke die restlichen Wochentage "Mi", "Do" usw. in die angrenzenden Zellen einfuegen zu lassen. Das funktioniert auch bei Monaten oder einfachen Zahlenreihen, aber es klappt beispielsweise nicht beim Alphabet.

Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Sie Excel das Alphabet oder auch beliebige andere Listen wie Staedte, Laender, Mitarbeiternamen, Raumbezeichnungen, Kurnummern usw. antrainieren und dann in Zukunft ebenso einfach wie Wochentage, Zahlen usw. automatisch ausfuellen koennen. Zu diesem Zweck muessen Sie die Daten in den Excel-Optionen als benutzerdefinierte Listen definieren.

Besonders praktisch ist, dass Sie diese Wertereihen direkt aus einem Tabellenblatt uebernehmen koennen. Um also beispielsweise die Buchstaben von A bis Z als benutzerdefinierte Liste anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie die Buchstaben der Reihe nach in einen zusammenhaengenden Zellbereich eines beliebigen Tabellenblatts ein - zum Beispiel "A" in Zelle A1, "B" in Zelle A2 usw. bis zum Buchstaben "Z" in Zelle A26.

2. Markieren Sie den Bereich mit dem Reihenmuster, hier also A1:A26.

3. Waehlen Sie das Menue EXTRAS-OPTIONEN an und wechseln Sie in Excel 97 und 2000 auf die Registerkarte AUTOAUSFUELLEN; in Excel 2002/XP und 2003 aktivieren Sie die Registerkarte BENUTZERDEFINIERTE LISTEN.

4. Im unteren Bereich des Dialogfelds erscheint der Bezug auf die markierten Zellen automatisch im Feld LISTE AUS ZELLEN IMPORTIEREN. Somit muessen Sie nur noch auf die Schaltflaeche IMPORTIEREN klicken, um die Werte - in diesem Fall die Buchstaben - in das Feld LISTENEINTRAEGE zu uebernehmen.

5. Bestaetigen Sie die Ergaenzung mit OK.

Ab sofort koennen Sie das Alphabet genau so einfach in eine Tabelle einfuegen wie die Wochentage: Geben Sie A und B in zwei untereinander stehende Zellen ein; markieren Sie die beiden Zellen; zeigen Sie mit der Maus auf das Ausfuellkaestchen in der unteren rechten Ecke der Markierung; ziehen Sie das Ausfuellkaestchen um die passende Zellenanzahl nach unten.

Bei Bedarf koennen Sie benutzerdefinierte Listen auch direkt im Dialogfeld der Excel-Optionen anlegen. Dazu waehlen Sie EXTRAS-OPTIONEN an und wechseln auf die Registerkarte AUTOAUSFUELLEN oder in Excel 2002/XP und 2003 auf die Registerkarte BENUTZERDEFINIERTE LISTEN. Dann markieren Sie im linken Listenfeld den Eintrag "Neue Liste" und klicken auf die Schaltflaeche HINZUFUEGEN. Anschliessend koennen Sie das Feld unter LISTENEINTRAEGE direkt durch Tastatureingaben ausfuellen. Damit die einzelnen Werte des Reihenmusters in separaten Zeilen erscheinen, druecken Sie nach jedem Eintrag die Return-Taste. Wenn die Liste komplett ist, bestaetigen Sie die Eingabe mit OK.

Minuszeichen von hinten nach vorn setzen

Wer Daten aus anderen Programmen oder von einem Großrechner bekommt, um sie mit Excel weiterzuverarbeiten, ist mitunter mit Minuszeichen konfrontiert, die nicht vor, sondern hinter der Zahl stehen.

Das Problem ist nun, dass Excel derartig dargestellte Zahlen als Text interpretiert. Daher kann mit ihnen nicht sofort gerechnet werden.

Sie benötigen also eine Methode, das Minuszeichen von hinten nach vorn zu bekommen. Die einfachste Methode arbeitet mit einer Hilfsspalte, in der die importierten Daten so umgewandelt werden, dass Sie mit ihnen rechnen können.

Stellen Sie sich vor, in der Zelle A1 steht eine Zahl mit einem Minuszeichen dahinter. Zur Umsetzung des Minuszeichens nach links geben Sie in die Zelle B1 folgende Formel ein:

=WENN(RECHTS(A1;1)="-"; LINKS(A1;LÄNGE(A1)-1)*(-1);A1)

Diese Formel überprüft, ob das erste Zeichen von rechts ein Minuszeichen ist. Wenn ja, wird der Zellinhalt bis auf das rechte Zeichen mit dem Wert -1 multipliziert. Das Ergebnis ist dann die gewünschte negative Zahl in der korrekten Form.

Wenn die Überprüfung ergibt, dass das erste Zeichen von rechts kein Minuszeichen ist, liefert die Formel als Ergebnis einfach den Inhalt der Zelle A1.

Die Formel brauchen Sie nur in die erste Zelle, in unserem Beispiel B1, einzugeben. Anschließend kopieren Sie die Formel nach unten.

Umwandlung von Hyperlinks vermeiden

Wenn Sie bei der Arbeit mit Excel in einer Zelle eine Internet- oder E-Mail-Adresse eingeben, wandelt Excel diese sofort nach dem Bestätigen der Taste <Enter> in einen Hyperlink um.

Grundsätzlich ist das recht praktisch. Mitunter kann es aber vorkommen, dass Sie diesen Eingriff in Ihre Schreibgewohnheiten gar nicht wünschen.

Natürlich können Sie Excel zwingen, wirklich nur das zu tun, was Sie eingeben. Die Methoden unterscheiden sich je nach eingesetzter Version.

Bei der Arbeit mit Excel ab Version XP (2002) gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie im Menü "Extras" den Befehl "AutoKorrektur-Optionen" auf.
2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie dann das Register "AutoFormat während der Eingabe".
3. In dieser Box deaktivieren Sie dann die Option "Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks".
4. Nach der Bestätigung mit "OK" sind Sie die Ersetzung los.

So komfortabel geht das in den älteren Excel-Versionen leider nicht. Mit zwei kleinen Tricks kommen Sie dennoch zum gewünschten Ergebnis:

1. Geben Sie vor der Eingabe der Internet- oder E-Mail-Adresse ein Leerzeichen oder ein Apostroph ein.
2. Excel interpretiert die Eingabe dann als einfachen Text und umgeht die Ersetzung.

Die andere Variante verbirgt sich hinter der Tastenkombination <Strg><z>, die Sie nach der Eingabe der Internet- oder E-Mail-Adresse betätigen.

Damit machen Sie den letzten Schritt – also die Umwandlung in einen Hyperlink – wieder rückgängig.

Nullwerte nicht anzeigen

Wer mit Excel Tabellen aufbaut, die schon Formeln enthalten, obwohl die dazugehörigen Werte erst nach und nach eingetragen werden, kennt das Problem: Die Tabelle ist überfüllt mit 0,00-Inhalten. Das ist der Übersichtlichkeit nicht gerade zuträglich.

Excel bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, Nullwerte zu unterdrücken und die Ergebniszellen erst dann zu füllen, wenn es etwas zu berechnen gibt.

Um die Ausgabe von Nullwerten generell zu unterbinden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Aktivieren Sie im Menü "Extras" den Befehl "Optionen".
2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Ansicht".
3. Unter der Überschrift "Fensteroptionen" deaktivieren Sie in dieser Box die Option "Nullwerte".
4. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Von nun an werden keine Nullwerte mehr in Ihrer Tabelle angezeigt.

Sollen nur Nullwerte in bestimmten Ergebnis-Zellen unterdrückt werden, so setzen Sie in den entsprechenden Zellen eine Wenn-Abfrage ein, mit der Sie überprüfen, ob in einer Zelle, auf die sich die Berechnung bezieht, schon etwas steht.

Für die Multiplikation der Zellen A1 und B1 überprüft beispielsweise die folgende Formel, ob in A1 schon etwas eingetragen wurde:

=WENN(A1<>"";A1*B1;"")

Schutz ohne Blattschutz

Grundsätzlich bietet Excel Ihnen die Möglichkeit, Formeln in einer Zelle mit einem Schutz zu versehen. Voraussetzung dabei ist, dass Sie das Tabellenblatt mit einem Schutz versehen. Sonst ist der Zellschutz nicht wirksam.

Diese Methode ist zwar wirksam, aber leider auch manchmal nachteilig. Nämlich dann, wenn Sie Änderungen an einer geschützten Zelle vornehmen wollen – beispielsweise das Entfernen oder Hinzufügen von Zeilen.

Hier stellen wir Ihnen eine Methode vor, mit der Sie Formeln gegen versehentliches Überschreiben schützen können, ohne den Blattschutz aktivieren zu müssen:

1. Dazu geben Sie zuerst die gewünschte Formel ein.
2. Dann markieren Sie die Zelle und rufen im Menü "Daten" den Befehl "Gültigkeit" auf.
3. Im Listfeld "Zulassen" aktivieren Sie die Option "Benutzerdefiniert".
4. Dann geben Sie die folgende Formel in das Eingabefeld ein: =ISTLEER(INDIREKT("ZS";0))
5. Anschließend wechseln Sie in der Dialogbox in das Register "Fehlermeldung".
6. Dort definieren Sie die Meldung, die angezeigt werden soll, wenn ein Anwender versucht, die Formel zu überschreiben.
7. Dann schließen Sie Box mit der Schaltfläche "OK".

Wenn nun der Versuch unternommen wird, etwas in die Zelle einzugeben, erscheint eine Warnung.

Vorsicht: Die beschriebene Methode bietet einen guten Schutz vor Überschreiben. Sie beschränkt sich allerdings auf die versehentliche Variante. Jeder Anwender kann die Formel mit der Entfernen-Taste löschen oder die Gültigkeitsprüfung deaktivieren und dann die Formel löschen.

Zellinhalte splitten

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Sie Daten bereits eingegeben haben. Im Nachhinein stellt sich heraus, dass es sinnvoller wäre, Daten, die in einer Spalte stehen, auf mehrere Spalten aufzusplitten.

Mit Hilfe des Text-Assistenten von Excel ist das Problem schnell gelöst – vollkommen ohne Formeln oder Hilfsspalten. Dazu gehen Sie so vor:

1. Markieren Sie die Zellen, deren Inhalte Sie teilen möchten.
2. Dann öffnen Sie das Menü "Daten" und aktivieren dort den Befehl "Text in Spalten".
3. Daraufhin erscheint die Dialogbox des ersten Schritts des Textkonvertierungs-Assistenten.
4. Per Mausklick können Sie hier auswählen, ob der Text in einer festen Breite vorliegt oder getrennt ist.
5. Aktivieren Sie zum Beispiel die Option "Getrennt", wenn sich zwischen den einzelnen Texten ein Leerzeichen befindet.
6. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Weiter".
7. Daraufhin erscheint die Dialogbox des zweiten Schritts des Assistenten.
8. In dieser Box markieren Sie das anzuwendende Trennzeichen, also das Leerzeichen. Unten in der Box erscheint dann eine Vorschau auf die getrennten Daten.
9. Wenn diese Aufteilung der Daten in der Vorschau Ihren Vorstellungen entspricht, gelangen Sie mit der Schaltfläche "Weiter" zum dritten und letzten Schritt des Assistenten.
10. In dieser Box haben Sie die Möglichkeit, für die einzelnen Spalten der getrennten Daten die Formatierungsoptionen einzustellen.
11. Wenn Sie das erledigt haben, schließen Sie den Assistenten mit der Schaltfläche "Fertig stellen".

Excel führt nun die Aufteilung aus und stellt die Daten dann in der gewünschten Form in der Tabelle dar.

Nur Wochentage zulassen

Sie möchten in einem Teil einer Tabelle die Eingabe auf Wochentage beschränken? Kein Problem mit der Gültigkeitsprüfung und der richtigen Formel. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die erste Zelle des Bereichs – beispielsweise A1.
2. Rufen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Gültigkeit" auf.
3. Im Listfeld "Zulassen" markieren Sie die Option "Benutzerdefiniert".
4. In das Eingabefeld "Formel" tragen Sie dann die folgende Formel ein:

=NICHT(ISTFEHLER(VERGLEICH(A1; TEXT(ZEILE($1:$7);"tttt");0)))

Anschließend wechseln Sie in das Register "Eingabemeldung".

• Hier können Sie einen Text eingeben, der dem Anwender angezeigt wird, wenn er die Zelle aktiviert, z.B. "Nur Wochentage erlaubt".
• Als letztes haben Sie die Möglichkeit, im Register "Fehlermeldung" einen Text einzugeben, der bei einer ungültigen Eingabe in einer Dialogbox angezeigt wird.

Wenn Sie alle Einträge vorgenommen haben, bestätigen Sie das mit der Schaltfläche "OK".

Falls Sie diese Gültigkeitsprüfung in mehr als einer Zelle einsetzen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zelle mit der definierten Gültigkeitsprüfung.
2. Kopieren Sie die Zelle mit <Strg><C>.
3. Markieren die nun Zellen, in die Sie die Prüfung kopieren möchten.
4. Wählen die Funktion "Bearbeiten/Inhalte einfügen" mit der Option "Gültigkeit".

Alle Kommentare per Mausklick anzeigen

Versionen: Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Excel-Zellen lassen sich bekanntlich mit Kommentaren versehen, um beispielsweise eine Formel zu erlaeutern oder kleine Gedaechtnisstuetzen fuer die naechste Ueberarbeitung einzufuegen. Eine kleine rote Markierung weist dann auf den Kommentar hin und sobald Sie den Mauszeiger ueber die entsprechende Zelle bewegen, wird der Text eingeblendet.

Auf diese Weise koennen Sie allerdings immer nur einen Kommentar nach dem anderen anzeigen. Moechten Sie sich moeglichst schnell einen Ueberblick ueber alle Kommentare in einer Tabelle verschaffen, gibt es einen einfachen Trick:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine der Symbolleisten und markieren Sie den Eintrag UEBERARBEITEN.

2. In der Symbolleiste, die daraufhin erscheint, gibt es ein Symbol "Alle Kommentare anzeigen", das Sie nur anklicken muessen, um die gewuenschten Informationen einzublenden.

3. Ein weiterer Mausklick auf das Symbol blendet die Kommentare wieder aus.

Moechten Sie diese nuetzliche Funktion haeufiger nutzen, bietet es sich an, das entsprechende Symbol bei gedrueckter Alt- und Strg-Taste in eine der Standardsymbolleisten zu ziehen, wo es Ihnen dann staendig zur Verfuegung steht.

Ostern berechnen

Haben Sie sich eigentlich schon einmal gefragt, wie Sie das Datum von Ostern mit Excel berechnen können? Wie Sie also anhand einer Jahreszahl (wie z.B. 2005) das Datum des Ostersonntags in diesem Jahr bestimmen können? Das ist übrigens wirklich eine komplizierte Angelegenheit!

Wie im ersten Kirchenkonzil im Jahr 325 n. Chr. festgelegt wurde, soll der Ostersonntag immer auf den ersten Sonntag nach dem ersten Vollmond des Frühlings fallen. Der Mathematiker Carl Friedrich Gauss hat dann im Jahr 1800 eine Osterberechnungsformel entwickelt, die noch heute zur Berechnung von Ostern verwendet wird.

Und mit dieser Methode kann man die Osterberechnung auch in Excel durchführen. Hier ist eine Variante dieser "magischen" Osterberechnungsformel:

=DATUM($B$1;3;1)+REST((255-11*REST($B$1;19)-21);30)+21+(REST((255-11*REST($B$1;19)-21);30) + 21>48)+6-REST($B$1+GANZZAHL($B$1/4)+REST((255- 11*REST($B$1;19)- 21);30)+21+(REST((255-11*REST($B$1;19)-21);30)+21>48)+1;7)

Wenn Sie diese Formel in Ihren Tabellen verwenden möchten, können Sie sie übrigens mit der Maus markieren, dann mit <Strg><C> kopieren und in Excel direkt mit <Strg><V> in eine Zelle einfügen.

Ersetzen Sie den Bezug $B$1 in der Formel durch die Zelladresse, in der sich die gewünschte Jahreszahl in der Form JJJJ (also z.B. 2005 oder 2107) befindet. Denken Sie daran, die Zelle nach der Eingabe der Formel über den Befehl "Format – Zellen – Zahlen" mit einem passenden Datumsformat zu versehen, damit Sie auch den Datumswert angezeigt bekommen.

Weitere Feiertagstermine berechnen

Es ist so, dass sich vom Ostersonntag viele Feier- und Sondertage (nicht nur die christlichen) ableiten. Sie können also vom Ergebnis der Formel oben ganze Zahlen abziehen oder addieren, um die Daten anderer Feiertage zu ermitteln:

Rosenmontag: -48 Tage
Faschingsdienstag: -47 Tage
Christi Himmelfahrt: +39 Tage
Pfingstsonntag: +49 Tage
Fronleichnam: +60 Tage

Suchen nach Verknüpfungen

Externe Verknüpfungen sind sehr hilfreich bei tabellenübergreifenden Berechnungen. So weit, so gut.

Problematisch kann es werden, wenn Sie bei Tabellen, die Sie vor längerer Zeit erstellt haben, nicht mehr genau wissen, in welchen Formeln Sie Verknüpfungen verwendet haben.

Das ist vor allem dann ärgerlich, wenn Sie gezielt die Bezüge auf externe Dateien entfernen wollen, doch ein oder zwei Verknüpfungen sich einfach nicht ausfindig machen lassen. Beim Öffnen der Datei werden Sie dann jedes Mal wieder gefragt, ob die Verknüpfung, die Sie gar nicht mehr verwenden möchten, aktualisiert werden soll.

Mit der folgenden Methode suchen Sie gezielt nach den Formeln, die einen externen Bezug auf eine andere Arbeitsmappe enthalten. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie den Bereich, den Excel durchsuchen soll. Wenn Sie alle Zellen und Formeln eines Tabellenblatts durchsuchen möchten, müssen Sie keine Markierung vornehmen.
2. Anschließend rufen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Suchen" auf. Alternativ können Sie auch gleichzeitig die Tasten <Strg><F> drücken.
3. Geben Sie in der Dialogbox nun in das Feld "Suche nach" das Ausrufezeichen (!) ein. Das Ausrufezeichen verwenden Sie als Suchkriterium, weil es in allen externen Bezügen in einer Formel für die Bezeichnung einer externen Tabelle verwendet werden muss.
4. Dann markieren Sie in der Auswahl-Liste "Suchen in" den Eintrag "Formeln".
5.  Abschließend stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Nur ganze Zellen suchen" (Excel 2000) oder ""Gesamten Zelleninhalt vergleichen" (Excel ab Version XP) nicht aktiviert ist.
6. Zum Start der Suche klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitersuchen".

Excel setzt daraufhin den Cursor auf die erste Zelle, die eine Formel mit einer Verknüpfung enthält.

Wenn es sich dabei um eine Verknüpfung handelt, die Sie entfernen möchten, verlassen Sie die Suchen-Dialogbox mit der Schaltfläche "Schließen". Dann ersetzen Sie den externen Bezug durch einen konstanten Wert. Danach können Sie bei Bedarf die Suche fortsetzen.

Namen in Bezüge umwandeln

Die Möglichkeit, Zellen oder Zellbezüge mit Namen zu versehen, mit denen dann auch gerechnet werden kann, sind sehr komfortabel.

Bedauerlich ist allerdings, dass Formeln und Funktionen, in denen Bezüge mit Namen verwendet werden, nicht ohne weiteres in normale Zellbezüge umgewandelt werden können.

Mit der folgenden Methode überlisten Sie Excel und kommen zum gewünschten Ergebnis:

Rufen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Optionen" auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Umsteigen". In diesem Register aktivieren Sie die Kontrollkästchen "Alternative Formeleingabe" und "Alternative Formelberechnung". Markieren Sie dann mit einem Mausklick die Zelle, die die umzuwandelnde Formel enthält. Dann betätigen Sie die Funktionstaste <F2> und drücken die <Enter>-Taste. Anschließend schalten Sie die Optionen "Alternative Formeleingabe" und "Alternative Formelberechnung" im Register "Umsteigen" der Dialogbox "Extras – Optionen" wieder ab. Nun sind die Namen in der Formel verschwunden. Die Formel ist mit normalen Zellbezügen sichtbar.

Abfrage zur Aktualisierung externer Bezüge verhindern

Beim Öffnen von Dateien, in denen sich externe Bezüge (also Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsmappen) befinden, fragt Excel nach, ob Sie diese Bezüge aktualisieren möchten oder nicht.

Wenn Sie mit bestimmten Arbeitsmappen, die solche Bezüge enthalten, häufig arbeiten, kann die dauernde Bestätigung der Aktualisierung ziemlich lästig sein. Aber es gibt einen Trick, die Nachfrage abzuschalten:

Rufen Sie die Funktion "Extras – Optionen" auf. Wechseln Sie in das Register "Bearbeiten" Schalten Sie das Häkchen vor "Aktualisieren von automatischen Verknüpfungen bestätigen" aus. Nun aktualisiert Excel beim Öffnen von Dateien mit externen Verknüpfungen diese Verknüpfungen immer automatisch.

Automatische Wiedervorlage

Wohl jeder hat sie: Tabellen, die immer mal wieder oder in regelmäßigen Abständen weiterbearbeitet oder ergänzt werden müssen. Und wahrscheinlich hat auch jeder schon mal einen dieser Bearbeitungstermine verpasst.

Was liegt also näher, als die Erinnerung zu automatisieren? In der Kombination von Excel und Outlook gibt es einen sehr komfortablen Weg.

Als Erstes benötigen Sie eine neue Schaltfläche in Ihrer Excel-Symbolleiste. Diese richten Sie wie folgt ein:

1. Aktivieren Sie im Menü "Ansicht" den Befehl "Symbolleisten".
2. Im verzweigenden Menü rufen Sie dann den Befehl "Anpassen" auf.
3. Das führt in eine Dialogbox. In dieser wählen Sie das Register "Befehle".
4. Auf der linken Seite wählen Sie in dieser Box mit einem Mausklick die Kategorie "Extras". Daraufhin werden auf der rechten Seite die in dieser Kategorie verfügbaren Befehle angezeigt.
5. In dieser Liste markieren Sie den Befehl "Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen".
6. Ziehen Sie nun mit gedrückt gehaltener linker Maustaste den Befehl "Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen" in Ihre Excel-Symbolleiste.
7. An der gewünschten Position lassen Sie die Maustaste los, und sofort erscheint die neue Schaltfläche.
8. Mit der Schaltfläche "Schließen" verlassen Sie dann die Dialogbox zum Anpassen der Symbolleisten.

Ab sofort können Sie mit wenigen Mausklicks die automatisierte Wiedervorlage für Ihre Tabellen aktivieren. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie in Excel die Tabelle, für die Sie die Wiedervorlage einrichten möchten.
2. Klicken Sie die soeben neu erstellte Schaltfläche an.
3. Daraufhin öffnet sich eine Outlook-Aufgabe, die bereits automatisch eine Verknüpfung zu Ihrer geöffneten Excel-Tabelle enthält.
4. Mit der Schaltfläche "Fällig am:" öffnen Sie nun den Kalender und wählen das gewünschte Fälligkeitsdatum aus. Die notwendige Erinnerungs-Option setzt Outlook automatisch auf 8 Uhr des gewählten Tags.
5. Mit der Schaltfläche "Speichern und Schließen" speichern Sie nun noch die neue Aufgabe.

Am festgelegten Fälligkeitsdatum öffnet Outlook automatisch die Aufgabe mit der Datei-Verknüpfung.

Mit einem Doppelklick auf der Datei-Verknüpfung öffnen Sie dann die gewünschte Tabelle und können pünktlich mit der Arbeit loslegen.

Automatische Hochstellung von Zeichen

Wenn Sie in einer Excel-Tabelle Daten in Quadratmeter eingeben müssen, können Sie die Hochzahl nicht automatisch hochstellen.

Hochzahlen können Sie problemlos mit einem benutzerdefinierten Format eingeben. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie zunächst die Zellen, in die Sie die Zahlen mit hochgestellten Zeichen eingeben wollen.
2. Dann rufen Sie im Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf.
3. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Zahlen".
4. Im linken Bereich des Dialogfensters wählen Sie dann mit einem Mausklick die Kategorie "Benutzerdefiniert" aus.
5. In das Eingabefeld "Typ" geben Sie nun ein: 0 "m²" (also die Ziffer 0, dann ein Freizeichen, dann den Text m² in Anführungszeichen)
6. Die hochgestellte Zahl Zwei erzeugen Sie dabei mit der Tastenkombination <AltGr><2>.
7. Die Eingabe des neuen benutzerdefinierten Zahlenformats bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Wenn Sie nun einer Zelle, die eine Zahl enthält, dieses Format zuweisen, erscheint in der Zelle die Zahl in der gewünschten Form.

Bilder und Grafiken in Kommentare einbinden

Excel gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Tabellen mit Kommentaren zu versehen. Damit können Sie zum Beispiel anderen Anwendern die erforderlichen Eingaben erläutern oder die Funktionsweise einer Formel erklären.

Das eröffnet Ihnen vielseitige Möglichkeiten, um Tabellen und Berechnungen zu dokumentieren.

Zum Einfügen einer Grafik in einen Kommentar gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie als Erstes in der gewünschten Zelle einen Kommentar.
2. Dann markieren Sie den Kommentar und drücken auf der Umrandung die rechte Maustaste.
3. Im erscheinenden Kontextmenü rufen Sie dann den Befehl "Kommentar formatieren" auf.
4. In dem erscheinenden Dialogfenster aktivieren Register "Farben und Linien".
5. Hier öffnen Sie das Listfeld "Farbe" und aktivieren dort den Befehl "Fülleffekte".
6. Daraufhin wird ein weiteres Dialogfenster geöffnet.
7. Hier aktivieren Sie Register "Grafik".
8. Nach dem Anklicken der Schaltfläche "Grafik auswählen" erscheint ein weiteres Dialogfenster.
9. Legen Sie hier fest, welche Grafik von Ihrer Festplatte verwendet werden soll.
10. Die Auswahl bestätigen Sie mit "OK". Nun schließen Sie die noch offenen Boxen jeweils mit "OK".

Die ausgewählte Grafik wird dann als Hintergrund des Kommentars angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darauf bewegen.

Nur sichtbare Zellen in einer gefilterten Liste kopieren

Wenn Sie in einer Liste, die Sie mit einem AutoFilter versehen haben, Teile der gefilterten Liste kopieren, erkennt Excel automatisch, dass einige Zellen ausgeblendet sind. Diese bleiben beim Kopieren und Einfügen unberücksichtigt.

Anders sieht das leider aus, wenn Sie Zeilen oder Spalten in einer Tabelle manuell oder mit der Gliederungsfunktion ausblenden.

In diesen Fällen führen Kopiervorgänge zu unerwünschten Ergebnissen, denn Excel kopiert dann auch die ausgeblendeten Zellen. Beim Einfügen erhalten Sie so nicht die gewünschten Ergebnisse.

Es gibt aber Möglichkeiten, wie Sie dieses Problem in Ihren Tabellen lösen können. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie in einer Tabelle, die ausgeblendete Zellen enthält, den Bereich, den Sie an einer anderen Stelle einfügen möchten.
2. Rufen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Gehe zu" auf.
3. Daraufhin wird ein Dialogfenster eingeblendet.
4. Hier klicken Sie die Schaltfläche "Inhalte" an.
5. In dem erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie mit einem Mausklick die Option "Nur sichtbare Zellen".
6. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".
7. Anschließend kopieren Sie den markierten Bereich wie gewohnt in die Zwischenablage.

Beim Einfügen erscheinen dann auch nur die sichtbaren Zellen an der neuen Position.

Für den Fall, dass Sie häufiger mit Tabellen arbeiten, in denen diese Vorgehensweise erforderlich ist, können Sie auch eine Schaltfläche, die Ihnen die Einstellungen mit einem einzigen Mausklick abnimmt, in eine Ihrer Symbolleisten integrieren. Das geht so:

Rufen Sie im Menü "Ansicht" den Befehl "Symbolleisten" und im verzweigenden Menü den Befehl "Anpassen" auf. In dem erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie die Kategorie "Bearbeiten". Dann ziehen Sie das Symbol "Nur sichtbare Zellen markieren" mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an eine beliebige Position auf einer Symbolleiste. Nach dem Schließen der Dialogbox steht Ihnen das Symbol in allen Mappen zur Verfügung.

Auswahlfenster für Linien einblenden

Wenn Sie in Ihren Excel-Tabellen häufig mit Rahmenlinien arbeiten, werden Sie sich wohl auch schon da¬rüber geärgert haben, dass Sie für jede Linie das Listfeld zur Linienauswahl auf der Symbolleiste neu öffnen müssen. Das ist gar nicht notwendig, nur wissen viele Anwender davon nichts.

Eine Besonderheit des Fensters zur Formatierung mit Rahmen und Linien ist, dass man das aufgeklappte Fenster sozusagen "abreißen" kann.

Sie können es mit in der Titelleiste gedrückt gehaltener linker Maustaste verschieben und geöffnet an jeder beliebigen Stelle auf der Arbeitsfläche platzieren. So können Sie mehrere Zellen formatieren, ohne jedes Mal das Auswahlfenster aufklappen zu müssen.

Wenn Sie Ihre Rahmenlinien fertig gestellt haben, können Sie das Auswahlfenster durch einen Klick auf das Schließen-Symbol wieder vom Bildschirm entfernen.

Anhand einer Kalenderwoche den Montag der Woche ermitteln

Liefertermine oder Ähnliches werden häufig für eine bestimmte Kalenderwoche angegeben. Wenn Sie nun mit Excel ermitteln möchten, auf welches Datum der Montag einer Kalenderwoche fällt, steht Ihnen dafür leider keine fertige Funktion zur Verfügung.

Mit einer Formel, in der Sie die Funktionen DATUM und WOCHENTAG miteinander kombinieren, erreichen Sie das gewünschte Ergebnis.

Wenn in einer Tabelle in der Zelle B1 die Kalenderwoche steht und in der Zelle B2 das Jahr angegeben wird, können Sie den dazugehörigen Montag mit der folgenden Formel ermitteln:

=DATUM(B2;1;7* B1-3-WOCHENTAG(DATUM(B2;;);3))

Wichtig dabei ist, dass Sie das Jahr in der Zelle B2 unbedingt 4-stellig angeben.

Stunden für Berechnungen in Zahlen umwandeln

Wenn Sie in einer Excel-Tabelle eine errechnete Stundenzahl mit einem Stundenlohn multiplizieren, um einen Gesamtlohn zu ermitteln, erhalten Sie nicht das gewünschte Ergebnis.

Dieser Fehler tritt deshalb auf, weil Excel bei einer Berechnung mit Stunden das Ergebnis immer als Stunden darstellt.

Aus diesem Grund müssen Sie die Stunden in eine Zahl umwandeln, damit Sie mit zwei kompatiblen Werten rechnen können. Dazu verwenden Sie die Funktionen STUNDE() und MINUTE().

Wenn in Zelle B3 die Stundenzahl und in Zelle B2 der Stundenlohn steht, geben Sie für die korrekte Berechnung in die Zelle B4 die folgende Formel ein:

=(STUNDE(B3)+MINUTE(B3)/60)*B1

Große Bereiche bearbeiten

Wenn Sie häufig mit Tabellen arbeiten, die in der Breite nicht ganz auf dem Bildschirm sichtbar sind, sollten Sie eine Anzeige-Option nutzen, die vielen Anwendern nicht bekannt ist.

1. Markieren Sie ein paar Zeilen über die gesamte beschriftete Tabellenbreite.
2. Dann öffnen Sie durch Anklicken des Listpfeils das Zoom-Listfeld.
3. In diesem Listfeld finden Sie ganz unten die Option "Markierung".
4. Diese klicken Sie mit der Maus an.

Ihre Tabelle wird dann so gezoomt, dass sie in der kompletten Breite auf den Bildschirm passt.

Namen und Farben für Tabellenblätter

Bei der Arbeit mit komplexen Arbeitsmappen geht schnell die Übersicht verloren. Dem können Sie durch konsequenten Einsatz der Blattregister entgegenwirken.

Standardmäßig sind die Register grau und mit dem Namen "Tabelle" sowie dem Zusatz einer laufenden Nummerierung versehen.

Aussagekräftige Namen und Farben für zusammengehörige Blätter hingegen machen Ihre Mappen viel übersichtlicher.

Zum Umbenennen der Tabellenblätter führen Sie mit der Maus auf dem umzubenennenden Register einen Doppelklick aus. Dann ändern Sie den Namen und schließen den Vorgang mit der Taste <Enter> ab.

Für die Auswahl einer Farbe (erst ab Excel XP verfügbar) gehen Sie so vor:

1. klicken Sie das Register mit der rechten Maustaste an. 2. Im Kontextmenü aktivieren Sie dann den Befehl "Registerfarbe" 3. Daraufhin wird eine Dialogbox zur Farbauswahl eingeblendet. 4. In dieser Box wählen Sie die gewünschte Farbe aus 5. Bestätigen die Auswahl mit der Schaltfläche "OK".

Das Register wird dann in der gewünschten Farbe dargestellt.

Schaltfläche für einen Druckbereich einrichten

Viele Anwender schätzen die Möglichkeiten, mit Druckbereichen nur Teile von Tabellenblättern ausdrucken zu können.

Wenn auch Sie häufig diese Technik einsetzen, ist eine passende Symbolleisten-Schalt¬fläche für die Definition eines Druckbereichs sehr hilfreich.

Für die Einrichtung einer solchen Schaltfläche gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie den Befehl "Ansicht – Symbolleisten – Anpassen" auf.
2. Aktivieren Sie hier das Register "Befehle".
3. In der Kategorie "Datei" sehen Sie den Befehl "Druckbereich festlegen".
4. Diesen Befehl klicken Sie mit der Maus an und ziehen ihn dann mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an eine beliebige Position auf einer der Symbolleisten.
5. Dort steht Ihnen dann die neue Schaltfläche zur Verfügung.
6. Die Dialogbox "Anpassen" schließen Sie mit der Schaltfläche "Schließen".

Die neue Schaltfläche setzen Sie folgendermaßen ein:

1. Markieren Sie den Bereich, der gedruckt werden soll.
2. Betätigen Sie die Schaltfläche.
3. Damit ist der markierte Bereich als Druckbereich definiert.

Auf Tabellen in Add-Ins zugreifen

Im Internet oder auf Heft-CDs von Fachmagazinen finden Sie jede Menge nützlicher Excel-Add-Ins. Oftmals sind diese aber nicht ohne weiteres einsetzbar, weil zum Beispiel falsche oder fremdsprachliche Begriffe verwendet werden. Mitunter sind auch andere kleine Anpassungen notwendig.

In der Regel sind Begriffe und Bezeichnungen in einer Tabelle der Arbeitsmappe des Add-Ins definiert und sollten dort anpassbar sein.

Beim Laden eines solchen Add-Ins wird allerdings keine Arbeitsmappe und kein Arbeitsblatt angezeigt.

Das liegt an einer speziellen Einstellung, die in erster Linie zum Schutz der Add-Ins vor Veränderungen dient. Sie können sie allerdings mit einem Trick umgehen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Als Erstes öffnen Sie das Add-In, an dem Sie Änderungen vornehmen möchten.
2. Dann wechseln Sie mit der Tastenkombination <Alt><F11> in die VBA-Entwicklungsumgebung.
3. Im Projekt-Explorer öffnen Sie das VBA-Projekt des Add-Ins mit einem Doppelklick.
4. Dann öffnen Sie den Ordner "Microsoft Excel Objekte".
5. Dort klicken Sie auf "Diese Arbeitsmappe" und drücken die Taste <F4>. Es erscheint das Fenster "Eigenschaften"
6. In diesem Fenster Sie eine Eigenschaft mit der Bezeichnung "IsAddin", die Sie von "True" auf "False" setzen.

Das Add-In erscheint daraufhin als "normale" Arbeitsmappe in Excel, so dass Sie die gewünschten Anpassungen in den entsprechenden Arbeitsblättern vornehmen können.

Wenn Sie das erledigt haben, können Sie das Add-In erneut als Add-in abspeichern. Das geht so:

1. Wechseln Sie wieder in die VBA-Entwicklungsumgebung.
2. Ändern Sie die Eigenschaft "IsAddin" wieder zurück auf "True".
3. Im Menü "Datei" rufen Sie dann den Befehl "Speichern und zurück zu Microsoft Excel auf" an, um die angepasste Version des Add-Ins zu sichern und die Entwicklungsumgebung zu schließen.

Sonderzeichen aus Texten entfernen

Wenn beim Import von Daten Sonderzeichen in die Zellen übernommen wurden, die nicht darstellbar sind, erkennen Sie das an kleinen Quadraten in der Textdarstellung von Excel. Das sind nicht druckbare Sonderzeichen, die zu Problemen führen können.

Über die Funktion SÄUBERN entfernen Sie alle nicht druckbaren Sonderzeichen. Übergeben Sie der Funktion die Adresse der Zelle, in der sich die zu säubernden Daten befinden, also beispielsweise =SÄUBERN(A1)

Zahlen in römische Ziffern umwandeln

Im täglichen Leben spielen römische Ziffern keine allzu große Rolle. Wenn Sie sie aber doch einmal benötigen, können Sie sich getrost auf Excel verlassen.

Das Programm stellt Ihnen nämlich eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie arabische Zahlen in römische Zahlen konvertieren können. Die Funktion heißt RÖMISCH und benötigt als Argument lediglich die umzuwandelnde Zahl als Wert oder als Zellbezug.

Einsatz der Funktion RÖMISCH

Als Ergebnis liefert die Funktion RÖMISCH einen Text.

So ergibt die Funktion =RÖMISCH(2395) als Ergebnis den Text "MMCCCXCV".

Weil die Funktion als Ergebnis einen text liefert, können Sie mit den römischen Zahlen in einer Tabelle keine weiteren Berechnungen durchführen.

Negative Zahlen können Sie mit der Funktion nicht umwandeln. Bei einem Versuch liefert Excel den Fehler #WERT!. Der Trick: vorher über WENN auf negative Werte prüfen.

Optional können Sie der Funktion RÖMISCH noch das Argument "Typ" als Zahlenwert zwischen 1 und 4 übergeben. Dann wird die römische Zahl nicht in der klassischen Form, sondern in verschiedenen Kurzdarstellungen geliefert.

Zellinhalte aneinanderhängen

Sie können die Inhalte aus zwei Zellen ganz einfach verbinden, indem Sie das &-Zeichen in einer Formel verwenden, z.B. durch den Ausdruck =A1&A2 in einer Zelle.

Steht also in Zelle A1 beispielsweise der Text "Excel" und in Zelle A2 die Zahl 100 und geben Sie in Zelle A3 den Ausdruck =A1&A2 ein, dann erhalten Sie als Ergebnis den folgenden Wert:

Excel100

Das Verketten von Inhalten funktioniert mit Texten und Werten, Datumsangaben und Zeiten gleichermaßen.

Word-Dokument als Excel-Deckblatt

Gerade bei umfangreichen Arbeitsmappen kann es sinnvoll sein, diese mit einem Deckblatt zu versehen.

Wenn dieses Deckblatt dann größere Textelemente enthalten soll, bietet es sich an, es mit Word zu erstellen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, der Sie das Deckblatt hinzufügen möchten.
2. In diese fügen Sie mit dem Befehl "Einfügen – Tabellenblatt" eine zusätzliche Tabelle ein.
3. Durch einen Doppelklick auf die Registerkarte des neuen Blatts aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus und geben als Namen beispielsweise "Deckblatt" ein.
4. Aktivieren Sie im Blatt die Zelle A1 und rufen Sie dann den Befehl "Einfügen – Objekt" auf. In dem Dialogfenster wählen Sie "Microsoft Word-Dokument" als Typ und bestätigen das mit "O".
5. Daraufhin erscheint ein leerer Rahmen – das Dokument – auf dem Tabellenblatt.

Jetzt nehmen Sie einige weitere Formatierungen vor:

1. Um Ihr Word-Objekt der Seitengröße der Tabelle anzupassen, aktivieren Sie im Menü "Ansicht" die Option "Seitenumbruch-Vorschau".
2. Mit der Maus passen Sie dann die Deckblatt-Größe an.
3. Schließlich geben Sie den gewünschten Text in den Objektrahmen ein und formatieren ihn Ihren Wünschen entsprechend.

Zahl als Text eintragen

Manchmal ist es sinnvoll, eine Zahl als Text in eine Zelle einzutragen – so verhindern Sie auch die automatische Umwandlung von Eingaben in ein passendes Datenformat.

• Wenn Sie eine Zahl als Text in Ihr Arbeitsblatt eintragen möchten, setzen Sie ein einfaches Anführungszeichen (das auf der Taste #) vor die Zahl. Dieses einfache Anführungszeichen erscheint nicht auf dem Bildschirm.
• Verwenden Sie das Zahlenformat "Text" der Funktion "Format – Zellen – Zahlen", um Zahlen nachträglich in Text umzuwandeln.
• Formatieren Sie eine Zahl als "Text", um mehr Möglichkeiten der Zeichenformatierung zu besitzen.
• Die Zahl sieht dann also immer noch wie eine Zahl aus, wird aber von Excel wie ein Text behandelt. Dadurch haben Sie auch bei Zahlen die Formatierungsmöglichkeiten, die Ihnen sonst nur bei Text-Einträgen zur Verfügung stehen (z.B. einzelne Zeichen unterschiedlich formatieren oder Zahlen über den Zellrand hinaus reichen lassen).

Der Nachteil dieser Methode liegt allerdings darin, dass Sie mit der Zahl nicht mehr weiter rechnen können, da es sich ja nicht mehr um eine Zahl handelt.

Doppelte Eingaben verhindern

Problem: Sie müssen in einer Excel-Tabelle eindeutige Werte eintragen, beispielsweise Rechnungsnummern. Excel soll eine Warnmeldung ausgeben, wenn Sie einen in derselben Spalte bereits vorhandenen Wert ein zweites Mal eingeben.

Lösung: Eine solche Warnung erzielen Sie, indem Sie mit der Formel eine Gültigkeitsprüfung verbinden.

• Markieren Sie zunächst die Spalte, in der Sie die Eingabe doppelter Werte verhindern wollen, beispielsweise die Spalte A.
• Öffnen Sie „Daten, Gültigkeit", und wählen Sie auf der Registerkarte „Einstellungen" aus der Drop-down-Liste unter „Zulassen" den Eintrag „Benutzerdefiniert".
• Tragen Sie dann in die gleichnamige Eingabezeile folgende Formel ein: =zählenwenn($A:$A;A1)=1

Diese Funktion zählt alle Zellen in der Spalte A, die denselben Wert haben wie die aktuelle Zelle. Die Gültigkeitsprüfung lässt den eingegebenen Wert nur zu, wenn er gleich „1" ist, also nur einmal vorkommt. Den Zellbezug auf die relative Zelle A1 passt Excel dabei jeweils auf die aktuelle Zeile an.

Außerdem können Sie im Dialog „Gültigkeit" noch festlegen, wie die Warnmeldung aussehen und was sie für Konsequenzen haben soll.

• Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte „Fehlermeldung", und wählen Sie den Typ der Meldung.
• Wenn Sie als Typ „Stopp" festlegen, lässt sich kein bereits vorhandener Wert in die Spalte A eintragen. Excel erlaubt nur, einen mit den Gültigkeitsregeln verträglichen Wert einzugeben oder die Eingabe abzubrechen.
• Wählen Sie dagegen „Warnung" aus, sehen Sie zwar eine Warnmeldung, können die Eingabe aber durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja" durchsetzen.

Schaltfläche für einen Druckbereich einrichten

Viele Anwender schätzen die Möglichkeiten, mit Druckbereichen nur Teile von Tabellenblättern ausdrucken zu können.

Wenn auch Sie häufig diese Technik einsetzen, ist eine passende Symbolleisten-Schalt¬fläche für die Definition eines Druckbereichs sehr hilfreich.

Für die Einrichtung einer solchen Schaltfläche gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie den Befehl "Ansicht – Symbolleisten – Anpassen" auf.
2. Aktivieren Sie hier das Register "Befehle".
3. In der Kategorie "Datei" sehen Sie den Befehl "Druckbereich festlegen".
4. Diesen Befehl klicken Sie mit der Maus an und ziehen ihn dann mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an eine beliebige Position auf einer der Symbolleisten.
5. Dort steht Ihnen dann die neue Schaltfläche zur Verfügung.
6. Die Dialogbox "Anpassen" schließen Sie mit der Schaltfläche "Schließen".

Die neue Schaltfläche setzen Sie folgendermaßen ein:

1. Markieren Sie den Bereich, der gedruckt werden soll.
2. Betätigen Sie die Schaltfläche.
3. Damit ist der markierte Bereich als Druckbereich definiert.

Anhand einer Kalenderwoche den Montag der Woche ermitteln

Liefertermine oder Ähnliches werden häufig für eine bestimmte Kalenderwoche angegeben. Wenn Sie nun mit Excel ermitteln möchten, auf welches Datum der Montag einer Kalenderwoche fällt, steht Ihnen dafür leider keine fertige Funktion zur Verfügung.

Mit einer Formel, in der Sie die Funktionen DATUM und WOCHENTAG miteinander kombinieren, erreichen Sie das gewünschte Ergebnis.

Wenn in einer Tabelle in der Zelle B1 die Kalenderwoche steht und in der Zelle B2 das Jahr angegeben wird, können Sie den dazugehörigen Montag mit der folgenden Formel ermitteln:

=DATUM(B2;1;7* B1-3-WOCHENTAG(DATUM(B2;;);3))

Wichtig dabei ist, dass Sie das Jahr in der Zelle B2 unbedingt 4-stellig angeben.

Stunden für Berechnungen in Zahlen umwandeln

Wenn Sie in einer Excel-Tabelle eine errechnete Stundenzahl mit einem Stundenlohn multiplizieren, um einen Gesamtlohn zu ermitteln, erhalten Sie nicht das gewünschte Ergebnis.

Dieser Fehler tritt deshalb auf, weil Excel bei einer Berechnung mit Stunden das Ergebnis immer als Stunden darstellt.

Aus diesem Grund müssen Sie die Stunden in eine Zahl umwandeln, damit Sie mit zwei kompatiblen Werten rechnen können. Dazu verwenden Sie die Funktionen STUNDE() und MINUTE().

Wenn in Zelle B3 die Stundenzahl und in Zelle B2 der Stundenlohn steht, geben Sie für die korrekte Berechnung in die Zelle B4 die folgende Formel ein:

=(STUNDE(B3)+MINUTE(B3)/60)*B1

Textbausteine als Namen definieren

Falls Sie in einer Arbeitsmappe häufig den selben Text verwenden, können Sie diesen als Namen festlegen.

Dadurch ersparen Sie sich das wiederholte Eingeben des Textes bzw. das Kopieren des Textes in die gewünschten Zellen.

Um einen Textbaustein als Namen festzulegen, gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie die Funktion "Einfügen – Namen – Definieren" auf.
2. Legen Sie im Eingabefeld "Namen in der Arbeitsmappe" einen Namen Ihrer Wahl fest.
3. Schreiben Sie in das Feld "Bezieht sich auf" den Text Ihres Textbausteins.
4. Klicken Sie die Schaltfläche "Hinzufügen" an und verlassen Sie das Dialogfenster über "OK".

Jedesmal wenn Sie diesen Text in der Arbeitsmappe benötigen, brauchen Sie lediglich den Namen des Textbausteins eingeben und anschließend die Taste <Enter> zu bestätigen, und schon erscheint er in der entsprechenden Zelle. um als beispielsweise den Text in eine Zelle einzutragen, den Sie mit dem Textbaustein "Test" verbunden haben, geben Sie in die Zelle ein:

=Test

Wenn Sie verschiedene, mehrmals auftretende Textpassagen auf diese Weise mit einem Namen verbinden, können Sie viel Zeit sparen.

Zellinhalte vertauschen

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einer Tabelle, in der Sie Adressen archivieren. Die Namen haben Sie dort in der Form "Nachname, Vorname" erfasst. Nun benötigen Sie aber die Anordnung "Vorname Nachname". Statt alle Daten neu einzutragen, können Sie durch die Kombination verschiedener Textfunktionen eine Formel erstellen, die diese Aufgabe automatisch erledigt.

Angenommen, der erste umzuwandelnde Eintrag steht in der Zelle A1. Tragen Sie dann die folgende Formel in die Zelle ein, in der der vertauschte Eintrag erscheinen soll:

=RECHTS(A1;LÄNGE(A1)-FINDEN(",";A1;1)) & " " & LINKS(A1;FINDEN(",";A1;1)-1)

Anschließend erscheint der Name in der gewünschten Reihenfolge. Diese Formel können Sie in die darunterliegenden Zellen kopieren, um auch den Rest Ihrer Tabelle neu zu ordnen.

Hinweise zur Funktion dieser Formel:

Die Excel-Textfunktionen erlauben Ihnen das Selektieren und neue Zusammensetzen von Teilen einer Zeichenkette. Im beschriebenen Beispiel soll zuerst der Teil der Zeichenkette, der nach dem Komma steht, in der Zelle erscheinen und der erste Teil dahinter gesetzt werden.

Zu den Textfunktionen gehören die Funktionen LINKS und RECHTS, mit der die jeweils äußersten Zeichen einer Zeichenkette gelesen werden. Da nicht alle Namen die gleiche Länge haben, reichen diese beiden Funktionen zur Lösung des Problems nicht aus.

Die Funktion FINDEN erlaubt die Suche nach einem bestimmten Zeichen. In der beschriebenen Datenbank ist dies das Komma.

Weiterhin benötigen Sie die Funktion LÄNGE, die den Wert der gesamten Zeichenanzahl der Zeichenkette zurückgibt. Die Verschachtelung dieser vier Funktionen hilft Ihnen bei der Neustrukturierung Ihrer Datenbank.

Minuszeichen von rechts nach links stellen

Beim Import von Daten in eine Tabelle kann es sein, daß bei negativen Zahlen das Minuszeichen nicht – wie üblich – links, sondern rechts der Zahl steht.

Das ist zum Beispiel bei einigen Datenbanken oder bei Zahlenformaten bestimmter Länder der Fall. Excel ist nicht in der Lage, derartige Zahlen als negative Werte zu interpretieren.

Wenn Sie damit rechnen möchten, müssen Sie also das Minuszeichen nach links stellen.

Bei dieser Aufgabe hilft Ihnen eine Formel, in der die Funktionen WENN, RECHTS, TEIL und LÄNGE miteinander kombiniert werden. Die Umstellung erledigen Sie am besten in einer neuen Spalte, die Sie rechts der umzuwandelnden anlegen. Wenn die umzuwandelnde Zahl in der Zelle A1 steht, tragen Sie in die Zelle B1 die folgende Formel ein:

=WENN(RECHTS(A1;1)="-"; TEIL(A1;1;LÄNGE(A1)-1)*-1;A1)

Füllen Sie die Formel in der neuen Spalte nach unten aus, um alle Zahlen umzuwandeln.

Falls Sie die umgewandelten Zahlen nun als neue Zahlen an der ursprünglichen Position einfügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie den Zellbereich mit den neuen, richtigen Vorzeichen.
2. Kopieren Sie den Bereich über die Funktion "Bearbeiten – Kopieren".
3. Markieren Sie den ursprünglichen Zellbereich mit den Vorzeichen an der falschen Position.
4. Rufen Sie die Funktion "Bearbeiten – Inhalte einfügen" auf und klicken Sie die Option "Werte" an, drücken Sie dann die OK-Schaltfläche.

Anschließend können Sie die zusätzlich eingerichtete Spalte wieder löschen.

Zellen mit konstantem Wert multiplizieren

Manchmal ist es erforderlich, alle Zellen in einem Bereich mit einem bestimmten Wert zu multiplizieren und das Ergebnis sofort in die Ursprungszellen einzutragen.

Diesen Vorgang müssen Sie nicht manuell für jede Zelle einzeln erledigen oder über Hilfsformeln und neue Spalten durchführen. Die folgenden Schritte führen wesentlich schneller zum gewünschten Ergebnis:

1. Geben Sie als Erstes den Wert, mit dem Sie den Zellbereich multiplizieren möchten, in eine leere Zelle Ihrer Tabelle ein.
2. Anschließend kopieren Sie den Inhalt der Zelle in die Zwischenablage, indem Sie die Tastenkombination <Strg><C> drücken oder die Funktion "Bearbeiten – Kopieren" aufrufen.
3. Im nächsten Schritt markieren Sie alle Zellen in dem Zellbereich, den Sie mit dem Wert multiplizieren möchten.
4. Aktivieren Sie im Bearbeiten-Menü den Befehl "Inhalte einfügen".
5. In der erscheinenden Dialogbox markieren Sie die Optionen "Werte" und "Multiplizieren".
6. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "OK".

Anschließend erscheinen in den Zellen des Bereichs die gewünschten Ergebnisse.

Statt der Multiplikation können Sie auch die Rechenoperationen Addition, Subtraktion und Division auf diese Art und Weise auf einen Bereich anwenden. Statt eine der Rechenoperationen mit einem festen Wert durchzuführen, können Sie auch einen Zellinhalt in die Zwischenablage kopieren, der eine Formel enthält.

Schriftarten anzeigen

Bei der Formatierung von Tabellen oder anderen Dokumenten taucht häufig das Problem der Auswahl einer passenden Schriftart auf.

Die Auswahlliste zur Festlegung einer Schriftart erlaubt nicht zwangsläufig eine Vorschau auf das Aussehen der Schrift. Auch die Namen der Schriftarten sind leider wenig aussagekräftig.

Excel gibt Ihnen aber die Möglichkeit, die Schriftarten-Auswahlliste so einzurichten, dass die einzelnen Schriftarten in der Liste so angezeigt werden, wie sie aussehen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Anpassen" auf.
2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Optionen".
3. In diesem Fenster klicken Sie das Kontrollkästchen "Schriftartennamen in Schriftart anzeigen" an.
4. Verlassen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche "Schließen".

Von nun an werden Ihnen die Schriftartennamen in der jeweiligen Schriftart angezeigt.

Beachten Sie, dass diese Einstellung zur Schriftartenanzeige sich auf alle Office-Programme und auf alle Programme der Office-Produktfamilie auswirkt.

Runden auf Vielfache

Wenn Sie in einer Tabelle Rundungen durchführen möchten, ist das kein Problem. Etwas aufwendiger wird es, wenn Sie auf das Vielfache einer Zahl runden möchten, also beispielsweise eine Zahl auf Vielfache von 5 runden möchten. Aus 17 wird dann 15, aus 21 20, aus 29 wird 30.

Um auf beliebige Vielfache einer Zahl zu runden, verwenden Sie folgende Formel.

=RUNDEN(Zahl*x;0)/x

Als "Zahl" setzen Sie einen konstanten Wert oder einen Zellbezug ein. In dieser Formel ist "x" ein Stellvertreter für eine Zahl, die sich je nach zu rundendem Vielfachem ändert. "x" kann mit einer Formel ermittelt werden:

1/Vielfach = x

Für das Runden auf Vielfache von 5 verwenden Sie also den Wert 0,2 für "x".

Summe aller n-ten Zellen addieren

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Sie beispielsweise bei der Summenbildung nur jede dritte Zahl berücksichtigen möchten.

Statt umständlich die Summenfunktion mit den jeweiligen Zellbezügen zu verwenden, können Sie diese Aufgabe auch mit einer einzigen Formel lösen. Das erspart Ihnen – gerade bei umfangreichen Tabellen – enormen Eingabeaufwand.

Wenn Sie den Zellbereich A1 bis A15 zugrunde legen, in dem Sie jede dritte Zahl addieren möchten, sieht die notwendige Formel folgendermaßen aus:

=SUMME(WENN(REST(ZEILE(A1:A15);3)=0; A1:A15))

Bei dieser Formel handelt es sich um eine Matrixformel. Deshalb müssen Sie die Eingabe mit der Tastenkombination <Strg><Shift><Enter> abschließen.

Sie können die Formel für einen größeren Bereich problemlos erweitern, oder so anpassen, dass statt der dritten jede beliebigee n-te Zelle addiert wird.

Mittelwert ohne kleinsten und größten Wert

Das Bilden eines Mittelwerts in einer Tabelle stellt kein Problem dar, wenn Sie die Tabellenfunktion MITTELWERT einsetze.

Wie ist es aber möglich, den Mittelwert eines Bereichs zu berechnen, bei dem der größte und der kleinste Wert unberücksichtigt bleiben?

Dabei sollen der Maximal- und der Minimalwert einmal ignoriert werden, falls Sie mehrfach in der Datenreihe enthalten sind.

Durch eine Formel, in der verschiedene Funktionen kombiniert werden, kommen Sie allerdings schnell zu einer Lösung.

Angenommen, Sie möchten den Mittelwert der Zellinhalte des Bereichs A1 bis A6 auf die oben beschriebene Art und Weise berechnen, lautet die dafür notwendige Formel wie folgt:

=WENN(ANZAHL(A1:A6)>2;(SUMME(A1:A6)- MIN(A1:A6)-MAX(A1:A6)) /(ANZAHL(A1:A6)-2);"")

Prüfen, ob Zellinhalt ein Text oder eine Zahl ist

Bei der Arbeit mit einer Excel-Tabelle kann es interessant sein, zu ermitteln, ob es sich bei einem Zellinhalt um einen Text oder eine Zahl handelt.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten die Anzahl der Zellen ermitteln, deren Inhalt entweder ein Textelement oder ein Wert ist. Dabei hilft Ihnen eine Matrixformel.

Stellen Sie sich beispielsweise eine Tabelle vor, die in den Zellen A1 bis A7 verschiedene Elemente oder nichts enthält. In der Zelle A8 möchten Sie – wie oben beschrieben – die Anzahl ermitteln.

Die Formel hat die folgende Form:

=SUMME(WENN(ISTTEXT(A1:A6);1; WENN(ISTZAHL(A1:A6);1;0)))

Da es sich um eine Matrixformel handelt, die nacheinander alle Zellen des angegebenen Bereichs überprüft, müssen Sie die Eingabe mit der Tastenkombination <Strg><Shift><Enter> abschließen.

Die Kombination der Funktionen ISTTEXT und ISTZAHL mit einer Wenn-Abfrage ermöglicht die Unterscheidung zwischen Texten und Zahlen.

Die Formel arbeitet folgendermaßen: Als Erstes wird überprüft, ob in den Zellen des angegebenen Bereiches ein Text enthalten ist. Wenn ja, wird zu der bisherigen Summe der Wert 1 addiert. Wenn nicht, wird überprüft, ob in der Zelle des angegebenen Bereichs eine numerische Zahl enthalten ist. Ist dies der Fall, wird zu der bisherigen Summe eine 1 addiert, ansonsten eine 0.

Mit dieser Matrixformel ermitteln Sie daher die Anzahl der Zellen, die entweder einen Text oder eine Zahl enthalten.

Formelzellen grafisch anzeigen

Bei stark verschachtelten Arbeitsblättern, in denen viele Zellen Bezüge enthalten, kann es sinnvoll sein, diese Verknüpfungen grafisch zu verdeutlichen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie die Zelle an, zu der Sie die verknüpften Zellen grafisch anzeigen möchten.
2. Rufen Sie die Funktion "Extras – Formelüberwachung – Spur zum Vorgänger" auf.

Nun zeigt Excel Linien an, mit denen die Zellen, auf die sich die Formel in der aktiven Zelle bezieht, hervorgehoben werden.

Zellen blitzschnell mit Formeln ausfüllen

Grundsätzlich haben Sie bei der Arbeit mit Excel-Tabellen die Möglichkeit, Formeln in darunter liegende Zellen zu kopieren.

Dabei werden die Bezüge automatisch angepasst. Es gibt aber einen noch schnelleren Weg.

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der in der dritten Spalte das Produkt der ersten beiden gebildet werden soll.

In dieser Tabelle tragen Sie nun in die Zelle C2 die entsprechende Formel (=A2*B2) ein.

Bewegen Sie nun den Mauszeiger in die rechte untere Ecke der Zelle C2. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein dünnes Fadenkreuz.

Wenn Sie nun mit der Maus einen Doppelklick ausführen, füllt Excel automatisch die darunter liegenden Zellen bis zu der Zeile, die in den beiden ersten Spalten Zahlen enthält, mit der Formel aus Zelle C2 aus.

Selbstverständlich werden dabei wie beim Kopieren auf die bekannte Art und Weise die Bezüge angepasst.

Bezüge schnell konvertieren

Manchmal kann es sehr wichtig sein, relative in absolute Bezüge (oder umgekehrt) zu konvertieren.

Wenn Sie dies für die aktive Zelle durchführen möchten, verwenden Sie dazu die folgenden Tastenkombinationen:

Die Taste <F4> hilft Ihnen dabei, relative in absolute Bezüge umzuwandeln und umgekehrt.

• Relative in absolute Bezüge umwandeln: <F4>
• Absolute in relative Bezüge umwandeln: Dreimal hintereinander <F4>

Bevor Sie die <F4>-Taste drücken, müssen Sie die umzuwandelnden Bezüge in der Bearbeitungszeile markieren.

Gleiche Breite für mehrere Spalten

Bei der Formatierung von Tabellen kommt es immer wieder vor, dass mehrere Spalten in der gleichen Breite formatiert werden sollen. Um das ganz schnell zu erreichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zellen, die Sie mit einer identischen Spaltenbreite formatieren möchten. Dazu klicken Sie den ersten Spaltenkopf, in dem die Buchstaben stehen, mit der Maus an.
2. Dann drücken Sie die <Shift>-Taste und klicken den letzten Kopf an. Nicht zusammenhängende Spalten können Sie markieren, indem Sie mit gedrückt gehaltener <Strg>-Taste nacheinander die zu markierenden Spalten anklicken.
3. Anschließend bewegen Sie den Mauszeiger auf den rechten Rand einer der markierten Spalten, bis sich der Zeiger in ein feines Kreuz mit Pfeilen nach links und rechts verwandelt.
4. Mit gedrückt gehaltener linker Maustaste können Sie die Spalte nun auf die gewünschte Breite ziehen. Dabei wird Ihnen die aktuelle Breite in einem kleinen Info-Feld angezeigt.
5. Wenn Sie so die gewünschte Spaltenbreite eingestellt haben, lassen Sie die linke Maustaste los.

Alle vorher markierten Spalten erscheinen dann in der festgelegten Breite.

Noch ein Tipp: Mit dem oben beschriebenen Verfahren zur Spaltenformatierung können Sie auch die Höhe mehrerer Zeilen in einem Tabellenblatt in einem Arbeitsschritt auf ein gewünschtes Maß einstellen.

Liste mit allen Zellnamen und Referenzen automatisch erstellen

Häufig sammeln sich in einer Tabelle eine Vielzahl von unterschiedlichen Namen an, die Referenzen auf Zellen darstellen. Die Kontrolle dieser Namen ist aufwendig und kompliziert. Hier hilft die Aufstellung einer Namensliste mit allen Referenzen weiter. Wenn Sie eine Liste aller Zellnamen und -referenzen Ihres Arbeitsblattes benötigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie die Funktion "Einfügen – Namen – Einfügen"
2. Aktivieren dort die Schaltfläche "Liste einfügen"

Excel fügt dann an der aktuellen Position eine Liste mit allen Zellreferenzen aller Arbeitsblätter der aktiven Datei ein.

Zellinhalte aneinanderhängen

Wenn Sie Zellen in Ihrem Arbeitsblatt besitzen, deren Inhalt Sie in der Darstellung miteinander verbinden möchten, bewerkstelligen Sie das über das &-Zeichen. Ein möglicher Aufruf wäre:

=A1&A2

Durch diesen Aufruf wird der Inhalt von Zelle A1 mit dem Inhalt von A2 verbunden und hintereinander dargestellt. Sie können beliebige Zellinhalte miteinander verknüpfen, egal um welche Formate es sich handelt.

Verknüpfung auf Quelldatei manuell entfernen

Falls Sie mit einer Arbeitsmappe arbeiten, die externe Bezüge zu Dateien enthält, die gar nicht mehr oder nur noch unter einem anderen Namen existieren, führt das beim Laden zu unerfreulichen Fehlermeldungen.

Sie werden dann gefragt, ob Sie die Verknüpfungen aktualisieren möchten. Anschließend weist EXCEL Sie darauf hin, daß die entsprechenden Dateien nicht gefunden werden können.

Sie können die unerwünschten Verknüpfungen wie folgt entfernen, wenn Sie nicht mehr wissen, wie die dazugehörigen Dateien heißen und wo sich die Verknüpfungen befinden. Das geht so:

1. Sehen Sie in der Dialogbox "Bearbeiten – Verknüpfungen" nach, wie der Dateiname der Quell-Datei lautet und schließen Sie das Dialogfenster wieder
2. In der Dialogbox "Bearbeiten – Suchen" geben Sie den Dateinamen ein und wählen die Option "Suchen in: Formeln".
3. Wenn die Verknüpfung gefunden wurde, rufen Sie das Kommando "Bearbeiten – Gehe zu" auf.
4. Klicken Sie hier auf "Inhalte" und wählen Sie mit der Option "Aktuelle Matrix" den gesamten Zellbereich, der die Verknüpfung enthält.
5. Kopieren Sie nun mit "Bearbeiten – Kopieren" die Daten in die Zwischenablage.
6. Anschließend fügen Sie die Daten mit dem Befehl "Bearbeiten – Inhalte einfügen – Werte" als Werte wieder ein.

Damit wird der Verweis auf die Quell-Datei entfernt. Wiederholen Sie diesen Vorgang gegebenenfalls für weitere unerwünschte Verknüpfungen.

Formeln und Werte gleichzeitig sichtbar machen

Es kann sehr nützlich sein, in einem Arbeitsblatt Formeln sichtbar zu machen. Noch vorteilhafter ist es aber, sowohl die Formeln als auch die Werte der Zellen gleichzeitig darzustellen.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um das zu erreichen:

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie die Formeln und Werte gleichzeitig sehen möchten.
2. Aktivieren Sie die Funktion "Fenster – Neues Fenster".
3. Rufen Sie die Funktion "Fenster – Anordnen" auf und wählen Sie ein Optionsfeld aus z.B. "Unterteilt").
4. Aktivieren Sie das Schaltkästchen "Fenster der aktiven Arbeitsmappe" und betätigen Sie die OK-Schaltfläche.
5. Aktivieren Sie die Funktion "Extras – Optionen" und wechseln Sie in das Register "Ansicht".
6. Aktivieren Sie das Optionsfeld "Formeln" und drücken Sie die OK-Schaltfläche.

So erhalten Sie zwei Ausschnitte auf Ihrem Bildschirm. In einem Ausschnitt werden die Werte angezeigt; der andere Ausschnitt zeigt die Formeln an.

Externe Bezüge ohne Null bei Leerzellen

Wenn Sie in einer Tabelle mit einem externen Bezug auf eine externe Tabelle arbeiten, erhalten Sie als Ergebnis eine Null, wenn die Ursprungszelle leer ist.

Für manche Aufgabenstellungen ist das allerdings hinderlich, da ein genaues Abbild der Ursprungszellen erforderlich ist.

Eine Möglichkeit, bei der Arbeit mit externen Bezügen ein genaues Abbild der Ursprungszellen zu erhalten, ist die Kombination des Bezugs mit einer Wenn-Abfrage.

So ermitteln Sie, ob in einer Zelle, auf die Bezug genommen wird, ein Inhalt vorhanden ist. Falls ja, lassen Sie diesen unverändert ausgeben. Wenn nicht, veranlassen Sie das Programm, einen leeren Text in die entsprechende Zelle einzutragen.

Die notwendige Formel könnte folgendermaßen aussehen:

=WENN(ISTLEER( Quelldateiname!A1);""; Quelldateiname!A1)

Durch die Wenn-Abfrage in Kombination mit der Funktion ISTLEER erhalten Sie bei der Arbeit mit externen Bezügen ein exaktes Abbild der Ursprungszellen.

Datum eines bestimmten Tages ermitteln

Haben Sie schon einmal das Datum des Weihnachtstages mit Excel errechnet? Also zu einem gegebenen Jahr in Zelle A1 in einer anderen Zelle das Datum des 25. Dezembers für dieses Jahr erzeugt? Kein Problem, werden Sie sagen – und sie haben recht:

=DATUM(A1;12;25)

Weihnachten ist ja einfach, weil es immer auf einen fixen Tag in einem fixen Monat fällt und nur die Jahreszahl variiert. Aber wie sieht es mit den Advents-Sonntagen aus? Die können auf ganz unterschiedliche Sonntage fallen und liegen sogar nicht einmal unbedingt alle im gleichen Monat.

Auch hier bietet Ihnen Excel natürlich die passenden Lösungen an. Hier sind sie:

1. Advent

=DATUM(A1;12;25)- WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)-21

2. Advent

=DATUM(A1;12;25)- WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)-14

3. Advent

=DATUM(A1;12;25)- WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)-7

4. Advent

=DATUM(A1;12;25)- WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)

Pfadnamen und Dateinamen in einer Zelle ausgeben

In der täglichen Praxis kommt es immer wieder vor, dass Sie in einer Zelle einer Excel-Tabelle den Dateinamen einer Arbeitsmappe ausgeben möchten.

Für diese Aufgabenstellung bietet sich der Einsatz der Tabellenfunktion ZELLE an. Mit dieser können Sie verschiedene Informationen zur aktiven Zelle oder Tabelle ausgeben. Als Argument übergeben Sie der Tabelle den gewünschten Informations-Typ und die Adresse der Zelle, zu der Sie Informationen erhalten wollen. Der Ausdruck:

=ZELLE("dateiname";A1")

ermittelt beispielsweise den Dateinamen und Pfad der Arbeitsmappe, in der sich Zelle A1 befindet. Diesen Pfad gibt Excel in der Excel-üblichen Schreibweise aus.

Um den kompletten Pfad- und Dateinamen einer Arbeitsmappe in Windows-Schreibweise zu ermitteln, tragen Sie den folgnden Ausdruck in eine Zelle ein:

=LINKS(WECHSELN(ZELLE("dateiname";A1); "[";""); FINDEN("]"; ZELLE("dateiname";A1))-2)

Zum Ausprobieren dieser Formel ohne Abtippen: Die Zeile mit dieser Formel (hier in dieser Mail) mit der Maus markieren, dann die Tasten STRG und C gleichzeitig drücken, eine Zelle in Excel anklicken und die kopierte Formel mit den gleichzeitigen Tasten STRG und V einfügen.

Beachten Sie unbedingt, dass die Funktion nur ein Ergebnis liefert, wenn die Datei bereits gespeichert wurde. Ansonsten liefert sie eine leere Zelle.

Führende Nullen (z.B. bei Vorwahl) verwenden

Immer wieder taucht in der Praxis das Problem auf, dass bei der Eingabe einer Telefonvorwahlnummer die führende Null nicht dargestellt wird, weil Excel führende Nullen bei Zahlen löscht.

So richtig das grundsätzlich ist, weil es keine Zahlen mit führenden Nullen gibt, so störend ist das in solchen Fällen.

Für die Anzeige der führenden Nullen in Excel-Tabellen können Sie für diese Zellen ein entsprechendes benutzerdefiniertes Format verwenden. Das geht so:

1. Dazu rufen Sie im Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf.
2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Zahlen".
3. In der Kategorie "Benutzerdefiniert" tragen Sie dann im Feld Typ das folgende Format ein: 0####

Die Null am Anfang bewirkt bei diesem Zahlenformat, dass Zahlen mit bis zu fünf Stellen in diesem Feld immer mit einer führenden Null angezeigt werden. Die vier Raute-Zeichen zeigen die Zahlen nur dann an, wenn auch welche vorhanden sind. Dieses Format funktioniert also für dreistellige Vorwahlnummern genauso wie für fünfstellige und für alle deutschen Postleitzahlen.

Ausgabe von Fehlerwerten unterdrücken

Excel bietet eine Möglichkeit, das Drucken von Fehlerwerten zu unterdrücken oder das Format, in dem die Fehlerwerte gedruckt werden, zu ändern. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eines dieser beiden Ziele zu erreichen:

1. Starten Sie Excel und öffnen Sie anschließend die entsprechende Arbeitsmappe.
2. Rufen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Seite einrichten" auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Tabelle".
3. In der Mitte der Dialogbox finden Sie im Abschnitt "Druck" Listfeld mit dem Namen "Fehlerwerte als":
4. Verwenden Sie die Option "<leer>", wenn Fehlerwerte beim Ausdruck gar nicht ausgegeben werden sollen.
5. Aktivieren Sie die Option "- -", wenn Fehlerwerte in der Tabelle als Striche gedruckt werden sollen.
6. Setzen Sie die Option "#NV" ein, wenn Zellen mit Fehlerwerten beim Drucken den Wert #NV enthalten sollen.
7. Aktivieren Sie die Option "dargestellt", wenn Fehlerwerte so gedruckt werden sollen, wie sie in der Tabelle angezeigt werden.

Die Einstellungen zur Darstellung der Fehlerwerte bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK". Auf die Darstellung der Fehlerwerte auf dem Bildschirm haben die vorgenommenen Einstellungen keinen Einfluss; sie wirken sich lediglich beim Ausdruck aus.

Variable Bezüge anlegen

Die Funktion INDIREKT bietet Ihnen interessante Möglichkeiten, in Ihren Excel-Tabellen mit variablen Bezügen zu arbeiten.

Sie können mit dieser Funktion Bezüge erzeugen, die sich aus dem Inhalt einer oder mehrerer Zellen ergeben.

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der in Spalte A viele Werte stehen. In den Zellen D1 und D2 sollen nun die Spalte und die Zeile eines Wertes, der Sie interessiert, angegeben werden. Tragen Sie beispielsweise den Buchstaben A in Zelle D1 ein und die Zahl 20 in Zelle D2. Zusammen sollen diese Zellinhalte die Adresse festlegen, die Sie auslesen möchten (also A20).

Der Wert der diesen Angaben entsprechenden Zelle soll in der Zelle D4 erscheinen.

Mit der Funktion INDIREKT können Sie in diesem Beispiel aus den Angaben in den Zellen D1 und D2 einen Bezug erzeugen, der den gewünschten Wert liefert. Damit haben Sie die Möglichkeit, Bezüge in Formeln indirekt zu verändern, ohne an der Formel Änderungen vornehmen zu müssen.

Die Funktion INDIREKT geben Sie dazu in der folgenden Form in die Zelle D4 ein:

=INDIREKT(D1&D2)

Durch die Verbindung der Argumente mit dem &-Zeichen ergibt sich daraus die Zelladresse B2. Die INDIREKT-Funktion liefert dann den Inhalt dieser Zelle.

Bereich als Grafik kopieren

Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Ausschnitt aus einer Tabelle als Grafik zu kopieren. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie den Bereich, den Sie als Grafik kopieren wollen. Dann drücken Sie die Taste SHIFT (also die Hochstelltaste, mit der Sie die Großbuchstaben erreichen) und halten diese Taste gedrückt.
2. Wählen Sie dann aus dem Menü "Bearbeiten" den Befehl "Bild kopieren" oder "Grafik kopieren" (ja nach Excel-Version).
3. Dieser Befehl wird nur aktiviert, wenn Sie die Taste SHIFT gedrückt halten. Durch diesen Trick wird der Standardbefehl "Kopieren", der normalerweise an dieser Stelle im Menü steht, durch den neuen Befehl ersetzt.

Die kopierte Grafik können Sie bequem aus der Zwischenablage in jedes Grafikprogramm oder andere Anwendungen einfügen und weiterbearbeiten

Bezug auf Zelle im anderen Blatt der gleichen Mappe anlegen

Gerade bei der Arbeit mit Formeln und Funktionen in größeren Mappen benötigen Sie sicher auch manchmal einen Bezug auf eine Zelle in einem anderen Blatt der aktiven Mappe.

Mit der Maus oder über die Tastatur erzeugen Sie Bezüge zu Zellen in anderen Blättern der selben Mappe.

Sie können einen solchen Bezug entweder mit der Maus erzeugen, oder über die Tastatur direkt eingeben.

Wenn Sie sich innerhalb einer Funktion oder Formel an einer Position befinden, an der ein Bezug erwartet wird, klicken Sie einfach das gewünschte Tabellenblatt und dann die gewünschte Zelle an.

Falls Sie den Bezug über die Tastatur erzeugen möchten, verwenden Sie die folgende Syntax:

=BLATTNAME!ZELLE

Für BLATTNAME geben Sie den Namen des Blattes ein, auf dessen Zelle Sie Bezug nehmen möchten. ZELLE legt den Bezug auf die Zelle(n) in der Tabelle BLATTNAME fest, auf die Sie Bezug nehmen möchten.

Die folgende Eingabe nimmt zum Beispiel Bezug auf den Zellbereich A1:A5 im Blatt "Umsätze":

=SUMME(Umsätze!A1:A5)

Zahlen schnell in Zeiten umwandeln

Wenn Sie in einem Ihrer Arbeitsblätter Zeitangaben verwenden, die ohne Doppelpunkt eingegeben sind, können Sie diese mit einer Formel in korrekte Zeitangaben umwandeln.

Über eine Formel können Sie Zeiten, die ohne Doppelpunkt eingegeben wurden in korrekt dargestellte Zeiten umwandeln. Sie brauchen die Zellen dann nur noch als Zeitformat "13:30:55" zu formatieren und erhalten ein befriedigendes Ergebnis. Die Formel lautet:

=WERT(LINKS(A2;LÄNGE(A2)-4) & ":"&TEIL(A2;LÄNGE(A2)-3;2) & ":"&RECHTS(A2;2))

Die Formel wandelt den Wert in Zelle A2 in eine gültige Uhrzeit um. Dabei werden die ersten beiden Ziffern als Stunden, die mittleren beiden als Minuten und die letzten beiden als Sekunden interpretiert.

Wie Sie sehen, darf es sich bei der an die Formel übergebene Zahl nicht um eine beliebige Zahl handeln. Sie muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, sonst wird der Fehlerwert #WERT geliefert:

1. Sie muss positiv sein.
2. Sie muss genau fünf oder sechs Stellen besitzen.
3. Sie darf kein Komma enthalten.
4. Die ersten beiden (Sekunden) und die zweiten beiden Stellen von rechts (Minuten) müssen jeweils kleiner oder gleich sechzig sein.
5. Die eine bzw. zwei Stellen links müssen kleiner gleich 24 (Stunden) sein.

Die genannten Punkte sind für Uhrzeiten völlig logische Einschränkungen.

Zellen mit einer bestimmten Zeichenfolge zählen

Angenommen, Sie verwenden eine Liste mit Telefonnumern, und möchten zählen, wie viele der Nummern aus einer bestimmten Region kommen. Sie möchten z.B. zählen wie viele der Vorwahlen mit einer bestimmten Zahlenkombination beginnen (z.B. 023 oder 08).

Gesuchte Datzensätze zählen

Über eine Matrixformel überprüfen Sie einen Zellbereich und zählen die Zellen, in denen eine bestimmte Zeichenkette vorkommt.

Die Matrixformel ist folgendermaßen aufgebaut:

=SUMME(WENN(TEIL(<Bereich> ;<Anfang>;<Ende>)="<Zeichekette>" ;1;0))

<Bereich> legt die Zellen fest, die Sie überprüfen möchten. Mit <Anfang> und <Ende> bestimmen Sie, an welcher Position sich die <Zeichenkette> befinden soll.

Mit der folgenden Eingabe zählen Sie zum Beispiel wie viele Zellen im Bereich A1:A10 mit der Zeichenkette "023" beginnen:

=SUMME(WENN(TEIL(A1:A10;1;3)="023" ;1;0))

Beachten Sie bei der Eingabe der Formel, daß es sich um eine Matrixformel handelt. Matrixformeln erkennen Sie an den geschweiften Klammern, mit denen Excel sie automatisch einrahmt. Sie dürfen diese Klammern aber nicht mit eingeben!

Im Gegensatz zu den normalen Formeln, die nur mit ENTER beendet werden, müssen Sie Matrix-Formeln mit STRG SHIFT ENTER abschließen. Hinweis: mit SHIFT ist die Taste gemeint, die Sie gemeinsam mit einer Buchstabentaste drücken müssen, um einen Großbuchstaben zu erzeugen.

Bei neuer Excel-Versionen erkennt Excel auch ohne die Tastenkombination, dass es sich um eine Matrixformel handelt. Aus Kompatibilitätsgründen sollten Sie Matrixformeln aber dennoch immer mit STRG SHIFT ENTER bestätigen.

Zeitraum zwischen zwei Daten in Jahren, Monaten und Tagen zuverlässig bestimmen

Die Berechnung der korrekten Spanne zwischen zwei Daten ist eine komplizierte Sache. Das liegt vor allem daran, dass die Monate eines Jahres unterschiedliche Tage besitzen. Um die Spanne zwischen zwei Datumswerten korrekt zu berechnen, können Sie die folgende Formel verwenden:

=JAHR(B2)-JAHR(B1)- WENN(ODER(MONAT(B2)<MONAT(B1); UND(MONAT(B2)=MONAT(B1); TAG(B2)<TAG(B1)));1;0)&" Jahr(e) "& MONAT(B2)-MONAT(B1)+ WENN(UND(MONAT(B2)<=MONAT(B1) ;TAG(B2)<TAG(B1));11; WENN(UND(MONAT(B2)<MONAT(B1); TAG(B2)>=TAG(B1));12; WENN(UND(MONAT(B2)>MONAT(B1); TAG(B2)<TAG(B1));-1)))&" Monat(e) "&B2-DATUM(JAHR(B2); MONAT(B2)-WENN(TAG(B2)<TAG(B1);1;0); TAG(B1))&" Tag(e)"

Die Formel geht davon aus, dass der Startwert (also beispielsweise Ihr Geburtsdatum) in Zelle B1 steht und das gewünschte Berechnungsdatum in Zelle B2 zu finden ist. Für das aktuelle Datum also bitte in Zelle B2 einfach

=HEUTE()

eintragen.

Die Formel berechnet dann die Differenz zwischen B2 und B1 in Jahre, Tagen und Monaten. Die Formel oben rechnet auch dann korrekt, wenn andere Berechnungen wegen "kurzer" Monate (wie Februar) keine fehlerfreien Ergebnisse liefern. Damit Sie die Formel nicht abtippen müssen, können Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Den Formelausdruck aus dieser Mail mit der Maus markieren.
2. Tastenkombination STRG C drücken.
3. Die gewünschte Zelle in Excel auswählen.
4. STRG V drücken.

Wenn Sie nur einzelne Komponenten der Differenz benötigen (also nur Jahre, nur Monate, nur Tage oder Kombinationen daraus), können Sie die entsprechenden Abschnitte der Formel als einzelne Ausdrücke verwenden. Der Ausdruck vor dem &" Jahr(e)" bestimt die Jahre, analog dazu der Ausdruck von da bis zu &" Monat(e)" die Monate und der Rest die Tage.

Nur Texte berücksichtigen

Wenn Sie in einer Tabelle in einer Zelle den Inhalt einer Zelle nur dann ausgeben möchten, wenn sich darin ein Text befindet, sollten Sie die Funktion T verwenden. Diese überprüft, ob es sich um einen Text handelt und liefert diesen dann als Ergebnis.

Sollte sich in der Bezugszelle eine Zahl befinden, wird eine leere Zeichenfolge ausgegeben.

Als Argument übergeben Sie einen Bezug auf die Zelle, deren Inhalt Sie erhalten möchten, wenn es sich um einen Text handelt.

Textbausteine als Namen definieren

Falls Sie in einer Arbeitsmappe häufig den selben Text verwenden, können Sie diesen auch als Namen festlegen. Dadurch ersparen Sie sich das wiederholte Eingeben des Textes bzw. das Kopieren des Textes in die gewünschten Zellen.

Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie die Funktion "Einfügen – Namen – Definieren".
2. Legen Sie im Feld "Namen in der Arbeitsmappe" das Kürzel für den Text fest, also beispielweise das Kürzel "bs" (ohne Anführungszeichen eingeben).
3. Tippen Sie in das Feld "Bezieht sich auf" den Textbaustein, also beispielsweise "Basiswert aus Etatplanung" (ohne Anführungszeichen).

Jedesmal, wenn Sie diesen Text in der Arbeitsmappe benötigen, brauchen Sie lediglich das gerade definierte Textkürzel in eine Zelle einzugeben. Achten Sie darauf, vor dem Namen des Textkürzels das Gleichheitszeichen einzugeben, also beispielsweise:

=bs

Bestätigen Sie diese Eingabe mit ENTER und schon erscheint der Textbaustein (also beispielsweise "Basiswert aus Etatplanung") in der entsprechenden Zelle.

Wenn Sie verschiedenen, mehrmals auftretende Textpassagen auf diese Weise mit einem Namen verbinden, können Sie sehr viel Zeit sparen.

Umwandeln von verschiedenen Maßeinheiten

In der täglichen Excel-Praxis ergibt sich immer wieder die Notwendigkeit, Werte von einer Maßeinheit in eine andere umzurechnen. Mit UMWANDELN stellt Ihnen Excel für diese Aufgabenstellung eine wenig bekannt Funktion zur Verfügung.

Bevor Sie die Funktion UMWANDELN in Ihren Tabellen einsetzen können, müssen Sie über den Add-Ins-Manager das Add-In "Analyse-Funktionen" installieren.

1. Dazu rufen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Add-Ins" (oder "Add-Ins-Manager") auf.
2. Klicken Sie dann den Haken vor "Analyse-Funktionen" an, wenn er noch nicht eingeschaltet ist.

Die Funktion UMWANDELN erlaubt Umrechnungen aus den Bereichen Massen und Gewichte, Entfernung, Zeit, Druck, Kraft, Energie, Magnetismus, Temperatur und Flüssigmaße.

Als Argumente übergeben Sie der Funktion die umzuwandelnde Zahl, die Ursprungseinheit und die Zieleinheit.

Beispielhaft für den Einsatz der Funktion UMWANDELN wird hier die Umwandlung von Zeiteinheiten vorgestellt.

Um einen Wert in der Zelle A2 von Stunden in Minuten umzuwandeln, verwenden Sie die folgende Formel:

=UMWANDELN(A2;"hr";"mn")

Um einen Wert in der Zelle A2 von Tagen in Stunden umzuwandeln, verwenden Sie die folgende Formel:

=UMWANDELN(A2;"day";"hr")

Um einen Wert in der Zelle A2 von Jahren in Tage umzuwandeln, setzen Sie die folgende Formel ein:

=UMWANDELN(A2;"yr";"day")

Die Aufzählung aller möglichen Maß-einheiten und die dazugehörigen Abkürzungen würde hier den Rahmen sprengen. Eine ausführliche Liste finden Sie in der Excel-Hilfe unter dem Stichwort "Umwandeln".

Formeln blitzschnell farbig markieren

Bei der Arbeit mit umfangreichen Tabellen und Kalkulationen kann es nützlich sein, alle Formeln in einer Tabelle auf den ersten Blick zu erkennen.

Um alle Formeln in einem Tabellenblatt in einem einzigen Arbeitsgang farbig zu markieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste F4 oder wählen Sie die Funktion "Bearbeiten – Gehe zu".
2. Daraufhin wird die Dialogbox "Gehe zu" angezeigt. In dieser Box klicken Sie die dann Schaltfläche "Inhalte" an.
3. Aktivieren Sie die Option "Formeln".
4. Diese Auswahl bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Alle Zellen der aktuellen Tabelle, die Formeln enthalten, werden daraufhin markiert. Um die markierten Zellen nun mit einer Formatierung zu versehen, verwenden Sie die folgende Methode:

1. Rufen Sie im Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf. Daraufhin erscheint die Dialogbox "Zellen formatieren".
2. Im Register "Farbe" wählen Sie eine Farbe oder ein Muster.
3. Nach der Bestätigung mit "OK" erscheinen die Formel-Zellen sofort in der gewünschten Darstellung.

Tage von einem Datum bis heute bestimmen

Wenn Sie wissen möchten, wie viele Tage seit einem bestimmten Datum (in Zelle A1) bis zum aktuellen Datum vergangen sind, verwenden Sie die folgende Formel:

=HEUTE()-A1

Tragen Sie zuvor das gewünschte Vergleichsdatum (z.B. Ihren Geburtstag) in Zelle A1 ein. Excel formatiert die Ergebniszelle daraufhin automatisch als Datumswert. Um die Anzahl der Tage zu sehen, formatieren Sie diese Zelle mit dem Datentypü "Standard":

1. Rufen Sie das Kommando "Format – Zellen" auf.
2. Klicken Sie das Register "Zahlen" an.
3. Wählen Sie in der Liste "Kategorie" den Eintrag "Standard".
4. Schließen Sie das Dialogfenster über die OK-Schaltfläche.

Anzahl der Jahre, Monat und Tage seit einem bestimmten Datum feststellen

Wenn es Sie interessiert, wie viele Jahre, Monate und Tage von einem bestimmten Datum bis heute vergangen sind, tragen Sie das gewünschte Datum zuerst in Zelle A1 ein.

Verwenden Sie anschließend die folgenden Formeln in anderen Zellen, um die Anzahl der Jahre, Monate und Tage seit diesem Datum zu bestimmen:

Jahre:

=JAHR(HEUTE()-A1)-1900

Monate:

=MONAT(HEUTE()-A1)

Tage:

=TAG(HEUTE()-A1)

Nullen als Leer- oder anderes Zeichen ausgeben

Wie Sie anstelle von Nullen andere Zeichen darstellen

In der täglichen Excel-Praxis gibt es immer wieder Situationen, in denen bei Berechnungen statt des Werts null eine leere Zelle oder ein anderes Zeichen (beispielsweise ein Strich) in der entsprechenden Zelle ausgegeben werden soll. Das erreichen Sie am besten mit einer kleinen Wenn-Abfrage.

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Sie in der Zelle A3 den Inhalt der Zelle A2 vom Inhalt der Zelle A1 subtrahieren wollen. Wenn das Ergebnis der Subtraktion null ist, soll die Zelle A3 leer bleiben. Um das zu erreichen, geben Sie in die Zelle A3 die folgende Formel ein:

=WENN(A2-A1=0;““;A2-A1)

Diese Formel prüft, ob das Ergebnis der Subtraktion null ist. Wenn ja, wird durch die doppelten Anführungsstriche eine leere Zelle geliefert. Wenn das Ergebnis einen anderen Wert liefert, wird die Subtraktion durchgeführt und das Ergebnis ausgegeben.

Statt der leeren Zelle können Sie für die Null auch ein beliebiges anderes Zeichen ausgeben lassen. Das gewünschte Zeichen setzen Sie dann in der Wenn-Abfrage zwischen die Anführungsstriche.

Für die Ausgabe eines Strichs anstelle der Null sieht die Formel dann folgendermaßen aus:

=WENN(A2-A1=0;“-“;A2-A1)

Nulldivision einfach umgehen

So verhindern Sie Fehlerwerte ganz schnell

Haben Sie in einem Arbeitsblatt schon einmal Divisionen aus Tabellen gebildet, in denen auch Nullwerte vorkamen? Dabei hat es Sie vielleicht gestört, dass immer der Fehlerwert #DIV/0 geliefert wird.

Durch eine Kombination der beiden Tabellenfunktionen Wenn und istfehler können Sie den gemeldeten Fehlerwert eine Nulldivision umgehen.

Mit der folgenden kleinen Formel können Sie einen solchen Fehlerwert abfangen und festlegen, was stattdessen bei einer Nulldivision geliefert werden soll:

=WENN(ISTFEHLER(<Zelle1>/<Zelle2>;<Ausgabe>;<Zelle1>/<Zelle2>

Mit <Zelle1> und <Zelle2> geben Sie die beiden Zellen an, die Sie teilen möchten. <Ausgabe> legt fest, was anstelle des Fehlerwertes im Falle einer Nulldivision ausgegeben werden soll.

Text mit einer Datums- oder Zeitangabe kombinieren

Datumszahlen formatiert weiterverwenden

Wenn Sie versuchen, in einer Zelle einen Text aus einer Zelle und ein Datum aus einer anderen Zelle mit dem &-Zeichen miteinander zu kombinieren, werden Sie mit dem Problem konfrontiert, dass das Datum nicht in der gewünschten Form dargestellt wird.

Stattdessen erscheint in der Zelle die fortlaufende Zahl, mit der Excel alle Datumsangaben intern verwaltet.

Abhilfe verschafft in diesem Fall die Funktion TEXT. Damit stellen Sie Inhalte aus anderen Zellen in der gewünschten Form dar. Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der in der Zelle A1 ein Text und in der Zelle B1 ein Datum steht. Für die Zusammenfassung der beiden Inhalte in einer Zelle verwenden Sie die folgende Formel:

=A1&TEXT(B1;"TT.MM.JJJJ")

Der Funktion TEXT übergeben Sie als Argumente die Zelle, deren Inhalt dargestellt werden soll, und das gewünschte Format. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie das Format angeben sollen, aktivieren Sie die Zelle, die das Datum in der gewünschten Form enthält.

Dann rufen Sie die Dialogbox "Format – Zellen" auf. In der Dialogbox aktivieren Sie im Register "Zahlen" die Kategorie "Benutzerdefiniert". In der Eingabezeile sehen Sie dann die entsprechenden Format-Einstellungen.

Minimum suchen, ohne Nullwerte zu beachten

So ermitteln Sie statistische Werte unter Ausschluss von Nullwerten

Manchmal ist es ärgerlich, wenn bei der Suche nach einem Minimalwert oder Maximalwert in einer Tabelle (also beim Einsatz der Funktionen MIN und MAX)immer nur Nullen gefunden werden.

Über eine Kombination der beiden Tabellenfunktionen min und wenn können Sie Nullwerte beim Suchen eines Maximums oder Minimums ausschließen.

Die folgende kleine Zeile bewirkt die Mißachtung von Nullwerten bei der Anwendung der Funktion MIN auf den Bereich A1 bis A10.

=MIN(WENN(A1:A10<>0;A1:A10))

Denken Sie aber daran, die Zeile als Matrixformel für den Bereich A1:A10 einzugeben! Das bedeutet, dass Sie die Formel nicht mit der ENTER-Taste eingeben, sondern mit STRG SHIFT ENTER (die SHIFT-Taste ist die Taste, mit der Sie die Großbuchstaben erreichen).

Flexible Achsenbeschriftung bei großen Zahlen

So bekommen Sie Ihre Diagrammachsen in den Griff

Immer, wenn Sie in einem Excel-Diagramm sehr große Zahlen darstellen, können die Achsenbeschriftungen schnell unübersichtlich werden.

Seit der Version 2000 bietet Excel Ihnen die Möglichkeit, dieses Problem mit einer kleinen Einstellung in den Griff zu bekommen, indem Sie die Einheiten per Mausklick verändern und damit eine entsprechende Beschriftung anzeigen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in einem Diagramm, in dem das Problem auftritt, die entsprechende Achse mit den großen Zahlenwerten mit der rechten Maustaste an.
2. Daraufhin wird auf der Diagrammfläche ein Kontextmenü eingeblendet. In diesem aktivieren Sie mit einem Mausklick den Befehl "Achse formatieren“.
3. Jetzt wird die Dialogbox "Achse formatieren“ geöffnet. In dieser Box aktivieren Sie mit einem Mausklick das Register "Skalierung“:
4. Hier finden Sie das Dropdown-Feld "Einheiten anzeigen“. Damit können Sie verschiedene Optionen zur Darstellung der Einheiten der markierten Achse einstellen.
5. Mit der Option "Tausende“ erreichen Sie beispielsweise eine Kürzung der Werte auf der aktivierten Achse um drei Stellen. Der Wert "300.000“ wird dann nur noch als "300“ angezeigt.
6. Neben der Dropdown-Liste steht Ihnen noch die Option "Beschriftung im Diagramm anzeigen“ zur Verfügung. Wenn Sie diese aktivieren, erscheint unter der Achse ein Schriftzug mit der gewählten Einheit.

Wenn Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie diese mit der Schaltfläche "OK“. Die Werte an der Achse werden dann in der gewünschten Einheit dargestellt.

Berechnungen über mehrere Tabellenblätter

So berücksichtigen Sie mehrere Blätter in Ihren Formeln

In der Excel-Praxis kommt es immer wieder vor, dass Sie die gleichen Zellen in mehreren Tabellenblättern addieren müssen, um beispielsweise eine Zusammenfassung mehrerer Tabellen zu erstellen.

Denken Sie beispielsweise an eine Arbeitsmappe mit zwölf Tabellenblättern – für jeden Monat eines. Auf einer Jahrestabelle sollen nun für alle Monate bestimmte Zellen addiert werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie auf dem Jahresblatt die Zelle, in der die Summe aller Monate erscheinen soll. Dann klicken Sie in der Standard-Symbolleiste die Schaltfläche "AutoSumme“ an. Anschließend wechseln Sie über das Tabellenregister in das Blatt für den ersten Monat. Dort markieren Sie die Zelle, die aus allen Tabellen addiert werden soll. Nun drücken Sie die Taste STRG und halten sie gedrückt, während Sie mit der Maus das Tabellenblatt des letzten Monats anklicken. Die Taste STRG können Sie dann wieder loslassen. Auf dem Tabellenblatt des letzten Monats klicken Sie ebenfalls die Zelle an, deren Summe Sie in der Zusammenfassung bilden möchten. Mit der Eingabetaste oder der passenden Schaltfläche schließen Sie die Formeleingabe ab. In die markierte Zelle wird nun die gewünschte Formel eingefügt.

Schriftgröße des Tabellenregisters ändern

So passen Sie das Tabellenregister an

Sie möchten das Tabellenregister in größerer Schrift anzeigen? Das geht – allerdings nicht direkt in Excel. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie die Windows-Systemsteuerung über die Start-Schaltfläche auf. Wählen Sie das Symbol "Anzeige". Klicken Sie auf das Register "Darstellung". Wählen Sie die Schaltfläche "Erweitert". Klicken Sie in der Liste "Element" auf den Eintrag "Bildlaufleiste". Aktivieren Sie nun eine Größe Ihrer Wahl. Die Änderung wirkt sich auf alle Bildlaufleisten von Windows aus - auch auf die Schriftgröße im Excel-Tabellenregister.

Schaltflächensymbol als Grafik einbinden

Wie Sie Arbeitsschritte in Tabellen ansprechend erläutern

Sie erstellen mitunter Beschreibungen oder Anleitungen, in denen Sie anderen Anwendern die Funktionsweise von Tabellen oder Kalkulationen mit Excel erläutern?

Dann ist es sehr hilfreich, Schaltflächensymbole von Symbolleisten in die beschreibenden Texte zu integrieren, damit die Beschreibungen leichter nachvollziehbar werden.

Für diesen Fall bietet Excel Ihnen die Möglichkeit, Schaltflächensymbole als Bitmap-Grafiken in die Zwischenablage zu kopieren und an beliebiger Stelle einzufügen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie im Menü „Ansicht“ den Befehl „Symbolleisten“ auf. Im verzweigenden Menü aktivieren Sie den Befehl „Anpassen“. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der entsprechenden Symbolleiste die Schaltfläche an, die Sie in die Zwischenablage kopieren wollen.
2. In diesem Kontextmenü klicken Sie den Befehl „Schaltflächenbild kopieren“ mit der Maus an. Nun müssen Sie die Dialogbox „Anpassen“ mit der Schaltfläche „Schließen“ wieder ausblenden.
3. Wechseln Sie jetzt in die Anwendung, in die Sie die kopierte Grafik einfügen wollen. Das kann Excel oder auch ein beliebiges Windows-Programm sein, das Grafik-Dateien verarbeiten kann.
4. Markieren Sie dort die Position, an der die Grafik erscheinen soll. Dann fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage mit dem entsprechenden Befehl (also meist über die Tastenkombination STRG C oder über den Befehl „Bearbeiten – Einfügen“ oder „Edit – Paste“) ein.

Arbeitsmappe gleichzeitig mit Anderen bearbeiten

So steigern Sie Ihre Team-Effektivität durch freigegebene Mappen

Wenn Sie mit Excel in einem Netzwerk arbeiten, ist es mitunter sinnvoll, Arbeitsmappen auch für die Bearbeitung durch andere Benutzer freizugeben. Dann können mehrere Anwender die Mappen verwenden, ohne dass es Probleme gibt. Dazu gehen Sie in Excel XP und 2003 folgendermaßen vor

1. Erstellen Sie eine Arbeitsmappe, die Sie mehreren Benutzern zur Bearbeitung zur Verfügung stellen möchten. In diese geben Sie wie gewohnt die gewünschten Daten ein.
2. Wenn die Arbeitsmappe eines oder mehrere der folgenden Features enthalten soll, fügen Sie diese anschließend hinzu: verbundene Zellen, bedingte Formatierungen, Gültigkeitsprüfungen, Diagramme, Grafiken, Objekte mit Zeichnungsobjekten, Hyperlinks, Szenarien, Gliederungen, Teilergebnisse, Datentabellen, PivotTable-Berichte, Schutz für Arbeitsmappen und Arbeitsblätter sowie Makros.
3. Überlegen Sie genau, welche der Features benötigt werden, da Sie diese nicht mehr ändern können, sobald Sie die Arbeitsmappe freigegeben haben.
4. Anschließend rufen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Arbeitsmappe freigeben“ auf.
5. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register „Status“.
6. Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen“.
7. Diese Einstellung bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“.
8. Wenn Sie in einer Dialogbox dazu aufgefordert werden, müssen Sie die Arbeitsmappe an dieser Stelle speichern.

Als Nächstes müssen Sie die Arbeitsmappe den Anwendern, die sie bearbeiten sollen, zugänglich machen. Das geht so:

1. Rufen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Speichern unter“ auf.
2. In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie als Speicherort ein Netzlaufwerk und einen Ordner, auf den die Benutzer, die die Arbeitsmappe verwenden sollen, zugreifen können. Dann können alle gewünschten Anwender mit der Tabelle arbeiten.

Rahmenlinien blitzschnell zeichnen

Wie Sie Rahmen besonders schnell und elegant zeichnen

Excel bietet Ihnen viele Optionen, Zellen oder Zellbereiche mit verschiedenen Rahmenlinien zu versehen.

Was vielen Anwendern nicht bekannt ist, ist die Möglichkeit, Rahmenlinien auch frei auf einem Tabellenblatt zu zeichnen. Häufig ist das der schnellere und vor allem bequemere Weg. Das gilt vor allen Dingen dann, wenn Sie in einer Tabelle Rahmen ineinander verschachteln möchten.

Für das Zeichnen von Rahmenlinien in einer Excel-Tabelle gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Mit einem Mausklick auf den kleinen Pfeil im Symbol „Rahmen“ in der Symbolleiste „Formatierung“ öffnen Sie das Feld „Rahmenlinien“:
2. In diesem Feld aktivieren Sie mit einem Mausklick die Option „Rahmenlinien zeichnen“.
3. Der Mauszeiger verändert sich dann zu einem stilisierten Stift, und auf dem Bildschirm erscheint eine Symbolleiste.
4. Mit der rechten Schaltfläche dieser Leiste wählen Sie eine Farbe, in der Sie Ihre Rahmenlinien zeichnen wollen. Das Listenfeld in der Mitte der Leiste erlaubt die Auswahl der gewünschten Linienart.

Wenn Sie die Einstellungen vorgenommen haben, zeichnen Sie mit gedrückt gehaltener linker Maustaste die gewünschten Linien auf dem Tabellenblatt. Excel formatiert daraufhin die betreffenden Zellen mit den gewünschten Rahmenlinien.

Wenn Sie eine der gezeichneten Rahmenlinien entfernen möchten, klicken Sie auf der Symbolleiste den Radiergummi an. Dann klicken Sie mit der Maus die zu löschenden Linien an.

Nachdem Sie auf Ihrem Tabellenblatt die gewünschten Rahmenlinien gezeichnet haben, schließen Sie die Symbolleiste über das kleine Kreuz rechts oben. Der Mauszeiger nimmt dann wieder die bekannte Form an.

So erzeugen Sie ein Datum aus einzelnen Angaben

Wie Sie Datumswerte zusammensetzen

Wenn Sie in einer Tabelle aus einem Jahr, einem Monat und einem Tag, die alle mit Formeln in anderen Zellen ermittelt werden, ein Datum erzeugen wollen, so ist das nicht ohne weiteres möglich.

Lösen können Sie diese Aufgabenstellung mit der Tabellenfunktion DATUM. Die Funktion DATUM benötigt als Argumente das Jahr, den Monat und den Tag. Diese Argumente können Sie als konstante Werte, als Formeln oder als Zellbezüge übergeben.

Um beispielsweise den Datumswerte für das Datum 9.5.2006 zu erzeugen, verwenden Sie die folgende Formel:

=DATUM(2006;5;9)

Je nach Formatierung der Zelle, in der Sie DATUM einsetzen, wird das Datum als fortlaufende Zahl, die Sie noch als Datum formatieren müssen, oder bereits als Datum formatiert ausgeben.

Trickreich: Datumswerte überprüfen

Besonders hilfreich ist diese Funktion, wenn Sie feststellen möchten, ob bestimmte Daten existieren oder nicht – weil die Funktion auch eine Prüfung der Daten vornimmt. Um beispielsweise festzustellen, ob ein Jahr ein Schaltjahr besitzt oder nicht, können Sie den folgenden Ausdruck verwenden:

=DATUM(2006;2;29)

Als Ergebnis liefert Ihnen Excel das Datum 1.3.2006, weil es im Jahr 2006 keinen 29. Februar gibt.

Um beispielsweise den Text "Schaltjahr" auszugeben, wenn das Jahr in Zelle A1 ein Schaltjahr ist, setzen Sie die folgende Formel ein:

=WENN(TAG(DATUM(A1;2;29))=29;"Schaltjahr";"Kein Schaltjahr")

Der Trick: Die Formel fragt den Tag über die gleichnamige Funktion aus dem zusammengesetzten Datum ab und gibt über eine WENN-Funktion je nach Ergebnis einen passenden Text aus.

Starten Sie Makros über eine Grafik

Wie Sie Makros über individuelle Grafiken starten

Wenn Sie ein vorhandenes Makro über eine Schaltfläche oder ein grafisches Objekt aufrufen möchten, richten Sie das folgendermaßen ein:

Fügen Sie die gewünschte Grafik oder eine Schaltfläche auf Ihrem Tabellenblatt ein. Dann klicken Sie das eingefügte Objekt einmal mit der Maus an, bis die Ziehpunkte zur Größenänderung angezeigt werden.

Das so markierte Objekt klicken Sie dann mit der rechten Maustaste an, um das Kontextmenü einzublenden. Wählen Sie hier die Funktion "Makro zuweisen".

Excel zeigt nun ein Dialogfenster an, mit dem Sie das Makro auswählen. Selektieren Sie das gewünschte Makro aus der Liste und klicken Sie auf "OK".

Wenn Sie nun auf Ihrem Tabellenblatt den Mauszeiger auf die Grafik bewegen, verändert sich dieser – wie bei einem Hyperlink – in eine Hand. Nach dem Anklicken der Grafik wird das gewünschte Makro in Ihrer Tabelle ausgeführt.

Fehlersuche in Formeln ganz einfach

So finden Sie Fehler in Ihren Berechnungen

Bei längeren Formeln treten häufig Fehler auf. Wie aber entdeckt man, in welchem Teil der Formel der Fehler aufgetreten ist? Excel bietet Ihnen dazu eine sehr nützliche Taste an: die Taste F9.

Mit der Taste F9 Fehler aufspüren

Bewegen Sie den Zellzeiger auf die Zelle, in der sich die Formel befindet. Markieren Sie die erste mathematische Verknüpfung der Formel (z.B. die erste Summenfunktion) und betätigen Sie die Taste F9.  Wenn die Verknüpfung daraufhin in einen Wert umgewandelt wird, liegt der Fehler an einer anderen Stelle in der Formel.

Sie müssen nun jeden Teil der Formel auf diese Weise in Werte umwandeln. An irgendeiner Stelle werden Sie einen Fehlerwert erhalten. Das ist dann der Teil der Formel, den Sie korrigieren müssen.

Achten Sie darauf, sich beim Kontrollieren der einzelnen Formelteile an der eventuell vorhandenen Klammersetzung zu orientieren.

Wenn Sie den fehlerhaften Teil gefunden haben, drücken Sie die ESC-Taste, um die Formel in ihrer vorherigen Form wiederherzustellen; wenn Sie ENTER betätigen, werden die umgewandelten Werte übernommen.

Angenommen, Sie verwenden die folgende Formel in einer Tabelle:

=A1*A2*(A3-A4)/(A5-A6*A7)

Aus dieser Formel ergeben sich die folgenden drei Formelteile, die getrennt markiert und mit der Taste F9 umgewandelt werden können:

A1*A2

A3-A4

A5-A6*A7

Sie könnten natürlich auch größere Teile bilden, aber es ist sinnvoll, die Teile so klein wie möglich zu wählen.

Blitzschnell zwischen Texten, Werten und leeren Zellen unterscheiden

Wie Sie herausfinden, welchen Inhalt eine Zelle besitzt

Wenn Sie erfahren möchten, ob eine Zelle eine Zahl (oder ein Formelergebnis) oder einen Textinhalt besitzt, können Sie die Funktion ZELLE einsetzen. Sie setzen die Funktion nach der folgenden Methode ein:

=ZELLE("Typ";A1)

Den Text "Typ" müssen Sie immer übergeben, dahinter setzen Sie (durch ein Semikolon getrennt) den Bezug auf die Zelle, deren Inhalte Sie überprüfen möchten. Als Ergebnis liefert die Funktion den Wert "l", wenn die Zelle einen Text enthält (das "l" steht für das englische "label", also "Bezeichnung"). Falls Sie Zelle einen numerischen Inhalte oder ein Formelergebnis enthält, liefert die Funktion den Wert "w". Sofern die Zelle leer ist, erhalten Sie "b" als Ergebnis (für "blank", also "leer").

Wochentag linksbündig, Datum rechtsbündig

Datmswerte trickreich formatieren
Sie möchten in einer Tabelle Datumsangaben so anzeigen, dass die Wochentage linksbündig und das Datum rechtsbündig erscheinen?
Das geht mit einem der integrierten Zahlenformate von Excel leider nicht. Mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat kommen Sie dennoch zum gewünschten Ergebnis. Und so wird’s gemacht:

1. Markieren Sie die Zelle, auf die Sie die Formatierung anwenden wollen.
2. Rufen Sie im Menü „Format“ den Befehl „Zellen“ auf.
3. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register „Zahlen“:
4. Auf der linken Seite dieser Box aktivieren Sie die Kategorie „Benutzerdefiniert“.
5. In das dann angezeigte Feld „Typ“ tragen Sie das folgende Format ein:
   TTT,* TT.MM.JJ
   Achten Sie darauf, dass nach dem Sternchen (*) unbedingt ein Leerzeichen eingegeben werden muss, da sonst eine falsche Formatierung erfolgt.

Neues Zahlenformat hilft weiter

Nach der Bestätigung des neuen Formats mit der Schaltfläche „OK“ erscheint das Datum in der gewünschten Form.
 

Werte bis zu einem Datum automatisch addieren

Wie Sie passende Werte nur addieren, wenn das Datum stimmt

Kennen Sie das: in einer Spalte einer Tabelle stehen Datumswerte (z. B. Bestelldaten, Verkaufsdaten, Daten von Arbeitstagen), in einer dazugehörigen Spalte stehen passende Zahlen (die Bestellmengen, die Verkaufszahlen, die Arbeitsstunden).

Sie möchten nun dafür sorgen, alle Daten bis zum aktuellen Datum automatisch zu addieren. Stellen Sie sich vor, die Datumswerte stehen in Spalte C, die dazugehörigen Zahlen in Spalte D. Setzen Sie für die Addittion die folgende Formel ein:
=SUMMEWENN(C:C;"<"&HEUTE();D:D)
Die Funktion addiert alle Zahlen nur dann, wenn das dazugehörige Datum vor dem heutigen Tag liegt.

Wollen Sie den heutigen Tag einschließen, verwenden Sie anstelle von < den Ausdruck <= in der Formeln (innerhalb der Anführungszeichen).

Auch beliebige Datumswerte suchbar

Wenn Sie anstelle des aktuellen Datums ein anderes Datum als Kriterium verwenden möchten, können Sie das erreichen, indem Sie das Datum in eine Zelle (z.B. A1) eintragen und sich in in der Formel auf diese Zelle beziehen:
=SUMMEWENN(C:C;"<"&A1;D:D)
 

Blitzschnell einheitliche Spaltenbreiten und Zeilenhöhen

Unterschiedliche Höhen und Breiten schnell vereinheitlichen

Stellen Sie sich vor, Sie haben Spalten oder Zeilen mit ähnlichem Inhalt und ähnlicher Formatierung mit der Maus verändert, um Platz und Übersicht zu schaffen. Anschließend sind die Spaltenbreiten oder Zeilenhöhen aber zu unterschiedlich. Sie möchten diese daher vereinheitlichen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Suchen Sie sich eine Spalte aus, die die Breite hat, die auch für die anderen als Standardbreite sinnvoll ist.
2. Auf dem Spaltenkopf führen Sie mit der Maus einen Rechtsklick aus.
3. Im erscheinenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Spaltenbreite“.
4. Da Sie eine Spalte mit passender Breite gewählt haben, bestätigen Sie die Einstellung mit „OK“.
5. Dann markieren Sie durch Anklicken der Köpfe mit der Maus bei gedrückter STRG-Taste alle Spalten, die die gleiche Breite bekommen sollen.
6. Drücken Sie die Taste F4.

Damit sind alle Spalten in der gewünschten Breite formatiert.
Auf die gleiche Art und Weise können Sie auch die Zeilenhöhe für viele Zeilen auf einmal an die Größe einer ausgewählten Zeile anpassen.
 

Tabellen blitzschnell prozentual auswerten

Wie Sie auf Mausklick prozentuale Auswertungen erhalten
Die allerschnellste Methode, eine Tabelle prozentual auszuwerten, kommt ganz ohne Formeln aus – das ist kein Witz. Sehen Sie sich die folgende Tabelle an:
Monat Wert
Januar       12.000
Februar       9.000
März          17.000
April            7.500
Mai             9.200
Juni          11.300
Sie möchten die prozentualen Beziehungen der Zahlen feststellen (keine Sorge, es funktioniert auch mit anderen, viel längeren Tabellen)? Dann gehen Sie so vor:

1. Klicken Sie eine Zelle innerhalb der Tabelle an, beispielsweise die Zelle mit dem Inhalt "Februar".
2. Wählen Sie die Funktion "Daten – Autofilter".
3. Aktivieren Sie nun den Befehl "Daten – PivotTable und PivotChart-Bericht" und klicken Sie sofort auf "Fertig stellen".
4. Ziehen Sie jetzt aus dem Fenster "PivotTable-Feldliste" den Eintrag "Monat" in die Rubrik "Zeilenfelder hierher ziehen" und den Eintrag "Wert" in die Rubrik "Datenfelder hierher ziehen".
5. Klicken Sie eines der Datenfelder (also einen der Werte) mit der rechten Maustaste an und aktivieren Sie den Befehl "Feldeigenschaften".
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen" und aktivieren Sie dann die Einstellung "Daten zeigen als: % der Spalte". Bestätigen Sie Einstellungen mit "OK".

Nun zeigt Ihnen Excel die Daten als prozentualen Anteil des Gesamtergebnisses der Spalte an. Sie können alternativ auch zu anderen Werte der Liste in Beziehung setzen, indem Sie eine anderen Einstellung für "Daten zeigen als" auswählen.
 

Eingabe von Leerzellen verhindern

Wie Sie dafür sorgen, dass in einer Liste keine Leerzeilen eingegeben werden können
Sie möchten erreichen, dass in einer Spalte (z.B. Spalte B) Daten zwar kontinuierlich eingegeben werden, aber es darf keine Zelle dazwischen leer bleiben? Ein Anwender soll nach einer Eingabe in Zelle B2 beispielsweise immer Zelle B3 ausfüllen, aber nicht B4 oder B5. Sie können das über eine ausgefuchste Gültigkeitsprüfung erreichen.
Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die gesamte Spalte, in der Sie die Eingabe von Leerzellen verhindern möchten. Klicken Sie dazu die Spaltenbezeichnung oben in der Koordinatenzeile an.
2. Wählen Sie die Funktion "Daten – Gültigkeit" und aktivieren Sie das Register "Einstellungen".
3. Aktivieren Sie in der Liste "Zulassen" den Eintrag "Benutzerdeifniert".
4. Legen Sie im Feld "Formel" den folgenden Eintrag fest:
   =ANZAHLLEEREZELLEN(B$1:B1)=0
5. Klicken Sie das Register "Fehlermeldung" an und wählen Sie in der Liste "Typ" den Eintrag "Stop".
6. Geben Sie im Feld "Titel" den Text "Keine Leerzellen erlaubt" ein.
7. Tragen Sie in das Feld "Fehlermeldung" den Text "Sie dürfen zwischen zwei Eingaben keine Zellen unausgefüllt lassen" ein.
8. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit der Schaltfläche "Ok".

Sie erhalten nun immer eine Fehlermeldung, wenn Sie versuchen, bei der Eingabe in Spalte B Zellen leer zu lassen.
Falls Sie die Formel in einer anderen Spalte als B einsetzen möchten, passen Sie den Buchstaben in der Formel an die entsprechende Spalte an.
 

Blattübergreifende Gültigkeitsprüfung: es geht doch!

Wie Sie Inhalte anderer Tabellenblätter in der Gültigkeitsprüfung einsetzen
Beim Einsatz der Gültigkeitsprüfung können Sie keine Liste der erlaubten Werte festlegen, die sich in einem anderen Tabellenblatt befindet. Excel antwortet auf solche Versuche immer mit der Fehlermeldung "Bezüge auf andere Tabellen oder Arbeitsmappen dürfen in dem Kriterium Gültigkeitsprüfung nicht verwendet werden".
Diese Einschränkung ist dann besonders ärgerlich, wenn Sie die Gültigkeitsprüfung dazu einsetzen, Inhalte für eine Dropdown-Liste zusammenzustellen, die als erlaubte Werte für die Anwender der Arbeitsmappe vorgegeben werden sollen.
Über einen Trick geht es aber doch, Inhalte einer anderen Tabelle als Eingabewerte für die Gültigkeitsprüfung zu verwenden. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wenn Sie beispielsweise in den Zellen A1:A10 der Tabelle "Erlaubt" die erlaubten Werte für Eingabe festgelegt haben, markieren Sie zuerst diesen Bereich.
2. Rufen Sie nun das Kommando "Einfügen - Namen - Definieren" auf. Legen Sie im Eingabefeld den gewünschten Namen für den Zellbereich fest, bespielsweise "Bereich" (ohne Anführungszeichen eingeben).
3. Jetzt können Sie in einem anderen Tabellenblatt die Gültigkeitsprüfung auf die Werte aus "Bereich" beschränken.
4. Wählen Sie zuerst die Funktion "Gültigkeit" aus dem Menü "Daten" und dort das Register "Einstellungen".
5. Aktivieren Sie im Feld "Zulassen" den Eintrag "Liste" und tragen Sie dann in das Feld "Quelle" den folgenden Ausdruck ein:
   =Bereich
   

Obwohl sich der Zellbereich zu dem eingegebenen Namen in einem anderen Tabellenblatt befindet, können Sie ihn auf diese Weise in der Gültigkeitsprüfung einsetzen.

Alle Zellen über einem Grenzwert summieren

Wie Sie SUMMEWENN mit einem variablen Zellbezug einsetzen

Stellen Sie sich vor, Sie möchten in einem Bereich alle Zellen summieren, deren Inhalt über einem bestimmten Grenzwert liegt. Dieser Grenzwert soll variabel sein und in einer Zelle in Ihrer Tabelle stehen.

Das Problem ist in diesem Fall die Übergabe des Grenzwerts als Zellbezug. Liegt der Grenzwert als Konstante vor, können Sie die Summe problemlos mit der Funktion SUMMEWENN berechnen.

Wenn Sie beispielsweise alle Zellen des Bereichs A1:A20 summieren wollen, deren Wert größer als 300 ist, lautet die Formel:

=SUMMEWENN(A1:A20;">300")

SUMMEWENN mit direktem Grenzwert einsetzen

Wenn Sie im vorliegenden Beispiel statt des Werts 300 in der Funktion eine Zelle angeben möchten, in der der Grenzwert steht, akzeptiert Excel die Formel nicht. Mit einem kleinen Trick geht es aber doch.

Um das gewünschte Ergebnis zu erreichen, müssen Sie den Operator (im Beispiel das Größer-Zeichen ">") und die Zelle mit dem Zeichen "&" verknüpfen.

Dementsprechend sieht die korrekt arbeitende Formel folgendermaßen aus, wenn der variable Wert in der Zelle C1 steht:

=SUMMEWENN(A1:A20;">"&C1)

Natürlich können Sie auch andere Operatoren auf diesem Weg einsetzen, um bedingte Summen zu errechnen.

Makros beschleunigen

So laufen Ihre Makros schneller

Makros, die in Ihren Tabellen umfangreiche Berechnungen oder Auswertungen ausführen, machen die Tabellen häufig recht langsam.

Die automatische Neuberechnung und der ständige Bildschirmaufbau sind dafür verantwortlich. Wenn Sie in Ihr Makro die folgenden Kommandos einbauen, werden die störenden Faktoren ab- und dann wieder eingeschaltet.

Schalten Sie die Bildschirmdarstellung, die Neuberechnung und die Verarbeitung von Ereignissen zu Beginn Ihres Makros ab. Verwenden Sie dazu die folgenden Kommandos:

With Application

.ScreenUpdating = False

.Calculation = xlCalculationManual

.EnableEvents = False

End With

Bevor Sie Ihr Makro verlassen (also vor dem Befehl "End Sub") sollten Sie die abgeschalteten Optionen wieder einschalten. Verwenden Sie dazu die folgenden Befehle:

With Application

.ScreenUpdating = True

.Calculation = xlCalculationAutomatic

.EnableEvents = True

End With

Größten und kleinsten Wert einer Tabelle automatisch markieren

Wie Sie Sonderwerte immer sofort erkennen

Erkennen Sie auf einen Blick die größten und kleinsten Werte in Ihrer Tabelle, inderm Sie mit einer bedingten Formatierung arbeiten. Die Spezialformatierung funktioniert vollautomatisch und zeigt Ihnen auch nach Änderungen in Ihrer Tabelle immer Sofort das Minimum und Maximum an.

Wenn Sie den größten Wert beispielsweise mit einer roten Zellfarbe hinterlegen möchten und den kleinsten mit einer grünen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie den Zellbereich, in dem Sie automatisch nach Signalwerten suchen möchten (z.B. B2:D400).
2. Rufen Sie die Funktion "Format - Bedingte Formatierung" auf.
3. Schalten Sie in der Auswahlliste "Bedingung 1" auf "Zellwert ist"  und wählen Sie in der Liste daneben den Eintrag "gleich".
4. Tragen Sie im Eingabefeld daneben die folgende Formel ein:
   =MAX($B$2:$D$400)
5.  Klicken Sie auf die Schaltfläche "Format", wählen Sie das Register "Muster" und wählen Sie die Farbe rot für den Zellhintergrund aus.
6. Bestätigen Sie die Farbwahl mit der OK-Schaltfläche.
7. Klicken Sie im Dialogfenster "Bedingte Formatierung" auf de Schaltfläche "Hinzufügen". Nun wird die Farbe des Minimum festgelegt.
8. Wählen Sie für die zweite Bedingung die Einstellung "Zellwert ist" und "gleich" und verwenden Sie die folgende Formel:
   =MIN($B$2:$D$400)
9. Klicken Sie auf "Format", dann auf "Muster" und aktivieren Sie die Frabe grün für den Zellhintergrund.
10. Schließen Sie nun die beiden Dialogfenster über die OK-Schaltfläche.

Das Maximum und das Minimum in Ihrer Tabelle werden nun vollautomatisch farbig markiert - sobald Sie in dem Zellbereich neue Werte eintragen, übrprüft Excel sofort die Bedingung und passt die Formatierung an.

Achten Sie darauf, den Zellbereich zur Überprüfung immer als absoluten Bezug einzugeben. Verwenden Sie also immer die Notation mit den Dollarzeichen. Wenn Sie den Zellbereich C3:F1000 verwenden möchten, setzen Sie den Ausdruck $C$3:$F$1000 in der Formel für die bedingte Formatierung ein.

Tabellen zeilenweise automatisch formatieren

Jede zweite Zeile grau (oder mit einer anderen Farbe) hinterlegen

Sie möchten eine zeilenweise abwechselnde Formatierung wählen, die sich automatisch anpasst, wenn Sie Zeilen löschen oder einfügen? Also eine Formatierung, bei der jede zweite Zeile beispielsweise grau hinterlegt dargestellt wird. Das geht so:

1. Markieren Sie die gesamte Tabelle. Das erledigen Sie durch einen Klick auf den grauen Kasten zwischen Spalte A und Zeile 1.
2. Wählen Sie die Funktion "Format – Bedingte Formatierung" aus und aktivieren Sie den Eintrag "Formel ist" in der Liste.
3. Tragen Sie die folgende Formel in das Eingabefeld ein:
   =REST(ZEILE(A1);2)=1
4. Klicken Sie auf die Format-Schaltfläche und wählen Sie eine Formatierung, die jede zweite Zeile erhalten soll.

Datumsdifferenzen über geheime Excel-Funktion berechnen

Wie Sie eine versteckte Excel-Funktion für Ihre Berechnungen verwenden

Wenn Sie in einer Tabelle die Differenz zwischen zwei Datumsangaben ermitteln möchten, können Sie dazu sehr gut eine geheime Excelfunktion verwenden, die eigentlich nur aus Kompatibilitätsgründen von Excel zu Lotus 1-2-3 (ein früheres Excel-Konkurrenzprogramm) angeboten wird und weder in der Hilfe noch im Funktions-Assistenten dokumentiert ist. Lediglich in Excel 2000 taucht die Funktion in der Hilfe auf – aber nur, wenn bei einer bereits im Tabellenblatt befindlichen Funktion über "Einfügen – Funktion" der Funktions-Assistent geöffnet und hier die Schaltfläche "Hilfe zu dieser Funktion" ausgewählt wird.

Die undokumentierte Funktion DATEDIF hat gegenüber den Standardfunktionen zur Differenzbildung v on Datumswerten den Vorteil, dass Sie unabhängig von der Einheit des gewünschten Ergebnisses nur eine Funktion benötigen. Sie müssen lediglich das Argument für die Einheit anpassen.

Als Argumente übergeben Sie der Funktion DATEDIF ein Anfangsdatum, ein Enddatum und die Einheit, in der das Ergebnis ausgegeben werden soll.

Das Anfangsdatum und das Enddatum können Sie der Funktion entweder als absoluten Wert, als Bezug auf eine Zelle oder als Ergebnis einer Berechnung übergeben.

Beim Einsatz der Funktion DATEDIF stehen Ihnen die folgenden Zeiteinheiten für die Ausgabe des Ergebnisses zur Verfügung:

• Tage ohne Jahre ("yd")
• Tage ohne Monate ("md")
• Monate ohne Jahre ("ym")

Ausgegeben werden von der Funktion immer die jeweils kompletten Einheiten. Angebrochene Jahre, Monate oder Tage werden ignoriert.

Für den Fall, dass Sie nur die ganzen Tage ohne Berücksichtigung der Jahre und Monate ermitteln möchten, verwenden Sie die Einheit "md". Dementsprechend verwenden Sie, wenn Tage und Jahre ignoriert werden sollen, "ym". Wenn lediglich die Jahre unberücksichtigt bleiben sollen, wählen Sie "yd".

Da der Funktions-Assistent die Funktion DATEDIF nicht zur Verfügung stellt, müssen Sie den Funktionsnamen und die erforderlichen Argumente direkt in eine Zelle eintragen.

Die folgende Abbildung zeigt eine kleine Beispieltabelle, in der die Funktion DATEDIF mit verschiedenen Einheiten zum Einsatz kommt:

Zellwert in einem Textfeld anzeigen

So zeigen Sie Zellinhalte unabhängig von Ihren Formatierungen an

Mitunter kann es bei der Arbeit mit großen Tabellen hilfreich sein, Werte aus bestimmten Zellen an anderen Positionen auf dem Tabellenblatt verfügbar zu haben. Statt eines einfachen Zellbezugs können Sie dafür auch Textfelder verwenden – die Sie beliebig platzieren können.

Textfelder haben den Vorteil, dass sie unabhängig von Zeilen und Spalten formatiert werden können. Somit haben sie keinerlei Auswirkungen auf die Formatierung der Zellen an der Stelle, wo die Informationen angezeigt werden sollen.

Außerdem geben Ihnen die Excel-Druckoptionen die Möglichkeit, Textfelder beim Druck nicht auszugeben. Das ist von Vorteil, wenn Sie die Informationen nur bei der Arbeit am Bildschirm benötigen.

Textfelder, in denen der Inhalt einer Zelle dynamisch angezeigt wird, richten Sie so ein:

1. Rufen Sie im Menü "Ansicht" den Befehl "Symbolleisten" auf.
2. Im verzweigenden Menü aktivieren Sie dann die Option "Zeichnen".
3. Auf der daraufhin erscheinenden Zeichnen-Symbolleiste aktivieren Sie mit einem Mausklick die Schaltfläche "Textfeld"
4. Nach dem Anklicken der Schaltfläche verwandelt sich der Mauszeiger in einen senkrechten Cursor.
5. Damit ziehen Sie mit gedrückt gehaltener linker Maustaste an der gewünschten Stelle ein Textfeld auf.
6. Nun aktivieren Sie mit einem Mausklick die Bearbeitungszeile.

Dort geben Sie ein Gleichheitszeichen und den Bezug auf die Zelle ein, deren Inhalt im Textfeld erscheinen soll, wie die folgende Abbildung zeigt.

Die Eingabe des Zellbezugs bestätigen Sie mit ENTER. Daraufhin erscheint der gewünschte Zellinhalt in Ihrem Textfeld.

Wenn Sie den Rand des Textfeldes doppelt anklicken, erscheint Dialogfenster "Textfeld formatieren". In den verschiedenen Registern stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung, mit denen Sie sowohl Schriftart als auch Rahmen und Muster des Textfelds nach Ihren Wünschen einstellen können.

Zeitangaben in festen Schritten auf- oder abrunden

So rechnen Sie mit gerundeten Zeitangaben

Für viele Anwendungen ist es sinnvoll, Zeitangaben nach verschiedenen Vorgaben zu runden. Denken Sie beispielsweise an Arbeitszeiten, die auf volle Viertelstunden auf- oder abgerundet werden sollen. Oder Nutzungszeiten, die immer auf eine volle halbe Stunde aufgerundet werden sollen.

Bei derartigen Aufgabenstellungen helfen Ihnen die integrierten Funktionen OBERGRENZE (aufrunden) und UNTERGRENZE (abrunden).

Beachten Sie, dass Ihnen beide Funktionen nur zur Verfügung stehen, wenn Sie das Add-In "Analyse-Funktionen" installiert haben. Gegebenenfalls müssen Sie das über den Befehl "Extras – Add-Ins" nachholen.

Wenn Sie Zeiten immer auf volle Viertelstunden aufrunden möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zelle, in der die aufgerundete Zeit erscheinen soll.
2. Dann rufen Sie im Menü "Einfügen" den Befehl "Funktion" auf. Im erscheinenden Funktions-Assistenten wählen Sie "Math. & Trigonom.".
3. Aus den in dieser Kategorie angebotenen Funktionen wählen Sie OBERGRENZE.
4. Das bestätigen Sie mit "OK".
5. Als Argumente übergeben Sie der Funktion zuerst die zu rundende Zeit im Eingabefeld "Zahl".
6. Als zweites Argument benötigt die Funktion den "Schritt", auf den gerundet werden soll (das Rundungsintervall).
7. Tragen Sie "0:15" für die Viertelstunde ein. Dabei müssen Sie die Anführungszeichen unbedingt mit angeben. Ansonsten liefert die Funktion eine Fehlermeldung.
8. Bestätigen Sie  mit "OK". Es erscheint die folgende Formel in der Zelle:

=OBERGRENZE(A2;"0:15")

Das Ergebnis der Aufrundung auf volle Viertelstunden sieht in der Tabelle  folgendermaßen aus:

Wenn Sie auf volle Viertelstunden abrunden möchten, benötigen Sie dazu die folgende Formel:

=UNTERGRENZE(A2;"0:15")

Das Ergebnis der Abrundung auf volle Viertelstunden sieht in der Tabelle folgendermaßen aus:

Geburtstage und Jubiläen sortieren

Wie Sie Datumssortierungen unabhängig vom Jahr vornehmen

Stellen Sie sich eine Datumsliste vor, die unabhängig vom Jahr nach Geburtstagen sortiert werden soll.

Die folgende Abbildung zeigt an einem kleinen Beispiel, wie eine solche Tabelle vor der Sortierung aussehen könnte:

Diese Liste sortieren Sie über eine Hilfsspalte, in der Sie eine Formel einsetzen, in der die Funktionen MONAT und TAG miteinander kombiniert werden.

In der gezeigten Tabelle verwenden Sie die Spalte C als Hilfsspalte. In die Zelle C2 tragen Sie die folgende Formel ein:

=MONAT(B2)+TAG(B2)/100

In der Tabelle sieht das dann folgendermaßen aus:

Diese Formel kopieren Sie dann durch Ziehen mit der Maus in die darunter liegenden Zellen – im vorliegenden Beispiel bis in die Zeile 31.

Anschließend markieren Sie mit der Maus die gesamte Liste inklusive der Hilfsspalte. Dann rufen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Sortieren" auf.

In dieser Box wählen Sie über das Listfeld "Sortieren nach" die Hilfsspalte C. Als Reihenfolge wählen Sie die Option "Aufsteigend". Diese Einstellungen bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Ihre Liste wird daraufhin in der gewünschten Form sortiert. Die Geburtstage erscheinen – beginnend mit dem ersten Geburtstag im Jahr – unabhängig vom Geburtsjahr in der richtigen Reihenfolge.

Sortierung des nächsten Jubiläums oder Geburtstags

Etwas aufwändiger wird die Sortierung, wenn die Liste ausgehend vom aktuellen Datum immer mit dem nächstliegenden Geburtstag beginnen soll.

Diese Aufgabenstellung können Sie mit einer Formel lösen, in der die Funktion DATUM, MONAT, TAG und HEUTE miteinander kombiniert werden.

In der Beispieltabelle tragen Sie dazu in die Zelle C2 die folgende Formel ein:

=DATUM(DATUM(;MONAT(B2); TAG(B2))<DATUM(;MONAT(HEUTE());TAG(HEUTE()));MONAT( B2);TAG(B2))

Diese Formel kopieren Sie in die da­runter liegenden Zellen. Dann markieren Sie die gesamte Tabelle inklusive der eben angelegten Hilfsspalte.

Die Sortierung nehmen Sie wie oben beschrieben nach der Hilfsspalte in aufsteigender Reihenfolge vor.

Bedingungen in Zahlenformaten unterbringen

So erzeugen Sie flexible Darstellungen

Unter Excel-Anwendern wenig bekannt ist die Möglichkeit, mit benutzerdefinierten Formaten eigene Bedingungen festzulegen.

Denken Sie beispielsweise an Zellen, in denen über ein Format einer eingegebenen Zahl ein Text hinzugefügt werden soll. Dabei ist es dann entscheidend, ob beim Wert 1 der Singular und bei allen anderen Werten der Plural verwendet wird. Diese Aufgabenstellung können Sie ganz bequem über ein be­nutzerdefiniertes Zahlenformat lösen.

Wenn beispielsweise nach der Eingabe einer Zahl in einer Zelle abhängig vom Wert der Zahl der Zusatz Palette oder Paletten eingefügt werden soll, verwenden Sie das folgende benutzerdefinierte Zahlenformat:

[=1]0 "Palette ";0 "Paletten"

Für die Eingabe des Formats markieren Sie die entsprechende Zelle und rufen dann im Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie dann das Register "Zahlen".

Auf der linken Seite des Registers aktivieren Sie die Kategorie "Benutzerdefiniert":

In das Eingabefeld "Typ" geben Sie das oben beschriebene Zahlenformat ein. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK". Die in die Zelle eingegebenen Zahlen werden dann mit dem gewünschten Text versehen.

Dieses Format können Sie mit der Schaltfläche "Format übertragen", in beliebige andere Zellen übernehmen, die Sie auf die beschriebene Art und Weise formatieren wollen. Sie finden das Symbol auf der Standard-Symbolleiste.

Die folgende Abbildung zeigt an einem Beispiel, wie sich das benutzerdefinierte Zahlenformat auswirkt:

Zahlenformate abhängig von Zellwerten gestalten

So zeigen Sie je nach Zellinhalt andere Formate an

Ein anderer Fall der Formatierung mit Bedingungen ist die Abhängigkeit von der Größe einer in eine Zelle eingegebenen Zahl.

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Zahlen unter 100 unabhängig von ihrem Wert in der Form <100 ausgegeben werden sollen.

Alle Zahlen, die größer als 200 sind, sollen dementsprechend als >200 angezeigt werden. Nur die Werte zwischen 100 und 200 sollen tatsächlich mit ihrem jeweils richtigen Wert ausgegeben werden.

Auch diese Aufgabenstellung lösen Sie ohne Probleme mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat.

Dieses tragen Sie in der folgenden Form in die oben beschriebene Dialogbox "Format – Zellen" in das Eingabefeld "Typ" ein:

[<100] "<100";[>200]  ">200";0,0

Die folgende Abbildung zeigt, wie dieses Zahlenformat angewandt werden kann und die Zellen der Spalte B in einer Tabelle aussehen können:

Geburtstage und Jubiläen sortieren

Wie Sie Datumssortierungen unabhängig vom Jahr vornehmen

Stellen Sie sich eine Datumsliste vor, die unabhängig vom Jahr nach Geburtstagen sortiert werden soll.

Die folgende Abbildung zeigt an einem kleinen Beispiel, wie eine solche Tabelle vor der Sortierung aussehen könnte:

Diese Liste sortieren Sie über eine Hilfsspalte, in der Sie eine Formel einsetzen, in der die Funktionen MONAT und TAG miteinander kombiniert werden.

In der gezeigten Tabelle verwenden Sie die Spalte C als Hilfsspalte. In die Zelle C2 tragen Sie die folgende Formel ein:

=MONAT(B2)+TAG(B2)/100

In der Tabelle sieht das dann folgendermaßen aus:

Diese Formel kopieren Sie dann durch Ziehen mit der Maus in die darunter liegenden Zellen – im vorliegenden Beispiel bis in die Zeile 31.

Anschließend markieren Sie mit der Maus die gesamte Liste inklusive der Hilfsspalte. Dann rufen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Sortieren" auf.

In dieser Box wählen Sie über das Listfeld "Sortieren nach" die Hilfsspalte C. Als Reihenfolge wählen Sie die Option "Aufsteigend". Diese Einstellungen bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Ihre Liste wird daraufhin in der gewünschten Form sortiert. Die Geburtstage erscheinen – beginnend mit dem ersten Geburtstag im Jahr – unabhängig vom Geburtsjahr in der richtigen Reihenfolge.

Sortierung des nächsten Jubiläums oder Geburtstags

Etwas aufwändiger wird die Sortierung, wenn die Liste ausgehend vom aktuellen Datum immer mit dem nächstliegenden Geburtstag beginnen soll.

Diese Aufgabenstellung können Sie mit einer Formel lösen, in der die Funktion DATUM, MONAT, TAG und HEUTE miteinander kombiniert werden.

In der Beispieltabelle tragen Sie dazu in die Zelle C2 die folgende Formel ein:

=DATUM(DATUM(;MONAT(B2); TAG(B2))<DATUM(;MONAT(HEUTE());TAG(HEUTE()));MONAT( B2);TAG(B2))

Diese Formel kopieren Sie in die da­runter liegenden Zellen. Dann markieren Sie die gesamte Tabelle inklusive der eben angelegten Hilfsspalte.

Die Sortierung nehmen Sie wie oben beschrieben nach der Hilfsspalte in aufsteigender Reihenfolge vor.

Bedingungen in Zahlenformaten unterbringen

So erzeugen Sie flexible Darstellungen

Unter Excel-Anwendern wenig bekannt ist die Möglichkeit, mit benutzerdefinierten Formaten eigene Bedingungen festzulegen.

Denken Sie beispielsweise an Zellen, in denen über ein Format einer eingegebenen Zahl ein Text hinzugefügt werden soll. Dabei ist es dann entscheidend, ob beim Wert 1 der Singular und bei allen anderen Werten der Plural verwendet wird. Diese Aufgabenstellung können Sie ganz bequem über ein be­nutzerdefiniertes Zahlenformat lösen.

Wenn beispielsweise nach der Eingabe einer Zahl in einer Zelle abhängig vom Wert der Zahl der Zusatz Palette oder Paletten eingefügt werden soll, verwenden Sie das folgende benutzerdefinierte Zahlenformat:

[=1]0 "Palette ";0 "Paletten"

Für die Eingabe des Formats markieren Sie die entsprechende Zelle und rufen dann im Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie dann das Register "Zahlen".

Auf der linken Seite des Registers aktivieren Sie die Kategorie "Benutzerdefiniert":

In das Eingabefeld "Typ" geben Sie das oben beschriebene Zahlenformat ein. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK". Die in die Zelle eingegebenen Zahlen werden dann mit dem gewünschten Text versehen.

Dieses Format können Sie mit der Schaltfläche "Format übertragen", in beliebige andere Zellen übernehmen, die Sie auf die beschriebene Art und Weise formatieren wollen. Sie finden das Symbol auf der Standard-Symbolleiste.

Die folgende Abbildung zeigt an einem Beispiel, wie sich das benutzerdefinierte Zahlenformat auswirkt:

Zahlenformate abhängig von Zellwerten gestalten

So zeigen Sie je nach Zellinhalt andere Formate an

Ein anderer Fall der Formatierung mit Bedingungen ist die Abhängigkeit von der Größe einer in eine Zelle eingegebenen Zahl.

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Zahlen unter 100 unabhängig von ihrem Wert in der Form <100 ausgegeben werden sollen.

Alle Zahlen, die größer als 200 sind, sollen dementsprechend als >200 angezeigt werden. Nur die Werte zwischen 100 und 200 sollen tatsächlich mit ihrem jeweils richtigen Wert ausgegeben werden.

Auch diese Aufgabenstellung lösen Sie ohne Probleme mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat.

Dieses tragen Sie in der folgenden Form in die oben beschriebene Dialogbox "Format – Zellen" in das Eingabefeld "Typ" ein:

[<100] "<100";[>200]  ">200";0,0

Die folgende Abbildung zeigt, wie dieses Zahlenformat angewandt werden kann und die Zellen der Spalte B in einer Tabelle aussehen können:

Berechnung von Weihnachten

Die Berechnung von Weihnachten ist relativ einfach, weil es immer auf einen fixen Tag in einem fixen Monat fällt und nur die Jahreszahl variiert. Anders die Advents-Sonntage. Die fallen auf unterschiedliche Sonntage und liegen nicht unbedingt alle im gleichen Monat. Hier sind die passenden Excel-Formeln:

1. Advent

=DATUM(A1;12;25)- WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)-21

2. Advent

=DATUM(A1;12;25)- WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)-14

3. Advent

=DATUM(A1;12;25)- WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)-7

4. Advent

=DATUM(A1;12;25)- WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)

Wenn die Formeln so arbeiten sollen, dass sie immer die Feiertage für das aktuell laufende Jahr errechnen sollen, ersetzen Sie einfach überall den Bezug "A1" durch "JAHR(HEUTE())" (bitte ohne Anführungszeichen eingeben).

Und wer genau wissen möchte, wie viele Tage noch bis zum Weihnachtsfest verbleiben (und zwar so, dass Excel diese Zahl täglich aktualisiert), der verwendet die folgende Formel:

=DATUM(JAHR(HEUTE());12;25)-HEUTE()

Nur leere Zellen in einer Tabelle auswählen

Wie Sie leere Datensätze blitzschnell markieren

Wenn Sie in einer Excel-Tabelle nur die leeren Zellen in einem Bereich auswählen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie den Bereich in Ihrem Tabellenblatt, in dem Sie die leeren Zellen markieren möchten. Dann rufen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Gehe zu" auf.

Daraufhin wird eine Dialogbox eingeblendet. In dieser Box klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche "Inhalte". Daraufhin wird die in der folgenden Spalte dargestellte Dialogbox eingeblendet.

In dieser Dialogbox aktivieren Sie mit einem Mausklick die Option "Leerzellen". Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK", um das Dialogfenster wieder zu schließen.

In Ihrer Tabelle werden dann alle Zellen markiert, die keine Inhalte enthalten. Diese Zellen können Sie nun in der gewünschten Form bearbeiten, formatieren oder mit den entsprechenden Inhalten füllen.

Transparente Farben verwenden

So erzeugen Sie durchscheinende Grafiken

Manchmal ist es sinnvoll, in Grafiken, die Sie in ein Tabellenblatt eingefügt haben, bestimmte Bereiche transparent zu machen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie das Bild, in dem Sie transparente Bereiche erstellen möchten.  Dann klicken Sie auf der Grafiksymbolleiste auf die Schaltfläche "Transparente Farbe bestimmen". Die folgende Abbildung zeigt die Schaltfläche auf der Symbolleiste:

Wenn die Grafiksymbolleiste in Ihrem Tabellenblatt nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü "Ansicht" auf "Symbolleisten" und dort auf "Grafik".

Nach der Aktivierung der Schaltfläche "Transparente Farbe bestimmen" klicken Sie mit der Maus auf die Farbe, die transparent werden soll.

Daraufhin wird die entsprechende Farbe entfernt, und die Grafik erscheint in der gewünschten Form.

Immer komplette Menüs anzeigen

So haben Sie immer alle Befehle zur Verfügung

Seit der Version 2000 ist Excel mit so genannten interaktiven Menüs ausge­stattet. Diese haben die Eigenschaft, Menüpunkte, die längere Zeit nicht mehr genutzt wurden, auszublenden.

Das komplette Menü erscheint dann erst nach einigen Sekunden, oder es kann mit einem zusätzlichen Mausklick aktiviert werden.

Wer diese Art der Benutzerführung nicht mag, kann problemlos zur alten, starren Menüstruktur zurückkehren. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Anpassen" auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Optionen". Die folgende Abbildung zeigt das Register, in der Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen:

In dieser Dialogbox aktivieren Sie die Option "Menüs immer vollständig anzeigen". Bestätigen Sie diese Einstellung mit  der Schaltfläche "OK".

Tabellen mit Grafiken hinterlegen

Sie möchten eine Abbildung oder eine Grafik als Hintergrund einer Tabelle verwenden? Aufgepasst: Hintergrundmuster, die Sie über das Menü "Format" mit dem Befehl "Blatt – Hintergrund" hinzugefügt haben, werden grundsätzlich nicht gedruckt, sondern nur auf dem Bildschirm angezeigt.

Wenn eine Grafik gedruckt werden soll, müssen Sie diese mit dem Befehl "Grafik" über das  Menü "Einfügen" in das Arbeitsblatt einbinden.

Ebenso gedruckt werden Zellen mit Mustern oder Schattierungen, die Sie mit dem Befehl "Zellen" im Menü "Format" hinfügen.

So sorgen Sie dafür, dass Excel Ihre Seitenwechsel beachtet

Es kann passieren, dass Excel die von Ihnen festgelegten manuellen Seitenwechsel beim Ausdrucken von Dokumenten ignoriert. 

Dabei handelt es sich nicht um einen Fehler, sondern eine sinnvolle Vorgabe der Programmierer.

Wenn Ihre Arbeitsmappe so eingerichtet ist, dass Excel den Ausdruck auf eine bestimmte Seitenanzahl verteilt, werden alle manuellen Seitenwechsel ignoriert. Die Tabellengröße wird für den Ausdruck reduziert. Das ist auch sinnvoll, da sich diese Einstellung und manuelle Wechsel grundsätzlich widersprechen.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob die Verteilung auf eine bestimmte Anzahl eingestellt ist, gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Seite einrichten" auf. Im erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register "Papierformat":

In dieser Dialogbox überprüfen Sie die Einstellungen der Option "Anpassen" unter "Skalierung".

Um die gewünschten Effekte ohne die sich widersprechenden Einstellungen zu erreichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Um das Arbeitsblatt auf die angegebene Anzahl von Seiten zu verteilen und die eingefügten manuellen Seitenwechsel zu verwenden, klicken Sie im Menü "Datei" auf "Seite einrichten" und aktivieren das Register "Papierformat".

Über das Drehfeld "Verkleinern / Vergrößern" können Sie das Tabellenblatt dann so skalieren, dass die Ausgabe auch in Kombination mit den eingestellten Seitenwechseln zufrieden stellend ist.

Wenn die Option "Verkleinern / Vergrößern" nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt, können Sie einen Druckbereich einrichten, in dem jede Seite als separater Bereich ausgewählt wird.

Dabei machen Sie sich die Tatsache zu nutze, dass Excel nicht zusammenhängende Bereiche in einem Druckbereich von Tabellen auf separaten Seiten druckt.

Fügen Sie an den Stellen, an denen ein manueller Seitenwechsel gewünscht wird, eine leere Zeile oder Spalte ein.

Dazu markieren Sie den Bereich, der als erste Gesamtseite verwendet werden soll, und lassen dabei die leere Zeile oder Spalte aus.

Halten Sie dann die Taste STRG gedrückt und markieren Sie den Bereich für die zweite Seite. Lassen Sie dabei die leeren Zeilen oder Spalten aus. Fahren Sie auf diese Weise fort, bis Sie alle Seiten ausgewählt haben, die Sie drucken möchten.

Anschießend rufen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Druckbereich" auf. Im verzweigenden Menü aktivieren Sie den Befehl "Druckbereich festlegen" (bei älteren Excel-Versionen heißt das Kommando "Druckbereich definieren".

Anschließend können Sie in der Dialogbox "Datei – Seite einrichten –Papierformat" die gewünschten Einstellungen für das Anpassen auf die gewünschte Seitenanzahl einstellen. Diese Einstellungen widersprechen sich dann nicht.

Wie Sie Mails direkt aus Excel heraus anlegen können

Für Adresslisten, Verzeichnisse und ähnliches ist es sinnvoll, direkt aus Excel heraus E-Mails erzeugen zu können. Ein besonders praktischer Weg:

Legen Sie E-Mail-Adressen als Hyperlinks in Zellen an, damit nach dem Anklicken des Hyperlinks sofort Ihr E-Mail-Programm mit einem Fenster zum Schreiben einer neuen Mail geöffnet wird.

Um eine E-Mail-Adresse als Hyperlink in eine Zelle einzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie die Zelle, in die Sie den E-Mail-Hyperlink einfügen möchten. Dann rufen Sie im Menü "Einfügen" den in der folgenden Abbildung dargestellten Befehl "Hyperlink" auf:

Klicken Sie die Schaltfläche "E-Mail-Adresse" unten links an. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox auf Ihrem Bildschirm:

Tragen Sie in das Feld "E-Mail-Adresse" die gewünschte Adresse ein. Im Feld "Text anzeigen als" erscheint bei der Eingabe mailto: mit dem Zusatz der eingegebenen Adresse.

Stattdessen können Sie in diesem Feld auch einen anderen Text festlegen, der für den Hyperlink in der Tabellenzelle erscheinen soll.

Neben der E-Mail-Adresse können Sie in dieser Dialogbox auch noch einen Betreff und einen vorgegebenen Text definieren, die nach dem Anklicken im neuen E-Mail-Formular bereits eingetragen werden soll.

Wie Sie Grafiken so hinterlegen, dass Text sichtbar bleibt

Grafiken in Tabellen dienen der optischen Gestaltung oder Hervorhebung. Wenn Sie eine Grafik mit einem Textfeld versehen wollen, um beispielsweise etwas zu dokumentieren, funktioniert das oft nicht, da die Grafik hinter dem Text viel zu kräftig erscheint.

Die folgende Abbildung zeigt ein Textfeld über einer Grafik, die diesen Effekt verdeutlicht:

Statt nun den umständlichen Weg über ein Grafikprogramm zu gehen, können Sie auch ein wenig bekanntes Excel-Feature nutzen:

Markieren Sie mit einem Mausklick die eingefügte Grafik, sodass diese mit acht runden Ziehpunkten versehen wird. Dann rufen Sie im Menü "Format" den Befehl "Grafik" auf.

Daraufhin wird eine Dialogbox eingeblendet. In dieser aktivieren Sie mit einem Mausklick das Register "Bild". In dieser Dialogbox wählen Sie mit einem Mausklick in der Dropdownliste "Farbe" die Option "Ausgeblichen". Diese Einstellung bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

In Ihrer Tabelle erscheint die Grafik dann in einer wesentlich dezenteren Darstellung. Der darüber liegende Text ist viel besser lesbar. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis der oben beschriebenen Prozedur:

Zahlen ganz schnell richtig formatieren

Wie Sie aus Texten Zahlen machen

Wenn Sie Zahlen aus einem externen Programm in eine Excel-Tabelle importieren, tritt eigentlich immer das Problem auf, dass die Zahlen als Text erkannt werden.

Das führt zu einer fehlerhaften Darstellung in der Tabelle und hat den entscheidenden Nebeneffekt, dass mit den Zahlen keine Berechnungen durchgeführt werden können.

Falsch erkannte Zahlen fallen dadurch auf, dass Excel sie standardmäßig linksbündig (wie Text) ausrichtet.

Ein Weg, die Text-Zahlen in echte Zahlen umzuwandeln, ist die Aktivierung jeder einzelnen Zelle mit anschließendem Betätigen der Taste ENTER.

Das ist allerdings umständlich und bei umfangreichen Listen zeitaufwändig. Für die ganz schnelle Umwandlung gehen Sie folgendermaßen vor:

Geben Sie in eine freie Zelle auf Ihrem Tabellenblatt die Zahl 1 ein. Mit dem Befehl "Kopieren" aus dem Menü "Bearbeiten" legen Sie diesen Wert in der Zwischenablage ab.

Anschließend markieren Sie den Zellbereich, der die als Text erkannten Zahlen enthält. Im Menü "Bearbeiten" rufen Sie dann den Befehl "Inhalte einfügen" auf.

Daraufhin erscheint auf dem Bildschirm eine Dialogbox.

In dieser Box aktivieren Sie unter "Vorgang" die Option "Multiplizieren". Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Bei dieser Aktion werden alle Werte Ihrer Liste mit der Zahl 1 aus der Zwischenablage multipliziert. Das hat zur Folge, dass alle Zahlen korrekt als solche erkannt werden.

Zellinhalte aufteilen

Wie Sie Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Sie Daten bereits eingegeben haben. Im Nachhinein stellt sich heraus, dass es sinnvoller wäre, Daten, die in einer Spalte stehen, auf mehrere Spalten aufzusplitten.

Mit Hilfe des Text-Assistenten von Excel ist das Problem schnell gelöst – vollkommen ohne Formeln oder Hilfsspalten. Dazu gehen Sie so vor:

1. Markieren Sie die Zellen, deren Inhalte Sie teilen möchten.
2. Dann öffnen Sie das Menü "Daten" und aktivieren dort den Befehl "Text in Spalten".
3. Daraufhin erscheint die Dialogbox des ersten Schritts des Textkonvertierungs-Assistenten.
4. Per Mausklick können Sie hier auswählen, ob der Text in einer festen Breite vorliegt oder getrennt ist.
5. Aktivieren Sie zum Beispiel die Option "Getrennt", wenn sich zwischen den einzelnen Texten ein Leerzeichen befindet.
6. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Weiter".
7. Daraufhin erscheint die Dialogbox des zweiten Schritts des Assistenten.
8. In dieser Box markieren Sie das anzuwendende Trennzeichen, also das Leerzeichen. Unten in der Box erscheint dann eine Vorschau auf die getrennten Daten.
9. Wenn diese Aufteilung der Daten in der Vorschau Ihren Vorstellungen entspricht, gelangen Sie mit der Schaltfläche "Weiter" zum dritten und letzten Schritt des Assistenten.
10. In dieser Box haben Sie die Möglichkeit, für die einzelnen Spalten der getrennten Daten die Formatierungsoptionen einzustellen.
11. Wenn Sie das erledigt haben, schließen Sie den Assistenten mit der Schaltfläche "Fertig stellen".

Excel führt nun die Aufteilung aus und stellt die Daten dann in der gewünschten Form in der Tabelle dar.

Prüfen, ob ein Wert vorhanden ist

Wie Sie automatisch feststellen, ob sich ein Wert in einer Liste befindet

Stellen Sie sich eine Liste vor, in der Sie überprüfen möchten, ob eine bestimmte Bezeichnung enthalten ist oder nicht.

Zur Lösung dieser Aufgabenstellung verwenden Sie eine Matrixformel, in der Sie die Funktionen ODER und IDENTISCH miteinander kombinieren.

Wenn die gesuchte Bezeichnung in der Zelle B1 steht und die anderen Bezeichnungen den Bereich A5:A25 einnehmen, sieht die Formel folgendermaßen aus:

=ODER(IDENTISCH(B1;A5:A25))

Da es sich um eine Matrixformel handelt, die einen Zellbereich durchsuchen soll, müssen Sie die Eingabe unbedingt mit der Tastenkombination STRG SHIFT ENTER abschließen (mit SHIFT ist die Taste gemeint, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben zu erreichen, diese Taste wird auch UMSCHALT genannt)

Als Ergebnis liefert die Formel den Wert WAHR, wenn der gesuchte Wert in der Liste gefunden wurde. Ansonsten wird der Wert FALSCH ausgegeben.

Die Formel arbeitet folgendermaßen:

1. Die Funktion IDENTISCH vergleicht zwei Werte oder Texte dahingehend miteinander, ob sie identisch sind.
2. Wenn das der Fall ist, wird als Ergebnis WAHR geliefert, wenn nicht erscheint FALSCH. Da es sich im vorliegenden Fall um eine Matrixformel handelt, überprüft die Funktion den Wert aus der Zelle B1 mit jeder einzelnen Zelle des Bereichs A5:A25.
3. An dieser Stelle der Überprüfung kommt die Funktion ODER ins Spiel. Durch die Kombination wird es möglich, dass bereits bei einer einzigen Übereinstimmung der Wahrheitswert WAHR als Ergebnis geliefert wird.

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Matrixformel an einer Beispieltabelle:

Suchbegriff in einer Tabelle markieren

Wie Sie gesuchte Werte blitzschnell farbig kennzeichnen

Stellen Sie sich eine umfangreiche Tabelle vor, in der Zahlenwerte stehen. In dieser Tabelle müssen immer die Werte markiert werden, die dem Inhalt einer bestimmten Zelle entsprechen.

Diese Aufgabenstellung können Sie ganz ohne Programmierung mit der bedingten Formatierung lösen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zelle links oben in dem Bereich, in dem die Werte markiert werden sollen.
2. Rufen Sie den Befehl "Bedingte Formatierung" aus dem Menü "Format" auf.
3. Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:

In dieser Box öffnen Sie das Listfeld "Zellwert ist". Aus der Liste wählen Sie die Option "Formel ist".

Wenn Ihre Tabelle so aufgebaut ist, dass der Suchbegriff in der Zelle B1 und die Werte im Bereich B4:E20 stehen, tragen Sie in das Eingabefeld "Formel ist" die folgende Formel ein:

=IDENTISCH($B$1;B4)

Diese Formel überprüft, ob die Werte in den Zellen B1 und B4 identisch sind. Wenn ja, liefert sie den Wert WAHR. Die bedingte Formatierung weist das noch zu bestimmende Format zu.

Der absolute Zellbezug $B$1 ist wichtig, da bei einem relativen Bezug beim Übertragen des Formats Fehler auftreten würden.

Nach der Eingabe der Formel klicken Sie die Schaltfläche "Format" an. Hier aktivieren Sie das Register "Muster". Wählen Sie die Farbe aus, in der die Zellen, die dem Suchbegriff entsprechen, markiert werden sollen. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Damit gelangen Sie zurück in die Dialogbox "Bedingte Formatierung". Unten in der Box sehen Sie eine Vorschau auf die Formatierung. Ihre Formatierungseinstellungen bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK". Damit kehren Sie zur Tabelle zurück.

In der Symbolleiste "Format" klicken Sie dann das in der folgenden Abbildung gezeigte Symbol "Format übertragen" an:

Mit gedrückt gehaltener linker Maustaste markieren Sie nun den gesamten Zellbereich, der die Werte enthält, die mit dem Suchbegriff verglichen werden sollen.

Wenn Sie anschließend einen Wert in die Suchbegriffzelle eingeben, werden alle Zellen, die einen identischen Wert enthalten, mit der gewählten Hintergrundfarbe versehen. Sobald Sie den Wert ändern, werden auch die Markierungen angepasst.

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser bedingten Formatierung an einer Beispieltabelle – die gesuchten Zellen sind hier mit gelber Hintergrundfarbe markiert:

Excel-Einstellungen auf einen anderen PC übertragen

So übernehmen Sie Ihre Excel-Einstellungen auf einen neuen PC

Wer kennt das nicht: Der neue oder der reparierte PC muss neu eingerichtet werden. Oder Sie wollen die gewohnte Konfiguration Ihrer Office-Anwen­dun­gen auf einen anderen Rechner übertragen. Dabei möchten Sie natürlich auf individuelle Symbolleisten, Makros und Autokorrektur-Listen nicht verzichten.

Zum Sichern und Wiederherstellen sämtlicher Office-Einstellungen und individueller Benutzerdateien können Sie das Tool "Assistent zum Speichern eigener Einstellungen" verwenden.

Nutzer von Office XP oder Office 2003 finden das Tool standardmäßig unter "Programme – Microsoft Office Tools". Vor dem Einsatz sollten Sie unbedingt erst die Service Packs installieren. Ansonsten drohen Probleme.

Nach dem Aufruf meldet sich der Assistent zum Speichern eigener Einstellungen mit der folgenden Dialogbox:

Die Bedienung des Programms ist unkompliziert. Der Assistent fragt lediglich, ob es um das Sichern oder Wiederherstellen geht. Weiterhin müssen Sie entscheiden, ob Sie die Daten auf einem Microsoft-Server im Internet oder in einer Datei auf einem lokalen Laufwerk sichern beziehungsweise auf diesem Weg wiederherstellen möchten.

Der einfachste Weg ist häufig der schnellste: Sicheren Sie Ihre Daten in einem Verzeichnis Ihrer Festplatte und übertragen Sie dieses Verzeichnis per USB-Stick auf den neuen PC. Hier rufen Sie das Programm erneut auf, um die gesicherten Informationen und Einstellungen zu übernehmen.

Datumsangaben sicher und richtig eingeben

So geben Sie zweistellige Jahreszahlen richtig ein

Wenn Sie in einer Tabelle ein Datum in der Kurzform schreiben (z. B. 29.5.26), macht Excel aus der Jahreszahl anstelle von 1926 automatisch 2026. Dies aber nur dann, wenn die Jahreszahl kleiner als 30 ist. Der 29.5.31 wird also korrekt mit 29.5.1931 interpretiert. Die folgende Abbildung zeigt dieses Phänomen:

Dieser vermeintliche Fehler ist die Lösung für das viel diskutierte Jahr-2000-Problem. Früher waren Computer nicht so üppig mit Speicher ausgestattet, wie das heute der Fall ist.

Aus diesem Grund speicherte man Daten immer nur mit zwei Stellen in der Jahreszahl. Folge: Ab dem 1. Januar 2000 wäre es mit den herkömmlichen Betriebssystemen nicht mehr möglich gewesen, zwischen dem 20. und dem 21. Jahrhundert zu unterscheiden.

Daher hat Microsoft eine Funktion in Windows integriert, die festlegt, wie zweistellige Jahreszahlen zu interpretieren sind. Voreingestellt ist, dass Jahreszahlen bis 29 eine 20 vorangestellt wird, Jahreszahlen über 29 eine 19. Aus dem 29.5.26 wird also 2026 und aus dem 29.5.31 wird der 29.5.1931.

Für den Fall, dass Sie häufig mit Jahreszahlen arbeiten, bei denen diese Vorgaben nicht hilfreich sind, können Sie die Einstallungen an Ihre Erfordernisse anpassen. Rufen Sie dazu in der Systemsteuerung die "Regions- und Sprachoptionen" auf. In der erscheinenden Dialogbox klicken Sie dann auf "Anpassen". In der dann angezeigten Box aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register „Datum“:

Über das Drehfeld können Sie in diesem Register die Datumsgrenze einstellen. Diese Einstellungen bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Beachten Sie, dass sich die hier vorgenommenen Einstellungen nicht nur auf Excel auswirken, sondern alle Programme betroffen sind, die auf die Windows-Datumsoptionen zugreifen.

Noch ein Tipp: Wenn Sie nur hin und wieder mit Zahlen zu tun haben, die von den beschriebenen Einstellungen betroffen sind, müssen Sie die Anpassung nicht vornehmen. Bei der Eingabe eines Datums mit vierstelligen Jahreszahlen interpretiert Excel dieses immer richtig.

Automatische Hochstellung von Zeichen

So formatieren Sie Quadratmeter und andere Sonderzeichen

Wenn Sie in einer Excel-Tabelle Daten in Quadratmeter eingeben müssen, können Sie die Hochzahl nicht automatisch hochstellen.

Hochzahlen können Sie problemlos mit einem benutzerdefinierten Format eingeben. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie zunächst die Zellen, in die Sie die Zahlen mit hochgestellten Zeichen eingeben wollen. 

1. Rufen Sie im Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf. 
2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Zahlen". 
3. Im linken Bereich des Dialogfensters wählen Sie dann mit einem Mausklick die Kategorie "Benutzerdefiniert" aus. 
4. In das Eingabefeld "Typ" geben Sie nun ein: 0 "m²" (also die Ziffer 0, dann ein Freizeichen, dann den Text m² in Anführungszeichen) 
5. Die hochgestellte Zahl 2 erzeugen Sie dabei mit der Tastenkombination <AltGr><2>. 
6. Die Eingabe des neuen benutzerdefinierten Zahlenformats bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK". 

Die folgende Abbildung zeigt, wie die Einstellungen im Dialogfenster "Format - Zellen" aussehen:

Wenn Sie nun einer Zelle, die eine Zahl enthält, dieses Format zuweisen, erscheint in der Zelle die Zahl in der gewünschten Form.

Natürlich können Sie nach der gleichen Methode auch Formate für Kubikmeter oder andere Maße mit hochgestellten Ziffern erzeugen.

Anzahl unterschiedlicher Werte ermitteln

Zählen Sie alle verschiedenen Einträge

Stellen Sie sich eine Liste in einem Tabellenblatt vor, in der Sie Messwerte erfassen. Darin möchten Sie ermitteln, wie viele unterschiedliche Werte die Liste enthält.

Die Liste könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Formel, in der die Funktionen SUMME, WENN und HÄUFIGKEIT miteinander kombiniert werden.

Wenn der zu untersuchende Bereich wie im obigen Beispiel die Zellen B2:E22 umfasst, sieht die Formel folgendermaßen aus:

=SUMME(WENN(HÄUFIGKEIT(B2:E22;B2:E22)>0;1))

Damit die Formel funktioniert, müssen Sie sie über die Tastenkombination STRG SHIFT ENTER eingeben (mit SHIFT ist die Taste gemeint, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben zu erreichen, diese Taste wird auch UMSCHALT genannt). Dann stellt Excel die Formel in geschweiften Klammern dar.

Auch nach einer Änderung der Formel müssen Sie immer die Tastenkombination STRG SHIFT ENTER verwenden, um die Formel einzugeben.

Im vorliegenden Beispiel lautet das Ergebnis der Berechnung 10. Die Liste enthält also zehn unterschiedliche Werte. Die folgende Abbildung zeigt die Formel in der Tabelle:

Vorzeichen immer anzeigen

Plus- oder Minuszeichen vor Zahlen anzeigen

Bei manchen Berechnungen oder Tabellen kann es sinnvoll sein, das Vorzeichen einer Zahl immer in der Zelle  darzustellen.

Leider verfügt Excel nicht über ein entsprechendes Zahlenformat. Abhilfe schafft in diesem Fall ein benutzerdefiniertes Zahlenformat.

Für die Einrichtung des gewünschten Zahlenformats gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zellen, die Sie mit dem neuen Format versehen möchten.
2. Rufen Sie im Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf.
3. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Zahlen".
4. Auf der linken Seite aktivieren Sie mit einem Mausklick die Kategorie "Benutzerdefiniert".

In das Eingabefeld "Typ" geben Sie nun das folgende Format ein:

+0;-0

Die folgende Abbildung zeigt, wie die Eingabe des benutzerdefinierten Formats in der Dialogbox aussieht:

Diese Einstellung bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK". Die Werte in der Tabelle werden nun in der gewünschten Form angezeigt.

Die folgende Abbildung zeigt, wie das Ergebnis der Formatierung in der Tabelle aussieht:

Beachten Sie, dass das beschriebene Format auch die Null mit einem Vorzeichen versieht. Wenn Sie das unterbinden möchten, verwenden Sie das folgende Format:

+0;-0;0

Prüfen, ob ein Wert vorhanden ist

Wie Sie automatisch Dubletten erkennen

Stellen Sie sich eine Liste vor, in der in der ersten Spalte Bezeichnungen für Versuchsaufbauten stehen. Sie möchten nun überprüfen, ob eine bestimmte Bezeichnung in der Liste enthalten ist oder nicht.

Zur Lösung dieser Aufgabenstellung verwenden Sie eine Matrixformel, in der Sie die Funktionen ODER und IDENTISCH miteinander kombinieren.

Wenn die gesuchte Bezeichnung in der Zelle B1 steht und die anderen Bezeichnungen den Bereich A5:A25 einnehmen, sieht die Formel folgendermaßen aus:

=ODER(IDENTISCH(B1;A5:A25))

Da es sich um eine Matrixformel handelt, die einen Zellbereich durchsuchen soll, müssen Sie die Eingabe unbedingt mit der Tastenkombination STRG SHIFT ENTER abschließen. Mit SHIFT ist die Taste gemeint, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben zu erreichen, diese Taste wird auch UMSCHALT genannt. Wenn Sie die Formel über die Tastenkombination eingeben, stellt Excel die Formel in geschweiften Klammern dar.

Als Ergebnis liefert die Formel den Wert WAHR, wenn der gesuchte Wert in der Liste gefunden wurde. Ansonsten wird der Wert FALSCH ausgegeben.

Die Formel arbeitet folgendermaßen:

1. Die Funktion IDENTISCH vergleicht zwei Werte oder Texte dahingehend miteinander, ob sie identisch sind.
2. Wenn das der Fall ist, wird als Ergebnis WAHR geliefert, wenn nicht erscheint FALSCH. Da es sich im vorliegenden Fall um eine Matrixformel handelt, überprüft die Funktion den Wert aus der Zelle B1 mit jeder einzelnen Zelle des Bereichs A5:A25.
3. An dieser Stelle der Überprüfung kommt die Funktion ODER ins Spiel. Durch die Kombination wird es möglich, dass bereits bei einer einzigen Übereinstimmung der Wahrheitswert WAHR als Ergebnis geliefert wird.

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Matrixformel an einer Beispieltabelle:

Denken Sie daran, dass Sie die Formel auch nach jeder Änderung immer mit der Tastenkombination STRG SHIFT ENTER bestätigen müssen, ansonsten zeigt Excel den Fehlerwert #WERT! an.

Zahlen ganz schnell richtig formatieren

Wie Sie importierte Zahlen blitzschnell in Form bringen

Wenn Sie Zahlen aus einem externen Programm in eine Excel-Tabelle importieren, tritt eigentlich immer das Problem auf, dass die Zahlen als Text erkannt werden.

Das führt zu einer fehlerhaften Darstellung in der Tabelle und hat den entscheidenden Nebeneffekt, dass mit den Zahlen keine Berechnungen durchgeführt werden können.

Die folgende Abbildung zeigt eine Beispieltabelle mit falsch erkannten Zahlen:

Falsch erkannte Zahlen fallen dadurch auf, dass Excel sie standardmäßig linksbündig (wie Text) ausrichtet.

Ein Weg, die Text-Zahlen in echte Zahlen umzuwandeln, ist die Aktivierung jeder einzelnen Zelle mit anschließendem Betätigen der Taste ENTER.

Das ist allerdings umständlich und bei umfangreichen Listen zeitaufwändig. Für die ganz schnelle Umwandlung gehen Sie folgendermaßen vor:

Geben Sie in eine freie Zelle auf Ihrem Tabellenblatt die Zahl 1 ein. Mit dem Befehl "Kopieren" aus dem Menü "Bearbeiten" legen Sie diesen Wert in der Zwischenablage ab.

Anschließend markieren Sie den Zellbereich, der die als Text erkannten Zahlen enthält. Im Menü "Bearbeiten" rufen Sie dann den Befehl "Inhalte einfügen" auf.

Daraufhin die in der folgenden Abbildung dargestellte Dialogbox:

In dieser Box aktivieren Sie unter "Vorgang" die Option "Multiplizieren". Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Bei dieser Aktion werden alle Werte Ihrer Liste mit der Zahl 1 aus der Zwischenablage multipliziert. Das hat zur Folge, dass alle Zahlen korrekt als solche erkannt werden.

ZÄHLENWENN mit zwei Bedingungen einsetzen

So filtern Sie Listen nach zwei Kriterien

Mit der Funktion ZÄHLENWENN können Sie sehr komfortabel die Elemente einer Liste zählen, die einem vorgegebenen Kriterium entsprechen.

Problematisch wird es, wenn Sie versuchen, dabei zwei Bedingungen mit der Funktion UND zu verknüpfen. Denken Sie beispielsweise an eine Liste, in der Sie alle Zellen zählen wollen, deren Inhalt größer als 20 und kleiner als 80 ist.

Bei der Verknüpfung dieser beiden Bedingungen werden Sie bemerken, dass die Berechnung grundsätzlich das Ergebnis null liefert.

Das liegt daran, dass die Funktion ZÄHLENWENN nur auf die Verwendung mit einer Bedingung ausgerichtet ist. Mit einem kleinen Trick können Sie die Funktion jedoch trotzdem für die beschriebene Aufgabe nutzen.

Für die Lösung der Aufgabe verwenden Sie zweimal die Funktion ZÄHLENWENN. Zuerst werden alle Werte gezählt, die größer als 20 sind. Von diesem Ergebnis wird dann die Anzahl der Werte subtrahiert, die größer oder gleich 80 sind.

Wenn die Liste mit den Werten im Bereich A1:A20 steht, sieht die Formel in der Ergebniszelle – im folgenden Beispiel die Zelle B1 – folgendermaßen aus:

=ZÄHLENWENN(A1:A20;">20")-ZÄHLENWENN(A1:A20;"">=80)

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der ergänzten Formel in einer Tabelle mit der Ergebniszelle B1:

Bedingtes Format abhängig vom aktuellem Datum

Wie Sie aktuelle Termine auf einen Blick erkennen

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Sie verschiedene Daten aus allen Monaten eines Jahres erfassen. In einem Feld geben Sie das aktuelle Datum mit der Funktion HEUTE aus. In dieser Tabelle sollen nun alle Zellen mit dem gleichen Monat wie das aktuelle Datum farblich gekennzeichnet werden.

Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer bedingten Formatierung. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie die Spalte mit den Datumsangaben, die markiert werden sollen. Dann rufen Sie im Menü "Format" den Befehl "Bedingte Formatierung" auf.

In der erscheinenden Dialogbox öffnen Sie das Listfeld "Bedingung 1" und wählen die Option "Formel ist". Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox:

Wenn in der Zelle B1 das aktuelle Datum steht und A1 die erste Zelle der markierten Spalte ist, tragen Sie die folgende Formel in das Eingabefeld ein:

=MONAT($B$1)=MONAT(A1)

Beachten Sie bei der Eingabe unbedingt die Dollarzeichen ($), da es sich beim aktuellen Datum um einen absoluten Bezug handelt. Ohne Dollarzeichen würde Feld A2 mit Feld B2 (statt B1), Feld A3 mit B3 etc. verglichen werden.

Als Nächstes müssen Sie bestimmen, wie die Zellen, die ein Datum aus dem Monat des aktuellen Datums enthalten, formatiert werden sollen.

Dazu klicken Sie die Schaltfläche "Format" an. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register "Muster":

In dieser Box wählen Sie eine Farbe für die Schattierung der Zellen, die dem aktuellen Monat entsprechen. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Damit gelangen Sie wieder in die Dialogbox "Bedingte Formatierung". Diese schließen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Die Zellen in Ihrer Tabelle werden dann in der gewünschten Form dargestellt. Die folgende Abbildung zeigt die Formatierung an einem kleinen Beispiel:

Osterdatum berechnen

Wie Sie in einem Jahr das Datum des Ostersonntags ermitteln

Wie im ersten Kirchenkonzil im Jahr 325 n. Chr. festgelegt wurde, soll der Ostersonntag immer auf den ersten Sonntag nach dem ersten Vollmond des Frühlings fallen. Der Mathematiker Carl Friedrich Gauss hat dann im Jahr 1800 eine Osterberechnungsformel entwickelt, die noch heute zur Berechnung von Ostern verwendet wird.

Und mit dieser Methode kann man die Osterberechnung auch in Excel durchführen. Hier ist eine Variante dieser "magischen" Osterberechnungsformel:

=DATUM(B1;3;1)+REST((255-11*REST(B1;19)-21);30)+21+(REST((255-11*REST(B1;19)-21);30) + 21>48)+6-REST(B1+GANZZAHL(B1/4)+REST((255- 11*REST(B1;19)- 21);30)+21+(REST((255-11*REST(B1;19)-21);30)+21>48)+1;7)

Wenn Sie diese Formel in Ihren Tabellen verwenden möchten, können Sie sie übrigens mit der Maus markieren, dann mit <Strg><C> kopieren und in Excel direkt mit <Strg><V> in eine Zelle einfügen. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Praxis:

Ersetzen Sie den Bezug B1 in der Formel durch die Zelladresse, in der sich die gewünschte Jahreszahl in der Form JJJJ (also z.B. 2006 oder 2051) befindet. Denken Sie daran, die Zelle nach der Eingabe der Formel über den Befehl "Format – Zellen – Zahlen" mit einem passenden Datumsformat zu versehen, damit Sie auch den Datumswert angezeigt bekommen.

Bewegliche Feiertage sicher berechnen

Ermitteln Sie die Daten von Pfingsten, Karneval und anderen beweglichen Feiertagen

Der Termin des Osterfestes ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für die Berechnung aller anderen beweglichen Feiertage. Ausgehend vom Ostersonntag können Sie die anderen beweglichen Feiertage ermitteln. Dazu verwenden Sie die folgenden Differenzen:

• Rosenmontag: -48 Tage

• Faschingsdienstag: -47 Tage

• Karfreitag: -2 Tage

• Ostermontag: +1 Tag

• Christi Himmelfahrt: +39 Tage

• Pfingstsonntag: +49 Tage

• Pfingstmontag: +50 Tage

• Fronleichnam: +60 Tage

Die Datumswerte für die einzelnen Feiertage in der Tabelle berechnen Sie mit einer einfachen Addition bzw. Subtraktion. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussieht:

Shortcut-Leiste einrichten

Wie Sie die Shortcut-Leiste in Excel 2003 aktivieren

Mit dem Erscheinen von Excel 2007 steigen vielen Anwender und Unternehmen auf die zuvor aktuelle Version 2003 um.

Hier werden Sie die Office-Shortcut-Leiste vergeblich suchen. Das Tool für den schnellen Zugriff auf die Office-Applikationen und die komfortable Verwaltung von Dokumenten wurde schlichtweg eingespart. Microsoft empfiehlt, stattdessen alternative Startleisten zu verwenden, beispielsweise die Windows-Symbol­leis­ten.

Wenn Sie vor einem Update auf Office 2003 die Shortcut-Leiste schon eingerichtet hatten und Sie die neue Version neben einer älteren installieren, können Sie die Leiste wieder einrichten. Standardmäßig entfernt das Office 2003 Setup die Vorgängerversion und alle zusätzlichen Programme, die in Office 2003 nicht mehr enthalten sind, gleich mit.

Wenn Sie trotz des restriktiven Vorgehens von Microsoft die bisherige Shortcut-Leiste weiterverwenden wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Installieren Sie eine ältere Office-Version nachträglich parallel zu Office 2003. Entscheiden Sie sich für die benutzerdefinierte Installation. Deaktivieren Sie dann alle Programme außer der "Microsoft Office Shortcut-Leiste" unter "Office Tools".  Bei der Einrichtung gelangen allerdings nicht nur die Shortcut-Leiste, sondern eine ganze Reihe eigentlich unnötiger weiterer Komponenten mit etwa 50 MB auf Ihre Festplatte. Das können Sie nicht verhindern. 
2. Extrahieren Sie nur die wirklich nötigen Dateien von der Office-Installations-CD aus der Datei DATA1.CAB. Alternativ können Sie die Dateien auch von einem anderen Rechner mit einer Office-97-, -2000- oder -XP-Installation kopieren.

Für die Shortcut-Leiste sind die folgenden Dateien erforderlich: MSO.DLL, MSOFFICE.EXE, MSOINTL.DLL und OSBINTL.DLL. Kopieren Sie alle Dateien zusammen in einen Ordner und starten Sie die Leiste über einen Doppelklick auf die Datei MSOFFICE.EXE.

Da die alte Shortcut-Leiste die Anwendungen der aktuellen Version nicht kennt, müssen Sie anschließend noch die Verknüpfungen zu den neuen Programmen anlegen.

Ziehen Sie dazu einfach die EXE-Dateien der entsprechenden Anwendungen aus dem Office-Installations-Ordner auf die Leiste.

Fehler bei Datumsberechnungen verhindern

Plötzlich stimmen Tag und Jahr nicht mehr

Das ist der Horror eines Excel-Anwenders: in Tabellen, die gestern noch funktionieren, stehen plötzlich fehlerhafte Datumswerte.

Das Format stimmte noch, aber die Daten unterscheiden sich sowohl in Tag und Jahr, nur der Monat wird korrekt ausgegeben. Auch aus einer früher abgespeicherten Version können die korrekten Daten nicht wiederhergestellt werden, es erscheinen stets die veränderten Daten.

Dieses Problem hängt mit einer falschen Einstellung in den Optionen zusammen. Für die korrekte Einstellung rufen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Optionen" auf.

In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register "Berechnung":

In dieser Box deaktivieren Sie die Option "1904-Datumswerte". Wenn diese Option bereits deaktiviert ist, aktivieren Sie diese nun. Diese Einstellung bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK". Die Datumswerte in Ihrer Tabelle werden dann wieder in der korrekten Form angezeigt.

Zum Hintergrund des Problems ist es wichtig zu wissen, dass  Datumsberechnungen mit Excel für Windows auf dem Startdatum 1.1.1900 basieren.

Bei der Excel-Version für Mac beginnt die Zeitrechnung am 1.1.1904. Um die Kompatibilität zwischen beiden Plattformen zu gewährleisten, lässt sich der Bezugspunkt mithilfe der oben beschriebenen Einstellung ändern.

Im Regelfall sollten Sie von all dem nichts mitbekommen, die richtige Einstellung wird mit einem Dokument abgespeichert. Bei der vom Leser beschriebenen Datei scheint etwas durcheinander geraten zu sein. Vielleicht war es auch ein Kollege, der unserem Leser einen Streich spielen wollte.

Leere Zellen automatisch markieren

Alle leeren Zellen zur Bearbeitung vorbereiten

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der eine Zelle farbig markiert werden soll, wenn mindestens eine von drei anderen Zellen leer ist.

Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer bedingten Formatierung. Zelle A soll gelb hinterlegt werden, wenn mindestens eine der Zellen B1, C1 und D1 leer ist. Diese Formatierung richten Sie so ein:

Markieren Sie die Zelle A1. Dann rufen Sie im Menü "Format" den Befehl "Bedingte Formatierung" auf. In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie im Listfeld "Bedingung 1" die Option "Formel ist". Die folgende Abbildung zeigt, wie die Dialogbox "Bedingte Formatierung" anschließend aussieht:

In das Eingabefeld "Formel ist" geben Sie die folgende Formel ein:

=ODER(B1="";C1="";D1="")

Um festzulegen, in welcher Form die Zelle formatiert werden soll, wenn die Bedingung zutrifft, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Format".

In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das in der folgenden Abbildung dargestellte Register "Muster":

Aus der Farbpalette wählen Sie mit einem Mausklick die Farbe, mit der die Zelle hinterlegt werden soll, wenn eine der drei Zellen leer ist. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Damit gelangen Sie wieder in die Dialogbox "Bedingte Formatierung". Diese verlassen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Die Zelle A1 wird nun gelb hinterlegt, wenn eine der drei angegebenen Zellen leer ist, ansonsten bekommt sie keine Farbe.

Die folgende Abbildung zeigt ein kleines Beispiel für diese bedingte Formatierung:

Geburtstage problemlos ermitteln

So erzeugen Sie blitzschnell eine aktuelle Geburtstagsliste

Immer wieder ergibt sich die Notwendigkeit, in einer Tabelle einen Zeitpunkt auszurechnen, an dem eine bestimmte Anzahl von Jahren verstrichen ist.

Denken Sie beispielsweise an eine Geburtstagsliste, in der ermittelt werden soll, wann die einzelnen Personen 18 werden.

Mit einer einfachen Addition ist diese Aufgabe nicht zu lösen. Hintergrund ist die Tatsache, dass Excel jedes Datum als Anzahl der vergangenen Tage seit dem 1.1.1900 verwaltet. Deshalb sind Additionen bei Datumswerten ohne weiteres nur mit Tagen möglich.

Abhilfe schafft in diesem Fall eine neue Formel, in der Sie verschiedene Datumsfunktionen miteinander kombinieren.

Mit den Funktionen JAHR, MONAT und TAG zerlegen Sie ein Geburtsdatum in seine Bestandteile. Diese werden dann mit der Funktion DATUM wieder zusammengesetzt.

Wenn in Ihrer Tabelle das Geburtsdatum in der Zelle A2 steht und Sie in der Zelle B2 den 18. Geburtstag ermitteln wollen, sieht die Formel folgendermaßen aus:

=DATUM(JAHR(A2)+18;MONAT(A2);TAG(A2))

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für den Einsatz der Formel in der Praxis:

Maximalwert mit mit einer Bedingung berechnen

Wie Sie bei der Suche nach dem Maximum bestimmte Zellen ausschließen

Stellen Sie sich eine Tabelle mit zwei Spalten vor. In der ersten Spalte steht immer ein Wert, und in der anderen können auch Zellen ohne Inhalt vorkommen.

Aus der ersten Spalte soll nun der Maximalwert ermittelt werden. Dabei sollen nur die Werte der ersten Spalte berücksichtigt werden, bei denen in der gleichen Zeile in der zweiten Spalte auch ein Wert steht.

Diese Aufgabenstellung lösen Sie mit einer Matrix-Formel, in der die Funktionen MAX und WENN miteinander kombiniert werden.

Wenn die beiden Spalten im Bereich A1:B25 stehen, verwenden Sie die folgende Formel:

=MAX(WENN(B1:B25>0;A1:A25;0))

Damit die Formel funktioniert, müssen Sie sie über die Tastenkombination STRG SHIFT ENTER eingeben (mit SHIFT ist die Taste gemeint, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben zu erreichen, diese Taste wird auch UMSCHALT genannt). Dann stellt Excel die Formel in geschweiften Klammern dar.

Auch nach einer Änderung der Formel müssen Sie immer die Tastenkombination STRG SHIFT ENTER verwenden, um die Formel einzugeben.

In der Zelle erscheint nach der Bestätigung das gewünschte Ergebnis. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel an einem kleinen Beispiel:

Anzahl der Sonntage in einer Terminliste feststellen

So stellen Sie fest, wie viele Tage in eine Liste auf einen Sonntag fallen

Wer Termine mit Excel verwaltet, kennt das Problem: Die Daten für Ihre Probjekte sind schnell errechnet, genauso schnell schleichen sich aber auch arbeitsfreie Wochenenden in Ihre Planungen ein.

In der folgenden Abbildung sehen Sie eine Liste mit Terminen  in Spalte C. Die Formel in Zelle C15 rechnet aus, wie viele Sonntage sich in dieser Liste befinden, wie die folgende Abbildung zeigt:

Dazu wird die folgende Formel eingesetzt:

=SUMME(WENN(WOCHENTAG(C2:C13;2)=7;1;0))

Damit die Formel funktioniert, müssen Sie sie über die Tastenkombination STRG SHIFT ENTER eingeben (mit SHIFT ist die Taste gemeint, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben zu erreichen, diese Taste wird auch UMSCHALT genannt). Dann stellt Excel die Formel in geschweiften Klammern dar.

Bilder als Kommentare einfügen

Wie Sie Zellen mit Bildern hinterlegen, die bei Mausberührung sichtbar werden

Wenn Sie eine Zelle mit einem Bild als Kommentar hinterlegen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Sie fügen einen Kommentar ein (Menü: "Einfügen – Kommentar").
2. Sie entfernen den Be­nutzernamen, der automatisch in dem Kommentar dargestellt wurde.
3. Klicken Sie den schraffierten Rand des Kommentars mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag "Kommentar formatieren".
4. Im Dialogfenster "Kommentar formatieren" aktivieren Sie die Registerkarte "Farben und Linien".
5. Im obersten Abschnitt "Ausfüllen" öffnen Sie die DropDown-Liste "Farbe" und wählen den Eintrag "Fülleffekte".
6. Es öffnet sich das zweite Dialogfenster "Fülleffekte". Sie wählen die Registerkarte "Grafik".
7. Die Schaltfläche "Grafik auswählen" führt Sie zu einem Dateiauswahl-Dialogfenster. Hier wählen Sie die einzufügende Grafik aus.
8. Schalten Sie hier das Kästchen "Bildseitenverhältnis sperren" an. Schließen Sie die beiden Fenster dann jeweils mit der OK-Schaltfläche.
9. Anschließend geben Sie dem Kommentar an den markierten Ziehpunkten (Kreise) die gewünschte Form.

Da die eingefügten Bilder in der Arbeitsmappe gespeichert werden, wird der benötigte Speicherplatz entsprechend vergrößert.

Daher eignet sich das Verfahren nicht dafür, sehr große oder sehr viele Bilder in einer Arbeitsmappe unterzubringen.

So erzeugen Sie Summen blitzschnell

Wenn Sie in einer Tabelle für mehrere Spalten eine Summe bilden möchten, müssen Sie dafür nicht mehrmals eine Formel eingeben oder diese kopieren.

Stattdessen können Sie sich eine wenig bekannte Funktionalität der AutoSumme zunutze machen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie auf Ihrem Tabellenblatt alle Spalten, unter denen Sie die Summe bilden möchten, wie die folgende Abbildung zeigt:

Dann rufen Sie über die in der folgenden Abbildung dargestellte Schaltfläche die Funktion AutoSumme auf:

Daraufhin fügt Excel automatisch unter jeder der markierten Spalten eine Summenformel ein. Die folgende Abbildung zeigt die mit einem Mausklick erstellten Summen:

Wie Sie eine Formel ohne lästiges Ziehen nach unten ausfüllen

Über die AutoAusfüllen-Funktion können Sie Formeln problemlos mit der Maus nach unten ziehen. Dazu fassen Sie das kleine Quadrat in der rechten unteren Ecke der Excel-Zellmarkierung mit der gedrückten Maustaste an und ziehen es nach unten.

Diese Funktion kann viel Zeit sparen. Allerdings ist es bei Hunderten oder Tausenden von Zeilen auch sehr lästig, die Formel langsam nach unten zu ziehen. Weil Excel dannn beginnt, den Bildschirminhalt zu rollen, ist es zudem schwierig, das Ende einer Liste genau zu treffen.

Es gibt einen viel einfacheren und schnelleren Weg, um Formeln nach unten auszufüllen, sofern sich links oder rechts von dem auszufüllenden Bereich Inhalt befinden. Dazu klicken Sie das AutoAusfüllen-Kästchen mit der Maus einfach doppelt an. Schon füllt Excel alle Zellen unterhalb mit der passenden Formel.

Sehen Sich sich die folgende Abbildung an:

Ein Doppelklick auf das AutoAusfüllen-Quadrat rechts unten in der Zellmarkierung reicht aus, um den gesamten Zellbereich von B2 bis B21 mit der Formel aus Zelle B1 zu füllen.

Führende Leerzeichen blitzschnell entfernen

So löschen Sie überflüssige Zeichen automatisch aus Ihren Zellen

Wenn Sie mit Daten aus anderen Datenquellen arbeiten, kann es passieren, dass Excel Zahlen als Texte darstellt und vor den Ziffern Leerzeichen zu finden sind.

Setzen Sie die Funktion GLÄTTEN ein, um dieses Problem zu lösen. Mit dieser Tabellenfunktion entfernen Sie führende und nachfolgende Leerzeichen automatisch aus einer Zelle. Wenn beispielsweise in Zelle A1 eine Zahl mit vorangestellten oder nachfolgenden Leerzeichen zu finden ist, setzen Sie die folgende Formel ein, um diese zu entfernen:

=GLÄTTEN(A1)

Natürlich können Sie den Befehl auch einsetzen, wenn Sie Leerzeichen aus einer Zelle entfernen möchten, die Texte enthält.

Doppelklick-Probleme beheben

Was Sie tun müssen, wenn der Doppelklick auf Excel-Dateien nicht funktioniert

Grundsätzlich ist es so, dass ein Doppelklick auf eine Excel-Datei im Windows-Explorer dazu führt, dass die entsprechende Tabelle geladen wird.

Ein häufiges Problem ist aber: Excel wird geöffnet, jedoch nicht die Datei. Diese muss dann über "Datei – Öffnen" geladen werden. Eine Deinstallation mit anschließender Neuinstallation behebt den Fehler nicht.

Windows und Office sind auf den betroffenen Rechnern bezüglich Service Packs und Patches auf dem neusten Stand.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die den beschriebenen Fehler verursachen können. Führen Sie die einzelnen Schritte nur dann durch, wenn das Problem bei Ihnen auftritt. Für Ihre Recherche gehen Sie folgendermaßen vor:

Möglicherweise wurde beim betroffenen Excel die Option "Andere Anwendungen ignorieren" aktiviert. Sie finden diese Einstellung im Menü "Extras –Optionen" im Register "Allgemein".

Wenn diese Option aktiviert ist, reagiert Excel auf keine der DDE-Anfragen (Dynamic Data Exchange) anderer Anwendungen mehr, also auch nicht auf Anfragen vom Windows-Explorer.

Die folgende Abbildung zeigt das Register "Allgemein", in dem Sie die Option deaktivieren können:

Wenn die Deaktivierung der Option nicht den gewünschten Erfolg bringt, sollten Sie Excel in der Registry auf den so genannten "Neuzustand" zurücksetzen.

Rufen Sie dazu im Windows-Startmenü den Befehl "Ausführen" auf. Tippen Sie in der Eingabezelle folgendes ein:

"Laufwerk\Pfad\excel.exe" unregserver

Die Angaben zu Laufwerk und Pfad müssen Sie dabei an die Gegebenheiten auf Ihrem Rechner anpassen (beispielsweise "C:\MSOffice". Die Eingabe bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Danach erfolgt in einem zweiten Schritt die Neuregistrierung des Programms. Dazu geben Sie in die Box "Ausführen" den folgenden Befehl ein:

"Laufwerk\Pfad\excel.exe" regserver

Auch hier müssen Sie den Pfad anpassen. Die Eingabe bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK".

Damit ist die Neuregistrierung von Excel abgeschlossen. Nach einem Neustart des Computers sollten die Probleme behoben sein.

Veraltete Datensätze automatisch markieren

So markieren Sie Datensätze mit bestimmten Erfassungsdaten automatisch

Bei der Arbeit mit Listen kommt es immer wieder vor, dass diese mehrere identische Datensätze enthalten, die sich lediglich im Erfassungsdatum unterscheiden.

In einer solchen Liste ist es mitunter erforderlich, alle Datensätze zu markieren, für die ein aktuellerer Satz existiert. Das erreichen Sie bequem über eine Wenn-Abfrage in einer Matrixformel.

Die folgende Abbildung zeigt eine Beispieltabelle, in der zu einem Datum jeweils zwei Farbwerte in einer Liste erfasst werden:

In dieser Liste soll in der Spalte D der Text „veraltet“ erscheinen, wenn für eine Farbkombination ein aktuellerer Satz existiert. Dazu tragen Sie in die Zelle D2 die folgende Formel ein:

=WENN(C2=MAX(WENN(A$2:A$51&B$2:B$51=A2&B2;C$2:C$51));"";"veraltet")

Da es sich bei der Formel um eine Matrixformel handelt, die einen Zellbereich durchsucht, müssen Sie die Eingabe mit der Tastenkombination STRG SHIFT ENTER bestätigen. Mit SHIFT ist die Taste gemeint, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben zu erreichen, diese Taste wird auch UMSCHALT genannt. Nach Einsatz der Tastenkombination erscheint die Formel in geschweiften Klammern in der Zelle.

Diese Formel kopieren Sie anschließend in der Spalte D nach unten bis zur letzten Zeile der Liste. Das Ergebnis sieht dann folgendermaßen aus:

Datumswerte vor 1900 verarbeiten und sortieren

Wie Sie Datumswerte sortieren, die (für Excel) keine sind

Erst für Daten ab dem 1.1.1900 bietet Excel seine Datumsfunktionen an - Datumswerte vor diesen termin werden überhaupt nicht als Datumswerte erkannt.

Stellen Sie sich vor, eine Liste mit Geburtstagen berühmter Physiker soll aufsteigend nach dem Geburtstag sortiert werden, die Liste ist in der folgenden Abbildung dargestellt: 

Das Besondere an dieser Aufgabenstellung besteht darin, dass Geburtsdaten vor dem Jahr 1900 und solche ab 1900 auftreten. Wie beschrieben, kann Excel Datumswerte erst ab 1900 als richtige Datumswerte darstellen, alle Daten vor 1900 werden nur als Texte gespeichert. Sie erkennen das in der Tabelle daran, dass die Daten vor 1900 nach links gerückt sind.

Wenn Sie die Liste nun ohne weitere Vorkehrungen nach dem Geburtstag aufsteigend sortieren, werden zuerst alle Geburtsdaten nach 1900 und dann die vor 1900 aufgeführt. Diejenigen vor 1900 werden nicht nach Jahren, sondern alphabetisch sortiert. Die folgende Abbildung zeigt diese (falsche) Sortierung:

Um durchgängig alle Geburtsdaten aufsteigend zu sortieren, verwenden Sie eine Hilfsspalte, in der ein sortierfähiger Ersatzwert für das Geburtsdatum errechnet wird:

In der Beispieltabelle wird dazu in die Zelle D2 die folgende Formel eingetragen:

=WENN(ISTTEXT(C2);RECHTS(C2;4)+(TEIL(C2;FINDEN(".";C2)+1;
FINDEN("?";WECHSELN(C2;".";"?";2))-FINDEN(".";C2)-1)-1)/12+
LINKS(C2;FINDEN(".";C2)-1)/400;JAHR(C2)+(MONAT(C2)-1)/12
+TAG(C2)/400)

Diese Formel wird in die darunter liegenden Zellen kopiert. Die Formel setzt voraus, dass die Jahreszahl für alle Daten vor 1900 vierstellig geschrieben wird. Tages- und Monatsangaben können dagegen sowohl ein- als auch zweistellig, also sowohl in der Form "2" als auch in der Form "02" angegeben werden.

Anschließend kann nach der Hilfsspalte sortiert werden und Sie erhalten das gewünschte Ergebnis, wie die folgende Abbildung zeigt:

Die Werte in Spalte C werden dabei rechtsbündig ausgerichtet.

Tageszahl eines Datums ermitteln

Der wievielte Tag im Jahr ist heute?

Wenn Sie in einer Excel-Tabelle ermitteln möchten, der wievielte Tag eines Jahrs sich hinter einem Datum verbirgt, können Sie dazu nicht auf eine vorgefertigte Funktion zurückgreifen.

Diese Aufgabenstellung lösen Sie durch eine einfache Subtraktion des letzten Tags des Vorjahrs vom Datum.

Dazu müssen Sie allerdings das Datum des letzten Tags in eine Hilfszelle schreiben und die Ergebniszelle mit dem Standardformat versehen.

Die folgende Abbildung zeigt die Berechnung der Tageszahl zu einem Datum mit einer solchen Subtraktion in einer Beispieltabelle:

Eine elegantere Lösung, bei der Sie auf die Hilfszelle verzichten können, bietet Ihnen die undokumentierte Funktion DATEDIF in Kombination mit der Funktion JAHR. DATEDIF ist eine Funktion, die offiziell nicht dokumentiert ist, aber in allen Excel-Versionen zur Verfügung steht.

Wenn das Datum, zu dem Sie die Tageszahl ermitteln wollen, in der Zelle A5 steht, tragen Sie in die Zelle, in der die Tageszahl erscheinen soll, die folgende Formel ein:

=DATEDIF("31.12."&JAHR(A5)-1;A5;"d")

Das Ergebnis dieser Berechnung mit der Funktion DATEDIF in einer Beispieltabelle sieht folgendermaßen aus:

Viele möchten wissen, wie die Oster-Formel funktioniert. Grundlage der Berechnung ist eine Formel zum Ermitteln des Ostersonntags, eine vereinfachte Form der sogenannten Gauss'schen Osterformel. Vom Ostersonntag ausgehend werden alle beweglichen christlichen Feiertage berechnet:

Ostersonntag + 39 Tage = Christ Himmelfahrt, 39 Tage sind 5 Wochen (5 x 7 = 35) + 4 Tage, also immer der Donnerstag (4 Tage), der auf volle fünf Wochen nach dem Ostersonntag folgt.

Ostersonntag + 49 Tage = Pfingstsonntag, 49 Tage sind 7 Wochen (7 x 7 = 49).

Ostersonntag + 60 Tage = Fronleichnam, 60 Tage sind 8 Wochen (8 x 7 = 56) + 4 Tage, also immer der Donnerstag (4 Tage), der auf volle fünf Wochen nach dem Ostersonntag folgt.

Der komplizierte Teil der Berechnung des Datums von Fronleichnam ist daher die Berechnung des Ostersonntags. Hier ist für alle Interessierten noch einmal die Formel:

=DATUM($B$1;3;1)+REST((255-11*REST($B$1;19)-21);30)+21+(REST((255-11*REST($B$1;19)-21);30) + 21>48)+6-REST($B$1+GANZZAHL($B$1/4)+REST((255- 11*REST($B$1;19)- 21);30)+21+(REST((255-11*REST($B$1;19)-21);30)+21>48)+1;7)

Wenn Sie diese Formel in Ihren Tabellen verwenden möchten, können Sie sie übrigens mit der Maus markieren, dann mit <Strg><C> kopieren und in Excel direkt mit <Strg><V> in eine Zelle einfügen.

Ersetzen Sie den Bezug $B$1 in der Formel durch die Zelladresse, in der sich die gewünschte Jahreszahl in der Form JJJJ (also z.B. 2006 oder 2027, aber nicht als Datumswert formatiert) befindet.

Denken Sie bitte daran, die Zelle mit der Osterformel nach der Eingabe der Formel über den Befehl "Format – Zellen – Zahlen" mit einem passenden Datumsformat zu versehen, damit Sie auch den Datumswert angezeigt bekommen.

Für die Berechnung des Fronleichnam-Termins hängt man an diese Formel einfach den Ausdruck +60 an.

Aber wie funktioniert die Gauss'sche Osterformel? Sie ist sehr kompliziert, daher möchte ich hier die Funktion der Formel nur kurz skizzieren:

Wie im ersten Kirchenkonzil im Jahr 325 n. Chr. festgelegt wurde, soll der Ostersonntag immer auf den ersten Sonntag nach dem ersten Vollmond des Frühlings an oder nach dem Frühlingsanfang fallen. 

Zu diesem Zeitpunkt war eine exakte astronomische Berechnung von Vollmonden nicht möglich. Daher wurde das Osterfest zyklisch berechnet. Die Berechnungsmethoden waren aber zwischen den einzelnen Kirchen umstritten und so wurde Ostern je nach Region in selben Jahren an unterschiedlichen Terminen gefeiert.

Hinzu kamen unterschiedliche Kalender, astronomische Ungenauigkeiten und andere Schwierigkeiten. Papst Gregor XIII. reagierte mit einer Kalenderreform und ließ 10 Tage streichen. Auf den 4. Oktober 1582 folgte sofort der 15. Oktober 1582. Dadurch wurde die Länge der astronomischen Jahre mit der Länge des Kalenderjahres synchronisiert. Gleichzeitig wurde auch der Schalttag 29. Februar für die Schaltjahre (die Berechnung finden Sie ebenfalls in dieser Ausgabe) eingeführt, damit die beiden System auch weitgehend synchron bleiben konnten.

Im Gregorianischen Kalender (den wir heute immer noch verwenden) ist es aber immer noch kompliziert, das Datum des ersten Vollmondes nach Frühlingsbeginn am 21. März zu finden. Während früher mit langen Listen von Zahlen und Codes gearbeitet werden musste, entwickelete der Mathematiker Gauss eine Formel zur Berechnung. Die Excel-Version dieser Formel ist die Formel, die ich Ihnen oben aufgeführt habe.

Schaltjahr abfragen

So ermitteln Se, ob ein Jahr ein Schaltjahr ist oder nicht

De Schaltjahre wurden eingeführt, um dafür zu sorgen, dass das astronomische Jahr mit der Länge des Kalenderjahres zusammenfällt. In jedem Schaltjahr ist das Jahr um einen Tag (den 29. Februar) länger, um die verlorene Zeit gegenüber dem astronomischen Jahr aufzuholen. Das Jahr 2008 ist beispielsweise ein Schaltjahr.

Wer mit Datumsangaben rechnet, begegnet hin und wieder der Frage, ob es sich bei einem bestimmten Jahr um ein Schaltjahr handelt oder nicht. Statt umständlich den Kalender für das entsprechende Jahr zu bemühen, können Sie diese Frage auch schnell mit einer Formel klären.

Wenn die zu überprüfende Jahreszahl in der Zelle A1 steht, liefert Ihnen die folgende Formel die gewünschte Auskunft:

=WENN(REST(A1;400)=0;"";WENN(REST(A1;100)=0;"kein";WENN (REST(A1;4)=0;"";"kein")))&" Schaltjahr"

Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis der Abfrage:

Übergeben Sie der Formel eine vierstellige Zahl (z.B. 2007) in Zelle A1. Achten Sie darauf, dass es kein Datumswert ist, den Sie in Zelle A1 übergeben. Falls sie für einen beliebigen Datumswert in Zelle A1 prüfen möchten, ob das entsprechenden Jahr ein Schaltjahr ist, ersetzen Sie alle Bezüge auf A1 in der Formel oben durch JAHR(A1).

Während Excel grundsätzlich Probleme mit Datumswerten vor dem Jahr 1900 hat, können Sie die beschriebene Formel für jede erdenkliche Jahreszahl verwenden.

Formeln ganz einfach schrittweise auswerten

Wie Sie Formelteile sicher berechnen

Eine lange Formel liefert nicht das gewünschte Ergebnis oder einen Fehler? Sie können die Taste F9 einsetzen, wenn Sie den Teil einer Formel berechnen möchten. Das geht so:

1. Markieren Sie in der Bearbeitungszeile von Excel den Teil einer Formel (oder eine ganze Formel) mit der Maus.
2. Drücken Sie die Taste F9. Excel rechnet jetzt das Ergebnis der Markierung aus und zeigt es direkt in der Formel an.
3. Wiederholen Sie das nun für alle anderen Teile der Formel, deren Inhalte Sie interessieren.

Denken Sie aber daran, anschließend die Taste ESC anstelle von ENTER zu drücken, damit Sie die ursprüngliche Formel nicht verlieren

Enddatum nach Ablauf von x Monaten ermitteln

Wie Sie eine Monatsanzahl zu einem Datum addieren

Für zahlreiche Anwendungsgebiete ist es erforderlich, zu einem vorgegebenen Datum eine bestimmte Zahl von Monaten hinzuzuzählen und das Enddatum auszugeben.

Dazu benötigen Sie keine komplizierten Formeln, sondern Sie können auf die wenig bekannte Funktion EDATUM zurückgreifen.

Wenn in einer Tabelle in der Zelle B2 das Startdatum und in Zelle B3 die Zahl der Monate stehen, tragen Sie in die Zelle, in der das Enddatum erscheinen soll, die folgende Formel ein:

=EDATUM(B2;B3)

Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis der Berechnung in der Tabelle:

Denken Sie bitte daran, die entsprechende Zelle nach der Eingabe der Formel mit einem Datumsformat zu vesehen, wenn Excel anstelle eines Datums eine Zahl anzeigt.

Noch ein wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Funktion EDATUM nicht in der Liste Ihrer Excel-Funktionen finden, gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Add-Ins" auf. In dem erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie die Option "Analyse-Funktionen", wie in der folgenden Abbildung zu sehen:

Nach der Bestätigung mit "OK" steht Ihnen auch die Funktion EDATUM zur Verfügung.

Bilder in Tabellen einfügen

Wie Sie das beste Ergebnis beim Einfügen von Grafiken erhalten

Wenn Sie in einer anderen Anwendung eine Grafik in die Zwischenablage kopiert haben, um Sie in eine Excel-Tabelle einzufügen, erhalten Sie das qualitativ beste Ergebnis, wenn Sie folgendermaßen vorgehen:

Halten Sie die Taste SHIFT gedrückt und öffnen Sie dann das Menü "Bearbeiten"

Durch das Drücken der Taste enthält das Bearbeiten-Menü andere Befehle als gewohnt. Die folgende Abbildung zeigt, wie es aussieht:

In diesem veränderten Menü rufen Sie mit einem Mausklick den Befehl "Bild einfügen" auf.

Der Inhalt der Zwischenablage erscheint daraufhin als hochwertige Grafik auf Ihrem Tabellenblatt.

Inhalte auf Zellen aufteilen

So verteilen Sie Inhalte auf mehrere Spalten

In der täglichen Praxis begegnen Excel-Anwendern immer wieder Tabellen, in denen mehrere Zellinhalte in einer Zelle erscheinen, die eigentlich in mehreren Zellen nebeneinander benötigt werden. Die folgende Abbildung zeigt drei solcher Beispiele:

Die Aufgabe, die Inhalte auf mehrere Zellen zu verteilen, können Sie über einen einfachen Weg schnell erreichen.

Markieren Sie in der Beispieltabelle den Bereich A2:A4. Dann rufen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Text in Spalten" auf. Daraufhin wird der in der folgenden Abbildung dargestellte Textkonvertierungs-Assistent geöffnet:

In dieser Box können Sie als Erstes wählen, ob Sie nach einem bestimmten Zeichen trennen wollen oder nach einer Anzahl von Zeichen. Im vorliegenden Beispiel wählen Sie "Getrennt". Nach der Aktivierung der Option klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter". Es erscheint die folgende Dialogbox:

In dieser Box wählen Sie das Trennzeichen. Alternativ können Sie bei Bedarf auch ein eigenes Trennzeichen festlegen. Im vorliegenden Beispiel aktivieren Sie das Leerzeichen.

Für die beschriebene Aufgabenstellung können Sie diese Dialogbox über die Schaltfläche "Fertig stellen" schließen. Die Textinhalte erscheinen dann wie gewünscht auf dem Tabellenblatt. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussieht:

Wenn Sie im dritten Schritt des Assistenten anstelle von "Fertig stellen" die Schaltfläche "Weiter" anklicken, stellt Ihnen Excel verschiedene Optionen zur Verfügung, mit denen Sie die Darstellung der aufgeteilten Daten beeinflussen können, wie die folgende Abbildung zeigt:

Weil für das Konvertierungsbeispiel hier keine Veränderungen vorgenommen werden müssen, können Sie bereits im zweiten Schritt des Assistenten die Schaltfläche "Fertig stellen" verwenden.  

Startfenster anzeigen

So zeigen Sie beim Öffnen einer Mappe ein Hinweisfenster an

Nach dem Öffnen einer Mappe soll der Anwender auf einen bestimmten Umstand, eine Änderung oder eine Besonderheit hingewiesen werden?

Erledigen Sie dies ganz professionell über ein Fenster, das der Anwender anklicken muss! Dann werden Ihre Hinweise garantiert zur Kenntnis genommen! Ein solches Hinweisfenster richten Sie mit wenigen Schritten ein:

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie ein Hinweisfenster einblenden möchten.
2. Drücken Sie die Tastenkombination ALT F11, um den VBA-Editor zu starten
3. Wählen Sie im Editor die Funktion "Modul" aus dem Einfügen-Menü.
4. Geben Sie die folgenden drei Zeilen ein:

Sub auto_open

a=MsgBox("Mein Hinweis",vbokonly,"Mein Titel")

End Sub

Beachten Sie dabei bitte, dass nach der Eingabe der ersten Zeile die dritte Zeile automatisch erscheint, Sie diese Zeile also nicht mehr eingeben müssen. Das Zeichen zwischen "auto" und "open" ist der Unterstrich, den Sie erhalten, wenn Sie SHIFT und den Bindestrich zugleich betätigen

Ersetzen Sie die beiden Texte in Anführungszeichen durch Hinweise Ihrer Wahl. Der erste Text erscheint als Mitteilung im Fenster, der zweite Text bildet den Titel des Fensters.

Wählen Sie anschließend die Funktion "Schließen und zurück zu Microsoft Excel" aus dem Datei-Menü und speichern Sie Ihre Arbeitsmappe.

Wenn Sie die Mappe nun öffnen, blendet Excel das von Ihnen definierte Hinweisfenster ein, wie die folgende Abbildung zeigt:

Beachten Sie bitte, dass das Hinweisfenster nur zur Verfügung steht, wenn Sie die Makroausführung in der Arbeitsmappe aktivieren und die Sicherheitsstufe über das Kommando "Extras - Makro - Sicherheit" auf "Mittel" eingestellt ist.  

Jede xte Zeile addieren

Wie Sie nur bestimmte Zeileninhalte addieren

Sie möchten nur jede xte Zelle einer Tabelle summieren - beispielsweise jede vierte Zelle im Bereich A1:A1000? Dabei hilft Ihnen eine Matrixformel.

Um beispielsweise dafür zu sorgen, beginnend mit der Zelle A1 jede vierte Zelle im Bereich A1 zu addieren, verwenden Sie die folgende Formel:

=SUMME(WENN(REST(ZEILE(A1:A1000);4)=1;A1:A1000))

Damit die Formel funktioniert, müssen Sie sie über die Tastenkombination STRG SHIFT ENTER eingeben (mit SHIFT ist die Taste gemeint, die Sie gedrückt halten müssen, um einen Großbuchstaben zu erreichen, diese Taste wird auch UMSCHALT genannt). Dann stellt Excel die Formel in geschweiften Klammern dar. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in der Praxis:

Auch nach einer Änderung der Formel müssen Sie immer die Tastenkombination STRG SHIFT ENTER verwenden, um die Formel einzugeben.

Wenn Sie die Addition jeder dritten Zelle vornehmen möchten, ändern Sie die Ziffer 4 in der Formel in den entsprechenden Wert 3.

Speicherort für Diagramme verändern

So legen Sie nachträglich fest, ob Diagramme als eigenes Blatt angelegt werden

Beim Erstellen eines Diagramms  können Sie entscheiden, ob das Diagramm auf dem aktuellen Tabellenblatt oder als gesondertes Blatt erzeugt werden soll.

Wenig bekannt ist die Möglichkeit, diese Entscheidung auch noch zu einem späteren Zeitpunkt zu treffen. Rufen Sie dazu bei aktivem Diagramm das Menü "Diagramm" auf. Dort aktiveren Sie den in der folgenden Abbildung dargestellten Befehl "Speicherort":

Nach dem Aufruf des Befehls erscheint die in der folgenden Abbildung dargestellte Dialogbox:

In dieser Box stehen Ihnen verschiedene Optionen für die Definition des Speicherorts für das aktive Diagramm zur Verfügung.

Nach der Aktivierung der Option "Als neues Blatt" können Sie im Eingabefeld daneben einen Namen festlegen.

Nach dem Aktivieren der Option "Als Objekt in" können Sie über das Listfeld daneben eines der verfügbaren Tabellenblätter wählen, dem das Diagramm dann hinzugefügt wird.

Die Auswahl des Speicherorts bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK". Ihr Diagramm erscheint daraufhin an der gewünschten Position.

Alle Formeln blitzschnell kennzeichnen

Wie Sie mit zwei Kommandos alle Formeln in Ihrer Tabelle markieren und formatieren

Fehler in Ihren Excel-Kalkulationen können zu kleinen (und großen) Katastophen führen. Um die Rechensicherheit ihrer Tabellen sicherzustellen, empfiehlt sich die ausgiebige Kontrolle aller Berechnungen und Formeln in einer Tabellen. Aber wie stellen Sie sicher, dass Sie keine Formel übersehen?

Hier der schnelle Weg, um alle Formeln in einem Tabellenblatt zu markieren und mit einer Zellfarbe zu kennzeichnen:

1. Rufen Sie das Kommando "Bearbeiten - Gehe zu" auf.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Inhalte".
3. Wählen Sie das Optionsfeld "Formeln" aus und klicken Sie alle vier Unterabteilungen an.

Klicken Sie auf die Schalfläche "OK". Nun markiert Excel alle Formeln und Berechnungen in Ihrer Tabelle.

Achten Sie nun darauf, keine Zelle anzuklicken, sondern rufen Sie sofort die Funktion "Format - Zellen" auf. Wechseln Sie in das Register "Muster", aktivieren Sie eine Farbe Ihrer Wahl und schließen Sie das Dialogfenster über "OK".

Anschließend sind alle Formeln in der aktuelle Tabelle mit der entsprechenden Farbe gekennzeichnet.

Auftreten einer Uhrzeit zwischen 2 Terminen zählen

So zählen Sie mit einer geheimen Funktion, wie oft ein Termin zwischen zwei Daten auftritt

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Sie zwischen zwei Terminen, die mit Datum und Uhrzeit angegeben sind,  das Vorkommen einer bestimmten Uhrzeit zählen wollen. Damit können Sie beispielsweise ermitteln, wie oft ein bestimmter regelmäßiger Termin in diesem Zeitraum auftritt.

Die Tabelle, in der Sie diese Berechnung durchführen wollen, hat den folgenden Aufbau:

Für die gewünschte Berechnung benötigen Sie die Funktionen DATEDIF und REST. Diese kombinieren Sie in einer Formel. Die komplette Formel sieht folgendermaßen aus:

=DATEDIF(B1+(REST(B1;1)>B3);B2-(REST(B2;1) < B3)+1;"d")

Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis der Berechnung in der Beispieltabelle:

Die Funktion DATEDIF ist eine nicht dokumentierte Excel-Funktion. Mit ihr können Sie Differenzen aus Datumsangaben besonders komfortabel ermitteln.

Monatsanzahl in Monate und Jahre aufteilen

Wie Sie aus Monaten Jahre und Monate machen

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der eine bestimmte Anzahl von Monaten in Jahre und Monate aufgeteilt werden soll. So werden aus 27 Monaten zwei Jahre und drei Monate.

Diese Aufgabe ist nicht mit einer einfachen Formel zu bewerkstelligen. Eine Wenn-Abfrage in Kombination mit den Funktionen KÜRZEN und REST macht es aber möglich.

Wenn die in Jahre und Monate aufzuteilende Zahl der Monate in Ihrer Tabelle in der Zelle A1 steht, kommen Sie mit der folgenden Formel zum gewünschten Ergebnis:

=WENN(A1>=12;KÜRZEN(A1/12)&" Jahr"&WENN(KÜRZEN(A1/12)>1;"e";"");"")&WENN(REST(A1;12)>0;WENN(A1>=12;", ";"")&REST(A1;12)&" Monat"&WENN(REST(A1;12)>1;"e";"");"")

Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz der Formel in einer Beispieltabelle:

Wenn Sie eine Anzahl von Tagen, die in der Zelle A1 steht, in Wochen und Tage aufteilen möchten, verwenden Sie die folgende Formel:

=WENN(A1>=7;KÜRZEN(A1/7)&" Woche"&WENN(KÜRZEN(A1/7)>1;"n";"");"")&WENN(REST(A1;7);WENN(A1>=7;", ";"")&REST(A1;7)&" Tag"&WENN(REST(A1;7)>1;"e";"");"")

Pfade einfach und sicher anpassen

Das müssen Sie tun, wenn Sie verknüpfte Mappen verschieben

Stellen Sie sich eine Tabelle vor, in der Sie in einer Formel auf Daten in einer anderen Datei verweisen. Wenn Sie nun den Pfad dieser Datei ändern, funktionieren die Verknüpfungen nicht mehr.

Excel fragt dann jedes Mal nach dem richtigen Pfad, den Sie manuell suchen müssen. Folgendermaßen passen Sie den Pfad an, um diese lästige Nachfrage zu unterbinden.

Der Pfad der Verknüpfung, der auf die andere Datei verweist, ist in der Zelle in Excel hinterlegt. Dort können Sie ihn manuell ändern.

Sobald Sie auf die Excel-Zelle klicken, die auf die andere Datei verweist, erscheint der Pfad oben in der Bearbeitungsleiste auf Ihrem Bildschirm.

Geben Sie in der Bearbeitungszeile den neuen Pfad ein und speichern Sie die Datei. Beim nächsten Öffnen wird Excel Sie nicht mehr nach dem Pfad fragen, sondern den neu eingegebenen Pfad benutzen.

Adventsonntage berechnen

=DATUM(JAHR(HEUTE());12;24)

Diese Formel liefert immer das Datum des 24.12 im aktuellen Jahr. Dazu kombiniert die DATUM-Funktion das aktuellen Jahr mit dem Monat 12 und dem Tag 24. Die Berechnung eines solchen Tages ist einfach, weil der Heiligabend ein fixer Tag in einem fixen Monat ist und nur die Jahreszahl variiert.

Aber wie sieht es mit den Advents-Sonntagen aus? Die können auf ganz unterschiedliche Daten fallen und liegen sogar nicht einmal unbedingt alle im gleichen Monat. Wenn das aktuelle Jahr in Zelle A1 steht (als Zahl, also beispielsweise 2007), ermitteln Sie mit den folgenden Funktionen die Daten der vier Adventssonntage:

1. Advent

=DATUM(A1;12;25)-WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)-21

2. Advent

=DATUM(A1;12;25)-WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)-14

3. Advent

=DATUM(A1;12;25)-WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)-7

4. Advent

=DATUM(A1;12;25)-WOCHENTAG(DATUM(A1;12;25);2)

Basis der Berechnung ist der 25.12. Über die WOCHENTAG-Funktion errechnet die Formel, auf welchen Wochentag der 25.12 fällt. Das Ergebnis wird vom Datum selbst abgezogen. So ergibt sich das Datum des Sonntags vor dem 25.12, also der vierte Advent. Für die anderen drei Adventssonntage werden die entsprechenden Wochen abgezogen (also die Vielfachen von Sieben).

Nur Monate oder Wochentage zulassen

Wie Sie die Eingaben auf gewünschte Werte beschränken

Mit der Gültigkeitsprüfung stellt Ihnen Excel ein starkes Tool für die Eingabebeschränkung zur Verfügung. Sie können mit der Gültigkeitsprüfung auch die Eingabe von Inhalten auf bestimmte Zeiteinheiten beschränken.

Hier zwei Beispiele, die nur die Eingabe von Monaten oder Wochentagen zulassen.

1. Markieren Sie die Zelle, für die Sie die Eingabe beschrän­ken wollen.
2. Rufen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Gültigkeit" auf.
3. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie im Listfeld "Zulassen" die Option "Benutzerdefiniert".

Die folgende Abbildung zeigt, wie das Dialogfenster dann aussieht:

Wenn beispielsweise B1 die Zelle ist, in der nur Wochentage eingegeben werden sollen, tragen Sie in das Eingabefeld "Formel" die folgende Formel ein:

=NICHT(ISTFEHLER(VERGLEICH(B1;TEXT(ZEILE($1:$7);"tttt");0)))

Falls Sie eine andere Zelle mit der Gültigkeitprüfung versehen möchten, müssen Sie die Zelladresse "B1" in der Formel entsprechend ersetzen.

Nach der Bestätigung mit "OK" wird jeder Versuch, etwas anderes als einen Wochentag in die Zelle einzutragen, mit einer Fehlermeldung quittiert. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Fehlermeldung aussieht:

Für den Fall, dass Sie die Eingabemöglichkeiten für die Zelle B2 auf Monate beschränken wollen, tragen Sie die folgende Formel ein:

=NICHT(ISTFEHLER(VERGLEICH(B2;TEXT(ZEILE(INDIREKT("1:12"))*30;"MMMM");0)))

Namen durch Zellbezüge ersetzen

So ersetzen Sie Namen in Ihren Formeln durch die passenden Bezüge

Bereichsnamen sind praktisch und machen Ihre Formeln lesbar und einfacher zu pflegen. Falls Sie aber einen bestimmten Bereichsnamen in einer Tabelle nicht mehr verwenden möchten, ist es aufwändig, diese Namen in allen Formeln zu ersetzen. Aber es geht auch einfacher:

Rufen Sie im Menü "Einfügen" den Befehl "Namen" auf

Im verzweigenden Menü aktivieren Sie das Kommando "Namen definieren".

Daraufhin erscheint das in der folgenden Abbildung dargestellte Dialogfenster.

Markieren Sie den Bereichsnamen, den Sie nicht mehr verwenden möchten. Dann betätigen Sie die Schaltfläche "Löschen".

Nach der Bestätigung mit der Schaltfläche "OK" steht der Name nicht mehr zur Verfügung. Excel hat alle Formeln, die den gelöschten Namen enthielten, derart angepasst, dass nun die entsprechenden Zellbereiche verwendet werden.

Auf sichtbare Zellen zugreifen

Wie Sie in einer Formel automatisch nur die sichtbaren Zellen verarbeiten

Sie möchten in Ihren Formeln automatisch nur den sichtbaren Bereich des Tabellenblatts verarbeiten? Das geht, denn Sie können die Adresse und den Inhalt der links oben sichtbaren Zelle ermitteln.

Für die Ermittlung der Adresse der oben links sichtbaren Zelle geben Sie die folgende Formel in die Zelle ein, in der die Information erscheinen soll:

=TEIL(INFO("Ursprung");4;9)

In der Ergebniszelle erscheint daraufhin die Adresse der ersten sichtbaren Zelle links oben. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis in einer Beispieltabelle:

Wenn Sie statt der Adresse den Inhalt der Zelle oben links ermitteln wollen, geben Sie in die Zelle, in der die Information erscheinen soll, die folgende Formel ein:

=INDIREKT(TEIL(INFO("Ursprung");4;9))

In der Ergebniszelle erscheint daraufhin der Inhalt der oben links sichtbaren Zelle. Die folgende Abbildung zeigt ein Praxisbeispiel für den Einsatz der Formel:

Beim Einsatz der beiden Formeln müssen Sie unbedingt beachten, dass nach einer Änderung des Bildschirmausschnittes mit der Taste F9 eine Neuberechnung durchgeführt werden muss.

Dropdown-Menü mit externer Quelle einrichten

Wie Sie Ihren Anwendern blitzschnell vorgefertigte Listen anbieten

Über die Gültigkeitsprüfung können Sie in Ihren Tabellen sehr praktische Dropdown-Menüs für Zelleingaben einrichten, wie die folgende Abbildung zeigt:

Dabei ist es allerdings erforderlich, dass sich die Liste der Drop-Down-Inhalte im gleichen Tabellenblatt befindet. Mit einem kleinen Trick können Sie diese Einschränkung umgehen und die Liste in einem anderen Blatt ablegen, in dem sie nicht stört. Arbeiten Sie nach dieser Methode:

1. Geben Sie zuerst in einem separaten Blatt Ihrer Tabelle die Liste ein.
2. Markieren Sie diese Liste und rufen im Menü "Einfügen" den Befehl "Namen" und im verzweigenden Menü den Befehl "Definieren" auf.
3. Tragen Sie in dem erscheinenden Dialogfenster unter "Namen in der Arbeitsmappe" die Bezeichnung "GültigeDaten" (ohne Anführungsstriche) ein.
4. Im Feld "Bezieht sich auf" wird der zuvor bereits markierte Zellbereich automatisch eingetragen.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche "Hinzufügen", um den Namen festzulegen.
6. Verlassen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche "Schließen".
7. Wechseln Sie in das Arbeitsblatt, in dem Sie das Dropdown-Menü einfügen wollen.
8. Markieren Sie die Zelle, in der es erscheinen soll.
9. Rufen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Gültigkeit" auf.
10. Im erscheinenden Dialogfenster öffnen Sie das Listfeld "Liste" und markieren dort die Option "Liste".
11. In das Eingabefeld "Quelle" geben Sie die Formel =GültigeDaten ein (Alternative: F3 drücken und Namen auswählen).

Damit übergeben Sie die oben mit diesem Namen versehenen Zellen an die Gültigkeitsprüfung. Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox zur Einrichtung der Gültigkeitsprüfung mit den oben beschriebenen Einstellungen:

Nach der Bestätigung mit der Schaltfläche "OK" steht Ihnen ein Dropdown-Menü, das seine Daten aus einem anderen Blatt bezieht, in Ihrer Tabelle zur Verfügung.

So stellen Sie ganz einfach fest, ob zwei Zellbereiche identisch sind

Angenommen, Sie möchten in Ihrem Arbeitsblatt zwei Bereiche auf Übereinstimmung überprüfen und in Abhängigkeit vom Ergebnis der Überprüfung etwas ausgeben. Durch den Einsatz einer Matrixformel können Sie dieses Ziel einfach und elegant erreichen. Dazu kombinieren Sie über eine Formel die drei Tabellenfunktionen WENN, UND und SUMME.

Verwenden Sie die folgende Formel, um die Bereiche A1:A4 und B1:B4 miteinander zu vergleichen.

=WENN(UND(A1:A4=B1:B4);SUMME(A1:A4);"Ungleich")

Sie müssen diese Formel durch das Drücken der Tastenkombination <Strg><Shift><Enter> eingeben, damit sie funktioniert.

Wenn jede Zelle des ersten Bereiches denselben Inhalt wie die entsprechende Zelle des zweiten Bereiches besitzt, wird die Summe der Zahlen des Bereiches ausgegeben. Besteht keine Übereinstimmung, liefert die Funktion den Text "Ungleich" als Ergebnis in der Zelle.

In dem Sie den Ausdruck "SUMME(A1:A4)" durch eine andere Funktion ersetzen, können Sie festlegen, welchen Inhalt die Formel bei einer Übereinstimmung der beiden Bereich ausgeben soll.

Auch nach jeder Änderung der Formel müssen Sie die Tastenkombination <Strg><Shift><Enter> einsetzen, damit die Formel funktioniert.

Automatische Hochstellung von Zeichen in Excel

Wie Sie Formeln in Excel ganz einwandfrei darstellen können

Wenn Sie in einer Excel-Tabelle Daten in Quadratmeter eingeben müssen, können Sie die Hochzahl nicht automatisch hochstellen. Aber Sie können hochgestellte Zahlen problemlos mit einem benutzerdefinierten Format eingeben. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Markieren Sie zunächst die Zellen, in die Sie die Zahlen mit hochgestellten Zeichen eingeben wollen. 

1. Rufen Sie im Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf. 
2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register "Zahlen". 
3. Im linken Bereich des Dialogfensters wählen Sie dann mit einem Mausklick die Kategorie "Benutzerdefiniert" aus. 
4. In das Eingabefeld "Typ" geben Sie nun ein: 0 "m²" (also die Ziffer 0, dann ein Freizeichen, dann den Text m² in Anführungszeichen) 
5. Die hochgestellte Zahl "2" erzeugen Sie dabei mit der Tastenkombination <AltGr><2>. 
6. Die Eingabe des neuen benutzerdefinierten Zahlenformats bestätigen Sie mit der Schaltfläche "OK". 

Wenn Sie nun einer Zelle, die eine Zahl enthält, dieses Format zuweisen, erscheint in der Zelle die Zahl in der gewünschten Form.

Mitteilungsfenster ohne Aufwand anzeigen

Wie Sie blitzschnell ein kleines Dialogfenster anzeigen

Sie möchten in Ihrem VBA-Programm einen kurze, interaktive Information an den Anwender unterbringen? Sie müssen nicht unbedingt ein aufwändiges Dialogfenster (UserForm) erzeugen.

Für kleine Aufgaben können Sie ein vordefiniertes Miteilungsfenster über die Funktion MsgBox aufrufen (die Abkürzung steht für "Message Box", also "Mitteilungsfenster").

Sie rufen das Kommando in der folgenden Form auf:

Rückgabewert=MsgBox(Fenstertext, Fenstertyp, Fenstertitel)

Mit dem Parameter Fenstertext übergeben Sie den Text, den Sie im Fenster anzeigen möchten, also beispielsweise den Text "Dieser Text erscheint in einem Mitteilungsfenster". Tragen Sie den Text in Anführungszeichen ein.

Der Parameter Fenstertyp teilt Excel mit, wie das Fenster aussehen soll. Dazu stehen Ihnen vordefinierte Konstanten zur verfügung. Die wichtigsten Konstanten sind:

vbOKOnly: Zeigt nur eine Schaltfläche "OK" an

vbOKCancel: Zeigt die Schaltflächen "OK" und "Abbrechen" an.

vbRetryIgnoreCancel: Zeigt die Schaltflächen "Wiederholen", "Ignorieren" und "Abbrechen" an.

Mit dem Parameter Fenstertitel übergeben Sie einen Text, der in der Kopfzeile des Fenster angezeigt wirrd. Setzen Sie diesen Wert auch in Anführungszeichen. Ein Beispiel ist der Ausdruck "Das ist der Fenstertitel".

Die folgende Programzeile demonstriert den Einsatz der Funktion MsgBox an einem Beispiel:

Sub FensterAnzeigen
a=MsgBox("Dieser Text erscheint im Mitteilungsfenster",vbokcancel,"Das ist der Fenstertitel")
End Sub

Führt Excel das Kommando aus, erhalten Sie das Fenster aus der folgenden Abbildung:

Welche Schaltfläche der Anwender zum Schließen des Fenster verwendet, können Sie über die Variable Rückgabewert abfragen, im Fall des Programmbeispiels also über die Variable "a". Mögliche Rückgabewerte sind vbOk, vbCancel, vbRetry, vbIgnore für die jeweiligen Schaltflächen.

In Excel Summe aller n-ten Zellen addieren

Nicht jede Zelle addieren

Stellen Sie sich eine Excel-Tabelle vor, in der Sie beispielsweise bei der Summenbildung nur jede dritte Zahl berücksichtigen möchten.

Statt umständlich die Summenfunktion mit den jeweiligen Zellbezügen zu verwenden, können Sie diese Aufgabe auch mit einer einzigen Formel lösen. Das erspart Ihnen – gerade bei umfangreichen Tabellen – enormen Eingabeaufwand.

Wenn Sie den Zellbereich A1 bis A15 zugrunde legen, in dem Sie jede dritte Zahl addieren möchten, sieht die notwendige Formel folgendermaßen aus:

=SUMME(WENN(REST(ZEILE(A1:A15);3)=0; A1:A15))

Bei dieser Formel handelt es sich um eine Matrixformel. Deshalb müssen Sie die Eingabe mit der Tastenkombination <Strg><Shift><Enter> abschließen.

Sie können die Formel für einen größeren Bereich problemlos erweitern, oder so anpassen, dass statt der dritten jede beliebigee n-te Zelle addiert wird.

Mittelwert ohne kleinsten und größten Wert bestimmen

Lassen Sie bei Mittelwerten die Aureißer unberücksichtigt

Das Bilden eines Mittelwerts in einer Excel-Tabelle stellt kein Problem dar, wenn Sie die Funktion MITTELWERT einsetzen.

Wie ist es aber möglich, den Mittelwert eines Bereichs zu berechnen, bei dem der größte und der kleinste Wert unberücksichtigt bleiben? Dabei sollen der Maximal- und der Minimalwert einmal ignoriert werden, falls Sie mehrfach in der Datenreihe enthalten sind.

Durch eine Formel, in der verschiedene Funktionen kombiniert werden, kommen Sie allerdings schnell zu einer Lösung. Angenommen, Sie möchten den Mittelwert der Zellinhalte des Bereichs A1 bis A6 auf die oben beschriebene Art und Weise berechnen, lautet die dafür notwendige Excle-Formel wie folgt:

=WENN(ANZAHL(A1:A6)>2;(SUMME(A1:A6)- MIN(A1:A6)-MAX(A1:A6))/(ANZAHL(A1:A6)-2);"")

Achsen in einem Excel-Diagramm vertauschen

So tauschen Sie die Achsen in einem Diagramm blitzschnell

Sie möchten in Excel die Diagrammachsen in einer Grafik nachträglich tauschen? Das ist kein Problem und Sie müssen Ihre Daten zu diesem Zweck nicht anders anordnen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie die Diagrammfläche mit der rechten Maustaste an.
2. Excel blendet ein Kontextmenü ein.
3. Wählen Sie die Funktion "Datenquelle"

Im erscheinenden Dialogfenster können Sie im Feld "Reihe in" wählen, wie die Daten vorliegen. Hier stehen Ihnen die Optionen "Zeilen" oder "Spalten" zur Verfügung.

Um die beiden Achsen zu tauschen, klicken Sie diejenige der Optionen an, die zurzeit nicht gewählt ist. Schon sind die Achsen in Ihrem Diagramm getauscht.

Leere Zellen in Excel-Diagrammen anzeigen

Warum es sinvoll sein kann, Nullwerte anzuzeigen

Normalerweise ignoriert Excel leere Zellen beim Zeichnen von Diagrammen. Das kann aber bei manchen Diagrammen zu verzerrten Darstellungen führen, die erklärungsbedürftig sind.

Um die Darstellung anders zu gestalten, klicken Sie ein Digramm Ihrer Wahl an. Wählen Sie dann die Funktion "Extras - Optionen" und aktivieren das Register "Diagramm". Damit können Sie die Optionen für das aktive Diagramm verändern.

Aktivieren Sie anstelle der Standardeinstellung "werden nicht gezeichnet (übersprungen)" eine der beiden folgenden Optionen:

1. "werden als Nullwert gezeichnet"
2. "werden interpoliert"

Vor allem in Liniendiagrammen oder anderen Darstellungen, die einen Verlauf darstellen, kann die zweite Option eine gute Wahl sein. Excel schließt dann Lücken in Datenreihen durch eine Interpolation (also einen Näherungswert), der sich aus den benachbarten Daten ergibt.

AutoEingabe-Einträge gezielt auswählen

So greifen Sie auf Listeneinträge blitzschnell zu

Wenn Sie Inhalte in eine Zelle eingeben, bietet Ihnen Excel die möglichen Inhalte aus Zellen darüber in einer Auswahlliste an. Diese Funktion nennt man "Autoeingabe-Liste".

Wenig bekannt ist, dass Sie diese Funktion auch für eine einzelne Zelle manuell aktivieren können, um besonders komfortabel Inhalte auszuwählen. Dazu setzen Sie die Tastenkombination ALT PFEILUNTEN ein. Drücken Sie also die ALT-Taste und gleichzeitig die Taste, mit der Sie die Eingabesteuerung nach unten bewegen.

Wenn Sie diese Tastenkombination betätigen, bietet Ihnen Excel die verschiedenen Inhalte der angrenzenden Zellen zur direkten Auswahl an, wie die folgende Abbildung demonstriert:

Auf sichtbare Zellen zugreifen

Wie Sie in einer Formel automatisch nur die sichtbaren Zellen verarbeiten